Bước 1: Vào menu Insert\Page Numbers khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 2: Nhắp vào mũi tên trong các mục để chọn các thông số phù hợp: - Trong Position chọn: Top of page (Header): đầu trang.
Chèn số trang tự động Ngày tháng Thời gian
Tổng số trang Chuyển đổi giữa Header và Footer
Đóng Máy tự chọn
Vị trí Vị trí theo lề
Bottom of Page (Footer): Cuối trang. - Trong Alignment chọn vị trí để số trang: Center: Giữa.
Left: Bên trái.
Right: Bên phải Bước 3: Nháy chuột vào Format xuất hiện hộp thoại:
Bước 4: Chọn OK để xác nhận và Cancel để huỷ bỏ.
Chú ý: Muốn bỏ việc đánh số trang ta làm như sau:
- Bấm đúp chuột vào số trang.
- Chọn số trang sao cho khung xung quanh nó có hình 8 ô vuông đen.
- Chọn phím Delete.
Bài 5. BẢNG BIỂU VÀ ĐỒ HOẠ 5.1. Bảng biểu
5.1.1. Tạo một bảng mới Cách 1: Cách 1:
- Đặt cọn trỏ tại vị trí cần chèn bảng.
- Vào Table\Insert Table xuất hiện hộp thoại:
- Chọn các yếu tố (số cột, số dòng) và OK để kết thúc.
Cách 2: - Bấm chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn. - Rê chuột để chọn số dòng, cột.
5.1.2. Các thao tác trên bảng
- Khi ta nhập dữ liệu cho một ô nó sẽ tự xuống dòng khi chiều rộng ô không đủ. - Các thao tác di chuyển con trỏ:
Tab: Đến ô kế tiếp
Tiếp theo trang của phần trước Kiểu đánh số Chỉ số bắt đầu Số cột Số dòng
Shift+Tab: Đến ô trước đó.
Alt + Home: Đến ô đầu tiên của dòng.
Alt + End: Đến ô cuối cùng của dòng.
Alt + page Up: Đến ô đầu tiên của cột.
Alt + page Down: Đến ô cuối cùng của cột.
Ctrl +Tab: Viết thụt vào đầu dòng trong ô.
5.1.3.Chọn dòng, cột, ô
Cách 1: Dùng chuột
- Chọn cột: Đưa con trỏ chuột về phía trên cột, xuất hiện bấm chuột
- Chọn dòng: Đưa con trỏ chuột ra đầu dòng xuất hiện kích chuột.
- Chọn ô: Đưa con trỏ chuột vào lề trái bên dưới của ô khi con trỏ có dạng thì bấm chuột.
Lưu ý: Muốn chọn nhiều dòng, cột, ô thì sau khi bấm chuột ta ấn di chuột để chọn.
Cách 2: Dùng bàn phím: Đặt chuột vào vị trí đầu bấm Shift + Phím mũi tên
Cách 3: Dùng thực đơn lệnh: Vào Table\Select
5.1.4. Thêm và xoá cột/dòng, ô a. Thêm dòng a. Thêm dòng
Thêm dòng ở cuối bảng. Cách 1: Đưa trỏ vào ô cuối ấn Tab.
Cách 2: Đưa con trỏ ra phía ngoài ô cuối cùng của bảng và ấn (Enter)
Thêm dòng vào vị trí bất kỳ.
- Đặt con trỏ tại dòng cần thêm. - Vào Table\Insert, ta có.
- Chọn Rows Above hoặc Rows Below.
Chú ý: Muốn chèn thêm nhiều dòng cùng một lúc, ta chọn số dòng tương ứng với số Dòng mới thêm sẽ được
chèn vào phía trên dòng chứa con trỏ nhập
Dòng mới thêm sẽ được chèn vào phía dưới dòng chứa con trỏ nhập. Chọn toàn bảng Chọn cột chứa con trỏ Chọn dòng chứa con trỏ Chọn ô chứa con trỏ
dòng cần thêm sau đó thực hiện như trên.
b. Thêm cột
- Đặt con trỏ tại cột cần thêm. - Vào Table\Insert, ta có.
- Chọn Column to the left hoặc Column to the right.
Chú ý: Muốn chèn thêm nhiều cột cùng một lúc, ta chọn số cột tương ứng với số cột cần thêm sau đó thực hiện như trên.
c. Xoá cột, dòng Cách 1:
- Đặt con trỏ tại dòng/cột cần xoá (hoặc chọn các dòng/cột cần xoá) - Vào Table\Delete\ Rows (columns)
Cách 2: - Chọn dòng (cột) muốn xoá.
- Bấm vào biểu tượng hoặc vào Edit/Cut hoặc nhấn chuột phải chọn Cut
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctr + X d. Chèn thêm, xoá ô
Chèn thêm một ô.
- Chọn ô.
- Vào Table\Insert Cell... khi đó xuất hiện hộp thoại.
- Chọn OK hoặc ấn
Xoá ô.
- Chọn ô muốn xoá.
- Vào Table\Delete Cell... Xuất hiện hộp thoại: Chèn cả
dòng Chèn cả cột Chèn vào bên phải ô được
chọn
Chèn một dòng vào bên dưới ô được chọn
Cột mới thêm sẽ được chèn vào bên trái cột chứa con trỏ nhập
Cột mới thêm sẽ được chèn vào bên phải cột chứa con trỏ nhập.
- Lựa chọn theo trường hợp cần sử dụng và chọn OK.
Lưu ý: Chúng ta không nên xóa ô vì nó sẽ làm vỡ cấu trúc của bảng
5.1.5. Thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao hàng a. Thay đổi chiều rộng của cột a. Thay đổi chiều rộng của cột
Cách 1: Đưa con trỏ đến biên phải của cột, khi có dạng thì kéo-thả để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
Cách 2: Di chuyển con trỏ chuột lên thước ngang đến các nút lề, khi con chỏ chuột chuyển sang dạng thì kéo-thả để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
b. Thay đổi chiều cao của dòng
Đưa con trỏ đến biên dưới của hàng, khi có dạng thì kéo-thả để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
c. Gộp và tách ô (Merge and Split)
Trong quá trình soạn thảo văn bản chúng ta có thể nhập nhiều ô thành một ô duy nhất, hoặc tách một ô thành nhiều ô khác nhau, thao tác:
Gộp các ô lại thành một ô duy nhất.
- Chọn các ô cần gộp.
- Vào Table\Merge Cells hoặc nhắp vào biểu tượng
Tách một ô thành nhiều ô.
- Chọn ô cần tách.
- Vào Table\Split Cells hoặc nhắp vào biểu tượng xuất hiện:
- Nhập vào số dòng, cột cần tách, nhấn chọn OK.
d. Định dạng, di chuyển, sao chép dữ liệu trong bảng thực hiện tương tự như đối với văn bản.
Xoá cả dòng chứa ô Xoá ô và dịch ô trong cột lên trên Xoá ô và dịch ô trong hàng sang trái
Xoá cả dòng chứa ô
Số cột Số dòng
5.1.6. Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders
Thanh công cụ Tables and Borders cho phép chúng ta thực hiện được hầu hết các thao tác liên quan đến bảng biểu.
- Lấy thanh công cụ Tables and Borders:
Cách 1: Bấm chuột phải vào thanh menu ngang, chọn Tables and Borders Cách 2: Nhấn vào nút trên thanh công cụ chuẩn.
Chức năng của các nút trên thanh Tables and Borders:
5.1.7. Sắp xếp các dữ liệu trên bảng
Dữ liệu trong bảng có một trong 3 dạng sau: - Text: Văn bản. - Number: Kiểu số. - Date: Kiểu ngày tháng.
Các bước sắp xếp:
- Chọn các hàng, cột cần sắp xếp. - Vào Table\Sort xuất hiện hộp thoại:
- Sort by: Chọn các tiêu chí sắp xếp (cột làm căn cứ sắp xếp). - Type: Chọn kiểu dữ liệu sắp xếp (ứng với từng tiêu chí).
- Chọn thứ tự sắp xếp: Ascending: Tăng dần Descending: Giảm dần Tẩy bỏ đường thẳng Nút vẽ, dùng để chia ô, tách ô Kiểu đường thẳng Độ đậm đường thẳng Định dạng màu cho đường thẳng kẻ khung cho các ô Màu nển trong ô Chèn thêm bảng mới lên tài liệu Gộp các ô thành một ô Chia một ô thành nhiều ô nhỏ Định dạng lề văn bản trong ô Kích hoạt tính năng tự đông định dạng Định dạng hướng văn bản trong ô Tăng dần Giảm dần Tiêu chí 1 Tiêu chí 2 Tiêu chí 3
- Chọn OK để kết thúc.
5.1.8. Tính toán trong bảng
- Đặt con trỏ tại ô cần lấy kết quả.
- Vào Table\Formula xuất hiện hộp thoại:
Chú ý: - Sau khi tính được kết quả của một hàng hay cột muốn tính cho các hàng (cột) khác ta đặt con trỏ vào đó và ấn F4
- Để lựa chọn các hàm có sẵn ta chọn trong mục Paste function 5.1.9. Các thao tác khác trên bảng
a. Thay đổi hướng văn bản trong ô Thao tác:
- Chọn các ô cần chỉnh hướng văn bản
- Vào Format\Text Direction xuất hiện hộp thoại:
- Chọn hướng văn bản được minh hoạ trong vùng Orientation và chọn OK
b. Căn chỉnh văn bản trong bảng biểu
Văn bản nằm trong bảng biểu có 4 lề và phụ thuộc vào 4 đường biên bao quanh ô chứa văn bản (trên, dưới, trái, phải).
Thao tác căn chỉnh:
- Chọn các ô cần căn chỉnh lề.
- Nhắp chuột phải vào vùng được chọn, chọn Cell Alignment chọn kiểu căn chỉnh tương ứng trong hộp:
Lưu ý: Chúng ta có thể sử dụng biểu tượng trên thanh công cụ Tables and Borders
c. Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu
Có thể áp dụng nhiều hiệu ứng cho đường viền ô và bảng, ví dụ: sử dụng đường viền đậm bao quanh bảng, đường viền mảnh, không có đường viền...
Thao tác:
Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ thuộc bảng. Nếu chỉ áp dụng cho một vài ô ta đánh dấu chọn các ô đó.
Cách 1:
Gõ vào đây:
SUM(ABOVE): Tổng cho các ô phía trên con trỏ.
SUM(LEFT): Tổng cho các ô bên trái con trỏ.
SUM(RIGHT): Tổng cho các ô bên phải con trỏ.
- Vào Format chọn Border and Shading nhấn vào thẻ Border.
- Khi đó ta có bảng sau:
- Chọn các hiệu ứng phù hợp và chọn Apply to xem hiệu ứng được áp dụng cho toàn bảng (Table) hay chỉ áp dụng cho vài ô (Cell).
- Nhấn OK để kết thúc.
Cách 2:
- Nhấp vào nút trên thanh công cụ và chọn hiệu ứng phù hợp tại
d. Tô màu nền cho các ô trong bảng
- Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ thuộc bảng. Nếu chỉ áp dụng cho một vài ô ta chọn các ô đó.
-Vào Format chọn Border and Shading, nhấn chọn thẻ Shading ta có hộp thoại:
5.2. Các đối tượng đồ họa
Hình ảnh, hình vẽ, biểu đồ chúng ta gọi chung là đối tượng đồ họa. Khi một đối tượng đồ họa được chèn vào văn bản thì thùy theo mặc định của từng máy tính nó có thể được coi là đối tượng khác được dán vào, hoặc có thể được coi là ký tự, ví dụ kích chuột
Chọn màu nền cho bảng ở mục Fill Không có đường kẻ Kiểu đường kẻ Kích thước đường kẻ
vào tranh vừa chèn ta có:
5.2.1. Thêm hình ảnh vào văn bản
Có rất nhiều hình ảnh được Word lưu trữ trong thư viện hình ảnh gọi là Clip Art...
Thao tác để thêm hình ảnh vào văn bản. Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
Bước 2: Vào Insert\Picture\Clip Art... hoặc nhắp vào biểu tương trên thanh
Drawing, khi đó màn hình soạn thảo xuất hiện thêm vùng bên phải (một cửa sổ), nhấn vào Go (hoặc Search) để tìm, kết quả là ta sẽ có các hình ảnh có sẵn trong thư viện ảnh.
Bước 3: Bấm đúp vào ảnh cần chèn hoặc nhắp chuột phải vào ảnh cần chèn chọn Insert Lưu ý: Để trèn File ảnh ta làm như sau: Vào Insert\Picture\From file... , xuất hiện hộp thoại gồm các ảnh, chọn ảnh cần chèn và nhấn Insert hoặc nhấn đúp vào ảnh cần chèn.
5.2.2. Chèn chữ nghệ thuật WordArt a. Thao tác a. Thao tác
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
Bước 2: Vào Insert\ Picture\WordArt hoặc chọn biểu tượng WordArt trên thanh công cụ, khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: Kích chuột vào kiều chữ cần chọn và chọn OK khi đó xuất hiện màn hình WordArt cùng thanh công cụ, chọn các thông số phù hợp:
Tờ tranh dán vào văn bản
Tranh được coi như là một ký tự trong văn bản
Bước 4: Nhấn OK để kết thúc.
b. Thay đổi thuộc tính
Thuộc tính của đối tượng là màu sắc, kiểu dáng..., thao tác thay đổi thuộc tính của đối tượng như sau:
- Nhấn chuột vào đối tượng cần thay đổi (khi đó đối tượng sẽ có một viền bao quanh) - Thanh công cụ WordArt xuất hiện với các nút lệnh có ý nghĩa như sau:
5.2.3. Sử dụng công cụ đồ họa
Ta có thể sử dụng công cụ đồ hoạ để thêm các hình học có sẵn vào tài liệu. Chúng ta chỉ có thể chèn hình ảnh vào văn bản khi văn bản đang hiển thị ở chế độ Print layout. Hiển thị thanh công cụ Drawing bằng cách vào View\Tools\ chọn Drawing, khi đó thanh Drawing được hiển thị nằm ở phía dưới vùng soạn thảo:
Cách vẽ chung:
Bấm chuột vào biểu tượng cần vẽ khi đó trên vùng soạn thảo xuất hiện: Chèn thêm đối tượng Thay đổi nội dung Chọn lại chữ nghệ thuật Thay đổi màu sắc Thay đổi chữ ngang thành chữ
viết theo chiều dọc Vị trí tương đối của chữ
nghệ thuật và văn bản Chọn Font chữ Chọn cữ chữ Vùng nhập dữ liệu Hộp Text box
- Nhấn vào nút Esc thì con trỏ có dạng + - Di chuột để vẽ.
Chú ý: - Muốn vẽ hình tròn ta dùng biểu tượng của hình Ellip nhưng trong lúc rê chuột ta phải đồng thời ấn phím shift
- Muốn vẽ một hình có thể viết chữ bên trong (Trừ Text Box) ta làm như sau: Nhấn chuột phải lên hình đã vẽ chọn Add text
5.2.4. Thêm biểu đồ vào văn bản a. Thêm biểu đồ a. Thêm biểu đồ
- Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn thêm biểu đồ.
- Vào Insert\Picture\Chart xuất hiện biểu đồ cùng cửa sổ biểu diễn dữ liệu:
- Trong cửa sổ biểu diễn dữ liệu:
+ Xoá dữ liệu cũ, nhập dữ liệu mới. + Nhập dòng tiêu đề cột dữ liệu.
+ Nhắp chuột ra vùng ngoài của biểu đồ để kết thúc.
b. Thay đổi thuộc tính của biểu đồ
- Nhắp đúp chuột vào biểu đồ thì cửa sổ biểu diễn dữ liệu và thanh công cụ Chart hiện ra, ta sử dụng các nút trên thanh công cụ.
5.2.5. Định dạng màu, nét vẽ, tô nền
- Đối tượng hình học: Nhắp đúp chuột hoặc ấn chuột phải vào nó chọn Format AutoShape…
- Đối tượng chữ nghệ thuật: Ấn chuột phải chọn Format WordArt hoặc chọn biểu
tượng trên thanh WordArt
- Đối tượng biểu đồ: Nhấn chuột phải vào biểu đồ chọn Format Object, xuất hiện hộp thoại:
5.2.6. Định dạng vị trí của đối tượng đồ họa trong văn bản
Đối tượng đồ họa được đưa vào tài liệu làm cho tài liệu thêm sinh động. Có thể đặt hình bên trái, bên phải, hình ảnh ở giữa văn bản hoặc hình ảnh được văn bản bao quanh...
Thao tác như sau:
- Nhấn chuột phải vào đối tượng chọn Format…..Layout hoặc vào Format chọn
Picture...khi đó xuất hiện hộp thoại, nhấn chọn thẻ Layout
5.2.7. Di chuyển, sao chép, cắt, xoá đối tượng đồ họa
Thực hiện như với văn bản
Lưu ý: Nếu đối tượng đồ họa được coi là một đối tượng khác chèn vào thì ta có thể thực hiện thao tác copy và di chuyển bằng cách khác như sau:
Thao tác copy:
- Chọn đối tượng cần copy
-Ấn giữ phím Ctrl và kéo đối tượng sang vị trí mới
Thao tác di chuyển: Hình ảnh nằm cùng dòng với văn bản Văn bản bao quanh hình ảnh theo hình vuông Văn bản bao quanh hình ảnh theo hình dạng của ảnh Ảnh trở thành nền của văn bản Ảnh nổi lên trên nền văn bản Màu nền Màu đường kẻ
- Chọn đối tượng cần di chuyển - Kéo đối tượng sang vị trí mới
5.2.8. Thay đổi kích thước đối tượng đồ họa
- Chọn hình cần thay đổi (khi đó đối tượng sẽ có viền là các ô hình vuông hoặc tròn bao quanh).
- Nhắp chuột vào một trong các ô đó kéo, ra hoặc vào để thay đổi kích thước của đối tượng.
Chú ý: Muốn thay đổi kích thước của hình ảnh theo một kích thước xác định ta nhấn chuột phải vào đối tượng chọn Format….\Size khi đó xuất hiện hộp thoại:
5.2.9. Sử dụng công thức toán học
Word cho phép chúng ta chèn những công thức toán học bằng cách sử dụng công cụ toán học, biểu tượng của nó là nếu trên máy chưa có công thức này thì bạn phải đưa biểu tượng này lên thanh công cụ (xem phần thêm các nút lên thanh công cụ).
Để gõ công thức toán học ta bấm vào biểu tượng khi đó sẽ xuất hiện :
Lựa chọn công cụ thích hợp trên thanh công cụ để gõ công thức, gõ xong bấm chuột ra vùng soạn thảo để kết thúc.
Khi cần sửa công thức toán học ta bấm đúp vào nó và tiến hành sửa chữa.
Bài 6. MỘT SỐ TIỆN ÍCH KHÁC CỦA WORD VÀ IN ẤN VĂN BẢN