- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
2.3.5.1.Quản lý công tác lưu trữ.
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
2.3.5.1.Quản lý công tác lưu trữ.
Trong từng cơ quan tuỳ theo chức năng nhiệm vụ công việc mà điều hành quản lý cũng có những đặc thù riêng, tài liệu lưu trữ cũng phản ánh những đặc điểm nhiệm vụ đó.
+Xác định cấu trúc phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ
Hệ thống tài liệu lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND Mỹ Đức được phân theo công dụng của tài liệu lưu trữ và chi tiết tới từng tên loại tài liệu. Nguyên tắc chung phân theo ngành – thời gian, chi tiết gồm: Khối – nhóm – ngành – thời gian
- Khối phản ánh nguồn tài liệu - Nhóm phản ánh loại hình tài liệu
- Ngành phản ánh các đơn vị chuyên môn thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức quản lý.
- Thời gian tính theo năm
Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ
Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu đi và đến.
Cấp nhóm: Từ 2 nguồn hình thành tài liệu, các văn bản được phân công ra nhóm, hình thức văn bản gồm văn bản pháp quy và các văn bản khác.
Cấp ngành: Có các nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình các lĩnh vực thuộc các chuyên ngành khác nhau.
Cấp thời gian: Đây là yếu tố quan trọng gắn với tất cả các sự kiện, sự phát sinh của văn bản. Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian là yếu tố không thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu.
Huyện chưa ban hành, xây dựng được các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nhất là quy chế về chế độ công tác lưu trữ.
Chưa xây dựng được các loại kế hoạch phát triển và triển khai lưu trữ của huyện vì thế không có cơ sở pháp lý để xây dựng phòng, kho lưu trữ, mua sắm đổi mới trang thiết bị để hoàn thiện lưu trữ địa phương.
Tại UBND huyện chưa có ứng dụng CNTT vào trong công tác lưu trữ và chưa được bồi dưỡng,có những hiểu biết mới về công tác, trình độ chuyên môn nghiệp vụ một cách thường xuyên.Vì vậy mà cán bộ lãnh đạo huyện cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ.