a. Trưởng phòng Tài chính - Kế toán
* Chức năng:
- Tổ chức, điều hành công tác tài chính, kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty và theo qui định của Nhà nƣớc.
- Tham mƣu cho Giám đốc trong công tác tài chính, kế toán của Xí nghiệp. Nhân viên kế toán
tổng hợp
Trƣởng Phòng Tài chính – Kế toán
Nhân viên kế toán thanh toán
35
- Thƣờng xuyên có kế hoạch kiểm tra, đôn đốc, giám sát mọi hoạt động về tài chính, kế toán trong phòng.
- Tổ chức, điều hành tốt nhiệm vụ của Phòng TC – KT.
- Điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính, kế toán cho phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị, các chế độ chính sách của Nhà nƣớc.
* Nhiệm vụ:
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực KT, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Chấp hành và thực hiện đúng các quy định về quản lý tài chính, kế toán của CASUCO .
- Chấp hành sự chỉ đạo của Giám đốc Xí nghiệp, đồng thời chấp hành thực hiện theo kế hoạch nghiệp vụ của Trƣởng phòng – CASUCO.
- Giúp Giám đốc Xí nghiệp tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác KT TC, thống kê thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, kinh doanh ở Xí nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động SXKD doanh của Xí nghiệp.
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên và thanh toán đúng hạn các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê hàng kỳ.
b. Nhân viên kế toán tổng hợp
* Chức năng:
- Tổng hợp, ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và hoạt động tài chính – kế toán của Xí nghiệp.
- Thƣờng xuyên kiểm soát dữ liệu trên phần mềm kế toán thuộc lĩnh vực mình phụ trách phát hiện những sai sót để kịp thời báo Trƣởng phòng đề xuất hƣớng xử lý.
- Thƣờng xuyên kiểm tra, cân đối các định khoản nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Kiểm tra số dƣ cuối kỳ của từng loại tài khoản hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
- Hạch toán các bút toán tổng hợp và quản trị tất cả các tài khoản thuộc lĩnh vực kế toán đang phụ trách.
36
- Hàng tháng lập chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trình Trƣởng phòng ký khóa sổ, trình Giám đốc ký duyệt.
- Hạch toán và phân bổ các khoản trích trƣớc vào chi phí tính giá thành. - Lập kế hoạch nhận vốn sản xuất từ Công ty theo định kỳ, trình Giám đốc Xí nghiệp ký gửi về Công ty phê duyệt.
- Hàng kỳ (tháng, quý, năm) tập hợp các loại chi phí liên quan để tính giá thành sản phẩm.
- Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả theo định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu của Trƣởng phòng TC – KT hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu của Trƣởng phòng TC – KT hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
* Nhiệm vụ:
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực KT, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Có trách nhiệm phối hợp với Trƣởng phòng trong việc giáo dục nhân viên trong phòng, chấp hành tốt nội quy, quy chế kỷ luật lao động của Xí nghiệp và pháp luật của Nhà nƣớc.
- Giúp việc cho Trƣởng phòng về các công tác chuyên môn, nghiệp vụ tài chính, kế toán theo chế độ chính sách quy định.
c. Nhân viên kế toán thanh toán
* Chức năng:
- Kiểm tra chứng từ thanh toán trƣớc khi trình Trƣởng Phòng TC - KT, Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt; thực hiện lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; lập chứng từ thu, chi tiền gửi; theo dõi hạch toán các khoản tiền thu, chi và hằng ngày phải đối chiếu với thủ quỹ việc thu, chi.
- Thƣờng xuyên kiểm soát dữ liệu trên phần mềm kế toán thuộc lĩnh vực mình phụ trách, phát hiện những sai sót để kịp thời báo Trƣởng phòng đề xuất hƣớng xử lý.
- Thƣờng xuyên làm việc với Ngân hàng; đối chiếu số liệu tiền gửi tại Ngân hàng; kiểm soát các khoản thu, chi qua Ngân hàng; lấy các chứng từ báo có, báo nợ và kiểm tra đối chiếu công nợ với Ngân hàng.
- Theo dõi hạch toán công nợ tạm ứng, công nợ với nhà cung cấp theo từng đối tƣợng.
37
- Mở sổ sách chi tiết theo dõi về tiền mặt, tiền gửi, chi phí sản xuất chung và các khoản chi phí khác có liên quan.
- Hàng tháng lập chứng từ ghi sổ các tài khoản KT do mình phụ trách. - Lập bảng kê khai thuế hàng hóa, dịch vụ mua vào; bảng kê khai thuế tài nguyên và các bảng kê khai khác (nếu có) gửi về Công ty.
- Hàng ngày phải đối chiếu thƣờng xuyên với các phần hành KT khác trong phòng.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu của Trƣởng phòng TC - KT hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
- Đảm bảo công tác thu, chi tài chính; tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ gốc của các bộ phận, đảm bảo kiểm soát sự chính xác, hợp lệ của chứng từ.
- Kế toán chi tiết toàn bộ vốn lƣu động.
- Hàng tháng lập báo cáo chi tiết gửi kế toán tổng hợp (kể cả việc ghi chứng từ vào sổ).
- Chi tiết các khoản tính thuế đầu vào.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến nghiệp vụ theo qui định. * Nhiệm vụ:
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực KT, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Giúp việc cho Trƣởng phòng về các công việc chuyên môn nghiệp vụ tài chính, kế toán theo chế độ chính sách qui định.
- Có trách nhiệm với Trƣởng phòng trong việc giáo dục nhân viên trong phòng, chấp hành tốt nội quy, quy chế kỷ luật lao động của Xí nghiệp
- Kiểm tra toàn bộ các kế toán chi về việc ghi chép sổ sách, báo cáo số dƣ hàng ngày.
d. Thủ quỹ
* Chức năng:
- Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản kho quỹ tiền mặt, ... tại Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh.
- Thực hiện công tác thu, chi theo yêu cầu của Trƣởng phòng TC - KT. - Hằng ngày phải báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
38
- Mở sổ quỹ tiền mặt, hàng ngày phải ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thu, chi và đối chiếu với kế toán thanh toán.
- Cuối tháng đối chiếu với KT thanh toán, khoá sổ ký vào sổ quỹ, chuyển cho KT thanh toán ký xác nhận, sau đó trình Trƣởng phòng ký xác nhận.
- Liên hệ với Ngân hàng để nộp, rút tiền khi đƣợc Trƣởng Phòng TC - KT và Giám đốc Xí nghiệp ký séc.
* Nhiệm vụ:
- Quản lý, bảo quản, giữ gìn kho quỹ của Xí nghiệp.
- Ghi chép sổ quỹ để đối chiếu với kế toán vốn lƣu động hàng ngày. - Thực hiện nhiệm vụ thu, chi theo lệnh.
- Chấp hành lệnh kiểm tra quỹ tiền mặt theo định kỳ hoặc đột xuất của Trƣởng Phòng TC - KT hoặc của Giám đốc Xí nghiệp.
- Giao dịch với Ngân hàng (rút, nộp tiền theo lệnh của phụ trách phòng). - Ngoài ra thủ quỹ còn kiêm thêm việc:
+ Quản lý công tác hành chính, văn thƣ của phòng.
+ Chấm công theo dõi tình hình chấp hành nội quy của cán bộ công nhân viên trong phòng.
+ Theo dõi đối chiếu ngày phép của phòng.
3.4.1.3 Nhận xét
a. Về ưu điểm
- Việc phân công nhiệm vụ và chức năng cụ thể của từng nhân viên đảm bảo công việc không bị trùng lắp.
- Đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn nên việc tiến hành công việc có hiệu quả cao hơn.
- Giữa các nhân viên sẽ kiểm tra, đối chiếu những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để phát hiện sai sót kịp thời nhằm có hƣớng phòng ngừa.
- Cách thức bố trí vị trí bàn làm việc trong phòng thuận lợi cho công việc đƣợc nhanh chóng.
- Cơ sở vật chất của phòng đƣợc Xí nghiệp đầu tƣ về mọi mặt, tạo không gian làm việc thoải mái, giúp nhân viên trong phòng có đƣợc sáng kiến đóng góp với lãnh đạo cấp trên.
39
b. Về nhược điểm
Bên cạnh những ƣu điểm mà Phòng Tài chính – Kế toán có đƣợc thì cũng còn những mặt hạn chế:
- Tuy văn phòng đƣợc trang bị tiện nghi, nhƣng do đã xây dựng nhiều năm nên phòng óc nay đã xuống cấp, làm ảnh hƣởng đến không khí làm việc.
- Khối lƣợng công việc của Phòng Tài chính – Kế toán đã nhiều nhƣng lại thiếu đi một nhân viên kế toán quản trị, điều này làm cho các nhân viên trong phòng phải đảm nhiệm luôn công việc của một kế toán quản trị liên quan đến mảng công việc mà họ phụ trách.
- Ngoài công việc của mình, nhân viên kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp phải kiêm nhiệm thêm công việc của một nhân viên kế toán vật tƣ và kế toán thành phẩm. Công việc chồng lấp lên nhau, nhất là khi vụ sản xuất bắt đầu, điều này có thể sẽ gây ra những sai sót không đáng có, làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc.
3.4.2Hìn t ức k to n
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý, Xí nghiệp đã chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (hình 3.4) và sử dụng các loại sổ sách là chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ thẻ kế toán thanh toán và chỉ sử dụng bảng kết quả kinh doanh tổng hợp, không sử dụng các báo cáo liên quan tới báo cáo tài chính.
- Kỳ kế toán mà Xí nghiệp áp dụng là kỳ tháng.
- Niên độ kế toán của Xí nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Ngôn ngữ sử dụng trong ghi chép mà Xí nghiệp áp dụng là tiếng Việt. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ). Trƣờng hợp trong năm có phát sinh bằng ngoại tệ , đến cuối kỳ đƣợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam tại văn phòng đại diện của Công ty chi nhánh Cần Thơ.
Sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ hình thức chứng từ ghi sổ mà Xí nghiệp đang sử dụng:
40
3.4.3 P ƣơn tiện p ục vụ côn t c k to n
Xí nghiệp sử dụng máy tính, máy in, máy fax và áp dụng 100% phần mềm vi tính phục vụ công tác kế toán.
Để phù hợp với chế độ, hình thức kế toán và một số yêu cầu khác về kế toán, Xí nghiệp đã đặt mua bản quyền phần mềm kế toán. Dƣới đây là sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ ghi sổ bằng phần mềm kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng:
Nguồn: PhòngTài chính – Kế toán Xí nghiệp đường Vị Thanh
Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng kết quả kinh doanh tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi chú:
41
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Xí nghiệp đường Vị Thanh
Hình 3.5 Sơ đồ trình tự ghi chép chứng từ trên máy
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
3.4.4 độ k to n v p ƣơn p p k to n p dụn
3.4.4.1 Chế độ kế toán
Xí nghiệp đang sử dụng hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán, sơ đồ kế toán theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
3.4.4.2 Phương pháp tính giá thành sản phẩm
Xí nghiệp tính giá thành theo phƣơng pháp giản đơn.
3.4.4.3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho
- Xí nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Xí nghiệp ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
- Xí nghiệp đánh giá nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng tồn kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
3.4.4.4 Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang
Xí nghiệp đánh giá sản phẩm dở dang theo CP NVL trực tiếp.
3.4.4.5 Phương pháp khấu hao tài sản cố định
- Xí nghiệp khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng để trừ dần nguyên giá TSCĐ theo thời gian hữu dụng ƣớc tính, phù hợp với hƣớng dẫn
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Bảng kết quả kinh doanh tổng hợp Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Máy vi tính Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán
42
theo Quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
- Xí nghiệp xác định TSCĐ theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế.
- Thời gian khấu hao của các loại TSCĐ hữu hình (đối với các loại tài sản ngoài dự án) mà Xí nghiệp áp dụng nhƣ sau:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc: 25 đến 50 năm + Máy móc thiết bị: 8 đến 10 năm + Phƣơng tiện vận tải: 6 đến 10 năm + Dụng cụ quản lý: 3 đến 10 năm
- Thời gian khấu hao của các loại TSCĐ vô hình và hữu hình mà Xí nghiệp sử dụng là 12 năm bắt đầu kế hoạch từ năm 1999.
3.4.4.6 Phương pháp tính lương
Xí nghiệp áp dụng cách tính lƣơng theo SP để tính lƣơng cho nhân viên.
3.4.4.7 Phương pháp nộp VAT
Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh tính thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phƣơng pháp khấu trừ. Tuy nhiên, do đây là Xí nghiệp phụ thuộc và chịu sự quản lý của CASUCO nên Xí nghiệp không thực hiện nghiệp vụ khấu trừ thuế mà chuyển toàn bộ thuế về cho Công ty, sau đó Công ty sẽ tự khấu trừ.
3.5 TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP ĐƢỜNG VỊ THANH GI I ĐOẠN 2011 ĐẾN THÁNG 06 N M 2014
* Do đặc điểm kinh doanh của Xí nghiệp chỉ tạo ra SP, chu trình doanh thu đƣợc thực hiện tại Công ty. Vì vậy, tổng SL mà Xí nghiệp sản xuất ra có thể đƣợc xem là kết quả kinh doanh cuối cùng mà Xí nghiệp đạt đƣợc.
* Giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013 (bảng 3.1): - Về tổng sản lƣợng:
+ Sản lƣợng (SL) mà Xí nghiệp đạt đƣợc năm 2012 so với năm 2011 là 1.031.375 kg, nghĩa là tăng 1,91% so với năm 2011. Dù đây là con số nhỏ, nhƣng đó là sự phấn đấu hết mình của tập thể nhân viên của Xí nghiệp. Bên cạnh đó, sự thuận lợi về NL, lƣợng NL tăng lên về số lƣợng và cả chất lƣợng giúp Xí nghiệp sản sản xuất sản phẩm nhiều hơn.
+ Đến năm 2013 thì SL đạt đƣợc lại thấp hơn năm 2012 là 5.518.585 kg, tức là giảm 10,03% so với năm 2012. Lƣợng NL đầu vào bấp bênh làm SL mà Xí nghiệp đạt đƣợc cũng giảm theo, đồng nghĩa với việc Xí nghiệp đã không hoàn thành đƣợc những yêu cầu về SL.
43
Bảng 3.1: Kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh qua 3 năm (2011 – 2013)
Nguồn: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp từ năm 2011 đến năm 2013 Phòng TC – KT
Bảng 3.2: Kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh 06 tháng đầu năm 2014