2.1. Cấu trúc hệ thõng phân phôi
Hệ thông phân phối hàng hoa của doanh nghiệp có cấu trúc như cấu trúc mạng lưới, bao gồm các doanh nghiệp và các cá nhân độc lập và phụ thuộc lẫn nhau.
Hàng hoa lưu thông trong hệ thống phân phối thông qua cơ chế "Kéo" và/hoặc cơ chế "Đẩy", có thể thuận chiều hoặc nghịch chiều, nhưng tất cả đều có chung mục tiêu là sự thoa mãn của khách hàng và lợi nhuận cùa doanh nghiệp. Trên thực tế, chúng ta nói nhiều đến hoạt động phân phối hàng hoa thuận chiều nghĩa là dòng vận động vật chất đi từ nhà sản xuất hay người nhập khẩu (gọi chung là người cung ầng) đến người tiêu dùng.
Trong khi một số công ty bán sản phẩm cùa họ trực tiếp tới tay người tiêu dùng thì rất nhiều cõng ty khác lại tận dụng ích lợi từ phía các trung gian. Tập hợp của nhiều người, nhiều trung gian tham gia vào việc vận chuyển hàng hoa từ người sản xuất đến người tiêu dùng CUỐI cùng đó được gọi là một kênh phán phối. Khi tung sản phẩm ra thị trường, nhà quản lý có thể sử đụng một kênh phán phối cho mỗi sản phẩm hoặc kết hợp nhiều kênh phàn phối cho sàn phẩm ấy. Có 6 loại kênh phân phối thường gặp:
Hình 2: Các kênh của hệ thống phân phối
Nhà sản xuất Đại lýlđại diện Bán buôn Bán lẻ Người tiêu dùng
Nguồn: ỉntroduction to logistics system pỉannìng anđ control
Người cung ứng chuyến giao một phần công việc tiêu thụ sản phẩm của minh cho người trung gian, nghĩa là họ sẵn sàng bỏ bới một số quyền kiểm soát đối với sản phẩm của mình. Họ dường như đã giao phó vận mệnh của công ty vào tay nhạng người trung gian ấy. Tuy vào tình hình kinh doanh, có nhạng hệ thống phân phối có nhiều cấp độ trung gian. Tất nhiên, hệ thông phân phối càng nhiều cấp độ (rung gian thì người cung ứng càng ít khả năng kiểm soát quá trình phân phôi hàng hoa của họ.
2.2. Phân loại hệ thống phân phôi hàng hoa
Theo mức độ liên kết giạa các thành viên, hệ thống phân phối hàng hoa có thể chia thành 2 kiểu tổ chức phân phối chính là: Phán phối truyền thống và phân phôi hiện đại.
a. Phản phối truyền thông
Phân phối truyền thống (traditional channel) là hoạt động phân phối mà các dòng vận động của hàng hóa trên thị trường được hình thành ngẫu nhiên, tư phái, quan hệ trong hệ thông phân phối truyền thông rất rời rác. Các doanh nghiệp và cá nhân tham gia vào hệ thống phân phôi này không muôn phụ thuộc quá nhiều vào nhau trong quá trình kinh doanh. Vì lợi ích kinh tế mà mỗi người chí tập trung hoạt động cùa họ vào một số cõng việc cụ thể cùa hệ thống. Họ tìm kiếm bất kỳ lợi ích gì, vào bất cứ khi nào, ờ bất cứ đâu và bàng mọi cách có thể. Nói cách khác, hệ thống thiếu sự lãnh đạo tập trung, hiệu quà hoạt động kém và có nhiều xung đột.
Chính cơ chế thị trường tự do và tín hiệu giá cả đã tạo nên hệ thống phân phôi truyền thống. Kênh phân phối truyền thống được phân làm hai loại cơ bản: Một là.
các điểm bán cố định với diện tích không lớn l ắ m (trên dưới 10m2). Các điểm bán này thường đặt ngay cạnh địa điểm gia đình, nằm trong khu dân cư. trên các đường phố, tại các ngõ hẻm nơi m à bất kỳ người tiêu dùng nào có nhu cầu đểu có thế m u a được. H a i là, các loại xe lưu động. Xe đảy lưu động c h ờ các mặt hàng t h i ế t yêu. thường là các loại đồ uống, rau, củ, quả...
b. Phân phối hiện đại
Trái ngược với phân phôi t r u y ề n thống, phân phôi hiện đại ịmodern trade) là một hệ thống phân phối có chương trình trọng tâm, quản lý chuyên nghiệp được t h i ế t k ế nhầm đạt hiệu quả phân phối cao và có ảnh hường tối đa đến thị trường. Các thành viên trong hệ thống phân phối hiện đại liên kết chặt chẽ với nhau và hoạt động như m ộ t thể thống nhất (logistics). Doanh nghiệp sử dụng hệ thống phân phối này có thể k i ể m soát được hoạt động của toàn bộ hệ thống và chù động giải q u y ế t x u n g đột. N ó mang lại hiệu quả k i n h t ế theo q u y m ô phân phối và xoa bỏ những công việc trùng lặp.
H ệ thông phân phối hiện đại bao g ồ m n h i ề u t r u n g tâm thương mại, đại siêu thị, siêu thị, cửa hàng bách hoa, cửa hàng tiện ích...
3. Các cõng đoạn cơ b ả n c ủ a việc phân p h ố i hàng h o a h ữ u hình
Phân phối là m ộ t khâu phức tạp trong hệ thống logistics. N ó bao g ồ m n h i ề u công việc từ phía người cung ứng, nhà kho, trung tàm phán phôi, người bán lẻ. Nhưng nhìn m ộ t cách tổng quát, ta có thể chia việc phân phối ra làm 3 hoạt động chính: X ử lý đơn đặt hàng, quản lý kho hàng, và vận chuyển.
3.1. X ử lý đơn đặt hàng 3.1.1. T r u y ề n thông
Hoạt động phân phối hàng hoa bắt đầu từ đơn đặt hàng cùa khách hàng. Trước đây, việc đặt hàng diễn ra rất phức tạp, r ủ i r o và thường tốn n h i ề u thời gian (có k h i lên t ớ i 7 0 % tổng thời gian hoàn thành xong hợp đồng). Qua trình này bao gồm công đoạn: Nhân viên bán hàng chuyển đơn hàng, đãng ký đơn hàng. đối c h i ế u công n ợ của khách hàng, l ẽ n k ế hoạch dự trữ và sản xuất, gửi hàng và hoa đơn, nhận t i ề n t h a n h toán.
3.1.2. Hiện đại
T r o n g những n ă m gần đây, quá trình x ử lý đơn hàng đã diễn ra nhanh chóng và có hiệu quả nhờ việc ứng dụng thành tựu tiên t i ế n của công nghệ thông t i n và kỹ thuật điện tử. V i ệ c m ã số, m ã vạch hàng hoa cho phép người bán có thể khợn trương xác định các mặt hàng được yêu cầu và k i ể m soát được lượng hàng thực té tồn kho. M á y tính cá nhân và modem giúp h ọ có thể k i ể m tra lượng hàng và đạt hàng vào bất cứ thời gian nào.
Những kho hàng cũ, n h i ề u tầng với thang m á y tốc độ chậm và quv trình bốc xếp hàng hoa k é m hiệu quả đang vấp phải sự cạnh tranh từ phía những kho hàng mới, m ộ t tầng, tự động hóa hoàn toàn với hệ thông bốc x ế p hàng tiên tiên được điều khiển từ m ộ t m á y trung tâm. K h i Helene Curtis Company thay t h ế 6 k h o cổ l ỗ sĩ của mình bằng Ì cơ sờ m ớ i trị giá 32 triệu USD, công ty đã cất g i ả m được 4 0 % chi phí phân phối [ l i ] . Bởi l ẽ , n h ũ n g k h o như vậy sẽ giảm bớt được số lượng tai nạn cho
cõng nhân cũng như chi phí lao động, tình trạng mất cắp, hư hòng hàng, cải thiện
được việc k i ể m tra d ự trữ hàng.
Công nghệ trao đổi d ữ liệu điện tử thuận tiện cho người k i n h doanh trong việc đưa yêu cầu trực tiếp trên m á y tính m à không cần phải dùng đến giấy tờ. Ví d ụ về việc x ử lý đơn hàng cùa cóng ty dotcom khổng l ồ , Amazon.com [4J: K h i khách hàng kích chuột vào vào nút đạt hàng t r ẽ n W e b s i t e Amazon.com thì ngay lúc đó tại m á y chù ở Seatle, bang \Vashington, sẽ chuyển đơn hàng tới m ộ t trong bảy trung tâm phân phối tại M ỹ của Amazon (tổng diện tích của các trung tâm phân phối lên đến 3 triệu feet vuông, xấp xỉ 270 triệu mét vuông). T i ế p đó, đơn hàng được chuyển đến k h o gần nhất có các sản phợm m à bạn đặt mua. N h ữ n g kệ hàng có m ó n hàng đó sẽ tự động sáng lên. Nhân viên bán hàng sẽ đến lấy hàng và tất đèn. M ó n hàng được đặt vào két m à u xanh lá cây và chạy trên l O k m băng chuyển. Trên đường chạy này, m ã vạch của hàng hoa được đọc n h i ề u lần. Sau đó, các m ó n hàng này được tập trung tại m ộ t địa điểm, được đối chiêu với đơn hàng r ồ i cho vào thùng giấy...
3.2. Quản lý hàng dự trữ ( hàng tồn kho)
Hàng d ự trữ thường c h i ế m tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp (thõng thường c h i ế m tới 4 0 % đến 5 0 % ) . D o đó, quản lý hàng d ự trữ là vấn đề q u a n trọng trong việc lên k ế hoạch và hoạt động cùa hệ thống logistics.
3.2.1. Vai trò của dự trữ