- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
2.3.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức kinh tế. Công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt động quản lý.
Soạn thảo văn bản đã thể hiện đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo tính khoa học tính đại chúng và khả thi. Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo nên cũng như các cơ quan khác, UBND huyện Mỹ Đức cũng rất coi trọng công tác nàỳ, đồng thời cũng có sự phân công rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể đến từng người có trách nhiệm thực hiện.
Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuân thủ theo các quy trình thống nhất và đầy đủ gồm các bước:
+ Xác định mục đích yêu cầu soạn thảo.
+ Xác định đúng tên loại văn bản và cách trình bày thể thức văn bản như số, ký hiệu văn bản…
+ Thu thập và xử lý thông tin.
+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
+ Duyệt bản thảo và hoàn chỉnh bản thảo, trình duyệt củng cố văn bản.
Việc tuân thủ các nguyên tắc đảm bảo văn bản ban hành ra đều đúng theo thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
Số lượng văn bản mà UBND huyện Mỹ Đức ban hành ra cũng tương đối nhiều, bao gồm đầy đủ các loại văn bản cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công việc của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản thì cán bộ chuyên môn các phòng soạn thảo ra những văn bản thuộc lĩnh vực mà cơ quan, đơn vị quản lý khi trưởng phòng, ban
giao nhiệm vụ khi nhận được ý kiến chỉ đạo của cấp trên phụ trách lĩnh vực đó. Trưởng phòng, ban đó sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản và ký văn bản.
Việc nhân in văn bản chỉ khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền và do chính bộ phận phòng ban đó chịu trách nhiệm. Hiện nay phòng, ban nào cũng có máy vi tính vì thế nên người soạn thảo văn bản trực tiếp sửa theo ý kiến chỉ đạo của người duyệt trên máy vi tính. Và nhân bản với số lượng yêu cầu giúp cho bộ phận đánh máy của văn phòng UBND huyện giảm được nhiều thời gian.
*Về thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện được ban hành theo đúng thẩm quyền quy định của nhà nước, các phòng ban chuyên môn thuộc huyện không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản như chỉ thị, quyết định của huyện về những chủ trương công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân sự của các phòng ban, cơ quan trực thuộc, các chỉ tiêu quan trọng về kế họach ngân sách, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, phê chuẩn biên bản bầu cử chủ tịch, phó chủ tịch UBND các xã, thị trấn và các văn bản về quản lý đất đai.
Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷ nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định của UBND huyện để chỉ đạo cụ thể để ký các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND huyện thông qua.
Chánh văn phòng được thừa lệnh chủ tịch UBND ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, thông báo, sao lục các văn bản của cấp trên, ý kiến chỉ đạo của UBND để các ngành, các cấp thực hiện các báo cáo tuần.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Đây là hai yếu cơ bản để tạo ra một văn bản đúng quy định nhằm đảm bảo cho văn bản ban hành đúng tiêu chuẩn và hiệu lực pháp lý thi hành
Các văn bản của UBND huyện ban hành là tương đối chính xác và đầy đủ nội dung chỉ có một số văn bản là bị sai về : nơi nhận, một số văn bản còn bị sai về thể thức sau mỗi căn cứ vẫn dùng dấu chấm( xem quyết định số 467/QĐ-UBND và thông báo số 06/TB- HĐND ở phần phụ lục).