Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu công thức khi ta nhập bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu +. Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết quả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi). Công thức được xem như là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.
+ Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<>. + Các toán hạng có thể là: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng.
Ví dụ: =SQRT(A1)+10*B3
=MAX(3,-7,0,SUM(A2:A10))
Nếu trong công thức có nhiều dấu ngoặc thì qui tắc tính như sau:
Ngoặc trong tính trước, ngoặc ngoài tính sau. Dạng ngày tháng đầy đủ
Nhập vào dấu phân cách ngày tháng năm
Ưu tiên cao tính trước, ưu tiên thấp tính sau.
Bên phải tính trước, bên trái tính sau.
a. Độ ưu tiên của các toán tử
Độ ưu tiên Toán tử Ý nghĩa
1 ( ) Dấu ngoặc đơn
2 ^ Luỹ thừa
3 - Dấu cho số âm
4 *,/ Nhân/ chia
5 +, - Cộng/ trừ
6 =, <>, >, >=, <, <= Bằng nhau, khác nhau, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng
7 NOT Phủ định
8 AND Và (điều kiện đồng thời)
9 OR Hoặc (điều kiện không đồng thời)
10 & Toán tử ghép chuỗi
Ví dụ: Tính giá trị biểu thức: 2^6 * 3 - 5*6 + (22 – 16) / 3
= 64 * 3 – 30 + 6 / 3= 192 – 30 + 2 = 164
b. Bảng giá trị của các hàm NOT, AND, OR
A B NOT(A) AND(A,B) OR(A,B)
False False True False False
False True True False True
True False False False True
True True False True True
c. Các cách nhập công thức
Có hai cách để nhập công thức:
Ví dụ: Để nhập công thức =A2+B2+C2 vào ô D2.
Cách 1: Nhập trực tiếp
Đặt con trỏ tại ô cần nhập công thức D2.
Nhập =A2+B2+C2
Gõ phím Enter.
Cách 2: Nhập theo kiểu tham chiếu (kết hợp chuột/bàn phím để chọn ô, vùng)
Đặt con trỏ tại ô D2.
Nhập dấu =
Gõ phím Enter
Cách 3: Nhập trên thanh công thức:
Đặt con trỏ tại ô D2
Đưa con trỏ lên phần nội dung của thanh công thức.
Nhập dữ liệu