- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
2.4.2 Công tác lưu trữ Ưu điểm.
Ưu điểm.
Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức được thực hiện tương đối tốt, chất lượng lưu trữ từng bước được nâng cao và hoàn thiện. Hàng năm đều thực hiện thu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ
trong kho. Tổ chức phân loại, thống kê phân loại hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp.
Việc bảo quản và phân loại chỉnh lý tài liệu của cơ quan đạt được những yêu cầu đề ra. Tài liệu sau khi được phân loại theo một phương án nhất định được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp.
Phông lưu trữ được bố trí đảm bảo cho việc bảo quản cất giữ tài liệu, đi lại khai thác thuận tiện.
Nhược điểm.
Bên cạnh những điểm đã đạt được thì công tác lưu trữ cũng tồn tại những hạn chế nhất định đó là:
Nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác lưu trữ mặc dù đã được nâng cao nhưng vẫn chưa đầy đủ, công tác lưu trữ chưa được quan tâm thường xuyên, chưa được đầu tư đúng mức. nhân viên văn thư kiêm cả lưu trữ nên công tác văn thư còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy mà cần đào tạo cán bộ lưu trữ riêng để công việc được tốt hơn.
Tài liệu của cơ quan bị lẫn lộn khá nhiều, việc sắp xếp tài liệu chưa chính xác. Dẫn đến nhiều tài liệu bị mất hoặc không tìm thấy khi cần, tài liệu trùng lặp nhiều, kho lưu trữ hạn hẹp, ẩm và tối điều này gây ảnh hưởng cho việc bảo quản tài liệu.
Tài liệu lưu trữ được để trên tầng 3 nên gặp nhiều khó khăn trong việc tra tìm tài liệu khi cần dùng đến.
Trang thiết bị văn phòng tuy đó được trang bị đủ về số lượng, nhưng chất lượng một số máy còn rất lạc hậu, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và năng xuất lao động.
Văn phòng đã sử dụng máy tính nhưng chưa có nối mạng nên việc thu thập thông tin trên mạng còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc.
Các trang thiết bị để bảo vệ tài liệu lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu như chưa có: máy hút bụi, máy điều hoà…
CHƯƠNG 3