Khi mở tài liệu ra để sửa chữa, muốn lưu lại sự thay đổi đó ta làm thao tác ghi lại bằng một trong ba cách sau:
Cách 1: Vào File\Save.
Cách 2: Bấm chuột vào biểu tượng save
Cách 3: Ấn Ctrl+ S. 2.3.3. Đổi tên cho tài liệu
Khi tài liệu đã được đặt tên, muốn đổi tên tài liệu bằng một tên khác ta thực hiệ n theo các bước sau:
Bước 1: Vào File\Save as
Bước 2: Làm như bước 2 của mục 1.
Lưu ý: Khi tài liệu được đổi tên thì tài liệu với tên cũ vẫn tồn tại trong máy, chúng ta có thể đổi tên tài liệu và đặt vào một vị trí khác.
Chúng ta có thể lưu tài liệu với phiên bản khác hoặc dạng khác như dưới dạng trang Web, tài liệu mẫu….bằng cách chọn Save as type trong hộp thoại ở mục 2.3.1.
2.4. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở
Word cho phép mở chiều tài liệu cùng một lúc. Mỗi tài liệu được thực hiện trong một cửa sổ riêng, tại một thời điểm ta chỉ làm việc được với một cửa sổ (cửa sổ hiện hành), các cửa sổ khác bị che khuất.
Thao tác di chuyển giữa các cửa sổ:
Cách 1: Vào Window nhắp chuột vào tên tài liệu cần mở.
Cách 2: Nhắp chuột vào tên tài liệu trên thanh tác vụ. Gõ tên thư mục
Bài 3. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN ĐỂ SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.1. Vấn đề Tiếng Việt
3.1.1. Mã và phông chữ Tiếng Việt
Do cách mã hoá một số ký tự đặc biệt và dấu thanh khác nhau dẫn đến có nhiều bộ phông chữ khác nhau.
3.1.2. Các bộ mã và phông chữ tiếng việt thường gặp
- Bộ mã (gõ) TCVN3: Bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, bộ phông kèm theo tương ứng với nó là ABC (những phông bắt đầu có chữ Vn(...) Ví dụ: Vn Time, Vn Time.H... Phông chữ hoa kết thúc bằng chữ H.
- Bộ mã phông VNI: Do công ty Vietnam Internatinonal (USA) phát triển, các bộ phông tương ứng thường bắt đầu có tên là VNI.(...) ví dụ VNI-Time.
- Bộ tiếng việt 16 bít TCVN 6909: Là bộ gõ theo tiêu chuẩn Unicode (chuẩn quốc gia). Bộ Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows Ví dụ: Times New Roman, Arial...
3.1.3. Giới thiệu bộ gõ VietKey
Phần mềm VietKey của tác giả Đặng Minh Tuấn (Công ty CAPIT) với hai kiểu gõ: Telex và VNI.
+ Cài đặt bộ gõ Thao tác:
- Tìm vị trí bộ cài, để mở bộ cài ra (Thường để trong một ổ đĩa lôgic Ví dụ: D\Setup\Font\VietKey).
- Nhấn đúp vào biểu tượng
- Các hộp thoại hiện ra ta chọn Next và đợi (làm theo yêu cầu nếu có).
- Cuối cùng chọn Finish để kết thúc khi đó máy tính sẽ hỏi lại bạn có muốn khởi động lại máy không.
+ Chuẩn bị bộ gõ
Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản thì việc đầu tiên chúng ta phải làm là cần có một bộ gõ (chương trình gõ tiếng việt), có thể là VietKey hoặc Unikey…., ở đây chúng ta sử dụng bộ gõ VietKey.
Thao tác khởi động bộ gõ:
Cách 1: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền.
Cách 2: Nhắp vào Start chọn biểu tượng
Khi đó giao diện chương trình hiện ra, ta thiết lập môi trường làm việc cần quan tâm đến thẻ Kiểu gõ (Input Methods) và Bảng mã (Char Sets).
Trong thẻ Bảng mã:
Chọn theo tiêu chuẩn: TCVN3 (ABC) hoặc Unicode.
Chú ý: 1. Nên dùng Unicode cho phù hợp với quy định hiện nay của chính phủ.
2. Sau khi thiết lập xong chọn để thu nhỏ chương trình thành một biểu tượng trên thanh tác vụ.
Trong quá trình soạn thảo muốn:
- Chuyển từ kiểu gõ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại: Ta bấm vào biểu tượng VietKey ở góc dưới bên phải, chọn : Tiếng việt, : Tiếng anh.
- Chuyển bảng mã: Bấm chuột phải vào biểu tượng VietKey sẽ hiện ra một bảng chọn nóng.
Quy định: Có Đang chọn.
Không có là không chọn.
+ Cách gõ tiếng việt theo kiểu Telex và VNI a. Quy tắc gõ tiếng việt theo kiểu Telex
Gõ Kết quả Gõ Được dấu
aa â s Dấu sắc
ee ê f Dấu huyền
oo ô r Dấu hỏi
aw ă x Dấu ngã
uw, w hoặc ] ư z Xoá dấu
ow hoặc [ ơ
b. Quy tắc gõ tiếng việt theo kiểu VNI
Gõ phím Kết quả Gõ phím số Kết quả
6 Dấu của mũ â, ê, ô 1 Dấu sắc
7 Dấu râu của ư và ơ 2 Dấu huyền
8 Dấu trăng của ă 3 Dấu hỏi
9 Dấu ghạch ngang của đ 4 Dấu ngã
5 Dấu nặng
0 Xoá dấu
Ở đây chúng ta sử dụng quy tắc gõ theo kiểu Texlex, các kiểu khác chỉ mang tính chất tham khảo.
3.2. Nhập nội dung
3.2.1. Một số quy tắc chung khi nhập văn bản
-Viết hoa một ký tự: Ấn Shift + Chữ cái.
-Với bộ gõ Unicode muốn viết chữ hoa ấn phím Caps Lock để bật đèn Caps Lock, muốn trở lại gõ chữ thường ấn Caps Lock một lần nữa.
-Nhập văn bản trước khi định dạng: Nhập chính xác nội dung sau đó mới tiến hành định dạng.
3.2.2. Các phím thường dùng khi soạn thảo
- Phím xoá ký tự:
(Back Space Phím bên trên phím Enter): Xoá một ký tự phía trước con trỏ.
Delete (Del): Xoá một ký tự phía sau con trỏ.
- Phím di chuyển con trỏ:
, Phím di chuyển con trỏ sang phải, trái một ký tự.
, : Phím di chuyển con trỏ lên trên, xuống dưới một dòng.
Home: Di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản.
End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản.
Page Up: Dịch chuyển con trỏ nhập lên một trang màn hình.
Page Down: Dịch chuyển con trỏ nhập xuống dưới một trang màn hình.
Ctrl + Home: Đưa con trỏ nhập về vị trí đầu tiên của văn bản (dòng đầu tiên, cột đầu tiên).
Ctrl + End: Đưa con trỏ về vị trí cuối cùng của văn bản. - ESC: Huỷ một công việc đang thực hiện.
- Tab: Viết thụt vào đầu dòng.
- Enter: Ngắt đoạn và đưa con trỏ xuống đầu dòng đoạn dưới.
- Caps Lock: Bật/ tắt chế độ chữ cái hoa.
- Num lock: Bật (tắt) các phím số bên phải, khi đèn Numlock sáng cho phép sử dụng được các phím số ngược lại thì không.
- Phím Shift + <Phím ký tự>: Viết chữ cái hoa trong trường hợp đèn CapsLock tắt. - Phím Insert: Chuyển đổi chế độ chèn/đè.
Lưu ý: 1. Chuyển con trỏ đến một trang xác định.
1. Vào Edit\ Go to hoặc ấn Ctrl + G hoặc ấn F5.
2. Gõ vào số trang trong mục: Enter page Number
3. Nhắp Next.
4. Nhắp Close để kết thúc hộp thoại.
2. Chèn thêm văn bản.
- Đưa con trỏ nhập đến nơi cần chèn.
- Gõ văn bản cần thêm.
3.2.3. Chế độ chèn (Insert) và chế độ đè (Overwrite)
Xét ví dụ: Cho văn bản: 1234566, chèn số 7 vào sau số 3 nếu - Kết quả là 12374566, chế độ chèn
- Kết quả là 1237566, chế độ ghi đè
Phím Insert là phím dùng để chuyển đổi từ chế độ chèn sang chế độ ghi đè hoặc ngược lại. Khi đang ở chế độ ghi đè thì trên thanh trang thái cụm từ OVR sẽ nổi lên.
Lưu ý: Khi soạn thảo nếu gõ một ký tự mà ký tự sau đó bị mất thì ta lưu ý đến cụm từ OVR trên thanh trạng thái.
3.2.4. Chèn thêm ký tự đặc biệt
- Những ký tự đặc biệt có trên bàn phím: (Nằm cùng ô với phím số nhưng nằm ở bên trên): Gõ bằng cách ấn shift + phím cần gõ.
- Ký tự đặc biệt không có trên bàn phím: Cách thực hiện:
Bước 1: Đưa con trỏ đến nơi cần chèn.
Bước 2: Vào Insert\Symbol khi đó xuất hiện hộp thoại:
Bước 3: Nháy chuột vào hộp Font để chọn bộ Font chứa các ký hiệu
Bước 4. Bấm chuột vào ký hiệu cần chèn chọn Insert (hoặc nhắp đúp chuột vào ký tự Chọn Font chứa các ký hiệu
cần chèn) và nhấn Close để đóng hộp thoại.
Định nghĩa một ký hiệu: Khi dùng nhiều lần một ký tự đặc biệt, để cho việc soạn thảo nhanh, chúng ta có thể định nghĩa ký tự đó bằng một tổ hợp phím.
Thao tác:
- Vào Insert\Symbol xuất hiện hộp thoại (như trên). - Chọn Shorcut Key xuất hiện hộp thoại.
- Trong Press New Shortcut Key Gõ tổ hợp phím (Thường là Ctrl + một phím nào
đó).
- Chọn Assign (2).
- Chọn Close.
- Khi đó muốn chèn ký tự trên ta chỉ cần gõ tổ hợp phím đã định nghĩa.
Lưu ý: Để bỏ tổ hợp phím đó, ta chọn tổ hợp phím trong Current keys và chọn
Remove.
3.2.5. Chỉ số mũ và chỉ số chân
Ví dụ: x2 + 5x = 1 hoặc H2SO4
Cách nhập chỉ số mũ: Cách 1:
- Ấn Ctrl +Shift + =, con trỏ nhập thu nhỏ ở chỉ số trên ta gõ ký tự cần.
- Gõ xong ấn Ctrl +Shift + =, một lần nữa để đưa con trỏ nhập về trạng thái bình thường.
Cách 2: Muốn định dạng một ký tự ở chỉ số trên ta bôi đen ký tự đó và ấn tổ hợp phím
Ctrl +Shift + =
Cách nhập chỉ số chân: Cách 1:
- Ấn Ctrl + =, con trỏ nhập thu nhỏ ở chỉ số dưới ta gõ ký tự cần.
- Gõ xong ấn Ctrl + =, một lần nữa để đưa con trỏ nhập về trạng thái bình thường.
Cách 2: Muốn định dạng một ký tự ở chỉ số dưới ta bôi đen ký tự đó và ấn tổ hợp phím Ctrl + =
3.3. Làm việc với văn bản
3.3.1. Chọn văn bản
Khi thực hiện bất kỳ một thao tác nào với văn bản như: xoá văn bản, copy, định Gõ tổ hợp phím
dạng... ta đều phải chọn chúng (bôi đen). Chúng ta có thể tiến hành bôi đen theo các nội dung sau:
Chọn một câu: Ấn Shift và nhắp đúp vào một ký tự bất kỳ của câu.
Chọn một dòng:
Cách 1: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái của dòng.
Cách 2: Ấn Shift + End
Chọn một đoạn: (Đoạn văn bản là vùng văn bản bắt đầu từ khi gõ đến khi nhấn phím Enter): Nhắp đúp chuột vào khoảng trống bên trái của dòng bất kỳ trong đoạn.
Chọn một khối: (Khối văn bản là tập hợp các ký tự) để chọn một khối chúng ta đưa con trỏ đến đầu của khối và thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Ấn Shift, đồng thời dùng các phím di chuyển con trỏ để chọn đến vị trí cuối khối.
Cách 2: Nhấp và rê chuột đến vị trí cuối của khối.
Cách 3: Giữ Shift, đưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nhắp chuột trái.
Chú ý: 1. Chọn toàn bộ văn bản: Ấn Ctrl+ A
2. Chọn một khối văn bản có hình chữ nhật bất kỳ
- Đặt con trỏ tại vị trí phía trên bên trái. - Bấm Ctrl+ Shift+ F8
- Di chuột tạo hình chữ nhật của khối cần chọn. Hoặc - Đặt con trỏ tại vị trí phía trên bên trái
- Ấn Shift + Alt + Di chuột để chọn.
3. Một khối văn bản khi được chọn thì khả năng nó vô tình bị xoá là rất cao khi đó ta khôi phục lại văn bản vừa xoá bằng cách ấn Ctrl + Z hoặc nhấp chuột vào nút Undo
3.3.2. Huỷ bỏ thao tác chọn văn bản
Khi văn bản đã được chọn để hủy bỏ chọn văn bản (bỏ bôi đen) ta làm như sau:
Cách 1: Nhắp chuột vào vị trí bất kỳ trên vùng soạn thảo.
Cách 2: Ấn vào một trong các phím mũi tên.
3.3.3. Các thao tác biên tập văn bản a. Copy một văn bản a. Copy một văn bản
Bước 1: Chọn nội dung văn bản muốn Copy.
Bước 2: Thực hiện một trong các cách sau để đưa nội dung đã chọn vào bộ đệm:
Vào Edit\Copy
Ấn Ctrl+ C
Nháy chuột vào biểu tượng copy:
Nhấn chuột phải chọn Copy
Bước 3: Chuyển con trỏ đến vị trí mới.
Bước 4: Thực hiện lệnh dán bằng một trong các cách sau:
Ấn Ctrl +V
Nháy vào biểu tượng paste:
Nhấn chuột phải chọn Paste
Lưu ý: Một nội dung khi đã đưa vào bộ đệm thì chúng ta có thể dán ra (paste) nhiều lần cho đến khi nào đưa một nội dung khác vào bộ đệm.
b. Di chuyển một văn bản
Bước 1: Chọn nội dung văn bản muốn di chuyển.
Bước 2: Thực hiện một trong các cách sau để chuyển nội dung văn bản đã chọn vào bộ đệm:
Vào Edit\Cut
Ấn Ctrl+ X
Nháy chuột vào biểu tượng cut:
Nhấn chuột phải chọn Cut Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí mới.
Bước 4: Thực hiện lệnh dán bằng một trong các cách sau:
Vào Edit\Paste
Ấn Ctrl +V
Nháy vào biểu tượng paste:
Nhấn chuột phải chọn Paste
c. Xoá một nội dung văn bản.
Cách 1: - Chọn nội dung văn bản muốn xoá.
- Nhấn phím Delete hoặc vào Edit\Clear, chọn
Cách 2:
Bước 1: Chọn nội dung văn bản muốn xoá.
Bước 2: Thực hiện một trong các cách sau:
Vào Edit\Cut
Ấn Ctrl+ X
Nháy chuột vào biểu tượng:
Nhấn chuột phải chọn Cut
Lưu ý: Cách 1 xoá hẳn nội dung văn bản, cách 2 xoá đưa vào bộ đệm nếu cần ta có thể dán nó ra.
3.3.4 . Sử dụng Undo\Redo (khôi phục lại một thao tác)
Trong soạn thảo văn bản không may thực hiện nhầm một thao tác nào đó, chúng ta có thể khôi phục lại thao tác này bằng cách sử dụng chức năng Undo
Undo: Trả lại nội dung của trạng thái trước đó.
Xóa định dạng Xóa toàn bộ
Redo: Trả lại nội dung của trạng thái trước khi thực hiện Undo. Cách thực hiện:
Lưu ý: Để khôi phục lại trạng thái trước ta có thể ấn Ctrl+ Z.
3.4. Chỉnh sửa các thông số cơ bản của màn hình
3.4.1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang
Word cung cấp 4 chế độ hiển thị trang:
Normal: Kiểu hiển thị dành cho việc nhập nhanh dữ liệu, ngắt trang là một đường thẳng.
Web Layout: Hiển thị tài liệu như dạng trang Web, không có ngắt trang.
Print Layout: Hiển thị tài liệu theo khuôn dạng trang giấy: Phân biệt rõ lề và phần văn bản đây là kiểu hiển thị thường dùng.
Outline: Hiển thị tài liệu theo dạng tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ.
Reading Layout: Hiển thị tài liệu như trang sách có hai mặt Cách thực hiện:
Cách 1: Vào View chọn cách hiển thị cần.
Cách 2: Chọn một trong bốn biểu tượng ở góc dưới bên trái màn hình soạn thảo.
3.4.2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ màn hình
Chức năng này cho phép phóng to hoặc thu nhỏ khung nhìn:
- Tăng hoặc giảm khung nhìn không làm thay đổi kích thước từng ký tự trên tài liệu khi in ấn.
- Thu nhỏ trang soạn thảo để có thể xem được nhiều trang tài liệu trên một màn hình.
Undo Redo 5 chế độ hiển thị Normal Web Layout Print Layout Outline Reading Layout
Thao tác:
Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng Zoom và chọn % trong khung nhìn, hoặc gõ phần trăm khung nhìn vào đó.
Cách 2: Vào View/Zoom xuất hiện hộp thoại:
3.4.3. Thay đổi thông tin người tạo tệp
Khi soạn thảo văn bản ta có thể ghi thông tin của người tạo ra văn bản đó bằng cách: Vào Tools\Option\User Information xuất hiện hộp thoại:
Bài 4: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 4.1. Định dạng ký tự
4.1.1. Định dạng phông chữ
Cách 1: - Chọn khối văn bản cần định dạng.
- Bấm chuột vào mũi tên của biểu tượng Font
Cách 2:- Chọn khối cần định dạng. - Ấn Ctrl + Shift + F
- Khi đó mẫu chữ hiện tại có màu xanh.
- Dùng các phím: , để di chuyển đến mẫu chữ cần chọn. - Ấn Enter để kết thúc.
Lưu ý: Cần chọn các font chữ tương ứng với bộ gõ mà chúng ta sử dụng. Chọn Font chữ cần Chọn % khung nhìn Tên người dùng Địa chỉ
4.1.2. Định dạng cỡ chữ (point size) Cách 1: - Chọn khối văn bản cần định dạng. Cách 1: - Chọn khối văn bản cần định dạng.
- Nháy chuột vào mũi tên của biểu tượng Font size
Cách 2:- Chọn khối văn bản cần định dạng. - Ấn Ctrl + Shift + P
- Khi đó cỡ chữ hiện tại có màu xanh.
- Dùng các phím: , để di chuyển đến cỡ chữ cần chọn.