4.2.1.1 Chứng từ sử dụng
Do đặc thù của Xí nghiệp là SX dựa trên nguồn NL chính (mía) mua về sử dụng ngay, không qua nhập kho nên chứng từ đƣợc sử dụng ở đây chủ yếu là phiếu chi, ngoài ra còn có phiếu xuất kho đối với NL phụ và một số chứng từ kế toán khác có liên quan (phiếu cân mía, phiếu thanh toán tiền mía, …).
Theo quy định của Xí nghiệp thì tiền điện sử dụng trong kỳ sản xuất sẽ đƣợc đƣa vào CP NVL trực tiếp, nên chứng từ đƣợc sử dụng ở đây còn là phiếu chi cho hóa đơn tiền điện.
Sổ kế toán đƣợc sử dụng là sổ chi tiết TK 621, sổ cái TK 621, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
4.2.1.2 Luân chuyển chứng từ
47
Nguồn: Phòng TC - KT
Nhập liệu và in chứng từ
Hình 4.1 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ của tài khoản 621
Kết thúc
A A
A
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán đã ký
đƣợc duyệt Nhập liệu, in chứng
từ và chi tiền A
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn
Bộ phận sử dụng Phòng Tài chính – Kế toán Giám đốc
Bắt đầu
Xác nhận và lập giấy đề nghị thanh toán
Kiểm tra và ký giấy đề nghị thanh toán
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán đã ký
Giám đốc duyệt giấy đề nghị thanh toán
đã ký
Hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán đã ký đƣợc duyệt 2 Phiếu chi 1 Tiền NCC NCC D D A Ghi chú: A: Phòng Tổ chức – Hành chính D: Lưu theo ngày
NCC: Nhà cung cấp A A Giấy đề nghị thanh toán đã ký đƣợc duyệt Hóa đơn Sổ chi tiết
48
- Tại bộ phận sử dụng có liên quan sau khi nhận đƣợc chứng từ từ Phòng Tổ chức – Hành chính thì kiểm tra xác nhận hóa đơn, chứng từ, sau đó lập giấy đề nghị thanh toán gửi kèm hóa đơn về Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Tại Phòng TC - KT khi nhận đƣợc hóa đơn kèm giấy đề nghị thanh toán từ Phòng Tổ chức – Hành chính thì kế toán kiểm tra và trình Trƣởng phòng ký duyệt, sau đó trả tất cả về Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Giám đốc khi nhận đƣợc hóa đơn kèm giấy đề nghị thanh toán từ Phòng Tổ chức – Hành chính thì xem xét và ký duyệt rồi chuyển trả về Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Khi Phòng TC – KT nhận đƣợc giấy đề nghị thanh toán đƣợc Giám đốc phê duyệt kèm hóa đơn thì kế toán tiến hành lập phiếu chi gồm 2 liên (liên 1 giữ lại tại bộ phận, liên 2 giao cho nhà cung cấp) và chi tiền. Sau đó kế toán tiến hành nhập vào phần mềm để lập sổ chi tiết tài khoản. Chứng từ còn lại đƣợc lƣu tại bộ phận theo ngày phát sinh.
4.2.1.3 Quy trình hạch toán
Hằng ngày, khi nhận đƣợc các hóa đơn chứng từ từ các bộ phận, phòng ban khác, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu rồi lập các chứng từ có liên quan, sau đó lập chứng từ ghi sổ. Dựa vào chứng từ gốc ghi sổ chi tiết TK 621, dựa vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái TK 621 và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (việc này đƣợc thực hiện vào cuối tháng).
4.2.1.4 Nghiệp vụ phát sinh
a. Một số vấn đề về nguyên vật liệu
* Về nguyên liệu:
- Nguyên liệu chính là mía, mua về sử dụng ngay không qua nhập kho vì mía là nguồn nguyên liệu không thể để lâu, lý do là mía dễ bị giảm trữ đƣờng.
- Nguyên liệu phụ là hóa chất các loại nhƣ hóa chất tẩy đƣờng non, dung dịch NaOH, Ca(OH)2…
- Ngoài ra còn có một số nguyên liệu phụ nhƣ bao PE62X101, keo dính, chỉ may, nƣớc sơn các loại…
- Nhiên liệu là xăng, dầu DO, nhớt 40, củi, … * Về đặc điểm sản phẩm:
- Do đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp chỉ tạo ra một loại sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không phải phân bổ.
49
- Để đảm bảo cho việc bảo quản và tiêu thụ, khi sản xuất xong sản phẩm đƣờng đƣợc đóng gói bằng bao bì, mỗi bao 50 kg, 20kg hoặc 10 kg và may lại. - Phƣơng pháp xuất kho NVL đƣợc áp dụng là phƣơng pháp bình quân cuối kỳ.
b. Hạch toán nghiệp vụ tổng quát
Bảng 4.1: Tình hình chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản phẩm đƣờng (02/2014)
ĐVT: VND
STT Tên vật liệu Số tiền Ghi chú
01 Mía nguyên liệu 22.345.430.843
02 Điện SX 222.236.490
03 Hóa chất 494.379.983
04 Nhiên liệu 185.530.542
05 Vật liệu phụ 57.204.444
Cộng 27.755.548.335
Nguồn: Bảng tổng hợp chi phí và giá thành sản phẩm tháng 02 năm 2014 Phòng TC - KT c. Hạch toán nghiệp vụ cụ thể (ĐVT: VND)
Trong tháng 02/2014, tại Xí nghiệp phát sinh một số nghiệp vụ nhƣ sau: * Ngày 11/02 căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tƣ ngày 21/01 xuất kho NaOH trị giá xuất kho là 12.017.808 và vôi công nghiệp là 104.420.316 cho SXSP.
- Phiếu đề nghị xuất vật tƣ ngày 11/02(xem phụ lục 1.1).
- Dựa vào phiếu đề nghị xuất vật tƣ ngày 21/01/2014 kế toán lập phiếu xuất kho XSX011/02/14 (xem phụ lục 1.2).
* Ngày 17/02 mua 576.508 kg mía NL đƣa ngay vào SXSP, trả bằng tiền gửi Ngân hàng Sacombank, chi nhánh Hậu Giang (dựa vào phiếu đề nghị thanh toán ngày 17/02 có kèm theo bảng kê mía mua vào và phiếu cân mía) số tiền là 557.659.300.
- Phiếu đề nghị thanh toán 17/02 (xem phụ lục 1.3).
- Dựa vào phiếu đề nghị thanh toán (phụ lục 1.3) kế toán lập ủy nhiệm chi (xem phụ lục 1.4).
50
* Ngày 18/02 mua 138.431 kg mía NL đƣa ngay vào SXSP, trả bằng tiền mặt (dựa vào phiếu đề nghị thanh toán ngày 18/02 có kèm theo bảng kê mía mua vào và phiếu cân mía) số tiền là 17.830.000.
- Phiếu đề nghị thanh toán ngày 18/02 (xem phụ lục 1.5).
- Dựa vào phiếu đề nghị thanh toán (phụ lục 1.5) kế toán tiến hành lập phiếu chi số PC017 (xem phụ lục 1.6).
* Ngày 20/02 căn cứ vào hóa đơn tiền điện (144.750 KW) và phiếu đề nghị thanh toán tiền điện ngày 20/02 thanh toán tiền điện bằng tiền gửi Ngân hàng Viettinbank, chi nhánh Hậu Giang số tiền là 144.897.690:
- Phiếu đề nghị thanh toán ngày 20/02 (xem phụ lục 1.7).
- Dựa vào phiếu đề nghị thanh toán (phụ lục 1.7) kế toán lập ủy nhiệm chi (xem phụ lục 1.8).
* Ngày 28/02 kết chuyển CP NVL trực tiếp để tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm số tiền là 224.610.944.
- Phần mềm tự động cập nhật.
4.2.1.5 Thực hiện kế toán chi tiết
Dựa vào các chứng từ phát sinh trên (phụ lục 1.1 đến 1.8), kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 621 (xem phụ lục 2.1).
4.2.1.6 Thực hiện kế toán tổng hợp
Dựa vào các chứng từ trên (phụ lục 1.1 đến 1.8), kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 2.2 đến 2.6) và dựa vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái TK 621 (xem phụ lục 2.7).
4.2.1.7 Nhận xét
a. Về thực hiện chế độ chế toán
Xí nghiệp đã thực hiện chế độ kế toán theo đúng Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính: nhƣ sử dụng đủ bộ chứng từ theo chế độ kế toán chứng từ ghi sổ, mở sổ và khóa sổ kế toán đúng theo quy định, thực hiện ghi chép đúng với quy định, …
Xí nghiệp sử dụng TK CP NVL trực tiếp một cách chi tiết nhất, làm cho việc hạch toán CP một cách rõ ràng và đầy đủ hơn nhƣng việc đó sẽ làm cho công tác hạch toán rƣờm rà, mất đi tính nhanh chóng của công việc.
Bên cạnh đó, để phù hợp với một số đặc điểm sản xuất kinh doanh và sự nhanh chóng của công việc, thì trong quá trình thực hiện chứng từ có một số
51
quy định mà Xí nghiệp không đƣợc thực hiện đầy đủ nhƣ: - Xí nghiệp lập phiếu chi chỉ gồm 2 liên.
- Chữ ký trong các chứng từ nhƣ phiếu chi, sổ kế toán vẫn chƣa đầy đủ. - Ký không đầy đủ một số chữ ký trên biên lai thu tiền, bảng kê mua mía nguyên liệu đã thực hiện chứng từ đó.
- Trên một số hóa đơn chứng từ: phiếu xuất kho, trên sổ nhƣ chứng từ ghi sổ đã bỏ đi phần ghi chú theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
b. Về tổ chức công tác kế toán
- Bộ máy kế toán gọn, nhẹ (kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, thủ quỹ) nhƣng vẫn đảm bảo đáp ứng trung thực và đầy đủ thông tin về kế toán.
- Chứng từ liên quan đến chi tiền mặt, tiền gửi, xuất kho, … đƣợc xử lý khi đã qua kiểm tra đối chiếu ở từng bộ phận có liên quan.
- Đội ngũ nhân viên (kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp – những ngƣời có liên quan trực tiếp trong kế toán CPSX và giá thành) có chuyên môn, trách nhiệm cao nên công việc kế toán cũng đƣợc thực hiện một cách khoa học và gọn ràng.
- Các nghiệp vụ phát sinh đƣợc kế toán cập nhật một cách đầy đủ.
Tuy nhiên, bên cạnh những ƣu điểm này thì việc tổ chức công tác kế toán CP NVL trực tiếp cũng còn gặp phải những hạn chế, còn nhiều điểm vẫn chƣa phù hợp với công việc kế toán hiện tại:
- Bộ máy kế toán gọn thì một số công việc sẽ bị chồng lấp trong quá trình thực hiện công tác kế toán CP NVL trực tiếp. Nhất là vào những ngày thanh toán tiền mía cho nông dân, thƣơng lái, Phòng TC – KT đông đúc, do ít kế toán nên việc thanh toán có khi bị trẫm trễ, kéo dài qua hôm sau. Hơn thế nữa, nó cũng làm ảnh hƣởng đến tinh thần làm việc của nhân viên kế toán.
- Chứng từ kế toán đƣợc đối chiếu rõ ràng trƣớc khi ký duyệt và thực hiện, nhƣng quá trình luân chuyển phải trải qua nhiều công đoạn, làm mất thời gian và tốn công vận chuyển.
- Trong quá trình phát sinh các nghiệp vụ về xuất kho, chi tiền thanh toán mua mía nguyên liệu, do các bộ phận chậm trễ việc gửi các chứng từ, hóa đơn, … về Phòng TC – KT nên việc hạch toán sẽ không đƣợc thực hiện đúng theo ngày phát sinh nghiệp vụ, mà sẽ đƣợc ghi chép sau ngày phát sinh. Điều này làm mất đi tính cập nhật liên tục các nghiệp vụ.
52
4.2.2 K toán chi phí nhân công trực ti p
4.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng là: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng tổng hợp tiền lƣơng, …
Sổ và chứng từ kế toán đƣợc sử dụng là sổ chi tiết TK 622, sổ cái TK 622, chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
4.2.2.2 Quy trình hạch toán
Vào cuối tháng, căn cứ vào bảng lƣơng từ Phòng Tổ chức – Hành chính gửi qua, kế toán tiến hành hạch toán lƣơng phải trả, trích các khoản trích theo lƣơng đƣa vào chi phí. Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 622, ghi chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 622 và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
4.2.2.3 Luân chuyển chứng từ
Quá trình thực hiện chứng từ liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp đƣợc thể hiện qua sơ đồ bên dƣới. Trình tự nhƣ sau:
Tại Phòng Tổ chức - Hành chính, Bảng lƣơng đƣợc lập tại đây dựa vào bảng chấm công từ các tổ trƣởng gửi qua. Vào cuối tháng bộ phận có nhiệm vụ lập giấy đề nghị thanh toán lƣơng cho nhân viên và gửi toàn bộ về Phòng TC – KT.
Tại Phòng TC – KT, sau khi nhận đƣợc giấy đề nghị thanh toán kèm bảng chấm công, bảng lƣơng thì trình Trƣởng phòng ký duyệt, rồi trình Giám đốc ký duyệt. Sau khi nhận đƣợc nhận đƣợc tất cả chứng từ từ Giám đốc gửi về, kế toán tiến hành nhập liệu để lập sổ chi tiết tài khoản. Các chứng từ đƣợc lƣu tại bộ phận theo ngày phát sinh.
Dƣới đây là sơ đồ lƣu chuyển chứng từ của chi phí nhân công trực tiếp (TK 622):
53
Hình 4.1 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ của tài khoản 622
Kết thúc Bảng chấm công Giấy đề nghị thanh
toán Bảng chấm công
Phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tài chính – Kế toán Giám đốc
Bắt đầu
Lập giấy đề nghị thanh toán và bảng lƣơng
Kiểm tra và ký giấy đề nghị thanh toán
Bảng chấm công Giấy đề nghị thanh
toán đã ký
Giám đốc duyệt giấy đề nghị thanh toán đã ký Bảng chấm công Giấy đề nghị thanh toán đã ký đƣợc duyệt D Ghi chú:
D: Lưu theo ngày
Giấy đề nghị thanh toán đã ký đƣợc duyệt Bảng
lƣơng Sổ chi tiết
Nhập liệu và in sổ Bảng lƣơng Bảng lƣơng Bảng lƣơng Bảng chấm công Các tổ trƣởng Nguồn: Phòng TC - KT
54
4.2.2.4 Nghiệp vụ phát sinh
a. Một số vấn đề về nhân công
Hiện nay Xí nghiệp có hơn 400 ngƣời và chia làm 20 bộ phận, bao gồm bộ phận hành chính, bộ phận sản xuất. Đối với đi ca, chia làm 03 ca sản xuất, các bộ phận còn lại đi hành chính. Các khâu sản xuất còn lại là do NCTT SX.
Xí nghiệp áp dụng hình thức trả lƣơng theo SP cho NCTT SX. Chi phí NCTT SX bao gồm: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng nhƣ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Việc tính lƣơng đƣợc thực hiện vào cuối tháng (bảng chấm công đƣợc thực hiện từ ngày 25 của tháng này đến 24 của tháng sau), căn cứ vào bảng chấm công do tổ trƣởng chấm. Thời gian cho một ca làm việc là 8 tiếng, bảng lƣơng do phòng Tổ chức – Hành chính lập và tính toán dựa trên bảng chấm công. Trong đó, Xí nghiệp quy định thang lƣơng chuẩn, hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp cho từng CB CNV. Các quy định này dựa theo chức danh, nhiệm vụ, trình độ của mỗi CB CNV và sự thống nhất chung của toàn Xí nghiệp.
b. Hạch toán nghiệp vụ tổng quát
Bảng 4.2: Tình hình chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm đƣờng cát (02/2014)
ĐVT: VND
STT Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú
01 Lƣơng 1.227.562.768
02 BHXH, BHYT, BHTN NCTT sản xuất 189.157.532
Cộng 1.416.720.300
Nguồn: Bảng tổng hợp chi phí và giá thành sản phẩm tháng 02 năm 2014 Phòng TC - KT b. Hạch toán nghiệp vụ cụ thể (ĐVT: VND)
Trong tháng 02/2014 phát sinh một số nghiệp vụ tiền lƣơng nhƣ sau: * Ngày 28/02, dựa vào bảng lƣơng tháng 02 bộ phận sản xuất kế toán tiến hành hạch toán lƣơng phải trả cho nhân công sản xuất số tiền 1.227.562.768.
* Ngày 28/02, kế toán tiến hành phân bổ tiền lƣơng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào giá thành tháng 02/2014 lần lƣợt là 3.621.075; 81.261.591; 68.336.194; 17.738.672; 18.200.000.
55
* Ngày 28/02, kế toán tiến hành kết chuyển CP NCTT để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm số tiền 1.416.720.300.
4.2.2.5 Thực hiện kế toán chi tiết
Dựa vào bảng lƣơng, bảng phân bổ lƣơng, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 622 (xem phụ lục 2.8).
4.2.2.6 Thực hiện kế toán tổng hợp
Phần mềm sẽ tự động cập nhật chứng từ ghi sổ tổng hợp dựa vào bảng lƣơng, bảng phân bổ lƣơng (xem phụ lục 2.9 đến 2.11).
Dựa vào chứng từ ghi sổ tổng hợp (phụ lục 2.9 đến 2.11) của các nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 622 (xem phụ lục 2.12).
4.2.2.7 Nhận xét
a. Về thực hiện chế độ chế toán
Xí nghiệp đã thực hiện đúng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính: nhƣ sử dụng đủ bộ chứng từ theo chế độ kế toán chứng từ ghi sổ, mở sổ và khóa sổ kế toán đúng theo quy định, thực hiện ghi chép đúng với quy định, …
Xí nghiệp cập nhật kịp thời và thực hiện đúng theo những thay đổi của Bộ Tài chính về số trích theo lƣơng (BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN).
Bên cạnh đó, để phù hợp với một số đặc điểm sản xuất kinh doanhvà sự nhanh chóng của công việc, thì trong quá trình thực hiện chứng từ có một số quy định mà Xí nghiệp không đƣợc thực hiện đầy đủ nhƣ:
- Trên một số hóa đơn chứng từ: phiếu đề nghị thanh toán, trên sổ nhƣ