a. Chức năng của thùng rác
- Lưu trữ những đối tượng (thư mục, tệp tin...) đã bị xoá, có thể khôi phục lại những đối tượng đó khi cần.
b. Các thao tác với thùng rác
Mở thùng rác: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng thùng rác trên màn hình nền.
Khôi phục toàn bộ các đối tượng có trong thùng giác chọn Restore all items
Khôi phục một đối tượng (hoặc một nhóm các đối tượng):
- Chọn các đối tượng muốn khôi phục.
- Vào File Restore hoặc bấm chuột phải vào vùng đã chọn, chọn Restore
Xoá sạch mọi đối tượng trong thùng rác (làm rỗng thùng rác): chọn Empty the Recycle Bin
Xoá từng đối tượng:
- Chọn đối tượng muốn xoá.
- Ấn Delete, khi có hộp thoại chọn Yes 2.3. Nâng cao khả năng sử dụng của cửa sổ 2.3.1. Sử dụng thực đơn lệnh
a. Thực đơn lệnh File và Edit
Hộp lệnh File
Xóa mọi đối tượng trong thùng rác
Khôi phục toàn bộ đối tượng có trong thùng rác
Các đối tượng
Với lệnh New, khi chọn ta có
Hộp lệnh Edit
Tạo thư mục mới
Tạo lối tắt (nút bấm nhanh)
Tạo các tệp tin rỗng Mở tập tin và thư mục bất kỳ
Mở tập tin bằng một chương trình nào đó
Xoá đối tượng
Tạo một nút bấm nhanh
Đổi tên đối tượng
Xem thuộc tính của đối tượng Đóng cửa sổ
Trong đó: - Lệnh Cut và Paste: Di chuyển đối tượng - Lệnh Copy và Paste: Sao chép đối tượng
- Lệnh Copy to Folder: Sao chép đối tượng nhưng có hỗ trợ hộp thoại cho phép chọn nay vị trí đặt đối tượng sao chép
Lệnh Move to Folder: di chuyển đối tượng nhưng có hỗ trợ hộp thoại cho phép chọn ngay vị trí đặt đối tượng di chuyển.
b. Thực đơn lệnh View và Tools
Thực đơn lệnh View
Khôi phục trạng thái cũ
Chọn toàn bộ mọi đối tượng trong cửa sổ
Đảo ngược trạng thái chọn đối tượng trong cửa sổ Như lệnh tạo lối tắt, chỉ khác về số lần nhân bản
Chọn vị trí sao chép đối tượng
Thực đơn lệnh Tools:
- Chọn Folder Option, ta có hộp thoại cho phép thiết lập các điều khiển cửa sổ Hiển thị/ che dấu thanh công cụ
Hiển thị/ che dấu thanh trạng thái
Mở các chức năng tiện ích như: Search, Favorites, History, Folders
Làm thay đổi cách hiển thị các biểu tượng
Tự động sắp xếp sắp xếp
Thẻ General:
- Khi chọn xong các mục ấn nút OK hay Apply để xác nhận các thay đổi.
Thẻ View:
- Mục Hide file extension..., khi được chọn, các tệp tin bị che dấu phần mở rộng. Người dùng không nhìn thấy phần mở rộng và không sửa chữa được.
Chọn màn hình nền thông thường Có một cửa sổ duy nhất khi chuyển từ thư mục này đến thư mục khác Mỗi thư mục được mở ra trong một cửa sổ riêng
Thay đổi thao tác của chuột: Nhắp chuột một lần là mở thư mục, di chuyển con trỏ chuột lên thư mục tức là chọn thư mục. Hình dạng biểu tượng thay đổi (tên biểu tượng được gạch chân)
Thao tác chuột như quy ước vẫn dùng
Lựa chọn tốt nhất mà hệ điều hành đã định sẵn.
Thay đổi cách thể hiện đường dẫn thư mục trên thanh địachỉ
Khi chọn, các đối tượng đã đặt thuộc tính sẽ không hiện ra trên nền cửa sổ
- Mục Hide protected operating system file, khi mục này được chọn các mục tin cần thiết cho Hệ điều hành được che giấu tránh việc bị xoá nhầm.
- Mục Show My Document on Desktop, khi đuợc chọn, biểu tượng My Document xuất hiện trên màn hình nền, ngược lại biểu tượng này sẽ không có trên màn hình nền.
- Nút Restore Default: Đặt các mục về lại giá trị đầu được hệ điều hành quy định.
2.3.2. Tiện ích Folder biểu diễn thư mục dưới dạng cây a. Mở tiện ích Folder a. Mở tiện ích Folder
Cách 1: Trong cửa sổ thư mục, nhắp chuột vào nút trên thanh công cụ.
Cách 2: Vào StartProgramAccessoriesWindows Explorer Cách 3: Bấm chuột phải vào nút Start chọn Explorer
Cách 4: Ấn tổ hợp + E
Khi đó xuất hiện cửa sổ biểu diễn dạng cây như sau:
Vùng bên trái hiển thị thư mục dạng cây phân cấp, vùng bên phải hiển thị nội dung của mỗi đối tượng được chọn ở vùng bên trái. Trên mỗi vùng có các thanh cuốn cho phép xem hết nội dung của vùng.
b. Đóng tiện ích Folder
Cách 1: Nhắp chọn một lần nữa vào biểu tượng
Cách 2: Nhắp chuột vào nút của vùng bên trái
c. Thao tác với vùng bên trái
. Các khái niệm cơ bản
- Đường kẻ dọc cho biết cấp của thư mục (nằm trên một đường kẻ là cùng cấp). - Dấu “-“ đứng trước: Cho biết thư mục này đang mở. Nhắp chuột vào dấu ”-” hoặc nhắp đúp chuột vào tên thư mục sẽ xuất hiện dấu “+”
- Dấu “+” thư mục có chứa các thư mục con nhưng đang ở trạng thái thu gọn. Nhắp Vùng bên trái
chuột vào nó thì sẽ mở cây thư mục con, dấu “-“ xuất hiện thay cho dấu “+” - Không có dấu “-” hay “+”: Thư mục này không có thư mục con.
Thao tác với thư mục
Các thao tác với thư mục như: mở thư mục, tạo thư mục mới, đổi tên, sao chép, di chuyển, xoá, xem thuộc tính thực hiện như phần II- Thư mục và tập tin
2.3.3. Tiện ích tìm kiếm thông tin
Cho phép tìm kiếm các đối tượng trên máy tính khi chúng ta chỉ nhớ tên, một phần của tên, một phần nội dung của tài liệu, thời gian tạo lập, sửa đổi, kích thước đối tượng...
a. Mở chương trình tìm kiếm
Cách 1: Nhắp chuột vào nút trên thanh công cụ.
Cách 2: Vào ViewExplore BarSreach Cách 3: Ấn Ctrl + E
Cách 4: Vào Start chọn Sreach
Khi đó cửa sổ hiện tại có dạng:
b. Đóng chương trình tìm kiếm
Cách 1: Nhắp chọn một lần nữa vào biểu tượng
Cách 2: Nhắp chuột vào nút của vùng bên trái
c. Thao tác với vùng bên trái
- Ở vùng bên trái chọn All Files and Folders khi đó có hộp thoại
- Gõ các nội dung làm gợi ý tìm kiếm, nhấn chọn Search và đợi, khi tìm kiếm xong kết quả sẽ được thể hiện ở phần khung bên phải.
Vùng
d. Tạo cụm từ tìm kiếm
Cụm từ tìm kiếm có thể nhập vào là:
- Một phần đầu của tên: kết quả tìm kiếm là những tệp tin có phần đầu của tên trùng với từ tìm kiếm.
- Một phần của tên kết hợp với ký tự *: Ký tự * cho phép thay thế một dãy ký tự có nội dung và độ dài bất kỳ.
Ví dụ: Cụm từ tìm kiếm là *.txt, thì kết quả tìm kiếm là các tệp tin có phần mở rộng là txt - Một phần của tên kết hợp với ký tự ?: Ký tự ? thay thế cho một ký tự
Ví dụ: Cụm từ tìm kiếm là co??v?n => Kết quả tìm kiếm là các tên bắt buộc phải có ký tự tại vị trí dấu ?
e. Nâng cao khả năng tìm kiếm
- Click vào mục When was it modified? Để tìm theo thời gian sửa đổi gần nhất. - Click vào mục What size is it? Để tìm theo kích thước đối tượng.
- Click vào mục More advanced option Chứa các tùy chọn nâng cao khi tìm kiếm: o Search system folder: Tìm trong thư mục hệ thống
o Search hidden file and folder: Tìm cả thư mục và tệp bị ẩn o Search subfolder: Tìm trong cả thư mục con
o Case sensitive: Phân biệt chữ hoa và chữ thường
2.4. Các tiện ích mở rộng
2.4.1. Định dạng đĩa a. Ý nghĩa a. Ý nghĩa
- Định dạng đĩa mềm, USB để đĩa có thể ghi và chấp nhận dữ liệu (có thể đọc và ghi dữ liệu).
- Chúng ta chỉ thực hiện thao tác định đạng đĩa khi đĩa không ghi hoặc đọc được đòi thao tác định dạng.
b. Thao tác
- Cho đĩa mềm A vào ổ hoặc cắm đĩa USB. - Mở Mycomputer chọn ổ đĩa cần định dạng.
- Vào FileFormat hoặc bấm chuột phải chọn Format
Gõ tên tệp cần tìm (có thể chỉ là một phần của tên) Một từ hay cụm từ của tệp (có thể bỏ trống) Phạm vi tìm kiếm
- Chọn Start đợi xong và chọn Close để kết thúc.
Lưu ý: Định dạng các loại đĩa khác ta làm tương tự như đối với đĩa mềm nhưng lưu ý là không nên định dạng đĩa một cách tuỳ tiện vì khi định dạng thì toàn bộ dữ liệu trên đĩa sẽ mất hết.
2.4.2. Quản trị máy in a. Cài đặt máy in a. Cài đặt máy in
Thao tác Vào StartSetting Printers and Faxes ta có cửa sổ:
- Nhắp chọn Add Printers xuất hiện hộp thoại.
- Chọn các thông số cần và Next, hộp khác hiện ra chọn Next và trong hộp thoại cuối cùng chọn Finish để kết thúc.
b. Chọn máy in ngầm định
Windows cho phép ta cài đặt nhiều máy in cùng một lúc nhưng tại một thời điểm chỉ có một máy in được sử dụng gọi là máy in ngầm định, máy in ngầm định có dấu tích ở tên máy in.
Đặt máy in ngầm định:
- Chọn máy in muốn đặt là ngầm định.
- Nhấn chuột phải vào máy in đó chọn Set as Default Printer hoặc vào File chọn
Set as Default Printer c. Xoá máy in
- Bấm chuột phải vào máy in cần xoá, hoặc vào File chọn Delete hộp thoại xuất hiện chọn Yes.
Chú ý: Khi thực hiện như trên không được thì ta phải thao tác như gỡ bỏ chương trình trên Windows
2.4.3. Chương trình ứng dụng trên Windows a. Gỡ bỏ một chương trình trên máy tính a. Gỡ bỏ một chương trình trên máy tính
Khi một chương trình được cài đặt vào trong máy tính thì nó được quản lý trong nhóm Add or Remove Program để gỡ bỏ một chương trình ứng dụng ta làm như sau:
Từ cửa sổ Control Panel
nhắp chọn Add or Remove
Program, có hộp thoại, chọn chương trình cần gỡ bỏ và nhấn
Remove.
b. Đóng một chương trình ứng dụng của Windows
Để thoát một chương trình ứng dụng trong Windows người ta dùng các cách sau:
Cách 1: Vào FileClose
Cách 2: Nhắp chuột vào nút (ở góc trên bên phải màn hình)
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 2.4.4. Một số tiện ích khác
a. Sắp xếp các tập tin để chống phân mảnh tệp
Vào StartProgram AccessoriesSystem toolsDisk Deframeter
- Lựa chọn ổ đĩa cần sắp xếp và chọn Deframeter để chống phân mảnh tệp.
b. Sao lưu tập tin đề phòng khi xảy ra sự cố
Vào StartProgramAccessoriesSystem toolsBackup c. Mở chương trình máy tính cá nhân:
Vào StartProgramAccessoriesCalculator
CHƯƠNG II: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MS-WORKD
Bài 1. TỔNG QUAN MS-WORD 1.1. Giới thiệu phần mềm soạn thảo văn bản MS- Word
Phần mềm soạn thảo văn bản:
Là một phần mềm ứng dụng thuộc bộ chương trình MicroSoft Office của hãng Microsoft.
Là một bộ soạn thảo trực quan, hay còn gọi là WYSIWYG (What You See Is What You Get), có giao diện đẹpvà dễ sử dụng. MS-Word có nhiều tính năng mạnh mẽ, được coi như một công cụ chuyên nghiệp trong công nghệ chế bản.
1.2. Khởi động và thoát khỏi Word
1.2.1. Khởi động WORD
Có thể mở chương trình MS- Word theo 3 cách:
Cách 1: Bấm đúp chuột vào biểu tượng ở trên màn hình nền.
Cách 2: Nhắp chuột vào Start\Program\Microsoft Word.
Cách 3: Nhắp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền và ấn phím Enter
1.2.2. Thoát khỏi WORD
Thoát khỏi Word bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Vào Menu File, chọn Exit. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Alt+F4
Cách 3: Bấm chuột vào nút (nút phía trên bên phải màn hình)
Cách 4:Bấm chuột phải vào tên của tài liệu Word dưới thanh tác vụ chọn Close
Chú ý: Nếu mở một văn bản mới để soạn thảo hoặc mở một văn bản mới để sửa chữa mà chưa lưu lên đĩa thì máy sẽ hỏi lại:
1.3. Giao diện làm việc của Word
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Word như sau: Thoát có lưu trên đĩa
1.4. Các thành phần
1.4.1.Thanh tiêu đề (Title Bar)
Là thanh chứa tên chương trình, tên tệp văn bản (khi văn bản chưa đặt tên nó có tên mặc định là Document…) và có các nút sau:
Bấm chuột vào nút , tài liệu trở thành một nút trên thanh tác vụ. Có hai trạng thái: Toàn màn hình và một phần màn hình.
Thoát khỏi Word
1.4.2. Thực đơn ngang (menu Bar)
Là thanh chứa các nhóm lệnh của Word , mỗi nhóm lệnh tương ứng với một thực đơn dọc (Menu PopUp)
Thao tác để mở một thực đơn dọc:
Cách 1: Bấm chuột vào tên thực đơn dọc cần mở.
Cách 2: Ấn F10, dùng các phím mũi tên , di vệt sáng đến thực đơn dọc cần mở và ấn phím Enter
Cách 3: Ấn Alt + Ký tự đại diện (Ký tự gạch chân)
Nguyên tắc sử dụng thực đơn dọc:
- Các dòng lệnh rõ, khi chọn sẽ thực hiện một chức năng nào đó.
Thanh tiêu đề Thanh thực đơn ngang Thanh công cụ
Thanh thực đơn dọc T hư ớc Thanh trạng thái T ha n h cu ốn Nút thu nhỏ cực tiểu
- Các dòng lệnh màu xám nhạt là các dòng lệnh tạm thời không thực hiện.
- Các dòng lệnh có ghi kèm tổ hợp phím, ta có thể nhấn tổ hợp phím để chọn dòng lệnh đó.
1.4.3. Thanh công cụ (Tools Bar)
Chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.
- Mỗi lệnh sẽ được thực hiện nếu ta chọn nút đó.
- Khi đưa chuột đến bên phải nút lệnh sẽ hiện ra tên của nó.
Có rất nhiều thanh công cụ nhưng khi soạn thảo văn bản chúng ta thường dùng 3 thanh sau.
Formating: Thanh định dạng
Standard: Thanh công cụ chuẩn.
Drawing: Thanh công cụ vẽ.
Bật tắt các thanh công cụ (Tools bar):
Cách 1: Vào View\ Toolbars\ nếu dòng nào có là đang bật ngược lại là tắt.
Cách 2: Đặt con trỏ vào thanh menu ngang, bấm chuột phải, nếu dòng nào có
là đang bật ngược lại là tắt.
Thêm bớt các nút chức năng trên thanh công cụ:
Cách 1:
- Bấm chọn nút mũi tên (nút ngoài cùng trên thanh công cụ)
- Di chuột vào Add or Remove Button xuất hiện danh sách liệt kê các nút chức năng.
Quy định: Có là nút đang hiển thị trên thanh công cụ, ngược lại là không.
Cách 2: Bấm chuột phải vào thanh công cụ hoặc thanh Menu chọn Customize... chọn thẻ
Command có hộp thoại: Mỗi nút trên thực đơn ngang Các nút trên thanh công cụ tương ứng
- Đưa một nút lên thanh công cụ: Chọn nút cần lấy nhấn kéo và thả lên thanh công cụ. - Bỏ một nút khỏi thanh công cụ: Nhấn kéo nút cần bỏ và đưa ra vùng soạn thảo.
Chú ý: Chúng ta có thể thay đổi vị trí các thanh công cụ, bằng cách đặt con trỏ vào tên của thanh công cụ hoặc điểm đầu của thanh công cụ khi con trỏ có dạng thi ta ấn và di chuột đến vị trí cần.
1.4.4.Thước (Ruler)
Điều chỉnh màn hình soạn thảo, con trỏ soạn thảo...
Thao tác hiển thị/ẩn thước trên màn hình:
Vào View, nếu là cho hiển thị, ngược lại là ẩn.
1.4.5. Vùng văn bản (Text Area):
Vùng chứa con trỏ soạn thảo (dạng | nhấp nháy) là nơi để tiến hành soạn thảo.
1.4.6. Thanh cuốn (Scroll bar)
Cho phép xem phần văn bản bị che khuất.
- Vào Tools/Options/View, ta có hộp thoại khi đó cần chú ý đến một số vị trí sau:
Quy định: Nếu có ở trước là hiển thị, ngược lại là không hiển thị.
1.4.7. Thanh trạng thái (Status Bar)
Cho biết thông tin về số trang như tổng số trang của tài liệu, trang hiện thời, vị trí con trỏ (dòng, cột...)
Thao tác hiển thị hoặc ẩn thanh trạng thái:
Vào Tools/Options/View/ nếu có ở trước Status Bar là cho hiển thị, ngược lại là ẩn.
Thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc Thanh trạng thái Ngăn cách giữa phần soạn thảo và lề bằng đường kẻ chấm
1.4.8. Menu tắt (Shorcut menu)
Là menu được kích hoạt bằng cách bấm chuột phải vào vùng văn bản.
Bài 2. QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG WORD
2.1. Mở tài liệu
2.1.1. Mở tài liệu mới
Mở một tài liệu mới là thao tác mở phần soạn thảo để tiến hành soạn thảo. Khi một tài liệu