- Số lao động của Xí nghiệp là 404 ngƣời, trong đó có 30 ngƣời là lao động thời vụ. - Về trình độ lao động: + Đại học: 38 ngƣời + Cao đẳng: 16 ngƣời + Trung cấp: 27 ngƣời + 12/12: 51 ngƣời + Dƣới 12: 11 ngƣời
+ Công nhân kỹ thuật: 231 ngƣời + Lao động phổ thông: 30 ngƣời
- Lƣơng bình quân: trên 5 triệu đồng một tháng.
3.3 Ơ ẤU TỔ HỨ BỘ M Y HOẠT ĐỘNG TẠI NGHIỆP ĐƢỜNG VỊ TH NH
3.3.1 Bộ máy tổ chức
Dƣới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh (hình 3.2):
32
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Xí nghiệp đường Vị Thanh
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy Xí nghiệp Đƣờng Vị Thanh Đội trƣởng Đội bảo vệ Trƣởng phòng Kỹ thuật và Nghiên cứu phát triển Trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính Trƣởng phòng Tài chính – Kế toán Trƣởng phòng Kế hoạch - Vật tƣ Trƣởng phòng Hóa nghiệm Trƣởng phòng Nông vụ Quản đốc Xƣởng đƣờng Quản đốc Xƣởng sửa chữa cơ khí Đội trƣởng Đội xử lý chất thải Tổ bán hàng PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH TẾ – KẾ HOẠCH PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYÊN LIỆU
33
3.3.2 N iệm vụ v c ức năn của c c p òn ban
3.3.2.1 Giám đốc
- Giám đốc là ngƣời đứng đầu Xí nghiệp, chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động của Xí nghiệp đúng theo pháp luật Nhà nƣớc quy định.
- Trực tiếp lãnh đạo các phòng, tổ, đội, … hoàn thành tốt nhiệm vụ. - Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa sản phẩm.
3.3.2.2 Phó Giám đốc sản xuất
- Trực tiếp chỉ đạo xƣởng đƣờng, xƣởng cơ khí, đội xử lý chất thải. - Kiểm tra dây chuyền sản xuất và các thông số kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm về lĩnh vực trực tiếp sản xuất. - Trực tiếp chỉ đạo các tổ sản xuất.
- Giúp việc cho Giám đốc về các khâu trong dây chuyền sản xuất.
3.3.2.3 Phó Giám đốc kinh tế kế hoạch
- Trực tiếp lãnh đạo phòng TC - KT, Kế hoạch - Vật tƣ, Tổ bán hàng. - Tham mƣu xây dựng kế hoạch sản xuất, sửa chữa định kỳ, các chế độ liên quan đến ngƣời lao động trình Giám đốc xem xét.
- Chịu trách nhiệm kinh tế kế hoạch nhƣ mua vật tƣ, các kho bán hàng, quản lý tài sản…
- Giải quyết các vấn đề liên quan trong lĩnh vực phụ trách. - Giúp Giám đốc điều hành các công việc trong Xí nghiệp.
3.3.2.4 Phó Giám đốc nguyên liệu
- Trực tiếp lãnh đạo phòng Nông vụ.
- Chỉ đạo điều hành và thực hiện các mặt công tác có liên quan đến lĩnh vực đầu tƣ nguyên liệu.
- Đề xuất phƣơng án và chính sách xây dựng phát triển vùng mía NL. - Ký hợp đồng tiêu thụ mía và thu mua mía theo chủ trƣơng chỉ đạo của Giám đốc.
- Giúp Giám đốc điều hành các công việc trong Xí nghiệp, đầu tƣ và thu mua mía nguyên liệu.
34
3.3.3N ận xét
3.3.3.1 Về ưu điểm
- Bộ máy tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, dễ quản lý.
- Việc quản lý nhân công, chế độ lao động thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
- Đội ngũ nhân viên này có kinh nghiệm làm việc lâu năm, nắm vững mọi hoạt động cũng nhƣ tình hình của Xí nghiệp.
- Công việc đƣợc phân công cụ thể giúp việc quản lý của Giám đốc đƣợc hiệu quả hơn.
3.3.3.2 Về nhược điểm
- Thƣờng xảy ra những xung đột trong các quyết định, do ai cũng là cán bộ lâu năm, nhà quản trị phải giải quyết những mâu thuẫn này.
- Vấn đề can thiệp giữa các đơn vị vẫn xảy ra.
3.4 TỔ HỨ BỘ M Y Ế TO N P DỤNG TẠI NGHIỆP
ĐƢỜNG VỊ TH NH
3.4.1Tổ c ức bộ m y k to n tại đơn vị
3.4.1.1 Bộ máy kế toán tại đơn vị
Xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Xí nghiệp đường Vị Thanh
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức công tác kế toán
3.4.1.2 Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận kế toán
a. Trưởng phòng Tài chính - Kế toán
* Chức năng:
- Tổ chức, điều hành công tác tài chính, kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty và theo qui định của Nhà nƣớc.
- Tham mƣu cho Giám đốc trong công tác tài chính, kế toán của Xí nghiệp. Nhân viên kế toán
tổng hợp
Trƣởng Phòng Tài chính – Kế toán
Nhân viên kế toán thanh toán
35
- Thƣờng xuyên có kế hoạch kiểm tra, đôn đốc, giám sát mọi hoạt động về tài chính, kế toán trong phòng.
- Tổ chức, điều hành tốt nhiệm vụ của Phòng TC – KT.
- Điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính, kế toán cho phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị, các chế độ chính sách của Nhà nƣớc.
* Nhiệm vụ:
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực KT, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Chấp hành và thực hiện đúng các quy định về quản lý tài chính, kế toán của CASUCO .
- Chấp hành sự chỉ đạo của Giám đốc Xí nghiệp, đồng thời chấp hành thực hiện theo kế hoạch nghiệp vụ của Trƣởng phòng – CASUCO.
- Giúp Giám đốc Xí nghiệp tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác KT TC, thống kê thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, kinh doanh ở Xí nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động SXKD doanh của Xí nghiệp.
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên và thanh toán đúng hạn các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê hàng kỳ.
b. Nhân viên kế toán tổng hợp
* Chức năng:
- Tổng hợp, ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và hoạt động tài chính – kế toán của Xí nghiệp.
- Thƣờng xuyên kiểm soát dữ liệu trên phần mềm kế toán thuộc lĩnh vực mình phụ trách phát hiện những sai sót để kịp thời báo Trƣởng phòng đề xuất hƣớng xử lý.
- Thƣờng xuyên kiểm tra, cân đối các định khoản nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Kiểm tra số dƣ cuối kỳ của từng loại tài khoản hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
- Hạch toán các bút toán tổng hợp và quản trị tất cả các tài khoản thuộc lĩnh vực kế toán đang phụ trách.
36
- Hàng tháng lập chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trình Trƣởng phòng ký khóa sổ, trình Giám đốc ký duyệt.
- Hạch toán và phân bổ các khoản trích trƣớc vào chi phí tính giá thành. - Lập kế hoạch nhận vốn sản xuất từ Công ty theo định kỳ, trình Giám đốc Xí nghiệp ký gửi về Công ty phê duyệt.
- Hàng kỳ (tháng, quý, năm) tập hợp các loại chi phí liên quan để tính giá thành sản phẩm.
- Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả theo định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu của Trƣởng phòng TC – KT hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu của Trƣởng phòng TC – KT hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
* Nhiệm vụ:
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực KT, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Có trách nhiệm phối hợp với Trƣởng phòng trong việc giáo dục nhân viên trong phòng, chấp hành tốt nội quy, quy chế kỷ luật lao động của Xí nghiệp và pháp luật của Nhà nƣớc.
- Giúp việc cho Trƣởng phòng về các công tác chuyên môn, nghiệp vụ tài chính, kế toán theo chế độ chính sách quy định.
c. Nhân viên kế toán thanh toán
* Chức năng:
- Kiểm tra chứng từ thanh toán trƣớc khi trình Trƣởng Phòng TC - KT, Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt; thực hiện lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; lập chứng từ thu, chi tiền gửi; theo dõi hạch toán các khoản tiền thu, chi và hằng ngày phải đối chiếu với thủ quỹ việc thu, chi.
- Thƣờng xuyên kiểm soát dữ liệu trên phần mềm kế toán thuộc lĩnh vực mình phụ trách, phát hiện những sai sót để kịp thời báo Trƣởng phòng đề xuất hƣớng xử lý.
- Thƣờng xuyên làm việc với Ngân hàng; đối chiếu số liệu tiền gửi tại Ngân hàng; kiểm soát các khoản thu, chi qua Ngân hàng; lấy các chứng từ báo có, báo nợ và kiểm tra đối chiếu công nợ với Ngân hàng.
- Theo dõi hạch toán công nợ tạm ứng, công nợ với nhà cung cấp theo từng đối tƣợng.
37
- Mở sổ sách chi tiết theo dõi về tiền mặt, tiền gửi, chi phí sản xuất chung và các khoản chi phí khác có liên quan.
- Hàng tháng lập chứng từ ghi sổ các tài khoản KT do mình phụ trách. - Lập bảng kê khai thuế hàng hóa, dịch vụ mua vào; bảng kê khai thuế tài nguyên và các bảng kê khai khác (nếu có) gửi về Công ty.
- Hàng ngày phải đối chiếu thƣờng xuyên với các phần hành KT khác trong phòng.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu của Trƣởng phòng TC - KT hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
- Đảm bảo công tác thu, chi tài chính; tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ gốc của các bộ phận, đảm bảo kiểm soát sự chính xác, hợp lệ của chứng từ.
- Kế toán chi tiết toàn bộ vốn lƣu động.
- Hàng tháng lập báo cáo chi tiết gửi kế toán tổng hợp (kể cả việc ghi chứng từ vào sổ).
- Chi tiết các khoản tính thuế đầu vào.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến nghiệp vụ theo qui định. * Nhiệm vụ:
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực KT, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Giúp việc cho Trƣởng phòng về các công việc chuyên môn nghiệp vụ tài chính, kế toán theo chế độ chính sách qui định.
- Có trách nhiệm với Trƣởng phòng trong việc giáo dục nhân viên trong phòng, chấp hành tốt nội quy, quy chế kỷ luật lao động của Xí nghiệp
- Kiểm tra toàn bộ các kế toán chi về việc ghi chép sổ sách, báo cáo số dƣ hàng ngày.
d. Thủ quỹ
* Chức năng:
- Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản kho quỹ tiền mặt, ... tại Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh.
- Thực hiện công tác thu, chi theo yêu cầu của Trƣởng phòng TC - KT. - Hằng ngày phải báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
38
- Mở sổ quỹ tiền mặt, hàng ngày phải ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thu, chi và đối chiếu với kế toán thanh toán.
- Cuối tháng đối chiếu với KT thanh toán, khoá sổ ký vào sổ quỹ, chuyển cho KT thanh toán ký xác nhận, sau đó trình Trƣởng phòng ký xác nhận.
- Liên hệ với Ngân hàng để nộp, rút tiền khi đƣợc Trƣởng Phòng TC - KT và Giám đốc Xí nghiệp ký séc.
* Nhiệm vụ:
- Quản lý, bảo quản, giữ gìn kho quỹ của Xí nghiệp.
- Ghi chép sổ quỹ để đối chiếu với kế toán vốn lƣu động hàng ngày. - Thực hiện nhiệm vụ thu, chi theo lệnh.
- Chấp hành lệnh kiểm tra quỹ tiền mặt theo định kỳ hoặc đột xuất của Trƣởng Phòng TC - KT hoặc của Giám đốc Xí nghiệp.
- Giao dịch với Ngân hàng (rút, nộp tiền theo lệnh của phụ trách phòng). - Ngoài ra thủ quỹ còn kiêm thêm việc:
+ Quản lý công tác hành chính, văn thƣ của phòng.
+ Chấm công theo dõi tình hình chấp hành nội quy của cán bộ công nhân viên trong phòng.
+ Theo dõi đối chiếu ngày phép của phòng.
3.4.1.3 Nhận xét
a. Về ưu điểm
- Việc phân công nhiệm vụ và chức năng cụ thể của từng nhân viên đảm bảo công việc không bị trùng lắp.
- Đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn nên việc tiến hành công việc có hiệu quả cao hơn.
- Giữa các nhân viên sẽ kiểm tra, đối chiếu những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để phát hiện sai sót kịp thời nhằm có hƣớng phòng ngừa.
- Cách thức bố trí vị trí bàn làm việc trong phòng thuận lợi cho công việc đƣợc nhanh chóng.
- Cơ sở vật chất của phòng đƣợc Xí nghiệp đầu tƣ về mọi mặt, tạo không gian làm việc thoải mái, giúp nhân viên trong phòng có đƣợc sáng kiến đóng góp với lãnh đạo cấp trên.
39
b. Về nhược điểm
Bên cạnh những ƣu điểm mà Phòng Tài chính – Kế toán có đƣợc thì cũng còn những mặt hạn chế:
- Tuy văn phòng đƣợc trang bị tiện nghi, nhƣng do đã xây dựng nhiều năm nên phòng óc nay đã xuống cấp, làm ảnh hƣởng đến không khí làm việc.
- Khối lƣợng công việc của Phòng Tài chính – Kế toán đã nhiều nhƣng lại thiếu đi một nhân viên kế toán quản trị, điều này làm cho các nhân viên trong phòng phải đảm nhiệm luôn công việc của một kế toán quản trị liên quan đến mảng công việc mà họ phụ trách.
- Ngoài công việc của mình, nhân viên kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp phải kiêm nhiệm thêm công việc của một nhân viên kế toán vật tƣ và kế toán thành phẩm. Công việc chồng lấp lên nhau, nhất là khi vụ sản xuất bắt đầu, điều này có thể sẽ gây ra những sai sót không đáng có, làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc.
3.4.2Hìn t ức k to n
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý, Xí nghiệp đã chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (hình 3.4) và sử dụng các loại sổ sách là chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ thẻ kế toán thanh toán và chỉ sử dụng bảng kết quả kinh doanh tổng hợp, không sử dụng các báo cáo liên quan tới báo cáo tài chính.
- Kỳ kế toán mà Xí nghiệp áp dụng là kỳ tháng.
- Niên độ kế toán của Xí nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Ngôn ngữ sử dụng trong ghi chép mà Xí nghiệp áp dụng là tiếng Việt. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ). Trƣờng hợp trong năm có phát sinh bằng ngoại tệ , đến cuối kỳ đƣợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam tại văn phòng đại diện của Công ty chi nhánh Cần Thơ.
Sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ hình thức chứng từ ghi sổ mà Xí nghiệp đang sử dụng:
40
3.4.3 P ƣơn tiện p ục vụ côn t c k to n
Xí nghiệp sử dụng máy tính, máy in, máy fax và áp dụng 100% phần mềm vi tính phục vụ công tác kế toán.
Để phù hợp với chế độ, hình thức kế toán và một số yêu cầu khác về kế toán, Xí nghiệp đã đặt mua bản quyền phần mềm kế toán. Dƣới đây là sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ ghi sổ bằng phần mềm kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng:
Nguồn: PhòngTài chính – Kế toán Xí nghiệp đường Vị Thanh
Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng kết quả kinh doanh tổng hợp Bảng tổng hợp