Căn cứ: Tác giả đề cập đến bất cập hạn chế về việc Xí nghiệp chưa
hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc (Tại chương III của Luận văn) Xí nghiệp có đưa ra những tiêu chí nhưng còn rất ít và chung chung, kết quả chưa chính xác cao, đại khái, chung chung, xong lần.
Công tác phân tích và thiết kế công việc hiện nay tại Xí nghiệp vẫn còn tồn tại một số vấn đề như tác giả đã phân tích, trong đó đáng chú ý nhất là các bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc của Xí nghiệp có nội dung công việc chưa có, có nội dung công việc chưa được chi tiết, vẫn còn khái quát, chung chung. Xí nghiệp mới chỉ chú ý xây dựng quy định chức năng nhiệm vụ của từng Phòng ban nghiệp vụ, đội sản xuất tức là mới chỉ ra được cho một tập thể người lao động rằng họ có quyền hạn, trách nhiệm chung như thế nào trong công việc chứ chưa đưa ra được những nội dung công việc cụ thể, tiêu chuẩn để đánh giá mức độ làm việc, khả năng làm việc, chất lượng công việc của họ là tốt hay kém. Xí nghiệp chưa xây dựng các bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc nên còn nhiều hạn chế trong công tác quản lý, điều hành, đánh giá, bình bầu chất lượng.
Nội dung: Bản mô tả công việc cung cấp một cách khá đầy đủ, chi tiết,
rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn, yêu cầu của từng vị trí, từng chức danh riêng biệt trong các phòng ban. Điều này tạo thuận lợi cho việc phân công trách nhiệm cũng như quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc tránh tình
88
trạng đùn đẩy trách nhiệm công việc. Ngoài ra còn tạo điều kiện khuyến khích cho người lao động có thể tham gia tuyển dụng khi Xí nghiệp có đợt tuyển dụng vào những vị trí công việc khác nhau. Qua bản mô tả công việc giúp người lao động hiểu rõ được công việc mà cá nhân phải thực hiện và tầm quan trọng của bản thân đối với công việc cũng như với Xí nghiệp, qua đó khuyến khích người lao động hăng say làm việc và đạt hiệu quả tốt.
Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác tạo động lực lao động. Ngoài việc là cơ sở của việc đánh giá thực hiện công việc của tổ chức đối với cán bộ công nhân viên, nó còn là thước đo để người lao động tự đánh giá khả năng, trình độ của mình trong công việc. Từ sự đánh giá đó mà người lao động còn so sánh với những người đồng nghiệp trong cùng cơ quan, với người lao động trong cơ quan khác và người lao động nói chung. Nếu các tiêu chuẩn không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm về sự công bằng trong tổ chức, từ đó dẫn đến các hành vi làm việc không mong muốn từ phía người lao động.
Xí nghiệp cần phân tích và thiết kế lại các công việc hiện tại để xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc chi tiết hơn và thiết kế các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc cho phù hợp với thực tế. Quá trình phân tích và thiết kế công việc cần tuân theo quy trình:
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích Xí nghiệp sẽ phải tiến
hành rà soát lại toàn bộ các công việc hiện tại.
Bước 2:Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Xí nghiệp có thể sử
dụng phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng. Phương pháp này rất thích hợp trong việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc. Người nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả rồi từ đó khái quát lại và phân loại các đặc trưng
89
chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc. Phương pháp này có nhược điểm là tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát và phân loại các sự kiện; bên cạnh đó là hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc. Tuy nhiên, nó có thể cho thấy tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau và đặc biệt nó phù hợp với mục đích chính của công tác phân tích và thiết kế các công việc tại Xí nghiệp Môi trường đô thị huyện Sóc Sơn.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập Các thông tin thu được từ quá trình
ghi chép sẽ dùng để viết các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các bản này sẽ là cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân lực trong Xí nghiệp.
Đối với các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ do nhân viên phòng
Tổ chức hướng dẫn những người tổ trưởng, đội trưởng, trưởng phòng ban, những người phụ trách bộ phận cách viết và để họ tự viết. Tốt nhất là nên xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc theo phương pháp thảo luận dân chủ. Phương pháp này thu hút được người lao động vào việc xây dựng các tiêu chuẩn nên được họ ủng hộ và tự nguyện thực hiện hơn.
Trưởng phòng, đội trưởng, trưởng bộ phận cần có thông báo và thu hút toàn bộ nhân viên, công nhân dưới quyền vào việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc và phổ biến cách thức viết cho họ.
+ Phụ trách bộ phận sẽ tổ chức thảo luận, phổ biến các nội dung liên quan, lợi ích ý nghĩa và tác dụng của việc xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
+ Mỗi nhân viên tự dự thảo (Hoặc trao đổi, toạ đàm, nêu ý kiến phát biểu tại hội nghị) về tiêu chuẩn cho công việc của mình.
+ Phụ trách bộ phận tổng hợp lại, phân tích, giải thích những vướng mắc, nêu ra thảo luận với tập thể công nhân viên về các tiêu chuẩn đưa vào dự thảo.
90
+ Tổ chức toạ đàm, tham gia ý kiến vào bản dự thảo đó và đi đến thống nhất về tiêu chuẩn cuối cùng.
Đối với các bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc thực
hiện các bước sau để hoàn thiện: + Viết bản thảo lần 1.
+ Lấy ý kiến của người lao động và người phụ trách bộ phận có liên quan + Sửa lại bản thảo theo các ý kiến, hoàn thiện bản thảo lần 2
+ Thảo luận với Trưởng phòng kỹ thuật giám sát sản xuất về các bản thảo. + Sửa lại bản thảo theo các ý kiến, hoàn thiện bản thảo lần 3
+ Thảo luận với cán bộ chủ chốt trong toàn Xí nghiệp về các bản thảo và sửa lại theo ý kiến đóng góp hoàn thiện bản thảo lần 4.
+ Trình bản thảo lên Giám đốc để phê duyệt.
+ Sao in thành nhiều bản, lưu và gửi các bộ phận liên quan.
Kết thúc quá trình thu được bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc trong Xí nghiệp. Đây là các bản hoàn chỉnh, chi tiết và đúng với thực tế nhất, là cơ sở để Xí nghiệp thực hiện các hoạt động nhân sự, nhất là công tác tạo động lực một cách chính xác và bài bản.
Tham khảo xây dựng các bảng trên của một chức danh cụ thể tại Xí
nghiệp: Công nhân thu gom rác
Bản mô tả công việc:
Tên công
việc Công nhân thu gom rác Đơn vị Đội sản xuất số 1
Báo cáo cho Giám đốc Trách nhiệm và bổn phận
Hiểu và thực hành thành thạo động tác kỹ thuật quét rác hè, rác đường phố, kỹ thuật gom, nhặt rác, gõ kẻng thu rác nhà dân, dọn đất gốc cây, dọn các đống rác, xúc rác lên xe gom, lên xe chuyên
91
dùng, moi cống hàm ếch, tua vỉa, bấm cỏ chính trang hè đường.
Điều kiện làm việc
+ Sử dụng đầy đủ các loại bảo hộ lao động đã được trang cấp khi thi hành nhiệm vụ; biết cách sử dụng và bảo quản các dụng cụ, phương tiện sản xuất được trang bị.
+ Hiểu và tuân thủ luật lệ giao thông, đảm bảo an toàn giao thông, an toàn lao động.
Bảng 4.2: Bản mô tả công việc
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:
Trình độ và kiến thức
Trung học phổ thông (nếu là công nhân kỹ thuật, công nhân lái xe có bằng kỹ thuật, bằng lái xe theo yêu cầu).
Kinh nghiệm Ưu tiên có kinh nghiệm
Năng lực Thực hiện vận động nhân dân đổ rác đúng nơi quy định, hiểu và nắm chắc các hộ nhà dân, cơ quan trong phạm vi công tác được phân công.
Phẩm chất Trung thực, hoà nhã, đúng giờ
Bảng 4.3: Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
- Thành vỉa phải sạch không có đất cát, rêu bám đối với vỉa khô, vỉa có nước chảy thông thoáng lòng vỉa phải hết rác.
- Gốc cây miệng cống hàm ếch sạch rác.
- Đảm bảo thu hết rác, không để tồn rác trên mặt đường, hè.
- Các thùng rác hết rác và sạch bên ngoài, được sắp xếp ngay ngắn đúng vị trí. - Trên vỉa hè, lòng đường phải luôn sạch, không còn đất cát, rác thải tồn đọng trong suốt ca làm việc.
92 tạo gờ làm tắc nghẽn dòng chảy.
- Mùa lá rụng trước khi kết thúc ca làm việc phải quét vơ lại lần cuối. - Khi có đất, cát, phế thải xây dựng, rơi vãi phải thu dọn sạch.
- Trời mưa to úng ngập cục bộ sau khi nước rút phải vệ sinh bùn tràn trên mặt hè, đường phố kết hợp với xe tưới nước rửa đường để làm sạch sẽ.
- Trong quá trình làm việc phải tuân thủ luật lệ giao thông.
Bảng 4.4: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Xí nghiệp Môi trường đô thị huyện Sóc Sơn là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ công ích với đặc trưng nội dung công việc cơ bản ổn định nên công tác phân tích và thiết kế công việc không cần tiến hành thường xuyên như ở các doanh nghiệp khác nhưng cũng nên duy trì 4 đến 5 năm một lần để đảm bảo tính chính xác và cập nhật của các bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc; tạo cơ sở để các hoạt động quản trị nhân sự trong Xí nghiệp, đặc biệt là hoạt động tạo động lực cho người lao động được tiến hành một cách hiệu quả nhất.
Dự kiến kết quả: Người lao động sẽ dễ dàng nhận biết, nắm rõ và thực
hiện các nội dung công việc, tránh được tình trạng chồng chéo hoặc đùn đẩy công việc do đã được phân định rõ ràng, công nhân thuộc nhóm đối tượng nào thì thực hiện nhiệm vụ của nhóm đối tượng đó, cán bộ quản lý dễ dàng đôn đốc, giám sát việc thực hiện, tạo thuận lợi cho công tác nghiệm thu, đánh giá kết quả thực hiện, làm căn cứ tính thù lao hợp lý tạo sự công bằng và thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động.