- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.
tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.
Để đánh giá chất lượng, hiệu quả của một văn phòng người ta căn cứ vào nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang tiết bị của cơ quan, một văn phòng thật sự hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu của công việc một cách tốt nhất
Một văn phòng hiện đại thì trang thiết bị là yêu cầu quan trọng khi đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, giảm bớt được gánh nặng cho cán bộ nhân viên.
Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên khi làm việc có như vậy sẽ tạo ra năng suất cao.
Hiện nay, khi mà trang thiết bị -KHKT đã được ứng dụng sâu rộng vào công tác văn phòng mang lại hiệu quả cao trong công tác.Các phương tiện ngày càng phong phú, đa dạng như: máy tính điện tử, máy photocoppy, máy fax, máy in,.... cùng với đó là các trang thiết bị thông thường như là: ghim, kẹp, cặp hồ sơ, bút, giá đựng hồ sơ...và các trang thiết bị cho công tác lưu trữ cũng phải không ngừng được đổi mới, củng cố cho đầy đủ ngay cả các thiết bị thông thường như tủ, các phương tiện di chuyển tài liệu trong kho lưu trữ đến dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm,
phương tiện phòng cháy, chữa cháy...đa dạng và phong phú về chủng loại rất thuận tiện cho việc lựa chọn.
Sự phát triển như vậy là cơ sở là điều kiện tốt để tăng cường đổi mới trang tiết bị kỹ thuật cho công tác văn phòng, văn thư lưu trữ nhận thấy được tác dụng của trang thiết bị không ít một số nơi đã đầu tư cho cơ sở vật chất cho công tác văn phòng song không phải cơ quan nào cũng nhận thấy được điều này hay có thể do chi phí quá lớn nên cơ quan không giám đầu tư.
Đứng trước tiến trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và hội nhập thế giới để không rơi vào tình trạng lạc hậu đi sau thời đại cần thực hiện một số vấn đề đặt ra: phải nâng cao hiệu lực hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước đối với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thực hiện hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính phù hợp với yêu cầu của cơ chế quản lý mới giúp nâng cao hiệu quả công việc. Tại Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng 8 năm 2003 của thủ tướng chính phủ phê duyệt đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 1( 2003 – 2005).
Hiện tại thì tại phòng văn thư và lưu trữ của huyện còn thiếu một số trang thiết bị cần được đổi mới và một số thiết bị chưa có cần được đầu tư mua mới để phục vụ tốt hơn cho công tác này.hiện nay tại phòng văn thư máy photocoppy chưa có còn phải đi ra ngoài pho to mỗi khi có văn bản như vậy vừa mất thời gian và công sức, máy fax cũng rất quan trọng trong công việc để có thể gửi văn bản nhanh chóng cho cơ quan khác khi có những văn bản cần gửi ngay sẽ tiết kiệm được tiền của.
Phòng lưu trữ vẫn còn thiếu những thiết bị để bảo vệ tài liệu như chưa có máy chống ẩm, máy hút bụi trong khi tài liệu ở kho thì rất nhiều có những tài liệu từ năm 1965 trở lại đây nếu như không có biện pháp bảo vệ thì các tài liệu này sẽ bị
hỏng và không có khả năng tái sử dụng. Chính vì vậy mà cần phải đổi mới để cho phù phợp với tình hình thực tế hiện nay.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng các trang thiết bị này để nâng cao hơn nữa công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ để tiết kiệm được thời gian và giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời, chính xác.Khi lựa chọn thì cũng cần phải lựa chọn những trang thiết bị sao cho phù hợp với không gian làm việc và cách bố trí của căn phòng để tránh gây ra những phản cảm cho người sử dụng, mất một khoản chi phí đầu tư mua trang thiết bị mà lại không phù hợp gây ra tình trạng lãng phí.