Word cho phép chúng ta chèn những công thức toán học bằng cách sử dụng công cụ toán học, biểu tượng của nó là nếu trên máy chưa có công thức này thì bạn phải đưa biểu tượng này lên thanh công cụ (xem phần thêm các nút lên thanh công cụ).
Để gõ công thức toán học ta bấm vào biểu tượng khi đó sẽ xuất hiện :
Lựa chọn công cụ thích hợp trên thanh công cụ để gõ công thức, gõ xong bấm chuột ra vùng soạn thảo để kết thúc.
Khi cần sửa công thức toán học ta bấm đúp vào nó và tiến hành sửa chữa.
Bài 6. MỘT SỐ TIỆN ÍCH KHÁC CỦA WORD VÀ IN ẤN VĂN BẢN 6.1. Một số công cụ hỗ trợ trong word
6.1.1. Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng anh
Chỉ dùng để kiểm tra chính tả tiếng Anh không thể kiểm tra chính tả tiếng việt do đó trong quá trình soạn thảo nếu dưới dòng chữ có gạch chân đỏ, xanh thì ta phải tắt chế độ này đi bằng cách:
Cách 1:
- Vào Tools\Options xuất hiện hộp thoại chon Spelling & Grammar xuất hiện hộp thoại:
Nơi gõ công thức Thanh công thức
Chiều rộng Chiều cao Co dãn hai chiều với cùng tỉ lệ
- Chọn Check spelling as you type nếu bật công cụ kiểm tra chính tả, và Check grammar as you type nếu bật công cụ kiểm tra lỗi văn phạm.
- Nhấn OK.
Cách 2:
Nhắp vào biểu tượng trên thanh trạng thái chọn dòng
6.1.2. Tìm kiếm và thay thế a. Tìm kiếm (Find) a. Tìm kiếm (Find)
Khi muốn tiến hành tìm kiếm một từ hoặc cụm từ nào đó trong văn bản thì ta thực hiện như sau:
- Vào Menu Edit\Find hoặc gõ Ctrl+ F khi đó xuất hiện hộp thoại:
Chọn Find Next để tìm.
- Những từ tìm thấy sẽ được đánh dấu (bôi đen). - Chọn Find Next để tiếp tục hoặc Cancel để kết thúc.
b. Thay thế
Khi muốn thay thế một từ hoặc cụm từ nào đó trong văn bản bằng một từ hoặc cụm từ khác, ta thực hiện theo các thao tác sau:
- Vào menu Edit\Replace hoặc gõ Ctrl+ H khi đó xuất hiện hộp thoại: Gõ cụm từ cần tìm Hướng tìm kiếm Bật tắt công cụ kiểm tra chính tả Bật tắt công cụ kiểm tra lỗi văn phạm
Ẩn/ hiện lỗi chính tả Ẩn/ hiện lỗi ngữ pháp
- Chọn Find Next để tìm kiếm. - Chọn Replace để thay thế tuần tự. - Chọn Replace All thay thế tất cả. - Chọn Cancel để ngừng không thay thế.
6.2. Định nghĩa một cụm từ
6.2.1. Định nghĩa bằng Auto Text
Khi soạn thảo văn bản nhiều khi ta thường xuyên gõ đi gõ lại nhiều lần một từ hoặc một cụm từ. Để cho việc soạn thảo hiệu quả chúng ta có thể định nghĩa từ (cụm từ) đó bằng một phím tắt, khi cần sử dụng ta chỉ việc gõ phím tắt đó ra.
Thao tác thực hiện:
- Chọn cụm từ cần gõ tắt.
- Vào Insert\ Auto Text\New hoặc (Alt+ F3) ta có hộp thoại:
- Chọn OK
Từ đó ta chỉ việc gõ cụm từ gõ tắt và ấn F3 thì từ (cụm từ) trên xuất hiện.
Ví dụ: Sau khi gõ xong dòng văn bản:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
Muốn định nghĩa chúng bằng hai ký tự ch ta làm như sau: - Chọn khối văn bản trên.
- Vào Insert\ Auto Text\New hoặc (Alt+ F3) ta có hộp thoại (như trên): Gõ cụm từ thay thế là ch và chọn OK. Khi đó muốn gõ 2 dòng trên ta chỉ việc gõ ch và ấn phím F3.
Nội dung văn bản muốn tìm Cụm từ cần thay thế Thay thế tuần tự Thay thế tất cả Gõ cụm từ được thay thế
Chú ý: Nếu chọn OK mà xuất hiện hộp thoại sau, nghĩa là cụm từ thay thế đã sử dụng để thay thế cho một cụm từ nào rồi khi đó ta chọn Yes để đồng ý thay đổi.
6.2.2. Định nghĩa bằng AutoCorrect
- Chọn cụm từ cần gõ tắt.
- Vào Tools\ AutoCorrect xuất hiện hộp thoại ta làm theo chỉ dẫn hình:
- Từ đó ta chỉ việc gõ cụm từ gõ tắt và ấn phím cách thì cụm từ trên xuất hiện.
Chú ý:- Muốn huỷ cụm từ cần gõ tắt ta làm xuất hiện hộp thoại trên tìm đến cụm từ cần gõ tắt và chọn Delete.
- Khi soạn thảo văn bản chúng ta thường gặp một số lỗi Ví dụ gõ Thì → kết quả hiển thị là ThÌ hoặc gõ Nếu → kết quả hiển thị là Nìu khi đó chúng ta sẽ xử lý như sau: Vào Tools\AutoCorrect xuất hiện hộp thoại, bỏ dấu ở dòng Replace text as you type
6.3. Trộn văn bản
Ta có một mẫu giấy mời dự tổng kết với các thông tin về đại biểu là Họ và tên, tên cơ quan, chức vụ, số điện thoại... nếu điền cho 100 đại biểu thì rất lâu. Với kỹ thuật trộn thư ta có thể làm việc trên trong vòng một phút.
Để trộn được thư trước tiên ta phải chuẩn bị 2 tệp:
- Tệp tin chính: Chứa nội dung VĂN BẢN muốn ghi.
- Tập tin dữ liệu: Danh sách đại biểu cụ thể.
- Tạo một danh sách các vị đại biểu bao gồm các mục: Hovaten; Coquan; Diênthoai; Chucvu (Các chữ không có dấu và phải viết liền nhau). Sau đó đặt tên tập tin trên là Danh sach lưu trong ổ D
- Tạo một mẫu giấy mời. Sau đó đặt tên là Giay moi.
Tiến hành trộn thư theo các bước sau :
Bước 1: Vào Tools -> Letters and Maillings-> Mail Merge Bước 2: Khi đó xuất hiện vùng bên phải:
- Tại mục Step 1 of 6 chọn: Next: Starting ducument
(1)
Gõ cụm từ được thay
(2) Chọn
- Tại mục Step 2 of 6 chọn: Next: Select recipients
- Tại mục Step 3 of 6 chọn: Next: Write your letter
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại, chọn tệp danh sách đã lưu trong máy tính:
- Xuất hiện hộp thoại khác chọn Select all, sau đó chọn Ok Bước 4: Ấn chuột phải vào thanh thực đơn ngang chọn Mail Merge
- Kích vào nút chèn nội dung các cột để chèn từng trường trong danh sách vào giấy mời, nếu chưa hiển thị nội dung thì kích vào nút hiển thị nội dung, sử dụng các nút trên thanh công cụ.
6.4. In ấn tài liệu
6.4.1. Xem tài liệu trước khi in. Thao tác như sau:
- Bấm vào biểu tương Print Preview trên thanh công cụ hoặc vào File\Print Preview. Khi đó ta có tài liệu trong chế độ xem trước khi in và một thanh công cụ.
chọn để mở tệp danh sách
chèn nội dung cột Hiển thị nội dung
bản ghi trước bản ghi sau bản ghi cuối cùng bản ghi đầu tiên xuẩt nội dung ra tệp In các nội dung
Lưu ý: Muốn sửa chữa tài liệu trong chế độ xem trước khi in ta bấm vào biểu tượng sau đó đặt con trỏ vào vùng văn bản và sửa.
6.4.2. In ấn tài liệu
Cách 1: Nháy vào biểu tượng print khi đó toàn bộ nội dung của văn bản sẽ được in ra thành một bản.
Muốn in một số trang của tài liệu, hoặc in tài liệu thành nhiều bản ta làm theo cách sau:
Cách 2: Vào File\Print hoặc ấn Ctrl+ P xuất hiện hộp thoại:
- Chọn các thông số theo yêu cầu và nhấn OK để kết thúc.
Chọn máy in Số bản cần in Số trang cần in trên một tờ Kiểu giấy In từ trang …đến trang…. In trang hiện hành In tất cả Xem văn bản bằng nhiều trang. Phần trăm trang Thoát khỏi chế độ Preview Gủi lệnh in đến máy in
CHƯƠNG III: PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
BÀI 1. GIỚI THIỆU VỀ EXCEL
Microsoft Excel (gọi tắt là Excel) là một phần mềm ứng dụng (bảng tính điện tử) chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các chức năng ứng dụng tiêu biểu sau:
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
-Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê....
- Khi thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán theo số liệu mới.
1.1 Sơ lược về Excel
1.1.1. Khởi động Excel
Cách 1: .Nháy đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền
Cách 2: Vào Start chọn Program chọn
Cách 3: Kích đúp lên tập tin Excel có sẵn trong máy.
1.1.2 Thoát khỏi Excel Cách 1: Vào File\Exit Cách 1: Vào File\Exit
Cách 2: Bấm chuột vào nút (close)
Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
Nếu thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trong các văn bản đang mở mà chưa ghi vào đĩa hoặc chưa đặt tên tệp (cho đến thời điểm thoát) thì Excel sẽ thông báo.
1.1.3 Màn hình làm việc
Sau khi khởi động màn hình làm việc của Excel như sau:
a. Thanh tiêu đề. (Title Bar): Chứa tên của tệp văn bản, khi chưa đặt tên văn bản luôn có tên mặc định là Book... và có các nút sau:
b. Thực đơn ngang (menu Bar): Chứa các lệnh của Excel, mỗi lệnh ứng với một thực đơn dọc (Menu PopUp)
Thoát, có lưu trên đĩa
Thoát, không lưu trên đĩa
Trở về màn hình soạn thảo Nút thu nhỏ cực tiểu Nút hoàn nguyên. Nút đóng ứng dụng Vùng soạn thảo Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh công cụ Thanh cuốn Thanh trạng thái Thanh công thức Đường viền ngang Đường viền dọc
Thao tác để mở một thực đơn dọc:
Cách 1: Bấm chuột vào tên thực đơn dọc.
Cách 2: Ấn F10, dùng các phím mũi tên di vệt sáng đến thực đơn dọc và ấn phím Enter Cách 3: Ấn Alt + Ký tự đại diện (Ký tự gạch chân)
Chú ý: Mỗi dòng trên thực đơn dọc tương ứng với một lệnh - Các dòng in màu rõ có thể chọn được.
- Các dòng màu xám nhạt là các lệnh tạm thời không thực hiện.
- Các dòng có ghi kèm tổ hợp phím thì ta có thể chọn bằng cách bấm tổ hợp phím đó.
c. Thanh công cụ (Tools Bar): Chứa các nút lệnh. - Mỗi nút lệnh sẽ thực hiện nếu ta chọn nó.
- Khi đưa chuột đến nút lệnh thì sẽ hiện lên tên của nó.
Có rất nhiều thanh công cụ nhưng thường sử dụng 3 thanh công cụ sau.
Formating: Thanh định dạng
Standard: Thanh công cụ chuẩn.
Drawing: Thanh công cụ vẽ.
Các thanh công cụ có thể tắt (ẩn) hoặc bật (hiện) bằng cách: Cách 1: Vào View\Toolbar\ nếu là bật ngược lại là tắt
Cách 2: Bấm chuột phải vào menu ngang, nếu là bật ngược lại là tắt.
d. Thanh cuốn (Scroll bar): Xem phần bị khuất của văn bản.
Bật, tắt thanh cuốn: Vào Tools/Options/View nếu có ở trước Horizontal Scroll Bar (Thanh cuốn dọc) và Vertical Scroll Bar (Thanh cuốn ngang) thì thanh cuốn đang hiển thị, ngược lại là ẩn.
e. Thanh trạng thái (Status Bar): Dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như: NumLock, Capslock.
Có các chế độ làm việc thông thường: Ready: Sẵn sàng nhập dữ liệu.
Enter: Đang nhập dữ liệu.
Point: Đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu trong ô hiện hành.
f. Thanh công thức: Thể hiện dữ liệu của một ô
Formula Bar : Tắt
g. Vùng soạn thảo: Gồm các ô, dữ liệu nhập vào mỗi ô là độc lập.
1.2. Thao tác trên tệp tin
1.2.1. Mở tệp tin
a. Mở tệp tin mới
Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng:
Cách 2: Ấn Ctrl + N
Cách 3: Vào File\New , chọn Blank Workbook
b. Mở một tài liệu đã có trên đĩa
Cách 1: Vào File\Open
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng open
Cách 3: Ấn Ctrl + O
Xuất hiện hộp thoại:
- Tìm vị trí của tài liệu cần mở. Nhắp đúp vào tên tài liệu cần mở (vùng 1) hoặc gõ tên tài liệu cần mở vào File name và ấn Open
1.2.2 Lưu tệp tin
a. Lưu tập tin lần đầu (Đặt tên tài liệu)
Khi chưa đặt tên tài liệu sẽ có tên mặc định là Book... lúc đó ta phải đặt tên cho tài liệu theo các bước như sau:
Bước 1: Làm một trong 3 cách sau:
Cách 1: File\Save
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng save
Cách 3: Ấn Ctrl+ S
Vị trí của tập tin cần mở
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: Thực hiện các bước như trong hình.
Lưu ý: Muốn tạo một thư mục để lưu tài liệu thì ta ấn vào biểu tượng (create new folder) trên hộp thoại khi đó xuất hiện hộp
b. Lưu tập tin từ lần thứ 2 trở đi
Lưu tập tin với tên đã đặt: Thực hiện theo một trong 3 cách của bước 1 trong mục 1.
Ghi tài liệu với tên khác (đổi tên).
Bước 1: Vào File\Save as
Bước 2: Làm như bước 2 của mục 1 (Khi xuất hiện hộp thoại: Ta phải tìm vị trí lưu trữ trong Save in và gõ tên tệp vào File Name).
1.2.3. Đóng tệp tin
Cách 1: Vào File\Close
Cách 2: Bấm vào biểu tượng close (biểu tượng bên dưới góc trên bên phải)
Cách 3: Ấn Ctrl+ W
Chú ý: Trước khi đóng tài liệu muốn lưu tài liệu đó lên đĩa thì ta phải làm thao tác ghi tài liệu, nếu không máy sẽ hiện lên hội thoại.
Gõ tên thư mục\Ok
(1) Chọn vị trí lưu trữ tài liệu
(2) Gõ tên tài liệu
(3)Nhấn để lưu tài liệu
Lưu ý: Để đóng tất cả các tệp tin của chương trình Excel tin ta làm như sau: - Nhấn giữ phím Shift, vào File/Close All.
Những tập tin nào đã lưu thì Excel đóng lại. Những tập tin nào chưa được lưu thì Excel sẽ có thông báo và chờ xác nhận có lưu lại trên máy hay không.
1.3 Cấu trúc của một workbook
Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook (sổ bảng tính) và có tên mặc định là Book.XLS. Khi được đặt tên thì nó sẽ có phần mở rộng là *.XLS.
- Một sổ bảng tính được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ (các trang bảng tính). Mỗi tờ gọi là một Sheet, có tối đa 256 Sheet trong một sổ bảng tính. Mặc định tr ên mỗi sổ bảng tính luôn có 3 sheet là: Sheet 1; Sheet2, sheet 3.
1.3.1. Cấu trúc của một Sheet
Một trang bảng tính được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột:
- Đường viền ngang: (Columns Border): Ghi ký hiệu các cột từ trái sang phải: A, B, C, D...., có tối đa 256 cột
- Đường viền dọc:(Rows Border): Ghi số thứ tự hàng được đánh số từ 1 đến 65536. Có tối đa 65536 hàng.
- Giao của hàng và cột là ô (Cell): Dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách.
Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô)
Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9.
- Con trỏ ô: Là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.
Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:
: Sang trái một cột. : Sang phải một cột. : Lên một dòng. : Xuống một dòng.
Ctrl+ Home: Về ô A1.
Page Up: Lên một trang màn hình.
Page Down: Xuống một trang màn hình.
Alt+ Page Up: Sang trái một trang.
Alt+ Page Down: Sang phải một trang.
Nháy chuột vào ô để di chuyển con trỏ đến ô đó.
Vùng (Range/Block/Array/Reference): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi:
Đóng tập tin và lưu trên đĩa
Đóng và không lưu trên đĩa
Địa chỉ của ô góc trên bên trái: Địa chỉ ô góc dưới bên phải.
Ví dụ C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10
Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra. Muốn bật/tắt các đường lưới Gridline khi in: Vào lệnh Tools/Options/View, sau đó Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường lưới.
1.3.2. Một số thao tác trên Sheet a. Đổi tên Sheet a. Đổi tên Sheet
Cách 1: Kích đúp vào tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới.
Cách 2: Bấm chuột phải vào tên sheet/ Rename, sau đó nhập tên mới vào.
b. Chèn thêm một Sheet
Cách 1: Vào Insert/WorkSheet.
Cách 2: Bấm chuột phải vào bên cạnh sheet cần thêm, chọn Insert