Khi soạn thảo văn bản ta có thể ghi thông tin của người tạo ra văn bản đó bằng cách: Vào Tools\Option\User Information xuất hiện hộp thoại:
Bài 4: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 4.1. Định dạng ký tự
4.1.1. Định dạng phông chữ
Cách 1: - Chọn khối văn bản cần định dạng.
- Bấm chuột vào mũi tên của biểu tượng Font
Cách 2:- Chọn khối cần định dạng. - Ấn Ctrl + Shift + F
- Khi đó mẫu chữ hiện tại có màu xanh.
- Dùng các phím: , để di chuyển đến mẫu chữ cần chọn. - Ấn Enter để kết thúc.
Lưu ý: Cần chọn các font chữ tương ứng với bộ gõ mà chúng ta sử dụng. Chọn Font chữ cần Chọn % khung nhìn Tên người dùng Địa chỉ
4.1.2. Định dạng cỡ chữ (point size) Cách 1: - Chọn khối văn bản cần định dạng. Cách 1: - Chọn khối văn bản cần định dạng.
- Nháy chuột vào mũi tên của biểu tượng Font size
Cách 2:- Chọn khối văn bản cần định dạng. - Ấn Ctrl + Shift + P
- Khi đó cỡ chữ hiện tại có màu xanh.
- Dùng các phím: , để di chuyển đến cỡ chữ cần chọn.
- Ấn Enter để kết thúc.
Chú ý: - Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị ấn Ctrl+ ]
- Giảm cỡ chữ đi 1 đơn vị ấn Ctrl+ [ 4.1.3. Định dạng kiểu chữ
Chọn khối văn bản cần định dạng sau đó thực hiện các cách:
Cách 1: Nháy chuột vào một trong các ký tự:
Cách 2: Bấm tổ hợp phím:
Ctrl+B: Đậm
Ctrl+ I: Nghiêng.
Ctrl+U: Gạch chân.
Lưu ý: - Với một khối văn bản ta có thể chọn được nhiều kiểu chữ khác nhau.
- Khi dùng tổ hợp phím, nếu không muốn chọn kiểu chữ vừa chọn ta ấn tổ hợp phím đó một lần nữa.
4.1.4. Tạo màu cho văn bản
Chúng ta có thể tạo các màu khác nhau để phân biệt hoặc làm nổi bật các văn bản.
a. Tạo màu chữ
Nhắp chuột vào nút mũi tên của biểu tượng Font color trên thanh công cụ Drawing màu hiển thị là màu bên dưới biểu tượng hoặc nhắp chọn màu khác trong hộp.
b. Tạo màu nền
Cách 1: Thực hiện các bước theo hình:
Đậm Nghiêng Gạch chân
Chọn cỡ chữ cần
Cách 2:
Bước 1: Chọn khối văn bản muốn tạo màu nền.
Bước 2: Vào Format\Border And Shading... khi đó xuất hiện hộp thoại: Bước 3: Nhắp chọn thẻ Shading ta có:
Bước 4: Chọn màu sắc trong Fill, chọn kiểu nền cho khung trong Pattern
Bước 5: Nhắp OK.
4.1.5. Định dạng đầy đủ thông qua hộp thoại Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng. Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng.
Bước 2: Thực hiện một trong ba cách sau:
Cách 1: Vào Format\Font Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + D Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + O + F
Xuất hiện hộp thoại: Các màu Kiểu nền (1) Kích chuột (2) Chọn mầu
Bước 3: Chọn các thông số (Kiểu chữ, mẫu chữ, cỡ chữ) tuỳ ý và ấn OK.
Lưu ý: Mục Effects là hiệu ứng các kiểu chữ khác nhau
4.1.6. Định dạng chữ cái lớn đầu dòng
- Chọn chữ cần định dạng.
- Vào Format\ Drop Cap... => xuất hiện hộp:
- Chọn các thông số trong hình sau đó chọn OK.
4.1.7. Tạo đường viền cho văn bản
Hay còn gọi là đóng khung cho văn bản
Cách 1:
Bước 1: Chọn khối văn bản cần tạo đường viền.
Bước 2:Vào menu Format\Border and Shading... khi đó xuất hiện hộp thoại: Ký tự phóng to ngoài lề Ký tự phóng to trong lề Chữ ban đầu Font chữ Chữ trên chiếm mấy dòng Font chữ Kiểu chữ Cỡ chữ Màu chữ
Bước 3: Nhắp chọn Border ta có.
Bước 4. Chọn các thông số tuỳ ý sau chọn OK.
Cách 2: Chọn khối văn bản cần tạo đường viền, chọn ở biểu tượng Borders
4.1.8. Sao chép định dạng
Khi cần sao chép một định dạng nào đó chúng ta có thể sử dụng nút Format Painter trên thanh công cụ.
Các bước thực hiện:
- Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng (vùng văn bản này phải thuần nhất về định dạng, có nghĩa là các ký tự trong vùng phải có cùng kiểu, cùng phông chữ, cùng màu chữ, màu nền...)
- Nhấn chuột vào nút trên thanh công cụ. Khi đó con chuột sẽ có hình một cái chổi sơn.
- Chọn văn bản muốn áp dụng định dạng, khi thả phím chuột, vùng văn bản được định dạng theo bản gốc. Chọn bảng mẫu đường kẻ Chọn kiểu cần Bỏ định dạng Định dạng Kiểu đường kẻ Màu đường kẻ Kích thước đường kẻ Phạm vi áp dụng
Lưu ý: Khi muốn định dạng nhiều lần ta phải nhấn đúp chuột vào biểu tượng trên. Khi muốn kết thúc thì lại nhấn chuột vào nút đó một lần nữa.
4.2. Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
Đoạn văn bản là vùng văn bản từ khi bắt đầu gõ cho đến khi ấn phím Enter. Khi thực hiện định dạng đối với một đoạn văn bản ta có thể không cần chọn cả đoạn mà chỉ cần đặt con trỏ vào đoạn văn bản đó. Nếu thực hiện định dạng với nhiều đoạn ta phải chọn các đoạn cần định dạng sau đó thực hiện một trong các cách sau:
4.2.1. Căn lề cho đoạn văn bản
Máy tính thường mặc định căn lề trái, khi soạn thảo chúng ta có thể tiến hành căn lề văn bản bằng một trong các cách sau
Cách 1: Bấm chuột vào một trong các nút:
Cách 2: Ấn tổ hợp phím:
Ctrl+ L: Căn trái; Ctrl+ R: Căn phải.
Ctrl+ J: Căn đều hai bên; Ctrl+ E: Căn giữa Cách 3:
Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng khoảng cách dòng.
Bước 2:Vào Format\Paragraph khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: lựa chọn lề căn trong hộp thoại
Lưu ý: Để căn lề trái, phải cho đoạn văn bản chúng ta còn có thể sử dụng con trượt trên thước ngang.
Căn lề
4.2.2. Định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn
Khi soạn thảo, Word mặc định khoảng cách giữa các dòng của vản bản là cách dòng đơn. Quy định chuẩn của văn bản là các dòng cách nhau 1.5. Để tiến hành định dạng khoảng cách giữa các dòng ta thực hiện như sau:
a. Dùng các phím
Ctrl+ 1: Cách dòng đơn
Ctrl+ 2: Cách dòng kép.
Ctrl+ 5: Cách dòng 1.5.
b. Dùng hộp thoại
Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng khoảng cách dòng.
Bước 2: Vào Format\Paragraph khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: Chọn các thông số cần thiết và chọn OK.
Trong đó:
- Mục Indentation:
Left: Đặt lề trái
Right: Đặt lề phải.
Special: Đặt lùi vào cho dòng đầu đoạn. - Mục Spacing:
Before: Khoảng cách giữa đoạn đang chọn và đoạn trước. Chọn các kiểu cách dòng Chỉnh lề phải Chỉnh lề trái Chỉnh lề dòng đầu của đoạn
After: Khoảng cách giữa đoạn đang chọn và đoạn sau. - Mục Line Spacing: Khoảng các giữa các dòng:
Single: Cách dòng đơn.
Double: Cách dòng đôi.
1.5 lines: Cách dòng 1.5
Ateast: Cách dòng nhỏ nhất.
Exactly: Cách dòng theo nhập vào ở At.
Mutiple: Cách dòng, nhân với hệ số nhập vào ở mục At. - Mục Alignment:
Left: Căn trái.
Right: Căn phải
Center: Căn giữa.
Justified: Căn đều hai bên.
Bước 4: Chọn OK hoặc ấn
4.2.3. Thay đổi khoảng cách giữa các đoạn trong văn bản
- Chọn khối văn bản.
- Vào menu Format\Paragraph khi đó xuất hiện hộp thoại:
4.2.4. Định khoảng cách Tab
- Tab ở Word được sử dụng để viết thụt đầu dòng và chia cột cho văn bản, mỗi lần gõ Tab con trỏ sẽ dừng tại một vị trí.
- Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là chiều dài của Tab (Tab Stop). Khoảng cách này gầm định: 0,5 inch (1,27 cm).
- Để thay đổi chiều dài của Tab Stop ta làm như sau:
Cách 1:
1. Vào menu Format\Tabs... xuất hiện hộp thoại: Khoảng cách với đoạn trước Khoảng cách với đoạn sau
2. Gõ vào vị trí của một Tab Stop postion, chọn ký tự Leader (2,3,4) hoặc
Alignment nếu cần.
3. Chọn Ok hay ấn Enter để kết thúc. Cách 2:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ở đầu mút trái của thước ngang cho đến khi xuất hiện biểu tượng Tab cần dùng. Có các loại Tab sau:
- Trái văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab. - Phải : văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab. - Giữa văn bản được căn giữa so với vị trí dấu Tab.
- Thập phân : thường được dùng để căn các số theo ký hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân.
- Thanh ngăn dùng để tạo ra một dòng kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao ký tự tại vị trí đặt dấu tab.
Bước 3: Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên thanh thước ngang.
Bước 4: Bấm đúp chuột vào tab vừa đặt sau đó chọn hình dạng sau khi nhấn tab theo hình
Lưu ý: Xoá một Tabs:
- Nhắp chuột vào ký hiệu Tabs trên thước gắp thả ra vùng soạn thảo. - Vào menu Format\Tabs\Clear.
4.2.5. Tạo đường viền Cách 1: Cách 1:
Bước 1: Chọn khối văn bản cần tạo đường viền. Kiểu căn lề cho
đoạn văn bản sau dấu Tab Hình dạng sau khi ấn Tab
Bước 2:Vào menu Format\Border and Shading... khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: Nhắp chọn Border ta có.
Bước 4. Chọn các thông số tuỳ ý sau chọn OK.
Cách 2: Chọn khối văn bản cần tạo đường viền, chọn ở biểu tượng Borders
4.2.6. Chia cột cho văn bản
Chức năng này cho phép chúng ta có thể chia một đoạn văn bản thành nhiều cột, thao tác:
- Chọn các đoạn văn bản cần chia cột. - Vào Format\Columns xuất hiện hộp thoại:
-Nhắp chọn kiểu trong khung Presets. -Chọn các thông số:
Equal column Width: Đặt các cột có độ rộng bằng nhau.
Width: độ rộng.
Spacing: Khoảng cách hai cột.
Line between: Đường kẻ giữa các cột. - Chọn OK.
4.2.7. Tạo đề mục cho các đoạn văn bản a. Tạo các đề mục và số thứ tự a. Tạo các đề mục và số thứ tự
Khi soạn thảo, để tạo đề mục cho mỗi đoạn ta làm như sau:
Cách 1:
- Đặt con trỏ vào đầu đoạn. - Nháy chuột vào biểu tượng:
Kiểu đường viền
Kích thước Áp dụng cho đoạn, cho khối văn bản Màu đường kẻ Giữa các cột cách nhau bằng đường kẻ
Cách 2:
- Bước 1: Đặt con trỏ vào đầu đoạn.
- Bước 2: Vào menu Format\Bullets and Numbering.... khi đó xuất hiện hộp thoại:
Nếu chọn Bulleted ta có: Nếu chọn Numbered ta có:
Bước 3: Bấm đúp chuột vào mẫu cần chọn hoặc Nhắp chuột vào mẫu và chọn OK.
Chú ý: 1. Muốn gỡ bỏ đề mục của đoạn ta làm lại thao tác trên nhưng trong hộp thoại chọn None.
2. Muốn thay đổi kiểu đề mục hoặc số thứ tự tại mỗi hộp ta chọn Customize để làm xuất hiện hộp thoại sau đó ta chọn số thứ tự hoặc đề mục tương ứng.
b. Tạo các đề mục con
Sau khi tạo đề mục hoặc số thứ tự, mỗi khi ấn Tab là ta đã tạo một đề mục con. Để quay về mức đề mục cao hơn ta ấn Shift Tab hoặc chọn một trong các nút sau trên thanh công cụ
4.2.8. Định dạng nền cho đoạn văn bản
- Vào Format\Border And Shading... Xuất hiện hộp thoại, chọn thẻ Shading ta có hộp thoại:
Đề mục Số thứ tự
- Lựa chọn màu, kiểu mầu, phạm vi áp dụng sau đó nhấn OK
4.3. Định dạng trang văn bản
Định dạng trang văn bản hay còn gọi là định dạng tài liệu bao gồm các thao tác bài trí, sắp xếp nội dung tài liệu, liên quan đến đặt lề giấy (margin), khổ giấy (paper size), lề giấy....
4.3.1. Chọn loại giấy (khổ giấy) in
- Vào File\Page Setup khi đó xuất hiện hộp thoại. - Chọn thẻ Paper
- Chọn các thông số cần và chọn OK để xác nhận cho tài liệu hiện tại hoặc
Defaut...để áp dụng cho cả các tài liệu mới sau này.
Trong đó:
Kích thước trang in chọn vào hai mục: + Width: Chiều rộng. + Height: Chiều cao. Mục Apply to có 3 khả năng: Khổ giấy, thường là A4 Không mầu Văn bản đã chọn Chọn mầu Kiểu của mầu Phạm vi áp dụng
+ This Section: Áp dụng cho văn bản hiện tại.
+ This Point Forward: Áp dụng cho vùng từ vị trí hiện tại. + Whole Document: Áp dụng cho toàn bộ tài liệu.
4.3.2. Đặt lề trang giấy và chọn hướng in
Lề giấy gồm 4 lề trái, phải, trên, dưới được đo bằng khoảng cách từ các mép giấy đến vùng soạn thảo nội dung tài liệu. Chúng ta có thể đặt vài thông tin như số thứ tự trang, đầu trang và chân trang vào vùng không gian này.
Thao tác thực hiện:
- Vào File\Page Setup khi đó xuất hiện hộp thoại: - Chọn thẻ Margins.
- Chọn các thông số cần và chọn OK để kết thúc.
Lưu ý: 1. Khi muốn đóng gáy tài liệu ta gõ giá trị vào Gutter. 2. Để in hai mặt tại Multip Pages ta chọn Mirror margins.
4.3.3. Chèn, xoá dấu ngắt trang (Page Break)
Dấu ngắt trang là một ký tự đặc biệt, không nhìn thấy được, đánh dấu điểm kết thúc một trang và bắt đầu sang trang mới. Bình thường, khi soạn thảo tài liệu đến dòng cuối cùng của mỗi trang MS-Word tự động chèn dấu ngắt trang và sang trang mới. Trong trường hợp muốn sang trang mới tại một vị trí bất kỳ ta cần chèn dấu ngắt trang như sau:
a. Chèn dấu ngắt trang:
Khi ta soạn thảo thì khi hết một trang Word tự động sang trang mới. Muốn sang trang mới tại một vị trí bất kỳ ta thực hiện thao tác chèn dấu ngắt trang.
Đỉnh Đáy
Phải Trái
Dọc giấy Ngang giấy
Cách 1:
- Đặt con trỏ vào vị trí cần sang trang mới.
- Vào Insert\Break...
- Chọn Page break vị trí (1)
Cách 2:
- Đặt con trỏ vào vị trí cần sang trang mới.
- Ấn Ctrl +Enter
b. Xoá dấu ngắt trang
- Đưa văn bản hiển thị ở chế độ Normal View.
- Đặt con trỏ ở dòng chứa dấu ngắt trang và ấn Delete để xóa (không còn đường kẻ phân cách giữa các trang).
4.3.4. Tạo tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer)
Tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang (header and footer) là những vùng nằm ở trên và dưới nội dung văn bản. Vùng này sẽ được sử dụng để chứa những thông tin như tên tài liệu, tên tác giả, số trang...
Thao tác thực hiện:
Bước 1: Vào View\Header and Footer... Khi đó xuất hiện vùng trang đầu, trang cuối và thanh công cụ.
Bước 2: Nhập nội dung đầu (cuối) trang dùng các nút trên thanh công cụ.
Bước 3: Kích nút Close để về chế độ soạn thảo.
Chú ý: Để kích hoạt chế độ chỉnh sửa tiêu đề ta nháy đúp chuột vào phần ghi tiêu đề.
4.3.5. Đánh số trang tự động cho văn bản
Bước 1: Vào menu Insert\Page Numbers khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 2: Nhắp vào mũi tên trong các mục để chọn các thông số phù hợp: - Trong Position chọn: Top of page (Header): đầu trang.
Chèn số trang tự động Ngày tháng Thời gian
Tổng số trang Chuyển đổi giữa Header và Footer
Đóng Máy tự chọn
Vị trí Vị trí theo lề
Bottom of Page (Footer): Cuối trang. - Trong Alignment chọn vị trí để số trang: Center: Giữa.
Left: Bên trái.
Right: Bên phải Bước 3: Nháy chuột vào Format xuất hiện hộp thoại:
Bước 4: Chọn OK để xác nhận và Cancel để huỷ bỏ.
Chú ý: Muốn bỏ việc đánh số trang ta làm như sau:
- Bấm đúp chuột vào số trang.
- Chọn số trang sao cho khung xung quanh nó có hình 8 ô vuông đen.
- Chọn phím Delete.
Bài 5. BẢNG BIỂU VÀ ĐỒ HOẠ 5.1. Bảng biểu
5.1.1. Tạo một bảng mới Cách 1: Cách 1:
- Đặt cọn trỏ tại vị trí cần chèn bảng.
- Vào Table\Insert Table xuất hiện hộp thoại:
- Chọn các yếu tố (số cột, số dòng) và OK để kết thúc.
Cách 2: - Bấm chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn. - Rê chuột để chọn số dòng, cột.
5.1.2. Các thao tác trên bảng
- Khi ta nhập dữ liệu cho một ô nó sẽ tự xuống dòng khi chiều rộng ô không đủ. - Các thao tác di chuyển con trỏ: