3.3.1 Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy công ty 3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
- Định hƣớng hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức xây dựng các mối quan hệ kinh tế với khách hàng thông qua các hợp đồng kinh tế. Quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty và đề ra các biện pháp thực hiện chỉ tiêu kế hoạch sao cho đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Giám đốc có quyền điều hành quản lý toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc có quyền tuyển dụng và bố trí lao động cũng nhƣ việc đề bạt, khen thƣởng, kỉ luật trong công ty. Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc pháp luật và tập thể công nhân viên của mình.
Bộ phận kinh doanh
Tổ chức tiếp thị, nghiên cứu thị trƣờng nhằm đẩy mạnh sản lƣợng tiêu thụ, xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn. Thu hồi công nợ đối với khách hàng.
Bộ phận kế toán – tài chính
- Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kế toán, thống kê ở công ty theo quy định pháp luật và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phản ánh ghi chép, hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật. GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN LÝ SẢN XUẤT
25
- Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống luân chuyển chứng từ có liên quan đến hàng hoá, tài sản vật tƣ tiền vốn, đồng thời tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán thống kê ở tất cả bộ phận trong nội bộ công ty.
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản thuế, các quỹ của công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, cổ phiếu và các khoản công nợ phải thu, phải trả theo quy định của pháp luật.
- Xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kiểm kê tài sản, chuẩn bị đầy đủ kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt và hƣ hại tài sản đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán tài chính và quyết toán công ty theo quy định luật pháp.
- Tổ chức phổ biến và hƣớng dẫn kịp thời các chế độ thể lệ tài chính, kế toán thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận và cá nhân có liên quan trong công ty để cùng phối hợp thực hiện.
- Tổ chức bảo quản lƣu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các tài liệu thuộc phạm vi mật theo quy định công ty.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo và tự đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên tài chính trong công ty, đồng thời tổ chức nghiên cứu, từng bƣớc áp dụng những thành tựu của công nghệ tin học trong công tác tài chính, hạch toán kế toán thống kê của công ty nhằm tăng hiệu năng công tác quản lý và tham mƣu về mặt tài chính đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị sản xuất kinh doanh của công ty.
Bộ phận quản lý sản xuất
- Lập kế hoạch tổ chức tuyển dụng và đào tạo cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ và công nhân phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lập hợp đồng lao động đối với cán bộ – công nhân viên chức và đƣợc ủy nhiệm của Giám đốc ký hợp đồng lao động đối với đối tƣợng là công nhân viên của công ty theo mẫu quy định.
- Nghiên cứu chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động, tiền lƣơng. tiền thƣởng, các khoản phụ cấp và các chính sách, chế độ đối với ngƣời lao động, phúc lợi công ích trên cơ sở pháp luật nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả cao nhất. Tổng kết kết quả lao động và thanh toán tiền lƣơng hàng tháng theo phƣơng án lƣơng của công ty.
- Nghiên cứu thực hiện chế độ bảo hộ lao động phù hợp loại hình sản xuất đặc thù của công ty và kiểm tra thực hiện đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm trong toàn công ty theo đúng quy định của chính phủ ban hành.
26
- Dựa vào chiến lựợc kinh doanh của công ty, lập kế hoạch sản xuất, quản lý việc thực hiện sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản.
- Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, phòng gian bảo mật, bảo vệ bí mật công nghệ, bảo vệ tài sản, bảo đảm đƣợc an ninh trật tự, an toàn cho sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thực hiện công tác kiểm soát nghiêm ngặt phòng chống cháy nổ, an toàn cho sản xuất, cho con ngƣời, cho tài sản công ty.
- Nghiên cứu tham mƣu cho Giám Đốc, theo dõi, quản lý, chăm lo sức khoẻ và thực hiện công tác cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên chức, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên chức luôn gắn bó với công ty và kích thích thúc đẩy sản xuất kinh doanh luôn phát triển.
- Ghi nhận, lập kế hoạch cung cấp nguyên liệu theo kế hoạch tháng, phục vụ cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh và theo dõi, quản lý, bảo dƣỡng, sửa chữa các loại vật tƣ thiết bị, tiện nghi thuộc khu vực hành chính và quản lý của công ty.
- Thực hiện báo cáo định kỳ các công tác nghiệp vụ của phòng theo quy định của công ty.
* Nhận xét chung về cơ cấu tổ chức của công ty: Nhìn chung cơ cấu tổ chức quản lí chung của công ty đƣợc xây dựng dựa theo chức năng hoạt động hiệu quả, phù hợp với tình hình chung của công ty, cơ cấu tổ chức của công ty có mối liên hệ mật thiết với nhau, có tác động qua lại giữa các bộ phận. Đồng thời công ty nên bổ sung thêm bộ phận quản lý nhân sự để thuận tiện cho việc theo dõi khả năng và năng lực của đội ngũ công nhân viên của công ty và tách bộ phận kế toán – tài chính thành hai bộ phận riêng biệt để giảm bớt công việc cho bộ phận kế toán và dễ dàng kiểm soát tài chính của công ty.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN - CÔNG NỢ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN LƢƠNG THỦ QUỸ
27
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, với quy mô này phòng kế toán đặt dƣới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trƣởng và sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán thống kê trong toàn công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng. Số nhân sự trong phòng kế toán gồm 6 ngƣời: Kế toán trƣởng, kế toán thanh toán – công nợ, kế toán kho, kế toán lƣơng và thủ quỹ.
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ
Kế toán trƣởng: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc công ty trong việc quản lý, điều hành, tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán toán công ty, thực hiện tốt trách nhiệm đƣợc giao. Ngoài ra kế toán trƣởng phải chịu trách nhiệm các kết quả kế toán của công ty, lập sổ báo cáo với cơ quan thuế.…
Kế toán thanh toán – công nợ: Có nhiệm vụ hằng ngày lập các chứng từ thu, chi và theo dõi tình hình thanh toán giữa nội bộ công ty, giữa công ty với các đối tác kinh doanh và Nhà nƣớc.
Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ của công ty.
Kế toán kho: Có nhiệm vụ thực hiện ghi chép và theo dõi việc nhập, xuất, kiểm kê,…các vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm trong kho.
Kế toán lƣơng: Có nhiệm vụ tổ chức chấm công, lập bảng tính lƣơng, trích các khoản bảo hiểm, các khoản phụ cấp cho các cán bộ công nhân viên trong công ty.
Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ chuyển tiền, thu tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa đơn hợp lệ và lập báo cáo kết quả tăng, giảm lƣợng tiền trong kỳ cho kế toán trƣởng.
* Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy tổ chức kế toán của công ty: Mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty đang áp dụng phù hợp, mỗi bộ phận kế toán làm việc độc lập tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra, giám sát. Các bộ phận kế toán đều có nhiệm vụ và chức năng riêng vì vậy rất hiệu quả trong công tác kế toán, nhƣng gây khó khăn cho việc xử lý chứng từ vì phải thông qua nhiều bộ phận, không kip thời cho viêc thông báo thông tin cần thiết và công ty nên lập thêm bộ phận kế toán quản trị để lập các báo cáo cần thiết và cung cấp các thông tin kịp thời cho bộ phận kinh doanh góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
- Chế độ kế toán: Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính.
28
- Hình thức ghi sổ: Nhật kí chung bao gồm sổ nhật kí chung, sổ cái tổng hợp và sổ cái chi tiết. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh sẽ đƣợc phản ánh vào sổ nhật kí theo thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó.
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Hình 3.3: Sơ đồ hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
- Ghi hằng ngày:
- Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã đƣợc kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinhđƣợc ghi vào các sổ, the kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10,… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặt biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
29
các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối kỳ (tháng, quý, năm), cộng số liệu sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.4.4 Phƣơng pháp kế toán
- Phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Bảng 3.1: Sơ lƣợc kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 và 2014
Đơn vị tính: đồng
CHỈ TIÊU 6 THÁNG ĐẦU NĂM CHÊNH LỆCH
2013/2014
2013 2014 SỐ TIỀN TỶ LỆ %
Tổng doanh thu 29.453.295.500 30.415.336.700 962.041.200 3,27% Tổng chi phí 27.140.547.300 28.159.526.200 1.018.978.900 3.75% Tổng lợi nhuận 2.312.748.200 2.255.810.500 (56.937.700) 2,46%
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Qua số liệu sơ lƣợc kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 ở bảng 3.1, ta có thể thấy tình hình hoạt động của công ty có sự biến động về chi phí và doanh thu, cụ thể nhƣ sau:
- Giai đoạn 6 tháng đầu năm 2014, doanh thu của công ty tăng, từ 29.453.295.500 đồng lên 30.415.336.700 đồng, tăng 962.041.200 đồng tƣơng ứng với 3,27% so với 6 tháng đầu năm 2013. Doanh thu tăng đồng thời chi phí cùng tăng lên nhƣng ở giai đoạn này chi phí tăng cao hơn doanh thu, chi phí từ 27.140.547.300 đồng tăng lên 28.159.526.200 đồng tƣơng ứng với 3,75% so
30
với 6 tháng đầu năm 2013. Cụ thể là chi phí tăng cao hơn doanh thu 0,48%, chi phí tăng cao kéo theo lợi nhuận giảm, lợi nhuận từ 2.312.748.200 đồng giảm xuống còn 2.255.810.500 đồng, giảm 56.937.700 đồng tƣơng ứng giảm 2,46% so với 6 tháng đầu năm 2013.
- Giai đoạn này doanh thu tăng là do sự nổ lực từ phía công ty từ những năm thành lập đến nay, trãi qua nhiều khó khăn thì hiện nay các hoạt động của công ty đã đi vào quỹ đạo và đã chiếm đƣợc sự tin cậy của khách hàng. Bên cạnh đó năm 2012 công ty đƣợc cấp giấy chứng nhận là Nhà Cung Cấp chất
lượng 2012 và là Thành Viên Hội Đồng Thương Hiệu Được Ưa Chuộng Phía Nam do Hội tiêu chuẩn và bảo vệ ngƣời tiêu dùng Việt Nam bình
chọn. Doanh thu tăng nhƣng lợi nhuận lại giảm là do chi phí tăng cao. Chi phí tăng cao vì giai đoạn này công ty thực hiện đƣa các sản phẩm xuống các tỉnh ở khu vực ĐBSCL gần với Thành phố Cần Thơ để thâm dò tình hình thị trƣờng và nhu cầu của khách hàng ở khu vực này để thực hiện việc mở Chi nhánh sản xuất và tiêu thụ của công ty tại Thành phố Cần Thơ. Công ty muốn thu hút sự chú ý của khách hàng mới nên đã giảm giá sản phẩm vì thế sản phẩm đƣợc bán ra thị trƣờng tăng lên và chi phí vận chuyển tăng lên do vận chuyển hàng xuống các tỉnh xa nên lợi nhuận giảm so với 6 tháng đầu năm 2013.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG
Thuận lợi
Công ty đƣợc đặt ngay vị trí trung tâm công nghiệp của tỉnh Bình Dƣơng nên thu hút đƣợc nguồn lao động dồi dào, cơ sở hạ tầng khá tốt.
Công ty có đội ngũ nhân sự có trình độ cao, thu thập và xử lý thông tin chính xác, kịp thời. Từ đó, làm cho hoạt động trong toàn công ty luôn đƣợc hài hoà với nhau, từ khâu thu mua nguyên vật liệu, quyết định công nghệ chế sản xuất đến tạo đƣợc chất lƣợng sản phẩm, mẫu mã bao bì của sản phẩm,… đều đạt đƣợc tiêu chuẩn cao, đủ chất lƣợng để công ty có thể xuất khẩu sản phẩm sang các nƣớc khác.
Công ty đã đƣợc cấp giấy chứng nhận là Nhà Cung Cấp chất lượng 2012 và là Thành Viên Hội Đồng Thương Hiệu Được Ưa Chuộng Phía Nam do Hội tiêu chuẩn và bảo vệ ngƣời tiêu dùng Việt Nam bình chọn, bên
cạnh đó cũng đầu tƣ xây dựng dây chuyền sản xuất công nghệ tiên tiến của Úc