- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện.
phòng UBND huyện.
CNTT với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm công tác văn phòng thay đổi về cơ bản. Đưa con người sang một kỷ nguyên mới với các trang bị phương tiện hiện đại.
Hầu hết các công việc trong văn phòng, đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin: máy vi tính, các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức đã được trang bị như: máy fax, máy tính,... những luồng thông tin đầu vào và đầu ra đều qua sổ công văn từ đó nhân viên lưu trữ sẽ phân loại và lưu trữ cho phù hợp với phông lưu trữ của cơ quan.
Hiện nay khi máy vi tính thông qua việc nối mạng( LAN, WAN) có thể xử lý văn bản đến và đi một cách nhanh chóng, chính xác được truyền trên mạng.Việc lưu trữ có thể dùng các film, micro film, băng từ, đĩa từ...có thể lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn tăng hơn hàng triệu lần. Do đó không cần sao chép, nhân in văn bản và phát hành theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như trước đây. Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này thì có thể vừa tìm kiếm thông tin vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết, có thể chi phí lúc đầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích của nó mang lại là vô cùng to lớn vừa tiết kiệm thời gian, công sức. Một ngươì dù có thông minh hay có chí nhớ tốt đến đâu thì cũng không thể nhớ hết được một khối lưọng thông tin khổng lồ từ năm này sang năm khác nhất là cơ quan hành chính nhà nước hàng năm văn bản đi đến rất nhiều thì với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã có thể giải quyết được vấn đề này.
Chính vì vậy mà văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng những tiến bộ của CNTT vào trong công tác văn thư - lưu trữ để hiệu quả công việc được tăng lên, trở thành một văn phòng hiện đại “văn phòng không giấy” không còn phải là các tủ
đựng hồ sơ mà thay vào đó là các đĩa mềm và đĩa cứng... để quản lý, xử lý các thông tin đầu vào, đầu ra được nhanh chóng, liên hệ làm việc thuận tiện. Khi máy tính được nối mạng phải có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin của máy ứng dụng CNTT thì có thể tìm kiếm thông tin và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời cho lãnh đạo để có thể ra những quyết định sáng suốt. Khi quản lý các văn bản cần có phần mềm quản lý. Nhất là để thực hiện công văn số: 733/VP- HCTC của văn phòng thành phố Hà Nội về việc không gửi giấy mời cho các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thành phố qua đường bưu điện mà sẽ gửi qua đường điện tử và qua điện thoại cầm tay thì càng đòi hỏi UBND huyện phải ứng dụng CNTT để có thể cập nhật thông tin nhanh chóng phục vụ cho lãnh đạo của cơ quan kịp thời chính xác chánh được sai sót.