Thứ nhất: container phải luơn sẵn sàng khi khách hàng yêu cầu. Để thực hiện được việc này, APL phải dự trữ một lượng container an tồn cần thiết tại cảng. Nếu lượng container dự trữ bị đe dọa thì cần phải cĩ biện pháp nhập container rỗng từ nước ngồi về. Lượng container dự trữ này nhiều hay ít phụ thuộc vào thời gian để thực hiện một lần chuyển container rỗng và vào dự báo hàng xuất và nhập của 2 tuần tới liên tiếp.
Thứ hai: container phải đủ tiêu chuẩn đi biển (seaworthy container), cụ thể: container phải bảo đảm đạt yêu cầu chắc chắn, sạch sẽ, an tồn cho hàng hĩa vận chuyển. Đây là yêu cầu cơ bản của khách hàng. Giải pháp thực hiện là APL cần cĩ 2 bãi chứa container khác nhau (gọi là bãi A và bãi B) tại cảng. Bãi A chuyên chứa container đủ tiêu chuẩn đi biển để cấp cho khách. Bãi B chứa container sau khi đã hồn tất quy trình nhập khẩu. Các container này phải qua một quy trình kiểm tra chặt chẽ. Nếu cĩ hư hỏng hoặc dơ bẩn, phải được sửa chữa, làm vệ sinh trước khi được chuyển sang bãi A. Cĩ 2 nguồn cung ứng container:
Một là, container nhập rỗng từ nước ngồi về. APL tại cảng xếp ở nước
ngồi phải bảo đảm rằng 100% các container đưa về Việt Nam đủ tiêu chuẩn đi biển. Các container này được đưa về bãi A.
Hai là, container từ nguồn hàng nhập khẩu. Tất cả các container từ nguồn hàng nhập khẩu đều được đưa về bãi B. APL sẽ tiến hành kiển tra chặt chẽ container ngay sau khi nhà nhập khẩu trả container về bãi B. Các container bị hư hỏng như thủng, rách, biến dạng hoặc dơ bẩn cần được sửa chữa và làm vệ sinh kịp thời. Sau khi sửa chữa, làm vệ sinh xong, container được đưa sang bãi A. Đối với những container quá cũ, tuổi thọ trên 20 năm, APL nên xem xét và mạnh dạn loại bỏ.
3.3.1.4 - Xây dựng phong cách phục vụ mang tính chuyên nghiệp
Về tư tưởng: xác định APL là một cơng ty dịch vụ nên cung cách phục vụ
phải mang tính chuyên nghiệp. Mục tiêu cần đạt được là: luơn tơn trọng khách hàng, tỏ thái độ luơn cần khách hàng ngay cả khi khách hàng chưa thể sử dụng dịch vụ của APL. Phải thực sự coi khách hàng là thượng đế. Khi khách hàng đến văn phịng, mục tiêu của APL là: “Vui lịng khách đến, vừa lịng khách đi”. Để thực hiện mục tiêu này, APL cần thường xuyên mở lớp đào tạo nâng cao khả năng giao tiếp, khả năng ứng xử, khả năng giải quyết các sự việc với khách hàng một cách chuyên nghiệp.
Về nghiệp vụ: qua phân tích cho thấy lao động trong dịch vụ vận tải cĩ
tính chuyên mơn hĩa rất cao. Điều này phát huy được tính sáng tạo và khả năng chuyên mơn của từng nhân viên đồng thời mỗi cá nhân cũng cần cĩ trách nhiệm cao hơn trong cơng việc. Tuy nhiên, do tính chuyên mơn hĩa cao nên bất kỳ sai sĩt nào của một nhân viên đều cĩ ảnh hưởng rất lớn đến cả quá trình. Để khắc phục hạn chế này, biện pháp đưa ra là:
Thường xuyên mở lớp đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ của mỗi nhân viên. Qui mơ lới học và thời gian đào tạo phụ thuộc vào tình hình thực tế của mỗi phịng, mỗi khâu cơng việc. Cĩ hai cách tổ chức lớp đào tạo:
- Lớp đào tạo do chuyên gia trong ngành, trong cơng ty hướng dẫn. Lớp này được tổ chức theo một kế hoặch định trước. Đối tượng học là tất cả các nhân viên trong cơng ty. Lớp học dự kiến được tổ chức mỗi năm ít nhất 01 lần với thời gian cho mỗi lần khoảng từ 1 đến 2 tuần.
- Lớp đào tạo do chính các nhân viên cũ trong cơng ty, những người giỏi, cĩ nhiều kinh nghiệm hướng dẫn. Đối tượng học là những nhân viên cĩ ít kinh nghiệm hơn. Hình thức học cĩ thể được tổ chức dưới dạng hội thảo chuyên đề, trao đổi kinh nghiệm từ những tình huống thực tế (case study). Các bộ phận trong cơng ty sẽ nêu những vấn đề vướng mắc trong thực tế làm việc để mọi người cùng phân tích, mổ sẻ sự việc từ đĩ tìm ra quy trình giải quyết hợp lý nhất. Quy trình này sẽ được áp dụng cho các trường hợp tương tự (nếu cĩ) trong tương lai.
Tổ chức nhân sự ở mỗi khâu ít nhất 2 người sao cho vừa cĩ tính chất kiểm tra chéo cơng việc của nhau, vừa cĩ thể hỗ trợ nhau khi cần thiết. Làm như vậy sẽ giảm thiểu được lỗi khơng cố ý xảy ra.
Xây dựng quy trình làm việc cụ thể cho từng người, từng khâu để mỗi nhân viên hiểu rõ vai trị cũng như trách nhiệm của mình đối với cơng việc của hãng.
3.3.1.5 - Lập chứng từ hồn hảo
Chất lượng của chứng từ vận tải phản ánh một mặt của chất lượng dịch vụ vận tải. Khách hàng luơn địi hỏi chứng từ phải:
- Đúng, chính xác, rõ ràng sạch và đúng luật
- Chứng từ phải đáp ứng đầy đủ những yêu cầu hợp lý của khách hàng như đã quy định trong thư tín dụng (L/C) hay trong hợp đồng mua bán tuy nhiên vẫn phải đúng luật hàng hải.
- Thời gian làm chứng từ nhanh, khách hàng khơng phải đợi lâu. Để đạt được mục tiêu này, giải pháp đưa ra là:
ư Tuyển chọn những nhân viên giỏi, cĩ tính cần cù, cĩ tinh thần trách nhiệm vào làm khâu chứng từ.
ư Lập bảng thống kê theo dõi định kỳ về chất lượng chứng từ để tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
ư Giảm thiểu số lần nhập chứng từ vào máy bằng cách phát triển hệ thống nối kết giữa máy tính của khách hàng với hệ thống máy của APL. Khách hàng sẽ tự mình nhập số liệu vào máy và như vậy mọi yêu cầu của khách hàng đều được thỏa mãn. APL chỉ cịn nhiệm vụ kiển tra đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Tuy nhiên, để thực hiện được giải pháp này APL cần phát triển được phần mềm máy tích thích hợp.
3.3.2 - Đối với chiến lược giá 3.3.2.1 - Giải pháp về quản lý giá 3.3.2.1 - Giải pháp về quản lý giá
Nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường mục tiêu đồng thời phục vụ chiến lược của hãng thách thức thị trường, APL cần xây dựng chính sách giá linh hoạt, cĩ tính cạnh tranh cao tuy nhiên vẫn mang tính ổn định tương đối. Cụ thể:
Thứ nhất, chiến lược giá dài hạn. Giá này chủ yếu áp dụng đối với các
cơng ty đa quốc gia, những khách hàng cĩ số lượng vận chuyển lớn, thường xuyên và ổn định. Mức giá nên ấn định bằng khoảng 80% mức giá phổ thơng đang áp dụng trên thị trường nếu hợp đồng vận chuyển với số lượng trên 200 teu năm. Thời gian ký hợp đồng là một năm. Các cơng ty xuất nhập khẩu cũng sẽ được hưởng mức giá này nếu họ chấp nhận ký hợp đồng với điều kiện trên. Giá hợp đồng sẽ được điều chỉnh lại 3 tháng một lần một cách tương ứng nếu thực tế giá trên thị trường biến động vượt quá 15% so với giá trong hợp đồng. Thơng qua việc ký các hợp đồng dài hạn này, APL sẽ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch khai thác tàu và chuẩn bị container một cách phù hợp. Khách hàng cũng sẽ được lợi về giá và chủ động về thời gian vận chuyển hàng.
Thứ hai, chiến lược giá ưu đãi đặc biệt. Cĩ 2 loại giá ưu đãi là giá theo
Bảng 15: Giá áp dụng cho hợp đồng ngắn hạn
Số lượng cần vận chuyển
Mức giảm giá so với giá thị trường
Khi ký hợp đồng mới Dưới 25 teu Giảm giá 2,5% ----
Từ 26 đến 100 teu Giảm giá 5,0% Giảm giá 5% cho cả hợp đồng Từ 101 đến 200 teu Giảm giá 10,0% Giảm giá 10% cho container thứ 26 trở đi Từ 201 đến 500 teu Giảm giá 15,0% Giảm giá 15% cho container thứ 101 trở đi Từ 501 teu trở lên Giảm giá 20,0% Giảm giá 20% cho container thứ 201 trở đi
Một là: giá theo hợp đồng ngắn hạn (Bảng 15). Với biện pháp này khách
hàng sẽ cĩ lợi về giá do đĩ khách hàng sẽ gắn bĩ trung thành hơn với hãng. Chiến lược giá này cũng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho APL trong việc lập kế hoạch vận chuyển.
Thứ hai, giá đối với những khách hàng cĩ số lượng vận chuyển lớn trong
năm nhưng khơng ký hợp đồng với APL. Những khách hàng này được gọi là những khách hàng thân thiết của APL. Giải pháp thực hiện là: cuối năm APL tổ chức thống kê số lượng container ủng hộ trong năm của từng khách hàng nhằm xác định các khách hàng trọng tâm của mình trong năm sau. (Bảng 16)
Bảng 16: Giá cho các khách hàng thân thiết của APL
Số lượng container đi qua APL trong năm hiện tại
Mức giá áp dụng cho năm sau so với giá thị trường
Trên 100 teu Giảm 5% Trên 200 teu Giảm 10% Trên 500 teu Giảm 15%
Ngồi ra APL cũng nên áp dụng giá đặc biệt với những lơ hàng lớn, số lượng trên 20 teu/lần mặc dù những lơ hàng này khơng cĩ tính thường xuyên trong năm. Mức khuyến mãi cĩ thể thấp hơn 5-7% so với giá thị trường.
Thứ ba, chiến lược giá khuyến mãi. APL áp dụng chế độ chi hoa hồng đối
0,5% đến khơng quá 2,5%. Chi hoa hồng thực chất là việc giảm giá nhằm tăng khả năng cạnh tranh. Đối với những lơ hàng đã được chỉ định từ nước ngồi, mức hoa hồng cĩ thể giao động từ 0% đến 0,5%. Lý do áp dụng hoa hồng trong trường hợp này là để tạo mối quan hệ tốt với khách hàng.
Từ trước tới nay, các hãng tàu thường khơng áp dụng chi hoa hồng đối với hàng nhập khẩu cho dù là nhập FOB. Tuy nhiên, để tăng tính cạnh tranh, APL nên đặt mục tiêu lấy được hàng hơn là mục tiêu duy trì thơng lệ khơng chi hoa hồng cho hàng nhập khẩu. Tiền hoa hồng chính là khoản tiền lấy ra từ giá cước vận tải. Hơn nữa, ngày nay, ngày càng nhiều lơ hàng nhập khẩu trong đĩ cước được trả tại Việt Nam và nhà nhập khẩu đang ở Việt Nam chính là người cĩ quyền quyết định chọn tàu.
Thứ tư, chiến lược giá phổ thơng. Giá áp dụng cho các khách hàng nhỏ, lẻ,
khơng cĩ tính thường xuyên. Bản thân các khách hàng này cũng khơng trung thành với bất kỳ một hãng tàu nào cả. Nay họ xếp hàng với hãng tàu này, mai họ gửi hàng qua hãng tàu khác. Giá phổ thơng được áp dụng ở mức ngang bằng với giá đang tồn tại trên thị trường và cao hơn giá mà APL giành cho các nhà giao nhận (forwarder).
Thứ năm, chiến lược giá cho các nhà giao nhận. Giá áp dụng cho các nhà
giao nhận là giá rất linh hoạt và là giá chiến thuật. Tùy theo tình hình cụ thể của thị trường và khả năng huy động hàng của APL trong từng thời điểm, giá được nâng nên hoặc hạ xuống một cách linh hoạt. Vào mùa cao điểm, hàng nhiều APL sẽ nâng giá lên cao, đẩy các nhà giao nhận ra xa. Ngược lại, vào mùa thiếu hàng, việc huy động hàng gặp khĩ khăn, APL sẽ giảm giá cho các nhà giao nhận để họ cĩ điều kiện thu gom hàng cho mình.
3.3.2.2 - Giải pháp về cắt giảm chi phí
Giảm phí lưu container, lưu bãi container tại cảng. Container nằm ở cảng
sẽ phải chịu phí lưu bãi. Chính vì vậy, rút ngắn được thời gian container nằm ở cảng sẽ giảm được chi phí. Nguyên tắc áp dụng là “container về bãi trước xuất trước, container về bãi sau xuất sau”
Giảm phí chuyển container rỗng. Nếu lượng container nhập về quá ít so với lượng container dùng để xuất đi sẽ dẫn đến trường hợp thiếu container. Khi đĩ để cĩ container phục vụ hàng xuất, APL phải bỏ một khoản tiền nhất định để nhập container rỗng từ nơi khác về. Chi phí này sẽ được tính vào giá thành vận chuyển hàng xuất làm giá cước hàng xuất cĩ xu hướng tăng lên. Ngược lại, nếu lượng container cho hàng xuất quá ít so với lượng container nhập về sẽ dẫn đến trường hợp thừa container tại cảng làm tăng phí lưu container, lưu bãi. Nhằm tránh phí lưu container, lưu bãi đồng thời sớm đưa container vào khai thác, sử dụng, APL lại phải bỏ chi phí ra để chuyển container rỗng từ Việt Nam đi nơi khác. Chi phí này sẽ được tính vào giá thành hàng nhập do đĩ giá cước hàng nhập lại cĩ xu hướng tăng lên. Biện pháp dùng giá đẻ điều tiết sự mất cân bằng về container như sau:
Hãy giả định:
- Cĩ một dịch vụ vận chuyển hàng giữa cảng TP. Hồ Chí Minh và cảng Hamburg -Đức, chuyển tải qua Singapore.
- Chi phí để chuyển 01 teu từ cảng P đến cảng P’ cũng tương đương với chi phí để chuyển 01 teu từ cảng P’ đến cảng P.
Trên cơ sở các giả định trên, các chi phí được cho ở bảng 17
Bảng 17: Chi phí giá thành vận tải
Các loại chi phí Số tiền
(USD)
Ví dụ minh họa (USD) - Chi phí để chuyển 01 teu rỗng đi nơi khác (hoặc chuyển từ
nơi khác về) trong trường hợp dư thừa (hoặc thiếu) container
tại cảng đi. A 80
- Chi phí để chuyển 01 teu rỗng đi nơi khác (hoặc chuyển từ nơi khác về) trong trường hợp dư thừa (hoặc thiếu) container
- Chi phí vận chuyển 01 teu từ TP. Hồ Chí Minh đi Singapore
(hoặc ngược lại). C 120
- Chi phí vận chuyển 01 teu từ Singapore đi Hamburg (hoặc ngược lại)
D 360
- Phí chuyển tải cho 01 teu tại Singapore E 15 - Phí quản lý tính cho 01 teu tại cảng đi và đến (chi phí văn
phịng, tiếp thị, lương nhân viên, v.v…)
F 10
- Giá cước cho 01 teu đang tồn tại trên thị trường G 1200 Giá thành cho một dịch vụ vận tải (Y) sẽ là:
Y = A - B + C + D + E + F (1)
Trong đĩ A và B sẽ bằng 0 nếu tình trạng container cân bằng tại cảng (khơng thừa, khơng thiếu). A và B sẽ mang dấu âm nếu tình hình đang dư thừa container và mang dấu dương nếu tình hình đang thiếu container tại cảng.
Từ cơng thức (1) ta cĩ giá thành vận tải cho dịch vụ hàng xuất Yx là: Yx = A - B + C + D + E + F (2)
Theo giả thuyết thứ 2, giá thành vận tải hàng xuất cũng chính là giá thành vận tải hàng nhập (Yn) nhưng ngược dấu (Yx = -Yn). Tuy nhiên, trong thực tế chi phí để vận chuyển 01 teu từ cảng P đến cảng P’ khơng phải lúc nào cũng tương đương với chi phí vận chuyển từ cảng P’ đến cảng P. Trong trường hợp này Yx sẽ khác Yn.
Lợi nhuận cho một dịch vụ vận tải giữa cảng P và cảng P’ là (M) M = G - Y (3)
Cùng một mức giá trên thị trường, tuy nhiên, mức lời thu được lại rất khác nhau tùy thuộc vào tình trạng thừa hay thiếu container tại cảng. (Xem phụ lục 9)
Giả sử trong chiến lược kinh doanh của mình, APL hoạch định mức lời dự kiến cho tuyến TP. Hồ Chí Minh - Hamburge là X (X= 700 USD). Nếu chi phí
vận chuyển hàng xuất thấp sẽ cho mức lời cao hơn X, (trường hợp 4, 7, 8, 9 -phụ lục 9), APL sẵn sàng giảm giá để lấy thêm hàng mà vẫn bảo đảm mức lời X. Ngược lại, nếu chi phí vận tải cho hàng xuất thấp, điều này cũng cĩ nghĩa chi phí cho hàng nhập cao (Yx = -Yn), APL sẽ phải tăng giá hàng nhập nhằm đảm bảo mức lời X, làm lượng hàng nhập cĩ xu hướng giảm. Lượïng hàng xuất tăng, lượng hàng nhập giảm sẽ làm giảm áp lực thừa container tại cảng đi hoặc giải quyết được sự thiếu hụt container tại cảng đến.
Tương tự, nếu chi phí vận tải hàng xuất cao sẽ cho mức lời thấp hơn mức X (trường hợp 1, 2, 3, 5, 6 - phụ lục 9), APL sẽ phải tăng giá để bảo đảm mức lời X. Hành động này làm lượng hàng xuất cĩ xu hướng giảm. Mặt khác, chi phí vận tải cho hàng xuất cao đồng nghĩa với việc chi phí vận tải cho hàng nhập thấp, APL sẽ giảm giá hàng nhập để tăng lượng hàng mà vẫn đảm bảo mức lời dự