- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
U.B.N.D HUYỆN MỸ ĐỨC CÔNG VĂN ĐẾN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:………..
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng thì được gửi ngay cho thường trực uỷ ban để xem xét căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban để giao giải quyết ý kiến chỉ đạo được ghi trực tiếp lên đó rồi chuyển trả lại bộ phận văn thư để chuyển tới người có trách nhiệm.
Những văn bản khác thì chánh văn phòng trực tiếp ghi ý kiến và văn thư chịu trách nhiệm chuyển giao. Trong quá trình thực hiện nếu thấy cần có sự hỗ trợ từ đơn vị khác thì các phòng, ban ghi ý kiến lên văn bản nhân viên văn thư sẽ photo gửi cho đơn vị đó. Công tác đăng ký văn bản và trình xin ý kiến phân phối văn bản thường được thực hiện đan xen lẫn nhau cán bộ văn thư vừa ghi một số thông tin vào sổ đăng ký như: tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản, tên loại, trích yếu…rồi trình xin ý kiến phân phối.
Việc chuyển giao văn bản đến của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức được bộ phận văn thư thực hiện một cách kịp thời và được chuyển ngay sau khi văn bản đến. Văn bản gửi cho phòng ban nào thì được chuyển ngay đến phòng ban đó. Khi chuyển giao văn bản thì văn thư giữ lại một bản để lập hồ sơ hiện hành và làm căn cứ tra tìm sau này khi cần đến.
Những văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, các cấp độ “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” văn thư bóc bì ngoài và ghi rõ ngày, giờ đến của văn bản, số ký hiệu của văn bản rồi chuyển ngay tới tay người có thẩm quyền.
Năm 2008 bộ phận văn thư UBND huyện Mỹ Đức đã tiếp nhận và sao gửi 3996 văn bản đến trong đó: có 250 văn bản của chính phủ
260 văn bản của các bộ, ngành Trung ương 1772 văn bản của HĐND và UBND tỉnh 1476 văn bản của các sở ban ngành 186 các loại văn bản khác.
Với một số lượng văn bản đến tương đối nhiều như vậy nhưng bộ phận văn thư đã tiếp nhận và chuyển giao kịp thời, đến đúng người có thẩm quyền vào trách
nhiệm giải quyết. Đây là một công việc rất quan trọng của văn thư nói riêng và văn phòng nói chung. Việc giải quyết theo dõi văn bản thuộc trách nhiệm của nhiều người trong đó có thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng, cán bộ văn thư, Trưởng các phòng, ban, tổ tham mưu chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND về việc giải quyết văn bản thuộc lĩnh vực mà mình quản lý.Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND về xử lý văn bản đến của các chuyên viên tổng hợp hiểu được tầm quan trọng của công tác này mà cán bộ văn thư đã thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết nội dung văn bản đến. Muốn công tác này được tốt thì cần phải có thông tin từ các cuộc họp, báo cáo giao ban hàng tuần có các nội dung cụ thể với đơn vị chịu trách nhiệm xử lý văn bản đến.