- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Còn những văn bản được trình bày như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN DÂN TỘC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Với những văn bản như trên thì không được đóng dấu uỷ ban như vậy là sai với quy định của nhà nước.
Khâu trình ký văn bản được thực hiện tương đối tốt vì nhờ có việc giao cho từng cơ quan chuyên môn am hiểu từng lĩnh vực trình ký nên trước khi giao văn bản đã được thủ trưởng hoặc được người được uỷ quyền kiểm tra về nội dung và thể thức nên cũng tránh được những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Người trình ký nhờ hiểu rõ chuyên môn của mình nên những văn bản có nội dung quan trọng khi trình hký đã được kèm theo các văn bản liên quan, để thủ trưởng xem xét và giải quyết:
Ví dụ: Khi trình ký quyết định về việc chi thăm và tặng quà nhân dịp kỷ niệm ngày 27 tháng 7 năm 2008 của UBND huyện do phòng thương binh soạn thảo có kèm theo 02 văn bản sau:
+ Công văn về việc dự trù kinh phí tặng quà nhân dịp kỷ niệm ngày thương binh liệt sỹ nhân ngày 27 tháng 7 năm 2008.
+ Danh sách cấp quà tặng ngày 27 tháng 7 năm 2008.
Thông thường, các văn bản khi trình ký phải qua chánh văn phòng hoặc phó văn phòng kiểm tra và ký nháy. Nhưng do khối lượng văn bản nhiều nên có những văn bản không được kiểm tra khi trình ký. Nên có những văn bản khi đã ký nhưng vẫn còn chưa chính xác nội dung và thể thức.
Tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức việc đánh số được thực hiện theo thứ tự văn bản tư số 01 tháng 01 đến văn bản số cuối cùng ngày 31 tháng 12.
Chỉ khi văn bản qua văn thư trước khi đóng dấu, đăng ký mới được ghi ngày tháng văn bản trước khi ban hành. Nhưng có những văn bản đã ghi trước ngày tháng khi đến bộ phận văn thư.
Cán bộ văn thư là người có kinh nghiệm, chuyên môn nên việc đóng dấu được tiến hành đúng quy định của nhà nước và ít sảy ra sai sót.
Dấu được đóng rõ ràng đúng quy định của nhà nước và được đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, mực dấu có màu đỏ tươi không bị nhoè, việc đóng hai lần dấu chồng lên nhau trong một văn bản là không sảy ra.
Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Đức có các loại con dấu: + Dấu có hình quốc huy
+ Dấu văn phòng HĐND và UBND huyện + Dấu HĐND huyện
+ Dấu chức danh, họ tên + Dấu công văn đến + Dấu công chứng + Dấu chỉ mức độ khẩn
ví dụ 1: Thông báo số: 07/TB-VP về phân công lịch trực cơ quan của văn phòng UBND huyện thì đóng dấu không có hình quốc huy.
ví dụ 2: Đóng dấu đến văn bản số: 2014/CP- HD của sở xây dựng hướng dẫn thực hiện tính diện tích sàn xây dựng trong công tác quản lý và cấp phép xây dựng.
ví dụ 3: Đóng dấu có hình quốc huy với báo cáo số: 61/BC- UBND của UBND huyện về kết quả thực hiện kế hoạc phát triển kinh tế- xã hội năm 2008 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2009(xem phụ lục).
Qúa trình đăng ký văn bản được thực hiện một cách nghiêm ngặt và đúng trật tự, chính xác theo đúng tiêu chuẩn đề trong mẫu sổ nên đã tránh được những sai sót như nhầm số, nhảy số, trùng số,... Tất cả các văn bản trước khi được gửi đi đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi của cơ quan. Điều này đã tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm văn bản sau này.Còn những văn bản “mật” hay “khẩn” là rất ít nên được đăng ký chung vào cùng loại văn bản.
Các loại sổ đăng ký văn bản đi: + Sổ đăng ký quyết định đi
+ sổ đăng ký công văn đi( gồm các loại văn bản: công văn, hướng dẫn, thông tư, kế hoạch)
+ sổ đăng ký báo cáo, chỉ thị, thông báo, công điện đi.
Bên cạnh đó do khối lượng văn bản nhiều nên có những văn bản chưa được đăng ký đầy đủ các cột mục như: đơn vị hoặc người nhận bản lưu. Bởi vậy nên đăng ký đầy đủ để làm căn cứ tra tìm tài liệu và thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.