47
Nguồn: Phòng TC - KT
Nhập liệu và in chứng từ
Hình 4.1 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ của tài khoản 621
Kết thúc
A A
A
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán đã ký
đƣợc duyệt Nhập liệu, in chứng
từ và chi tiền A
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn
Bộ phận sử dụng Phòng Tài chính – Kế toán Giám đốc
Bắt đầu
Xác nhận và lập giấy đề nghị thanh toán
Kiểm tra và ký giấy đề nghị thanh toán
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán đã ký
Giám đốc duyệt giấy đề nghị thanh toán
đã ký
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán đã ký đƣợc duyệt 2 Phiếu chi 1 Tiền NCC NCC D D A Ghi chú: A: Phòng Tổ chức – Hành chính D: Lưu theo ngày
NCC: Nhà cung cấp A A Giấy đề nghị thanh toán đã ký đƣợc duyệt Hóa đơn Sổ chi tiết
48
- Tại bộ phận sử dụng có liên quan sau khi nhận đƣợc chứng từ từ Phòng Tổ chức – Hành chính thì kiểm tra xác nhận hóa đơn, chứng từ, sau đó lập giấy đề nghị thanh toán gửi kèm hóa đơn về Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Tại Phòng TC - KT khi nhận đƣợc hóa đơn kèm giấy đề nghị thanh toán từ Phòng Tổ chức – Hành chính thì kế toán kiểm tra và trình Trƣởng phòng ký duyệt, sau đó trả tất cả về Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Giám đốc khi nhận đƣợc hóa đơn kèm giấy đề nghị thanh toán từ Phòng Tổ chức – Hành chính thì xem xét và ký duyệt rồi chuyển trả về Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Khi Phòng TC – KT nhận đƣợc giấy đề nghị thanh toán đƣợc Giám đốc phê duyệt kèm hóa đơn thì kế toán tiến hành lập phiếu chi gồm 2 liên (liên 1 giữ lại tại bộ phận, liên 2 giao cho nhà cung cấp) và chi tiền. Sau đó kế toán tiến hành nhập vào phần mềm để lập sổ chi tiết tài khoản. Chứng từ còn lại đƣợc lƣu tại bộ phận theo ngày phát sinh.