- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
2.3.2.Công tác Văn Thư
Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phòng nói chung và bộ phận văn thư nói riêng, cho lên các cấp lãnh đạo đó không ngừng quan tâm tới công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt, phù hợp với cơ cấu của cơ quan mình. Văn thư là một bộ phận của văn phòng cho lên công tác văn thư của cơ quan
được giao cho Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan. Ở cấp dưới cán bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trách nhiệm về công tác này.
Công tác văn thư được xem như là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan. Xuất phát từ vai trò và yêu cầu cần phải có của phòng văn thư cũng như bộ phận văn thư nên HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã thành lập một phòng văn thư riêng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phòng và cơ quan.
Từ khi có quyết định thành lập và công văn chỉ đạo công tác văn thư đến nay, bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã không ngừng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho đòi hỏi công việc của các phòng ban trong cơ quan. Vừa đảm bảo được những bí mật của cơ quan, vừa đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên trong và ngoài cơ quan. Để đạt được những kết quả trên phải kể tới sự lỗ lực của cán bộ văn thư, với trình độ chuyên môn của bản thân đã không ngừng đưa những kiến thức đã được đào tạo, ứng dụng thành tựu Công nghệ thông tin vào trong công việc và để đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo đề ra. Bên cạnh đó cũng phải kể tới sự quan tâm rất kịp thời của lãnh đạo cơ quan. Đó là việc tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng văn thư, đến nay phòng văn thư đã có các trang thiết bị cần thiết như:máy vi tính, máy photo, máy in…
Hàng năm Chánh văn phòng tiến hành kiểm tra dà sóat đối với công tác văn thư. Việc kiểm tra đối với việc đăng ký công văn đi, đến xem số liệu đăng ký có sai lệch với số liệu thực tế không, đồng thời xem văn bản đăng ký có đúng với số đăng ký không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời không. việc kiểm tra giúp cơ quan nắm bắt được tình hình tổ chức công tác văn thư tại cơ quan có sai lệch hoặc gặp vướng mắc, khó khăn hay không. vì thế đối với bất kỳ cơ quan nào thì công tác
kiểm tra theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần phải thực hiện một cách thống nhất, toàn diện, để nâng cao nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất.