Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính, Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trong quá trình cập nhập dữ liệu một chương trình, người sử dụng luôn phải cập nhật ngay từ đầu mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập, xuất kho NVL. Do vậy kế toán NVL trong hình thức kế toán máy phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Theo dõi quản lý chi tiết cụ thể từng loại nguyên vật liệu trên phần mềm, mỗi loại nguyên vật liệu đều có mã vật tư riêng được mở từ đầu và nếu có vật liệu mới sẽ mở thêm mã vật liệu mới.
- Tập hợp và kiểm tra các chứng từ nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu một cách cẩn thận trước khi nhập vào máy.
- Định kỳ in báo cáo tồn kho để kiểm tra đối chiếu với thủ kho tạo điều kiện phát hiện kịp thời các khoản bị lệch để có biện pháp kiểm tra.
Để có thể quản lý, xử lý, lưu trữ trực tiếp một cách chính xác, tiện lợi cho việc kết xuất, tra cứu lưu trữ… người sử dụng kế toán máy cần nắm vững:
1. Cài đặt và khởi động chương trình. 2. Xử lý nghiệp vụ:
- Phân loại chứng từ. - Định khoản.
- Nhập dữ liệu phát sinh trong kỳ báo cáo: + Vào màn hình nhập dữ liệu phát sinh. + Các thông báo và chỉ dẫn khi nhập. + Quy trình nhập dữ liệu mới.
+ Quá trình sửa, xóa dữ liệu.
+ Quá trình phục hồi dòng dữ liệu đã xóa.
4. Xử lý dữ liệu: Công việc này phải làm mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới, sửa hay xóa dữ liệu đã nhập.
5. Xem, in sổ sách báo cáo.
* Trình tự ghi sổ kế toán máy trên máy vi tính:
Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú :
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra