Trao đổi thông tin giữa TTPP và các siêu thị đƣợc chia thành hai mức độ: Các vấn đề nội bộ - lỗi đơn hàng, hàng hóa hay các ý kiến về đơn hàng. Các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp.
5.4.2.1 Các vấn đề nội bộ
Trong quá trình nhận hàng hóa, các siêu thị thƣờng gặp phải các lỗi nội bộ có liên quan đến đơn hàng hay hàng hóa nhƣ: hàng hóa hƣ hỏng khi giao, giao hàng thiếu, giá không đúng…
Tùy theo quy mô và mức độ mà các siêu thị sẽ liên hệ với TTPP hay phòng Kinh doanh của Liên hiệp theo quy trình sau: Các siêu thị sẽ fax các vấn đề mình đang gặp phải tới TTPP hay phòng kinh doanh và đợi các phản hồi. Các gap (khác biệt) có thể xảy ra trong trƣờng hợp này có thể xảy ra khi: vấn đề nào đó siêu thị khiếu nại với TTPP nhƣng lại không thuộc thẩm quyền của TTPP, TTPP phải chuyển các khiếu nại này lên phòng kinh doanh để giải quyết. Phòng kinh doanh sau khi xem xét sẽ trao đổi với TTPP. Cuối cùng TTPP sẽ làm việc với siêu thị để giải quyết vấn đề.
Vậy gap ở đây là các siêu thị không thấy đƣợc khoảng thời gian mà TTPP và phòng kinh doanh làm việc với nhau do đó mọi sự chậm trễ hay mất thời gian sẽ quy về phía TTPP. Và đây là gap phổ biến nhất giữa TTPP và siêu thị. Do đó để giảm thiểu sự khác biệt này
86
và nâng cao hơn nữa năng lực trao đổi và giải quyết các vấn đề thì TTPP và phòng Kinh doanh phối hợp với hệ thống siêu thị nên phân loại phạm vi và quyền hạn giải quyết các lỗi, vấn đề một cách cụ thể và rõ ràng nhằm giảm thiểu thời gian lãng phí khi dòng thông tin không đến đúng nơi cần đến.
Hình 5.4 Mô tả quy trình trao đổi thông tin nội bộ
5.4.2.2 Vấn đề liên quan đến nhà cung cấp
Tƣơng nhƣ các vấn đề nội bộ, các siêu thị cũng có hai cách thức liên lạc để giải quyết các vấn đề mà họ gặp phải đó là: Nếu các vấn đề có liên quan đến quy cách đóng gói, trƣng bày hay cách thức sử dụng sản phẩm… thì các siêu thị trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp hay đại diện nhà cung cấp để có câu trả lời. Nếu các vấn đề liên quan đến chất lƣợng sản
Xử lý
Vấn đề của siêu thị
Trung tâm phân phối Phòng Kinh doanh Xử lý Phản hồi Phản hồi Các điều chỉnh thích hợp Siêu thị
87
phẩm, hàng không phù hợp với số lƣợng lớn… lúc này các siêu thị phải liên hệ với TTPP để TTPP thu hồi hàng đồng thời TTPP sẽ liên hệ với phòng kinh doanh. Phòng Kinh doanh lúc này dƣới danh nghĩa của Liên hiệp sẽ làm việc với nhà cung cấp.
Với những trƣờng hợp này, để vấn đề đƣợc giải quyết nhanh chóng và hợp lý nhất đòi hỏi sự cộng tác của tất cả các bên liên quan. Về phía TTPP cần nhanh chóng thu hồi hàng hóa và liên hệ với phòng Kinh doanh để có những tƣờng trình chính xác nhất về vấn đề đang xảy ra và phải có sự cam kết cung cấp lƣợng hàng thiếu hụt hay bổ sung siêu thị. Không để làm ảnh hƣởng đến hoạt động của siêu thị, điều nay đồng nghĩa sẽ không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng dịch vụ của TTPP.
Hình 5.5 Mô tả quy trình trao đổi thông tin có liên quan đến nhà cung cấp
Vấn đề siêu thị gặp phải Trung tâm phân phối Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Xem xét - Xử lý Phản hồi Siêu thị
88