- Đặt con trỏ tại ô cần lấy kết quả.
- Vào Table\Formula xuất hiện hộp thoại:
Chú ý: - Sau khi tính được kết quả của một hàng hay cột muốn tính cho các hàng (cột) khác ta đặt con trỏ vào đó và ấn F4
- Để lựa chọn các hàm có sẵn ta chọn trong mục Paste function 5.1.9. Các thao tác khác trên bảng
a. Thay đổi hướng văn bản trong ô Thao tác:
- Chọn các ô cần chỉnh hướng văn bản
- Vào Format\Text Direction xuất hiện hộp thoại:
- Chọn hướng văn bản được minh hoạ trong vùng Orientation và chọn OK
b. Căn chỉnh văn bản trong bảng biểu
Văn bản nằm trong bảng biểu có 4 lề và phụ thuộc vào 4 đường biên bao quanh ô chứa văn bản (trên, dưới, trái, phải).
Thao tác căn chỉnh:
- Chọn các ô cần căn chỉnh lề.
- Nhắp chuột phải vào vùng được chọn, chọn Cell Alignment chọn kiểu căn chỉnh tương ứng trong hộp:
Lưu ý: Chúng ta có thể sử dụng biểu tượng trên thanh công cụ Tables and Borders
c. Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu
Có thể áp dụng nhiều hiệu ứng cho đường viền ô và bảng, ví dụ: sử dụng đường viền đậm bao quanh bảng, đường viền mảnh, không có đường viền...
Thao tác:
Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ thuộc bảng. Nếu chỉ áp dụng cho một vài ô ta đánh dấu chọn các ô đó.
Cách 1:
Gõ vào đây:
SUM(ABOVE): Tổng cho các ô phía trên con trỏ.
SUM(LEFT): Tổng cho các ô bên trái con trỏ.
SUM(RIGHT): Tổng cho các ô bên phải con trỏ.
- Vào Format chọn Border and Shading nhấn vào thẻ Border.
- Khi đó ta có bảng sau:
- Chọn các hiệu ứng phù hợp và chọn Apply to xem hiệu ứng được áp dụng cho toàn bảng (Table) hay chỉ áp dụng cho vài ô (Cell).
- Nhấn OK để kết thúc.
Cách 2:
- Nhấp vào nút trên thanh công cụ và chọn hiệu ứng phù hợp tại
d. Tô màu nền cho các ô trong bảng
- Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ thuộc bảng. Nếu chỉ áp dụng cho một vài ô ta chọn các ô đó.
-Vào Format chọn Border and Shading, nhấn chọn thẻ Shading ta có hộp thoại:
5.2. Các đối tượng đồ họa
Hình ảnh, hình vẽ, biểu đồ chúng ta gọi chung là đối tượng đồ họa. Khi một đối tượng đồ họa được chèn vào văn bản thì thùy theo mặc định của từng máy tính nó có thể được coi là đối tượng khác được dán vào, hoặc có thể được coi là ký tự, ví dụ kích chuột
Chọn màu nền cho bảng ở mục Fill Không có đường kẻ Kiểu đường kẻ Kích thước đường kẻ
vào tranh vừa chèn ta có:
5.2.1. Thêm hình ảnh vào văn bản
Có rất nhiều hình ảnh được Word lưu trữ trong thư viện hình ảnh gọi là Clip Art...
Thao tác để thêm hình ảnh vào văn bản. Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
Bước 2: Vào Insert\Picture\Clip Art... hoặc nhắp vào biểu tương trên thanh
Drawing, khi đó màn hình soạn thảo xuất hiện thêm vùng bên phải (một cửa sổ), nhấn vào Go (hoặc Search) để tìm, kết quả là ta sẽ có các hình ảnh có sẵn trong thư viện ảnh.
Bước 3: Bấm đúp vào ảnh cần chèn hoặc nhắp chuột phải vào ảnh cần chèn chọn Insert Lưu ý: Để trèn File ảnh ta làm như sau: Vào Insert\Picture\From file... , xuất hiện hộp thoại gồm các ảnh, chọn ảnh cần chèn và nhấn Insert hoặc nhấn đúp vào ảnh cần chèn.
5.2.2. Chèn chữ nghệ thuật WordArt a. Thao tác a. Thao tác
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
Bước 2: Vào Insert\ Picture\WordArt hoặc chọn biểu tượng WordArt trên thanh công cụ, khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: Kích chuột vào kiều chữ cần chọn và chọn OK khi đó xuất hiện màn hình WordArt cùng thanh công cụ, chọn các thông số phù hợp:
Tờ tranh dán vào văn bản
Tranh được coi như là một ký tự trong văn bản
Bước 4: Nhấn OK để kết thúc.
b. Thay đổi thuộc tính
Thuộc tính của đối tượng là màu sắc, kiểu dáng..., thao tác thay đổi thuộc tính của đối tượng như sau:
- Nhấn chuột vào đối tượng cần thay đổi (khi đó đối tượng sẽ có một viền bao quanh) - Thanh công cụ WordArt xuất hiện với các nút lệnh có ý nghĩa như sau:
5.2.3. Sử dụng công cụ đồ họa
Ta có thể sử dụng công cụ đồ hoạ để thêm các hình học có sẵn vào tài liệu. Chúng ta chỉ có thể chèn hình ảnh vào văn bản khi văn bản đang hiển thị ở chế độ Print layout. Hiển thị thanh công cụ Drawing bằng cách vào View\Tools\ chọn Drawing, khi đó thanh Drawing được hiển thị nằm ở phía dưới vùng soạn thảo:
Cách vẽ chung:
Bấm chuột vào biểu tượng cần vẽ khi đó trên vùng soạn thảo xuất hiện: Chèn thêm đối tượng Thay đổi nội dung Chọn lại chữ nghệ thuật Thay đổi màu sắc Thay đổi chữ ngang thành chữ
viết theo chiều dọc Vị trí tương đối của chữ
nghệ thuật và văn bản Chọn Font chữ Chọn cữ chữ Vùng nhập dữ liệu Hộp Text box
- Nhấn vào nút Esc thì con trỏ có dạng + - Di chuột để vẽ.
Chú ý: - Muốn vẽ hình tròn ta dùng biểu tượng của hình Ellip nhưng trong lúc rê chuột ta phải đồng thời ấn phím shift
- Muốn vẽ một hình có thể viết chữ bên trong (Trừ Text Box) ta làm như sau: Nhấn chuột phải lên hình đã vẽ chọn Add text
5.2.4. Thêm biểu đồ vào văn bản a. Thêm biểu đồ a. Thêm biểu đồ
- Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn thêm biểu đồ.
- Vào Insert\Picture\Chart xuất hiện biểu đồ cùng cửa sổ biểu diễn dữ liệu:
- Trong cửa sổ biểu diễn dữ liệu:
+ Xoá dữ liệu cũ, nhập dữ liệu mới. + Nhập dòng tiêu đề cột dữ liệu.
+ Nhắp chuột ra vùng ngoài của biểu đồ để kết thúc.
b. Thay đổi thuộc tính của biểu đồ
- Nhắp đúp chuột vào biểu đồ thì cửa sổ biểu diễn dữ liệu và thanh công cụ Chart hiện ra, ta sử dụng các nút trên thanh công cụ.
5.2.5. Định dạng màu, nét vẽ, tô nền
- Đối tượng hình học: Nhắp đúp chuột hoặc ấn chuột phải vào nó chọn Format AutoShape…
- Đối tượng chữ nghệ thuật: Ấn chuột phải chọn Format WordArt hoặc chọn biểu
tượng trên thanh WordArt
- Đối tượng biểu đồ: Nhấn chuột phải vào biểu đồ chọn Format Object, xuất hiện hộp thoại:
5.2.6. Định dạng vị trí của đối tượng đồ họa trong văn bản
Đối tượng đồ họa được đưa vào tài liệu làm cho tài liệu thêm sinh động. Có thể đặt hình bên trái, bên phải, hình ảnh ở giữa văn bản hoặc hình ảnh được văn bản bao quanh...
Thao tác như sau:
- Nhấn chuột phải vào đối tượng chọn Format…..Layout hoặc vào Format chọn
Picture...khi đó xuất hiện hộp thoại, nhấn chọn thẻ Layout
5.2.7. Di chuyển, sao chép, cắt, xoá đối tượng đồ họa
Thực hiện như với văn bản
Lưu ý: Nếu đối tượng đồ họa được coi là một đối tượng khác chèn vào thì ta có thể thực hiện thao tác copy và di chuyển bằng cách khác như sau:
Thao tác copy:
- Chọn đối tượng cần copy
-Ấn giữ phím Ctrl và kéo đối tượng sang vị trí mới
Thao tác di chuyển: Hình ảnh nằm cùng dòng với văn bản Văn bản bao quanh hình ảnh theo hình vuông Văn bản bao quanh hình ảnh theo hình dạng của ảnh Ảnh trở thành nền của văn bản Ảnh nổi lên trên nền văn bản Màu nền Màu đường kẻ
- Chọn đối tượng cần di chuyển - Kéo đối tượng sang vị trí mới
5.2.8. Thay đổi kích thước đối tượng đồ họa
- Chọn hình cần thay đổi (khi đó đối tượng sẽ có viền là các ô hình vuông hoặc tròn bao quanh).
- Nhắp chuột vào một trong các ô đó kéo, ra hoặc vào để thay đổi kích thước của đối tượng.
Chú ý: Muốn thay đổi kích thước của hình ảnh theo một kích thước xác định ta nhấn chuột phải vào đối tượng chọn Format….\Size khi đó xuất hiện hộp thoại:
5.2.9. Sử dụng công thức toán học
Word cho phép chúng ta chèn những công thức toán học bằng cách sử dụng công cụ toán học, biểu tượng của nó là nếu trên máy chưa có công thức này thì bạn phải đưa biểu tượng này lên thanh công cụ (xem phần thêm các nút lên thanh công cụ).
Để gõ công thức toán học ta bấm vào biểu tượng khi đó sẽ xuất hiện :
Lựa chọn công cụ thích hợp trên thanh công cụ để gõ công thức, gõ xong bấm chuột ra vùng soạn thảo để kết thúc.
Khi cần sửa công thức toán học ta bấm đúp vào nó và tiến hành sửa chữa.
Bài 6. MỘT SỐ TIỆN ÍCH KHÁC CỦA WORD VÀ IN ẤN VĂN BẢN 6.1. Một số công cụ hỗ trợ trong word
6.1.1. Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng anh
Chỉ dùng để kiểm tra chính tả tiếng Anh không thể kiểm tra chính tả tiếng việt do đó trong quá trình soạn thảo nếu dưới dòng chữ có gạch chân đỏ, xanh thì ta phải tắt chế độ này đi bằng cách:
Cách 1:
- Vào Tools\Options xuất hiện hộp thoại chon Spelling & Grammar xuất hiện hộp thoại:
Nơi gõ công thức Thanh công thức
Chiều rộng Chiều cao Co dãn hai chiều với cùng tỉ lệ
- Chọn Check spelling as you type nếu bật công cụ kiểm tra chính tả, và Check grammar as you type nếu bật công cụ kiểm tra lỗi văn phạm.
- Nhấn OK.
Cách 2:
Nhắp vào biểu tượng trên thanh trạng thái chọn dòng
6.1.2. Tìm kiếm và thay thế a. Tìm kiếm (Find) a. Tìm kiếm (Find)
Khi muốn tiến hành tìm kiếm một từ hoặc cụm từ nào đó trong văn bản thì ta thực hiện như sau:
- Vào Menu Edit\Find hoặc gõ Ctrl+ F khi đó xuất hiện hộp thoại:
Chọn Find Next để tìm.
- Những từ tìm thấy sẽ được đánh dấu (bôi đen). - Chọn Find Next để tiếp tục hoặc Cancel để kết thúc.
b. Thay thế
Khi muốn thay thế một từ hoặc cụm từ nào đó trong văn bản bằng một từ hoặc cụm từ khác, ta thực hiện theo các thao tác sau:
- Vào menu Edit\Replace hoặc gõ Ctrl+ H khi đó xuất hiện hộp thoại: Gõ cụm từ cần tìm Hướng tìm kiếm Bật tắt công cụ kiểm tra chính tả Bật tắt công cụ kiểm tra lỗi văn phạm
Ẩn/ hiện lỗi chính tả Ẩn/ hiện lỗi ngữ pháp
- Chọn Find Next để tìm kiếm. - Chọn Replace để thay thế tuần tự. - Chọn Replace All thay thế tất cả. - Chọn Cancel để ngừng không thay thế.
6.2. Định nghĩa một cụm từ
6.2.1. Định nghĩa bằng Auto Text
Khi soạn thảo văn bản nhiều khi ta thường xuyên gõ đi gõ lại nhiều lần một từ hoặc một cụm từ. Để cho việc soạn thảo hiệu quả chúng ta có thể định nghĩa từ (cụm từ) đó bằng một phím tắt, khi cần sử dụng ta chỉ việc gõ phím tắt đó ra.
Thao tác thực hiện:
- Chọn cụm từ cần gõ tắt.
- Vào Insert\ Auto Text\New hoặc (Alt+ F3) ta có hộp thoại:
- Chọn OK
Từ đó ta chỉ việc gõ cụm từ gõ tắt và ấn F3 thì từ (cụm từ) trên xuất hiện.
Ví dụ: Sau khi gõ xong dòng văn bản:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
Muốn định nghĩa chúng bằng hai ký tự ch ta làm như sau: - Chọn khối văn bản trên.
- Vào Insert\ Auto Text\New hoặc (Alt+ F3) ta có hộp thoại (như trên): Gõ cụm từ thay thế là ch và chọn OK. Khi đó muốn gõ 2 dòng trên ta chỉ việc gõ ch và ấn phím F3.
Nội dung văn bản muốn tìm Cụm từ cần thay thế Thay thế tuần tự Thay thế tất cả Gõ cụm từ được thay thế
Chú ý: Nếu chọn OK mà xuất hiện hộp thoại sau, nghĩa là cụm từ thay thế đã sử dụng để thay thế cho một cụm từ nào rồi khi đó ta chọn Yes để đồng ý thay đổi.
6.2.2. Định nghĩa bằng AutoCorrect
- Chọn cụm từ cần gõ tắt.
- Vào Tools\ AutoCorrect xuất hiện hộp thoại ta làm theo chỉ dẫn hình:
- Từ đó ta chỉ việc gõ cụm từ gõ tắt và ấn phím cách thì cụm từ trên xuất hiện.
Chú ý:- Muốn huỷ cụm từ cần gõ tắt ta làm xuất hiện hộp thoại trên tìm đến cụm từ cần gõ tắt và chọn Delete.
- Khi soạn thảo văn bản chúng ta thường gặp một số lỗi Ví dụ gõ Thì → kết quả hiển thị là ThÌ hoặc gõ Nếu → kết quả hiển thị là Nìu khi đó chúng ta sẽ xử lý như sau: Vào Tools\AutoCorrect xuất hiện hộp thoại, bỏ dấu ở dòng Replace text as you type
6.3. Trộn văn bản
Ta có một mẫu giấy mời dự tổng kết với các thông tin về đại biểu là Họ và tên, tên cơ quan, chức vụ, số điện thoại... nếu điền cho 100 đại biểu thì rất lâu. Với kỹ thuật trộn thư ta có thể làm việc trên trong vòng một phút.
Để trộn được thư trước tiên ta phải chuẩn bị 2 tệp:
- Tệp tin chính: Chứa nội dung VĂN BẢN muốn ghi.
- Tập tin dữ liệu: Danh sách đại biểu cụ thể.
- Tạo một danh sách các vị đại biểu bao gồm các mục: Hovaten; Coquan; Diênthoai; Chucvu (Các chữ không có dấu và phải viết liền nhau). Sau đó đặt tên tập tin trên là Danh sach lưu trong ổ D
- Tạo một mẫu giấy mời. Sau đó đặt tên là Giay moi.
Tiến hành trộn thư theo các bước sau :
Bước 1: Vào Tools -> Letters and Maillings-> Mail Merge Bước 2: Khi đó xuất hiện vùng bên phải:
- Tại mục Step 1 of 6 chọn: Next: Starting ducument
(1)
Gõ cụm từ được thay
(2) Chọn
- Tại mục Step 2 of 6 chọn: Next: Select recipients
- Tại mục Step 3 of 6 chọn: Next: Write your letter
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại, chọn tệp danh sách đã lưu trong máy tính:
- Xuất hiện hộp thoại khác chọn Select all, sau đó chọn Ok Bước 4: Ấn chuột phải vào thanh thực đơn ngang chọn Mail Merge
- Kích vào nút chèn nội dung các cột để chèn từng trường trong danh sách vào giấy mời, nếu chưa hiển thị nội dung thì kích vào nút hiển thị nội dung, sử dụng các nút trên thanh công cụ.
6.4. In ấn tài liệu
6.4.1. Xem tài liệu trước khi in. Thao tác như sau:
- Bấm vào biểu tương Print Preview trên thanh công cụ hoặc vào File\Print Preview. Khi đó ta có tài liệu trong chế độ xem trước khi in và một thanh công cụ.
chọn để mở tệp danh sách
chèn nội dung cột Hiển thị nội dung
bản ghi trước bản ghi sau bản ghi cuối cùng bản ghi đầu tiên xuẩt nội dung ra tệp In các nội dung
Lưu ý: Muốn sửa chữa tài liệu trong chế độ xem trước khi in ta bấm vào biểu tượng sau đó đặt con trỏ vào vùng văn bản và sửa.
6.4.2. In ấn tài liệu
Cách 1: Nháy vào biểu tượng print khi đó toàn bộ nội dung của văn bản sẽ được in ra thành một bản.
Muốn in một số trang của tài liệu, hoặc in tài liệu thành nhiều bản ta làm theo cách sau:
Cách 2: Vào File\Print hoặc ấn Ctrl+ P xuất hiện hộp thoại:
- Chọn các thông số theo yêu cầu và nhấn OK để kết thúc.
Chọn máy in Số bản cần in Số trang cần in trên một tờ Kiểu giấy In từ trang …đến trang…. In trang hiện hành In tất cả Xem văn bản bằng nhiều trang. Phần trăm trang Thoát khỏi chế độ Preview Gủi lệnh in đến máy in
CHƯƠNG III: PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
BÀI 1. GIỚI THIỆU VỀ EXCEL
Microsoft Excel (gọi tắt là Excel) là một phần mềm ứng dụng (bảng tính điện tử) chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các chức năng ứng dụng tiêu biểu sau:
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
-Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng