Khi một chương trình được cài đặt vào trong máy tính thì nó được quản lý trong nhóm Add or Remove Program để gỡ bỏ một chương trình ứng dụng ta làm như sau:
Từ cửa sổ Control Panel
nhắp chọn Add or Remove
Program, có hộp thoại, chọn chương trình cần gỡ bỏ và nhấn
Remove.
b. Đóng một chương trình ứng dụng của Windows
Để thoát một chương trình ứng dụng trong Windows người ta dùng các cách sau:
Cách 1: Vào FileClose
Cách 2: Nhắp chuột vào nút (ở góc trên bên phải màn hình)
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 2.4.4. Một số tiện ích khác
a. Sắp xếp các tập tin để chống phân mảnh tệp
Vào StartProgram AccessoriesSystem toolsDisk Deframeter
- Lựa chọn ổ đĩa cần sắp xếp và chọn Deframeter để chống phân mảnh tệp.
b. Sao lưu tập tin đề phòng khi xảy ra sự cố
Vào StartProgramAccessoriesSystem toolsBackup c. Mở chương trình máy tính cá nhân:
Vào StartProgramAccessoriesCalculator
CHƯƠNG II: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MS-WORKD
Bài 1. TỔNG QUAN MS-WORD 1.1. Giới thiệu phần mềm soạn thảo văn bản MS- Word
Phần mềm soạn thảo văn bản:
Là một phần mềm ứng dụng thuộc bộ chương trình MicroSoft Office của hãng Microsoft.
Là một bộ soạn thảo trực quan, hay còn gọi là WYSIWYG (What You See Is What You Get), có giao diện đẹpvà dễ sử dụng. MS-Word có nhiều tính năng mạnh mẽ, được coi như một công cụ chuyên nghiệp trong công nghệ chế bản.
1.2. Khởi động và thoát khỏi Word
1.2.1. Khởi động WORD
Có thể mở chương trình MS- Word theo 3 cách:
Cách 1: Bấm đúp chuột vào biểu tượng ở trên màn hình nền.
Cách 2: Nhắp chuột vào Start\Program\Microsoft Word.
Cách 3: Nhắp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền và ấn phím Enter
1.2.2. Thoát khỏi WORD
Thoát khỏi Word bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Vào Menu File, chọn Exit. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Alt+F4
Cách 3: Bấm chuột vào nút (nút phía trên bên phải màn hình)
Cách 4:Bấm chuột phải vào tên của tài liệu Word dưới thanh tác vụ chọn Close
Chú ý: Nếu mở một văn bản mới để soạn thảo hoặc mở một văn bản mới để sửa chữa mà chưa lưu lên đĩa thì máy sẽ hỏi lại:
1.3. Giao diện làm việc của Word
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Word như sau: Thoát có lưu trên đĩa
1.4. Các thành phần
1.4.1.Thanh tiêu đề (Title Bar)
Là thanh chứa tên chương trình, tên tệp văn bản (khi văn bản chưa đặt tên nó có tên mặc định là Document…) và có các nút sau:
Bấm chuột vào nút , tài liệu trở thành một nút trên thanh tác vụ. Có hai trạng thái: Toàn màn hình và một phần màn hình.
Thoát khỏi Word
1.4.2. Thực đơn ngang (menu Bar)
Là thanh chứa các nhóm lệnh của Word , mỗi nhóm lệnh tương ứng với một thực đơn dọc (Menu PopUp)
Thao tác để mở một thực đơn dọc:
Cách 1: Bấm chuột vào tên thực đơn dọc cần mở.
Cách 2: Ấn F10, dùng các phím mũi tên , di vệt sáng đến thực đơn dọc cần mở và ấn phím Enter
Cách 3: Ấn Alt + Ký tự đại diện (Ký tự gạch chân)
Nguyên tắc sử dụng thực đơn dọc:
- Các dòng lệnh rõ, khi chọn sẽ thực hiện một chức năng nào đó.
Thanh tiêu đề Thanh thực đơn ngang Thanh công cụ
Thanh thực đơn dọc T hư ớc Thanh trạng thái T ha n h cu ốn Nút thu nhỏ cực tiểu
- Các dòng lệnh màu xám nhạt là các dòng lệnh tạm thời không thực hiện.
- Các dòng lệnh có ghi kèm tổ hợp phím, ta có thể nhấn tổ hợp phím để chọn dòng lệnh đó.
1.4.3. Thanh công cụ (Tools Bar)
Chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.
- Mỗi lệnh sẽ được thực hiện nếu ta chọn nút đó.
- Khi đưa chuột đến bên phải nút lệnh sẽ hiện ra tên của nó.
Có rất nhiều thanh công cụ nhưng khi soạn thảo văn bản chúng ta thường dùng 3 thanh sau.
Formating: Thanh định dạng
Standard: Thanh công cụ chuẩn.
Drawing: Thanh công cụ vẽ.
Bật tắt các thanh công cụ (Tools bar):
Cách 1: Vào View\ Toolbars\ nếu dòng nào có là đang bật ngược lại là tắt.
Cách 2: Đặt con trỏ vào thanh menu ngang, bấm chuột phải, nếu dòng nào có
là đang bật ngược lại là tắt.
Thêm bớt các nút chức năng trên thanh công cụ:
Cách 1:
- Bấm chọn nút mũi tên (nút ngoài cùng trên thanh công cụ)
- Di chuột vào Add or Remove Button xuất hiện danh sách liệt kê các nút chức năng.
Quy định: Có là nút đang hiển thị trên thanh công cụ, ngược lại là không.
Cách 2: Bấm chuột phải vào thanh công cụ hoặc thanh Menu chọn Customize... chọn thẻ
Command có hộp thoại: Mỗi nút trên thực đơn ngang Các nút trên thanh công cụ tương ứng
- Đưa một nút lên thanh công cụ: Chọn nút cần lấy nhấn kéo và thả lên thanh công cụ. - Bỏ một nút khỏi thanh công cụ: Nhấn kéo nút cần bỏ và đưa ra vùng soạn thảo.
Chú ý: Chúng ta có thể thay đổi vị trí các thanh công cụ, bằng cách đặt con trỏ vào tên của thanh công cụ hoặc điểm đầu của thanh công cụ khi con trỏ có dạng thi ta ấn và di chuột đến vị trí cần.
1.4.4.Thước (Ruler)
Điều chỉnh màn hình soạn thảo, con trỏ soạn thảo...
Thao tác hiển thị/ẩn thước trên màn hình:
Vào View, nếu là cho hiển thị, ngược lại là ẩn.
1.4.5. Vùng văn bản (Text Area):
Vùng chứa con trỏ soạn thảo (dạng | nhấp nháy) là nơi để tiến hành soạn thảo.
1.4.6. Thanh cuốn (Scroll bar)
Cho phép xem phần văn bản bị che khuất.
- Vào Tools/Options/View, ta có hộp thoại khi đó cần chú ý đến một số vị trí sau:
Quy định: Nếu có ở trước là hiển thị, ngược lại là không hiển thị.
1.4.7. Thanh trạng thái (Status Bar)
Cho biết thông tin về số trang như tổng số trang của tài liệu, trang hiện thời, vị trí con trỏ (dòng, cột...)
Thao tác hiển thị hoặc ẩn thanh trạng thái:
Vào Tools/Options/View/ nếu có ở trước Status Bar là cho hiển thị, ngược lại là ẩn.
Thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc Thanh trạng thái Ngăn cách giữa phần soạn thảo và lề bằng đường kẻ chấm
1.4.8. Menu tắt (Shorcut menu)
Là menu được kích hoạt bằng cách bấm chuột phải vào vùng văn bản.
Bài 2. QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG WORD
2.1. Mở tài liệu
2.1.1. Mở tài liệu mới
Mở một tài liệu mới là thao tác mở phần soạn thảo để tiến hành soạn thảo. Khi một tài liệu mới được mở, nó có tên mặc định là Document... (tuỳ theo số lần ta mở). Thao tác:
Cách 1: Vào menu File\New\khi đó màn hình xuất hiện thêm vùng bên phải hoặc
một cửa sổ chọn Blank document
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng: trên thanh công cụ chuẩn
Cách 3: Ấn Ctrl + N
2.1.2. Mở một tài liệu đã có trên đĩa
- Khi một tài liệu đã được lưu trên đĩa để mở nó nó chúng ta thực hiện theo các cách sau:
Cách 1: Vào menu File\Open.
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng: trên thanh công cụ
Cách 3: Ấn Ctrl + O.
- Cả ba cách trên đều xuất hiện một hộp thoại Vị trí cất tài liệu
- Tìm ổ đĩa, thư mục chứa tài liệu cần mở: Nhắp đúp vào tên tài liệu cần mở hoặc gõ tên tệp vào File name và ấn Open.
2.2. Đóng một tài liệu
Cách 1: Vào File\Close.
Cách 2: Nháy vào biểu tượng: (bên dưới) góc trên bên phải.
Cách 3: Ấn Ctrl+ W
Chú ý: Trước khi đóng tài liệu (văn bản) muốn lưu tài liệu đó lên đĩa thì ta phải làm thao tác ghi tài liệu, nếu không máy sẽ hiện lên hộp thoại.
2.3. Lưu tài liệu trên đĩa
2.3. 1. Lưu tài liệu lần đầu (đặt tên cho tài liệu)
Khi tài liệu chưa được đặt tên thì ta cần phải lưu tài liệu này vào trong máy tính và đặt cho nó một cái tên, Thao tác:
Bước 1: Thực hiện theo một trong 3 cách sau:
Cách 1: Vào File\Save.
Cách 2: Bấm chuột vào biểu tượng save
Cách 3: Ấn Ctrl+ S.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại, chúng ta làm theo chỉ dẫn trong hình.
Bước 3: Thực hiện các bước như trong hình.
Chú ý: 1. Muốn tạo một thư mục để lưu tài liệu thì ta ấn vào biểu tượng (Create new folder) trên hộp thoại khi đó xuất hiện.
Thoát có lưu trên đĩa
Thoát không
lưu trên đĩa Trở lại soạn thảo
(2) Nhậptên (3) Chọn
2. Kể từ khi đó thao tác ghi tệp chỉ cần thực hiện một trong ba cách ở bước 1, văn bản được ghi vào tệp có tên ban đầu.
2.3.2. Ghi tài liệu đã có tên trên đĩa
Khi mở tài liệu ra để sửa chữa, muốn lưu lại sự thay đổi đó ta làm thao tác ghi lại bằng một trong ba cách sau:
Cách 1: Vào File\Save.
Cách 2: Bấm chuột vào biểu tượng save
Cách 3: Ấn Ctrl+ S. 2.3.3. Đổi tên cho tài liệu
Khi tài liệu đã được đặt tên, muốn đổi tên tài liệu bằng một tên khác ta thực hiệ n theo các bước sau:
Bước 1: Vào File\Save as
Bước 2: Làm như bước 2 của mục 1.
Lưu ý: Khi tài liệu được đổi tên thì tài liệu với tên cũ vẫn tồn tại trong máy, chúng ta có thể đổi tên tài liệu và đặt vào một vị trí khác.
Chúng ta có thể lưu tài liệu với phiên bản khác hoặc dạng khác như dưới dạng trang Web, tài liệu mẫu….bằng cách chọn Save as type trong hộp thoại ở mục 2.3.1.
2.4. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở
Word cho phép mở chiều tài liệu cùng một lúc. Mỗi tài liệu được thực hiện trong một cửa sổ riêng, tại một thời điểm ta chỉ làm việc được với một cửa sổ (cửa sổ hiện hành), các cửa sổ khác bị che khuất.
Thao tác di chuyển giữa các cửa sổ:
Cách 1: Vào Window nhắp chuột vào tên tài liệu cần mở.
Cách 2: Nhắp chuột vào tên tài liệu trên thanh tác vụ. Gõ tên thư mục
Bài 3. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN ĐỂ SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.1. Vấn đề Tiếng Việt
3.1.1. Mã và phông chữ Tiếng Việt
Do cách mã hoá một số ký tự đặc biệt và dấu thanh khác nhau dẫn đến có nhiều bộ phông chữ khác nhau.
3.1.2. Các bộ mã và phông chữ tiếng việt thường gặp
- Bộ mã (gõ) TCVN3: Bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, bộ phông kèm theo tương ứng với nó là ABC (những phông bắt đầu có chữ Vn(...) Ví dụ: Vn Time, Vn Time.H... Phông chữ hoa kết thúc bằng chữ H.
- Bộ mã phông VNI: Do công ty Vietnam Internatinonal (USA) phát triển, các bộ phông tương ứng thường bắt đầu có tên là VNI.(...) ví dụ VNI-Time.
- Bộ tiếng việt 16 bít TCVN 6909: Là bộ gõ theo tiêu chuẩn Unicode (chuẩn quốc gia). Bộ Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows Ví dụ: Times New Roman, Arial...
3.1.3. Giới thiệu bộ gõ VietKey
Phần mềm VietKey của tác giả Đặng Minh Tuấn (Công ty CAPIT) với hai kiểu gõ: Telex và VNI.
+ Cài đặt bộ gõ Thao tác:
- Tìm vị trí bộ cài, để mở bộ cài ra (Thường để trong một ổ đĩa lôgic Ví dụ: D\Setup\Font\VietKey).
- Nhấn đúp vào biểu tượng
- Các hộp thoại hiện ra ta chọn Next và đợi (làm theo yêu cầu nếu có).
- Cuối cùng chọn Finish để kết thúc khi đó máy tính sẽ hỏi lại bạn có muốn khởi động lại máy không.
+ Chuẩn bị bộ gõ
Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản thì việc đầu tiên chúng ta phải làm là cần có một bộ gõ (chương trình gõ tiếng việt), có thể là VietKey hoặc Unikey…., ở đây chúng ta sử dụng bộ gõ VietKey.
Thao tác khởi động bộ gõ:
Cách 1: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền.
Cách 2: Nhắp vào Start chọn biểu tượng
Khi đó giao diện chương trình hiện ra, ta thiết lập môi trường làm việc cần quan tâm đến thẻ Kiểu gõ (Input Methods) và Bảng mã (Char Sets).
Trong thẻ Bảng mã:
Chọn theo tiêu chuẩn: TCVN3 (ABC) hoặc Unicode.
Chú ý: 1. Nên dùng Unicode cho phù hợp với quy định hiện nay của chính phủ.
2. Sau khi thiết lập xong chọn để thu nhỏ chương trình thành một biểu tượng trên thanh tác vụ.
Trong quá trình soạn thảo muốn:
- Chuyển từ kiểu gõ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại: Ta bấm vào biểu tượng VietKey ở góc dưới bên phải, chọn : Tiếng việt, : Tiếng anh.
- Chuyển bảng mã: Bấm chuột phải vào biểu tượng VietKey sẽ hiện ra một bảng chọn nóng.
Quy định: Có Đang chọn.
Không có là không chọn.
+ Cách gõ tiếng việt theo kiểu Telex và VNI a. Quy tắc gõ tiếng việt theo kiểu Telex
Gõ Kết quả Gõ Được dấu
aa â s Dấu sắc
ee ê f Dấu huyền
oo ô r Dấu hỏi
aw ă x Dấu ngã
uw, w hoặc ] ư z Xoá dấu
ow hoặc [ ơ
b. Quy tắc gõ tiếng việt theo kiểu VNI
Gõ phím Kết quả Gõ phím số Kết quả
6 Dấu của mũ â, ê, ô 1 Dấu sắc
7 Dấu râu của ư và ơ 2 Dấu huyền
8 Dấu trăng của ă 3 Dấu hỏi
9 Dấu ghạch ngang của đ 4 Dấu ngã
5 Dấu nặng
0 Xoá dấu
Ở đây chúng ta sử dụng quy tắc gõ theo kiểu Texlex, các kiểu khác chỉ mang tính chất tham khảo.
3.2. Nhập nội dung
3.2.1. Một số quy tắc chung khi nhập văn bản
-Viết hoa một ký tự: Ấn Shift + Chữ cái.
-Với bộ gõ Unicode muốn viết chữ hoa ấn phím Caps Lock để bật đèn Caps Lock, muốn trở lại gõ chữ thường ấn Caps Lock một lần nữa.
-Nhập văn bản trước khi định dạng: Nhập chính xác nội dung sau đó mới tiến hành định dạng.
3.2.2. Các phím thường dùng khi soạn thảo
- Phím xoá ký tự:
(Back Space Phím bên trên phím Enter): Xoá một ký tự phía trước con trỏ.
Delete (Del): Xoá một ký tự phía sau con trỏ.
- Phím di chuyển con trỏ:
, Phím di chuyển con trỏ sang phải, trái một ký tự.
, : Phím di chuyển con trỏ lên trên, xuống dưới một dòng.
Home: Di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản.
End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản.
Page Up: Dịch chuyển con trỏ nhập lên một trang màn hình.
Page Down: Dịch chuyển con trỏ nhập xuống dưới một trang màn hình.
Ctrl + Home: Đưa con trỏ nhập về vị trí đầu tiên của văn bản (dòng đầu tiên, cột đầu tiên).
Ctrl + End: Đưa con trỏ về vị trí cuối cùng của văn bản. - ESC: Huỷ một công việc đang thực hiện.
- Tab: Viết thụt vào đầu dòng.
- Enter: Ngắt đoạn và đưa con trỏ xuống đầu dòng đoạn dưới.
- Caps Lock: Bật/ tắt chế độ chữ cái hoa.
- Num lock: Bật (tắt) các phím số bên phải, khi đèn Numlock sáng cho phép sử dụng được các phím số ngược lại thì không.
- Phím Shift + <Phím ký tự>: Viết chữ cái hoa trong trường hợp đèn CapsLock tắt. - Phím Insert: Chuyển đổi chế độ chèn/đè.
Lưu ý: 1. Chuyển con trỏ đến một trang xác định.
1. Vào Edit\ Go to hoặc ấn Ctrl + G hoặc ấn F5.
2. Gõ vào số trang trong mục: Enter page Number
3. Nhắp Next.
4. Nhắp Close để kết thúc hộp thoại.
2. Chèn thêm văn bản.
- Đưa con trỏ nhập đến nơi cần chèn.
- Gõ văn bản cần thêm.
3.2.3. Chế độ chèn (Insert) và chế độ đè (Overwrite)
Xét ví dụ: Cho văn bản: 1234566, chèn số 7 vào sau số 3 nếu - Kết quả là 12374566, chế độ chèn
- Kết quả là 1237566, chế độ ghi đè
Phím Insert là phím dùng để chuyển đổi từ chế độ chèn sang chế độ ghi đè hoặc ngược lại. Khi đang ở chế độ ghi đè thì trên thanh trang thái cụm từ OVR sẽ nổi lên.
Lưu ý: Khi soạn thảo nếu gõ một ký tự mà ký tự sau đó bị mất thì ta lưu ý đến cụm từ OVR trên thanh trạng thái.
3.2.4. Chèn thêm ký tự đặc biệt
- Những ký tự đặc biệt có trên bàn phím: (Nằm cùng ô với phím số nhưng nằm ở