. Khả năng chi trả lãi vay
tổng các khoản phải trả Hệ số nợ phải trả =
3.1 Lý do và yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán
Nói đến cơ chế thị trường là điều đầu tiên không thể không đề cập đến là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa các chủ thể
phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Hoạt động theo cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế cũng luôn biến đổi không ngừng cho phù hợp với tình hình thực tế. Từ những hình thức thanh toán giản đơn như hàng đổi hàng phát triển cho đến ngày nay và đã có rất nhiều phương thức thanh toán như phương thức thanh toán trực tiếp, phương thức thanh toán chuyển khoản, phương thức thanh toán bằng L/C. Hoạt động thanh toán là bộ phận không thể thiếu được trong guồng máy hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nếu hoạt động thanh toán thực hiện không hiệu quả có thể ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, gây ứ đọng vốn hoặc hơn nữa có thể dẫn đến tình trạng bị chiếm dụng vốn,giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tham gia vào nền kinh tế thị trường nghĩa là chấp nhận qui luật cạnh tranh . Để tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong thị trường thì các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm công tác thanh toán và quản lý các khoản công nợ, khả năng thanh toán để nhằm làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của công ty TNHH thương mại và thiết bị văn phòng Việt Nhật.
Vì vậy việc tổ chức và thực hiện các quan hệ thanh toán như thế nào để đảm bảo và hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ tồn đọng, thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán và tốc độ luân chuyển vốn là một vấn đề thu hút sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và những người làm công tác kế toán.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật thông tin ngày càng phát triển, yêu cầu của nền kinh thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp cần thu nhận xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, kịp thời.
Trước những đòi hỏi đó, công ty TNHH thương mại và thiết bị văn phòng Việt Nhậtđã sớm ứng dụng máy vi tính vào việc thu nhận, xử lý thông tin trong công tác kế toán, tuy nhiên để ứng dụng máy vi tính cho hoàn chỉnh và đồng bộ phát huy cao hiệu quả thì cần phải hoàn thiện nó.
Vị trí, vai trò của máy tính trong công tác kế toán rất quan trọng. Chức năng của máy vi tính trong công việc kế toán rất quan trọng là :
* Là công cụ( phương tiện) tính toán: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều đòi hỏi việc tính toán tổng hợp phải nhanh, chính xác, máy tính sẽ giúp cán bộ kế toán, tổng hợp số liệu nhanh chóng làm giảm bớt công việc của người kế toán.
* Lưu trữ cơ sở dữ liệu, bộ nhớ trong (Ram) của máy vi tính rất lớn, có thể cùng một lúc nhớ và xử lý rất nhiều thông tin. Thêm vào đó bộ nhớ ngoài của máy( đĩa mềm, đĩa cứng, băng từ tape, đĩa CD-Rom….) có thể xử lý và lưu trữ các thông tin, dữ liệu cần thiết với khối lượng lớn.
* Thực hiện in, soạn thảo văn bản.biểu bảng: máy tính cũng là phương tiện để soạn thảo và in các tài liệu, biểu số, sổ báo cáo kế toán theo yêu cầu của cán bộ kế toán.
Với các chức năng đó, máy tính là công cụ giúp cho các kế toán trong việc ghi chép, tính toán tổn hợp và in ấn những thông tin kế toán theo sự điều khiển, sử dụng của kế toán viên.
Khi thực hiện kế toán trên máy vi tính, để việc hạchh toán, xử lý, cung cấp và lưu trữ thông tin đáp ứng các yêu cầu cơ bản của kế toán là trung thực, khách quan, thống nhất, đầy đủ kịp thời… người làm kế toán cần phỉ quán triệt các nguyên tắc cơ bản cho người lập trình máy tính để chương trình kế toán trên máy vận hành có hiệu quả. Các nguyên tắc đó là:
- Cần đảm bảo ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp. Muốn vậy phải giải quyết quan hệ giữa trình tự ghi nhận theo trật tự thời gian và hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp. Chương trình kế toán trên máy phải đảm bảo nhận đầy đủ cơ sở dữ liệu về toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, không được trùng lặp và bỏ sót.
- Cần phải đảm bảo mối quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: khi nhập dữ liệu vào máy, đảm bảo máy phải ghi được sổ kế toán tổng hợp vừa ghi được kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp,đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Theo nguyên tắc này thì qui trình kế toán chỉ cần nhập dữ liệu một lần vào máy, máy tính sẽ xử lý và cung cấp dầy đủ các sổ kế toán cần thiết( sổ kế toán tổng hợp, sỏ kế toán chi tiết), các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.
- Chương trình phải đảm bảo liên kết đầy đủ các phần hành kế toán. Nguyên tắc này phải đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặt khác thực hiện nguyên tắc này giúp cho các phần hành kế toán kiếm soát lẫn nhau, bởi vì một bộ phận có sửa chữa thì sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác. Ngoài ra chương trình liên kết còn giúp việc nối mạng máy tính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công công việc trong bộ máy kế toán, nhiều kế toán viên có thể cùng nhập dữ liệu cùng một lúc.
- Thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa sổ kế toán nếu có trường hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán- nhập dữ liệu và ghi nhận thông tin bất cứ thời điểm nào khi cần thiết.
- Chương trình phải có hệ thống quản lý mật khẩu, chống người lạ hoặc những người không có trách nhiệm thâm nhập khai thác, sử dụng chương trình số liệu,tài liệu trên máy, chỉ có những người được phân quyền sử dụng đúng phần hành được giao khai báo đúng mật khẩu thì chương trình mới là việc. Điều này thực sự quan trọng và cần thiết trong việc bảo quản thông tin, tài liệu, số liệu, chừng từ kế toán doanh nghiệp.
- Đảm bảo lưu trữ chứng từ, dữ liệu kế toán, báo cáo kế toán theo đúng nguyên tắc lưu trữ quốc gia qui định.