4.2.1 Doanh thu bán vé
4.2.1.1 Phương thức bán hàng
Các khoản doanh thu bán vé và doanh thu hoạt động tài chính được ghi nhận theo thực tế phát sinh.
Do đặc trưng của công ty xổ số kiến thiết là chủ yếu bán hàng thông qua đại lý nên công ty TNHH MTV xổ số kiến thiết Hậu Giang sẽ tiến hành xuất giao vé số cho các đại lý trước thời hạn xổ số một tuần (thứ 7 hàng tuần) và giá trị lượng vé số này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi lượng vé này được tiêu thụ. Vào thứ 7 hàng tuần, sau khi tiêu thụ vé ra thị trường, các đại lý xác định đúng lượng vé tiêu thụ thực tế và báo cáo về công ty trước giờ quay số mở thưởng. Dựa vào báo cáo của các đại lý, công ty tiến hành lập hóa đơn GTGT phản ánh doanh thu vé số đã tiêu thụ và ghi nhận nợ đại lý tiền vé số, đồng thời xác định khoản hoa hồng phải trả cho đại lý tính trên giá của số lượng vé tiêu thụ được. Khoản hoa hồng này được công ty hạch toán vào chi phí phát hành xổ số. Vào ngày xuất giao vé kế tiếp (thứ bảy tuần tiếp theo), nhân viên của công ty sẽ giao hóa đơn GTGT cho các đại lý và tiến hành thu tiền.
Doanh thu bán vé còn bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt nên phải được cấn trừ ra để tính doanh thu thuần và phải nộp khoản này cho Ngân sách Nhà nước.
44
4.2.1.2 Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
-Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 5111 – Doanh thu xổ số
-Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Chứng từ ghi sổ, bảng kê hóa đơn, các chứng từ khác có liên quan.
-Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phát sinh TK 5111, Sổ Cái TK 511.
4.2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 06/2013
Ghi chú:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Kiểm tra, đối chiếu :
Hình 4.2 Hạch toán doanh thu bán vé xổ số
Trước giờ quay số mở thưởng thứ 7 hàng tuần, khi xác định đúng lượng tiêu thụ vé thực tế từ các đại lý báo về thông qua bảng kê hóa đơn của vé số bán ra trong kỳ, kế toán công nợ đại lý tiến hành lập hóa đơn GTGT. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán công nợ đại lý tiến hành lập Chứng từ ghi sổ phản ánh doanh thu bán vé số đã xác định là tiêu thụ bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái các TK có liên quan
Chứng từ ghi sổ 5111, 1311,… Sổ chi tiết TK
Sổ Cái TK 511, 131,… Hóa đơn GTGT Bảng kê hóa đơn
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 5111, 1311,… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
45
như TK 511, 131,.... Hóa đơn GTGT sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ chi tiết TK 5111, 1311,...
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết sẽ được ghi chép, phân loại và lưu trữ tại phòng riêng để bảo quản.
Nghiệp vụ minh họa:
Ngày 29/06/2013, căn cứ vào báo cáo tiêu thụ vé từ phòng kinh doanh, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0119015, đồng thời ghi nợ đại lý Minh Ngọc tiền vé số số tiền 62.728 nghìn đồng (chưa thuế GTGT) .
Nợ TK 1311 69.001
Có TK 5111 62.728
Có TK 3331 6.273
Dựa vào hóa đơn GTGT số 0119015 (phụ lục trang 93), kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ số DTBV001 (phụ lục trang 94) phản ánh doanh thu bán vé số đã xác định là tiêu thụ bao gồm thuế TTĐB, sau đó kế toán ghi lên Sổ chi tiết TK 5111 (phụ lục trang 95) và Sổ chi tiết TK 1311. Dựa vào Chứng từ ghi sổ số DTBV001, kế toán ghi vào Sổ Cái TK 511(phụ lục trang 96) và Sổ Cái TK 131. Hóa đơn GTGT số 0119015 sẽ được giao cho đại lý Minh Ngọc vào ngày giao vé tiếp theo (06/07/2013) và tiến hành thu tiền.
Cuối tháng (30/06/2013), kế toán tổng hợp số liệu trên Sổ Cái và kết chuyển
sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Trong tháng 06/2013 tổng doanh thu bán hàng của công ty là 97.404.418 nghìn đồng, sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu là thuế TTĐB 15% số tiền 12.704.924 nghìn đồng thì doanh thu thuần về bán hàng của công ty là 84.699.494 nghìn đồng.
Nợ TK 511 84.699.494
46
4.2.2 Chi phí kinh doanh
4.2.2.1 Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Đối với chi phí trả thưởng
-Tài khoản sử dụng: TK 6251 – Chi phí trả thưởng xổ số truyển thống
-Chứng từ sử dụng: phiếu chi, Chứng từ ghi sổ
-Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phát sinh TK 6251, Sổ Cái TK 625.
Đối với chi phí trực tiếp phát hành xổ số
-Tài khoản sử dụng: TK 626 – Chi phí trực tiếp phát hành xổ số
Các tài khoản cấp hai:
6261 – Chi phí cho các đại lý
6262 – Chi phí quay số mở thưởng, giám sát 6263 – Chi phí chống số đề
6264 – Chi phí dự phòng rủi ro trả thưởng 6265 – Chi phí về vé xổ số
6266 – Chi phí thông tin kết quả mở thưởng
6267 – Chi phí đóng góp cho Hội đồng xổ số trong khu vực 6268 – Chi phí trực tiếp phát hành khác
-Chứng từ sử dụng: phiếu xuất kho, phiếu chi, Chứng từ ghi sổ
-Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phát sinh TK 6261, 6262, 6263, 6265, 6264, 6266, 6267, 6268, Sổ Cái TK 626.
4.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 06/2013
Đối với chi phí trả thưởng
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán viên tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái các TK có liên quan như TK 6251, 1111,.... Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ chi tiết TK 6251, 1111,…
47
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết sẽ được ghi chép, phân loại và lưu trữ tại phòng riêng để bảo quản.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Kiểm tra, đối chiếu :
Hình 4.3 Hạch toán chi phí trả thưởng Nghiệp vụ minh họa:
Ngày 02/06/2013, dựa vào phiếu chi số CHTM042, thủ quỹ trả thưởng vé
trúng cho khách hàng Lê Thanh Nhàn số tiền 60.000 nghìn đồng.
Nợ TK 6251 60.000
Có TK 1111 60.000
Chứng từ ghi sổ 6251, 1111,… Sổ chi tiết TK
Sổ Cái TK 6251,1111,…
Phiếu chi
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 6251, 1111,… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
48
Sau khi làm thủ tục kiểm tra kỹ thuật tờ vé trúng, phòng trả thưởng lập phiếu trả thưởng giao cho phòng kế toán, kế toán chi trả thưởng nhận được phiếu trả thưởng tiến hành lập phiếu chi CHTM042 (phụ lục trang 97) để giao cho thủ quỹ chi trả thưởng. Dựa vào phiếu chi CHTM042, kế toán chi trả thưởng tiến hành lập Chứng từ ghi sổ số CPTT001 (phụ lục trang 98) và ghi lên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Phiếu chi CHTM042 sau khi làm căn cứ Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ chi tiết TK 6251 (phụ lục trang 99) và Sổ chi tiết TK 1111. Dựa vào Chứng từ ghi sổ số CPTT001 kế toán ghi vào Sổ Cái TK 625 (phụ lục trang 100) và Sổ Cái TK 111.
Khi kế toán chi trả thưởng làm thủ tục trả thưởng cho khách hàng thì đồng thời kế toán theo dõi các loại thuế tiến hành lập phiếu thu để thu tiền thuế thu nhập cá nhân (nếu có) nếu nhận thưởng bằng tiền mặt hoặc trừ vào số tiền trả thưởng nếu chuyển khoản qua ngân hàng.
Các nghiệp vụ phát sinh khác trong tháng 06/2013:
Ngày 02/06/2013, chuyển khoản vé trúng cho khách hàng theo giấy báo Nợ số
002602 của ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam số tiền 2.600.000 nghìn đồng.
Nợ TK 6251 2.600.000
Có TK 1121 2.600.000
Ngày 02/06/2013, kế toán ghi nhận kết chuyển vé trả thưởng (trả thưởng vé trúng qua đại lý giảm khoản phải thu đại lý) số tiền 35.716.800 nghìn đồng.
Nợ TK 6251 35.716.800
Có TK 1311 35.716.800
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên Sổ Cái và kết chuyển sang TK 911
để xác định kết quả kinh doanh. Trong tháng 06/2013 tổng chi phí trả thưởng của công ty là 47.643.000 nghìn đồng.
Nợ TK 911 47.643.000
Có TK 6251 47.643.000
Đối với chi phí trực tiếp phát hành xổ số
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán viên tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái các TK có liên quan như TK 626, 158,.... Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ chi tiết TK 6261, 6262,…
49
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết sẽ được ghi chép, phân loại và lưu trữ tại phòng riêng để bảo quản.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Kiểm tra, đối chiếu :
Hình 4.4 Hạch toán chi phí trực tiếp phát hành xổ số Nghiệp vụ minh họa:
Ngày 22/06/2013, xuất kho vé giao cho đại lý Minh Ngọc theo phiếu xuất kho
số 006856 (phụ lục trang 101) giá trị 124.400 nghìn đồng.
Nợ TK 6265 124.400
Có TK 1581 124.400
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 6261,6262,…
Sổ Cái TK 626, 158,… Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 6261, 6262,… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
50
Kế toán dựa vào lượng vé đại lý yêu cầu mà lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho thủ kho. Thủ kho nhận phiếu xuất kho và tiến hành xuất vé giao cho đại lý. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số vé xuất kho giao cho đại lý ghi vào Sổ chi tiết TK 6265 (phụ lục trang 103) và Sổ chi tiết TK 1581 để phản ánh giá trị thực tế vé xổ số xuất cho đại lý. Sau đó, dựa vào phiếu xuất kho số 006856, kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ số CPXS009 (phụ lục trang 102) và ghi lên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Dựa vào Chứng từ ghi sổ số CPXS009, kế toán ghi vào Sổ Cái TK 626 (phụ lục trang 104) và Sổ Cái TK 158.
Các nghiệp vụ phát sinh khác trong tháng 06/2013:
Ngày 01/06/2013, kế toán chi tiền dịch vụ bảo vệ công ty 18.000 nghìn đồng
theo hóa đơn GTGT số 0001695.
Nợ TK 6262 18.000
Có TK 1111 18.000
Ngày 29/06/2013, kế toán tiến hành ghi giảm công nợ đại lý tiền hoa hồng số
tiền 1.517.528 nghìn đồng.
Nợ TK 6261 1.517.528
Có TK 1311 1.517.528
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên Sổ Cái và kết chuyển sang TK 911
để xác định kết quả kinh doanh. Trong tháng 06/2013 tổng chi phí trực tiếp phát hành xổ số của công ty là 18.760.458 nghìn đồng.
Nợ TK 911 18.760.458
Có TK 626 18.760.458
4.2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.2.3.1 Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
-Công ty sử dụng tài khoản này để hạch toán vào các khoản: chi phí quảng cáo,
chi phí tuyên truyền, chi phí quản lý bộ máy, chi phí tiếp khách,...
-Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản cấp hai:
6421 – Chi phí nhân viên quản lý 6422 – Chi phí vật liệu quản lý
51 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 – Thuế, phí và lệ phí 6426 – Chi phí dự phòng
6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 – Chi phí bằng tiền khác
- Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, phiếu chi, bảng lương, bảng phân bổ khấu
hao TSCĐ,...
- Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phát sinh TK 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 và Sổ Cái TK 642.
4.2.3.2 Trình tự luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ tiêu biểu tháng 06/2013
Ghi chú:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Kiểm tra, đối chiếu :
Hình 4.5 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 6421,6422,…
Sổ Cái TK 642, 111,… Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 6421, 6422,… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
52
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán viên tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái các TK có liên quan như TK 642, 111,.... Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ chi tiết TK 6421, 6422,… Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết sẽ được ghi chép, phân loại và lưu trữ tại phòng riêng để bảo quản.
Nghiệp vụ minh họa:
Ngày 08/06/2013, dựa vào hóa đơn số 002714 (phụ lục trang 105) của công ty
TNHH Thiên Trang, công ty thanh toán tiền cắt decal quảng cáo 154.000 nghìn đồng.
Nợ TK 6422 154.000
Có TK 1111 154.000
Dựa vào hóa đơn số 002714, kế toán tiến hành lập phiếu chi số CHTM045 (phụ lục trang 106). Sau đó, dựa vào phiếu chi số CHTM045, kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ số CPQL002 (phụ lục trang 107) và ghi lên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.