3.2.1 Chức năng
Tổ chức quản lý việc in ấn, phát hành, quay số mở thưởng và trả thưởng vé số kiến thiết Hậu Giang theo đúng quy định, chính sách và chế độ của Bộ tài chính.
Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm trên cơ sở kế hoạch do Bộ tài chính giao, thực hiện kế hoạch phát hành và tiêu thụ vé sát yêu cầu thị trường thực hiện đúng chế độ hạch toán trên báo cáo tài chính.
3.2.2 Nhiệm vụ
Tổ chức mạng lưới đại lý vé số kiến thiết theo quy chế của Bộ tài chính kết hợp cùng các ngành, các cấp có liên quan đấu tranh chống tệ nạn cờ bạc số đề và các tiêu cực trong hoạt động sổ xố kiến thiết.
Trực tiếp kí kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị và cá nhân để thực hiện việc in ấn vé số, cung cấp vật tư, hàng hóa, các phương tiện vận chuyển,... đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả đúng chế độ trong hợp đồng.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Chủ sở hữu công ty là Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang. Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau:
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty Chủ tịch công ty
Giám đốc công ty
Kiểm soát viên
Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán, tài vụ Phòng trả thưởng Phòng tổ chức hành chính UBND tỉnh Hậu Giang
30
3.3.1 Ban lãnh đạo công ty
Chủ tịch công ty và kiểm soát viên do chủ sở hữu bổ nhiệm và chủ tịch công ty là người được ủy quyền đại diện cho chủ sở hữu.
Giám đốc, các phó giám đốc và kế toán trưởng công ty do chủ tịch công ty bổ nhiệm có thời hạn.
Các trưởng, phó phòng ban trực thuộc công ty do giám đốc bổ nhiệm có thời hạn.
Các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu cho chủ tịch và giám đốc công ty trong tổ chức điều hành.
Kế toán trưởng là người tổ chức và chịu trách nhiệm trực tiếp phòng kế toán - tài vụ, thực thi quyền tự chủ về tài chính công ty, chịu trách nhiệm với cấp trên trong việc chấp hành nghiêm chỉnh các thể lệ, chế độ tài chính của Nhà nước.
3.3.2 Phòng kinh doanh
Xây dựng kế hoạch phát hành vé số hàng tuần, tháng, quý dựa vào nhu cầu thị trường, thông qua mạng lưới đại lý, lập bảng kế hoạch phát hành vé đảm bảo cân đối giữa lượng cung và cầu.
Tìm hiểu thị trường, thị hiếu của khách hàng, lập kế hoạch cung ứng vật tư, quan hệ hợp đồng kinh tế với các cơ quan, tổ chức về in ấn, cung cấp vật tư tuyên truyền quảng cáo.
Tổ chức nhận vé hoàn trả, vé bán không hết, thanh hủy trước giờ xổ số. Xác định số vé tiêu thụ hàng kỳ đại lý, cuối tháng kiểm tra kho vé thực tế đối chiếu với sổ sách kế toán.
3.3.3 Phòng kế toán, tài vụ
Thực hiện chức năng kế toán, tổ chức bộ máy và chịu trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán đúng quy định của Bộ tài chính đã ban hành riêng cho ngành xổ số kiến thiết.
Bộ phận kế toán: Lập kế hoạch thu, chi hàng tháng, quý, năm. Theo dõi, kiểm tra, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời, chính xác, tổng hợp và lập báo cáo hàng tháng. Hướng dẫn, kiểm tra đại lý đúng quy định về mua bán vé số.
Bộ phận tài vụ: Thực hiện thu, chi tiền mặt của đại lý và chi trả thưởng cho khách hàng, đảm bảo đầy đủ và chính xác. Theo dõi ghi chép sổ sách rõ ràng, cuối ngày đối chiếu quỹ tiền mặt với sổ sách kế toán.
31
3.3.4 Phòng tổ chức hành chính
Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên thực hiện công tác kế hoạch kinh doanh, phục vụ công tác tài chính toàn công ty. Phòng chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty mọi hoạt động đã được phân công.
Về công tác tổ chức hành chính: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Quản lý hồ sơ nhân sự cán bộ, công nhân viên, theo dõi biến động lương, đề nghị bậc lương đúng theo thời gian.
-Theo dõi ngày công lao động, quản lý việc nghỉ phép của cán bộ, công
nhân viên.
-Tổ chức quay số, mở thưởng hàng tuần.
-Quản lý công văn, lưu trữ hồ sơ tài liệu.
-Tổ chức phương tiện, điều kiện làm việc như: xe cộ, văn phòng phẩm,
TSCĐ,... đảm bảo công tác bảo vệ an toàn tuyệt đối cơ quan.
3.3.5 Phòng trả thưởng
Nhận vé số trúng thưởng của khách hàng và đại lý, đối chiếu kiểm tra kỹ thuật tờ vé trúng. Kiểm xong, tờ vé được chuyển qua bộ phận so cùi và phải đúng với kết quả quay số, khớp dấu giáp lai, đúng quy cách, bộ phận này phải bảo quản và lưu giữ cùi vé số theo đúng quy định đã đề ra. Sau đó phòng trả thưởng căn cứ vào lô trúng của tờ vé sẽ đề nghị bộ phận kế toán chi tiền mặt hoặc chuyển khoản theo yêu cầu của khách hàng.
Mở sổ sách theo dõi giá trị đã trả thưởng và lượng vé đã quyết toán để đảm bảo chính xác giữa sổ sách và thực tế tiền vé.
3.4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.4.1 Hình thức kế toán tại công ty 3.4.1 Hình thức kế toán tại công ty
Công ty hiện đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng
32
số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng, định kỳ:
- Quan hệ đối chiếu:
Hình 3.2 Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
3.4.2 Chế độ kế toán vận dụng
-Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 kết thúc vào 31/12.
-Kỳ kế toán tính theo năm.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng CĐ số phát sinh Thẻ sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
33 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ (Việt Nam đồng).
-Chế độ kế toán vận dụng: theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC và TT 168/2009/TT-BTC.
-Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.
-Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: theo phương pháp bình quân gia
quyền.
-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
-Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp giá thực tế đích danh.
3.4.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty áp dụng theo TT 168/2009/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định công tác hạch toán kế toán dành riêng cho các công ty xổ số kiến thiết.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách hợp lý phục vụ tốt công tác kế toán cho đơn vị. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng và nhiệm vụ:
Kế toán trưởng: Phụ trách quản lý chung về tài chính của công ty, thực hiện theo sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty đồng thời:
Lập kế hoạch về tài chính, tiền lương, các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Lập hợp đồng kinh tế và các báo cáo liên quan đến tài chính của công ty. Lập kế hoạch thu tiền vé đại lý theo báo cáo tiêu thụ, theo dõi chung tình hình công nợ, thế chấp, hợp đồng kinh tế. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ, CCDC và vé Kế toán công nợ, tiền lương Kế toán thu chi, trả thưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
34
Kế toán tổng hợp:
Lập chứng từ ghi sổ và đối chiếu hàng ngày với các phần hành.
Định kỳ hàng tháng lập biên bản kiểm tra vé số trúng thưởng đã thanh toán và vé trúng hết hạn lưu trữ trình Hội đồng xổ số xử lý theo quy định.
Ngày 20 mỗi tháng lên quyết toán tính gí gốc vé, tập hợp báo cáo kho vé, kho công cụ dụng cụ và tài sản cố định. Từ ngày 01 đến ngày 10 mỗi tháng, chuẩn bị lập các báo cáo để lên quyết toán tài chính, thuế và các báo cáo có liên quan đúng thời hạn.
Báo cáo nhanh kết quả kinh doanh về sở tài chính trước ngày 10 mỗi tháng, chịu trách nhiệm kiểm tra thường xuyên kho chứng từ và đảm bảo tuyệt đối lưu trữ an toàn theo quy định.
Kế toán TSCĐ, công cụ dụng cụ và vé:
Mở sổ theo dõi chi tiết TSCĐ, CCDC, vé, theo dõi và lập phiếu nhập xuất văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và vé.
Theo dõi và lập phiếu thanh toán tiền in vé, mua công cụ dụng cụ và TSCĐ.
Hàng tháng đối chiếu với công ty in Cần Thơ để lên quyết toán, lập chứng từ ghi sổ, báo cáo kho vé và kho công cụ dụng cụ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng.
Định kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp về số lượng vé lưu trữ, công cụ dụng cụ và TSCĐ theo quy định.
Kế toán công nợ, tiền lương:
Căn cứ báo cáo tiêu thụ phòng kinh doanh giao, kế toán công nợ và tiền lương lập phiếu thu tiền vé, thu tiền thế chấp và báo cáo công nợ. Ngày 10 hàng tháng chi tạm ứng lương và ngày 28 chi lương cho cán bộ công nhân viên.
Định kỳ đối chiếu công nợ với kế toán tổng hợp, cuối tháng lập báo cáo công nợ đại lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Cuối năm gửi bảng đối chiếu công nợ cho từng đại lý để xác nhận nợ theo quy định.
Kế toán thu chi và trả thưởng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ vào phiếu đề nghị trả thưởng, lập phiếu trả thưởng, phiếu thu thuế thu nhập người trúng thưởng và ghi vào sổ chi tiết để theo dõi.
35
Lập phiếu thu chi và vào sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và theo dõi hàng ngày. Cuối ngày, đối chiếu số phát sinh, tồn quỹ với thủ quỹ và kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt tại quỹ, thực hiện chức năng thu chi theo đúng quy định. Nộp ngay giấy nộp tiền khi nộp tiền vào ngân hàng và các phiếu tiết kiệm cho lãnh đạo phòng cất giữ theo quy định.
Cuối ngày báo cáo nhanh số tiền tồn quỹ cho lãnh đạo phòng kế toán. Chín giờ sáng hôm sau, sau khi đối chiếu với kế toán thu chi thì báo cáo tồn quỹ thực tế cho lãnh đạo công ty. Trình Ban giám đốc hoặc lãnh đạo phòng theo quy định ký niêm phong kho quỹ và khi mở niêm phong vào sáng hôm sau.
3.5 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012 2012
Sau 4 năm hoạt động theo chế độ kế toán mới dành riêng cho lĩnh vực xổ số theo TT 168/2009/TT-BTC công ty đã đạt được một số thành công nhất định đưa công ty ngày càng phát triển đi lên.
Kết quả kinh doanh của công ty rất được quan tâm không chỉ vì công ty hoạt động trên cơ sở sử dụng vốn của Nhà nước mà còn vì lĩnh vực hoạt động của công ty rất đặc biệt và mỗi tỉnh thành phố thường chỉ có một công ty mà thôi. Và dưới đây là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua ba năm 2010, 2011 và 2012 cho chúng ta có cái nhìn khái quát về tình hình hoạt động của công ty như thế nào.
36
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010 đến năm 2012
ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Số tiền % Số tiền % 1. Doanh thu 674.139 790.559 920.303 116.420 17,27 129.744 16,41
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 87.931 103.083 119.981 15.152 17,23 16.898 16,39
3. Doanh thu thuần 586.208 687.475 800.322 101.267 17,28 112.847 16,42
4. Chi phí kinh doanh 480.142 589.693 678.136 109.551 22,82 88.443 14,9
5. Lợi nhuận gộp 106.066 97.782 122.186 (8.284) (7,81) 24.404 24,96
6. Doanh thu hoạt động tài chính 1.643 1.137 1.325 (506) (30,8) 188 16,54
7. Chi phí tài chính - 704 70 704 - (634) (90,06)
8. Chi phí bán hàng - - - -
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 23.712 27.975 35.182 4.263 17,98 7.207 25,76
10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 83.997 70.240 88.259 (13.757) (16,38) 18.019 25,65
11.Thu nhập khác 181 8.573 105 8.392 4.636,46 (8.468) (98,78)
12.Chi phí khác - 48 47 48 - (1) (2,08)
13.Lợi nhuận khác 181 8.525 58 8.344 4.609,95 (8.467) (99,32)
14.Lợi nhuận trước thuế 84.178 78.765 88.317 (5.413) (6,43) 8.552 12,13
15.Thuế TNDN hiện hành 21.045 19.691 22.079 (1.353) (6,43) 2.388 12,13
16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại - 290 - - - - -
17.Lợi nhuận sau thuế 63.134 58.784 66.238 (4.350) (6,89) 7.454 12,68
37
Hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010 – 2012 có nhiều biến động theo xu hướng tích cực: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu bán hàng và doanh thu thuần tăng đều qua ba năm do công ty đã đẩy mạnh mở rộng hệ thống đại lý vé số và áp dụng tốt chính sách khen thưởng đối với các đại lý nên lượng vé tiêu thụ tăng lên làm cho doanh thu bán hàng và doanh thu thuần tăng lên. Trong khi đó, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác tăng giảm không đều.
Chi phí kinh doanh và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh qua các năm và có tốc độ tăng nhanh hơn doanh thu, trong khi đó chi phí tài chính và chi phí khác giảm nhưng không đáng kể. Chi phí kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí. Do công ty áp dụng cơ cấu giải thưởng mới vào cuối năm 2011 và giá cả của các yếu tố đầu vào tăng lên làm cho chi phí kinh doanh tăng lên qua ba năm và mức tăng cao nhất là vào năm 2011. Bên cạnh đó, do công ty đẩy mạnh việc mở rộng thị trường nên hầu như chi phí điện thoại, điện nước, chi phí tiếp khách, chi phí công tác, lương nhân viên,.... tăng lên kéo theo sự gia tăng của chi phí quản lý doanh nghiệp.
Lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế có xu hướng tăng qua ba năm. Trong điều kiện tình hình kinh tế khó khăn nhưng doanh thu tăng là một điều đáng mừng. Tuy nhiên các khoản mục chi phí đều tăng đáng kể (trừ chi phí tài chính và chi phí khác giảm nhưng không đáng kể), đặc biệt là chi phí kinh doanh điều này đã làm cho lợi nhuận giảm xuống năm 2011. Sang năm 2012, tình hình lạm phát trong nước ổn định cùng với công ty thực hiện chính sách tiết kiệm nên chi phí không tăng cao làm cho lợi nhuận tăng lên. Biểu đồ dưới đây giúp ta có cái nhìn tổng quan hơn về tình