- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.
phòng UBND huyện Mỹ Đức.
3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
Trong giai đoạn hiện nay hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ là một yêu cầu, đòi hỏi rất cấp bách bởi vì khi đất nước ngày càng phát triển và tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế mang tầm khu vực và thế giới như: ASEAN, WTO…thì đội ngũ cán bộ cần phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác phục vụ cho quá trình lãnh đạo góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước dân giàu - nước mạnh - xã hội công bằng ,dân chủ - văn minh. kịp thời thực hiện ý kiến chỉ đạo của cấp trên ban hành xuống tránh tình trạng bỏ sót văn bản khi đưa xuống nhưng lãnh đạo lại không nhận được hoặc nhận không kịp thời làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không những thế mà còn tránh được hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra. Còn có những đơn thư, khiếu nại của công dân cũng cần phải chuyển tới người có trách nhiệm giải quyết để có thể trả lời công dân một cách sớm nhất phục vụ nguyện vọng của dân tránh tình trạng dây dưa kéo dài từ đó sẽ tạo được niềm tin của dân vào sự lãnh đạo của đảng và nhà nước. Công tác văn thư- lưu trữ cũng là một thủ tục hành chính trong bộ máy quản lý nhà nước nhưng hiện nay vẫn còn những hạn chế cần được khắc phục đổi mới cho tốt hơn nữa. Chính vì vậy mà điều đầu tiên là cần phải đổi mới nhận thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên về công tác này để tiến tới cải cách hành chính của đất nước. Khi có nhận thức đúng, hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ thì mới có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố để khắc phục những hạn chế làm công tác này ngày càng tốt hơn phục vụ cho việc quản lý, sự phát triển kinh tế của địa phương.
Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyền tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản mà UBND các cấp nhận được và ban hành gồm các thông tin chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội…các cơ quan sử dụng tài liệu văn bản như phương tiện để thực hiện truyền đạt các quyết định quản lý.
Hiện nay vẫn còn một số cán bộ, nhân viên hiểu chưa đúng nghĩa của công tác văn thư - lưu trữ cho rằng đó chỉ là việc đóng dấu, nhận văn bản nên chưa phát huy hết được vai trò và những lợi ích mà công tác này mang lại dẫn đến tình trạng vẫn còn trì trệ, chưa có những đầu tư thích đáng. Vì vậy mà trước những áp lực mới, yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước và xã hội đòi hỏi công tác văn thư-lưu trữ cần được xem xét toàn diện hơn cần tránh cái nhìn thiếu khách quan, một phía. Có như vậy thì công tác này ngày càng phát huy được tốt hơn nữa vai trò cuả mình.
Cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của thông tin, thông tin cung cấp cho người sử dụng những hiểu biết những thông tin mới đã và đang diễn ra hàng ngày không chỉ trong nước mà còn cả trên thế giới. Giúp cho mọi người có thể lựa chọn thông tin cần thiết cho quá trình hoạt động của cơ quan, của bản thân mà chỉ mất rất ít thời gian bằng sự phát triển của CNTT. Công tác văn thư – lưu trữ cũng là nguồn thông tin là nguồn là căn cứ giúp các nhà lãnh đạo đưa ra được những phương hướng, quyết định sáng suốt, chính xác, kịp thời mang lại hiệu quả thiết thực. Văn phòng được ví như “cổng gác thông tin” bởi lẽ mọi thông tin đến hay đi thì đều đựoc thu nhận và xử lý tại văn phòng mà trong đó có công tác văn thư-lưu trữ luôn tiếp nhận và lưu trữ lại thông tin phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ chức. Là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Và khi nền kinh tế phát triển thì công tác văn phòng còn được nhiều cơ quan áp dụng để phục vụ cho quá trình giao tiếp với khách hàng. Văn phòng được ví như bộ mặt của cơ quan khi nhìn vào người ta có thể đánh giá.