- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên.
Hiện nay bộ máy quản lý của nhà nước ta còn có nhiều bất cập như: bộ máy nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành chính giải quyết tốn nhiều thời gian gây khó khăn cho công dân cần được giải quyết để đáp ứng được xu thế phát triển của đất nước.Vì bộ máy quản lý nhà nước có nhiều ảnh hưởng và có tính quyết định đối với các cơ quan tổ chức.
Đổi mới và hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ có tác động trực tiếp đến thể chế hành chính là nội dung quan trọng trong cải cách hành chính nhà nước. Hiện nay đảng và nhà nước ta rất chú trọng đến công tác đổi mới và xây dựng, ban hành văn bản góp phần cải cách hành chính.Để hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng UBND huyện thì vấn đề kiện toàn tổ chức và xây dựng cán bộ văn thư – lưu trữ trong văn phòng là một trong những nhân tố quyết định. Đây cũng là một trong ba mặt cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại: Trang bị ở trình độ cao, con người làm việc trong văn phòng được đào tạo đa năng, có trình độ chuyên môn cao, các nghiệp vụ hành chính ngày càng hoàn thiện.
Cần hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ, nhân viên có sự phân công công việc hợp lý để có thể giảm bớt được biên chế và khối lượng công việc giao cho từng nhân viên được hợp lý, tránh trưòng hợp một người phải làm quá nhiều công việc. Dẫn đến một người chịu quá nhiều áp lực của công việc làm cho có thể công việc khó đạt được hiệu quả cao và có những mâu thuẫn trong nội bộ.
Chính vì thế mà công tác văn thư-lưu trữ cần được hoàn thiện bởi nó liên quan đến hầu hết các đơn vị, phòng, ban, cán bộ công chức.
Xây dựng quy chế về tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ của UBND huyện có như vậy thì sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu và giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời và có căn cứ pháp lý. Khi đã có quy chế làm việc thì sẽ quy trách nhiệm cho từng cá nhân nhất là trong việc ký văn bản, xử lý văn bản đến và đi của UBND huyện.
Đối với cán bộ, nhân viên: cần đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thường xuyên cử cán bộ văn thư-lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ của mình để trong quá trình giải quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất và kịp thời.
Tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc, cần tổ chức các lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức.
Nâng cao sự hiểu biết về kiến thức CNTT để có thể ứng dụng và sử dụng thành thạo phục vụ tốt hơn cho công việc trong thời đại mới để tránh sự lạc hậu, lúng túng khi triển khai thực hiện. Nhanh nhạy nắm bắt thông tin để có thể cung cấp một cách nhanh nhất và chính xác, kịp thời để tránh trường hợp khi thông tin được cung cấp không còn phù hợp với thực tiễn.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo nên có những quy định về việc đặt quy chế làm việc trong các đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ nhân viên văn thư-lưu trữ.
Khối lượng công việc nhiều và số lượng văn bản nhiều, như hiện nay tại văn phòng UBND huyện chỉ có một nhân viên văn thư kiêm lưu trữ và vậy mà để đảm bảo cho công tác này được thực hiện một cách tốt nhất và có hiệu qủa thì cần bố trí thêm 2 nhân viên văn thư và 2 nhân viên lưu trữ có trình độ trung cấp văn thư trở lên và được tuyển dụng theo đúng quy định của nhà nước. Không nên bố trí nhân viên văn thư – lưu trữ như hiện nay bởi vì sẽ tạo ra áp lực công việc vì chỉ có một nhân viên kiêm cả hai công việc thì làm cho họ phải kiêm khối lượng công việc lớn hàng ngày có rất nhiều văn bản đi, đến cần phải tiếp nhận lại phải làm cả lưu trữ sẽ
dẫn tới có những văn bản sẽ bị bỏ sót trong quá trình làm việc do căng thẳng và thiếu tập trung.Hàng năm xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho phù hợp với tình hình mới. Có thể thực hiện luân chuyển cán bộ từ cấp dưới lên để có thể trợ giúp cho nhân viên văn thư để công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu hiện nay.
Bên cạnh đó thì văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cũng cần có những chính sách để khuyến khích cán bộ nhân viên như: tổ chức các buổi đi tham quan,tăng phụ cấp cho cán bộ nhân viên...