- Những qui định cụ thể
3.2.1.2. Thể lệ kế toán
Nếu thể lệ tài chính là cở sở pháp lý, là tiêu chuẩn có tính chất chuẩn mực định trước mà hoạt động kiểm soát chi hướng đến, thì thể lệ kế toán nhà nước là những qui định về nguyên tắc, phương pháp ghi nhận, phân tích, tổng hợp và giải thích kết quả huy động, phân bổ và sử dụng côngquỹ. Thể lệ kế toán chặt chẽ, ghi nhận và phản ánh, tổng hợp những con số chính xác sẽ giúp cho Quốc hội, các Bộ,
Ngành liên quan theo dõi, kiểm tra, giám sát và đánh giá đúng tình hình hoạt động
của Quỹ, qua đó chống lạm dụng, thất thoát, lãng phí. Chính vì vậy, thể lệ kế toán cần phải qui định:
Trước hết, thực hiện nguyên tắc thống nhất quỹ và ngân quỹ, kết số (tổng
thu - tổng chi) của quỹ luôn luôn là số dư có. Điều này đòi hỏi thể lệ kế toán qui
định, mỗi quỹ chỉ được phép mở một tài khoản duy nhất tại Kho bạc để ghi chép mọi nghiệp vụ nhập, xuất quỹ và được tính lãi theo lãi suất hiện hành. Tuyệt đối không được mở một tài khoản phụ ở bất kỳ một tổ chức tài chính trung gian khác (các ngân hàng thương mại, công ty tài chính, công ty bảo hiểm, quỹ đầu tư…) ngoại trừ trường hợp có qui định trong một văn bản pháp qui khác.
Qui định này nhằm tổng hợp đầy đủ dòng tiền của chính phủ, mô tả toàn diện mọi hoạt động của Chính phủ dưới hình thức những con số, từ đó, Quốc hội, người dân và các tổ chức, cá nhân khác (nếu quan tâm) sẽ đánh giá đúng hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý tài chính công hiệu quả và hiện đại.
Thứ hai, kế toán các Quỹ ngoài ngân sách được theo dõi theo niên khóa, trùng khớp với niên khóa ngân sách. Cuối năm, số dư (tồn quỹ) thuộc niên khóa trước được chuyển sang niên khóa sau để tiếp tục chi.
Kế toán Quỹ ngoài ngân sách phải thực hiện theo phương pháp kế toán phù hợp với kế toán NSNN, nghĩa là kế toán tiền mặt kết hợp với kế toán chi phí và kế toán phí tổn (kế toán theo mục lục NSNN) nhằm đảm bảo nguyên tắc thống nhất quản lý tài chính quốc gia của Quốc hội. Qua đó Quốc hội phải biết được toàn bộ các chương trình công tác mà Chính phủ đã thực hiện trong một năm và kiểm soát, cùng giới hạn một hoạt động nào đó (nếu cần). Tuy nhiên, các Quỹ ngoài ngân sách tài trợ cho những chương trình xã hội cần thiết, rõ rệt hoặc một chương trình phát triển kinh tế ưu tiên có tính qui mô và dài hạn (nghĩa là chu kỳ của Quỹ thường là trung hay dài hạn) thì cuối năm, số dư (tồn quỹ) thuộc niên khóa trước được chuyển sang niên khóa sau để tiếp tục chi cho đến khi chương trình được kết thúc.
Thứ ba, hàng tháng và cuối năm, kế toán viên (đơn vị sử dụng quỹ) phải lập báo cáo tình hình thu, chi của quỹ.
Các nhà quản lý tùy theo mục tiêu, đối tượng quản lý của mình (cơ quan Kho
bạc và cơ quan sử dụng quỹ) mà sử dụng những thông tin, dữ liệu do kế toán cung cấp để đánh giá năng lực thực hiện của đối tượng quản lý, và xác định các lĩnh vực cần thiết để can thiệp. Điều đó đòi hỏi kế toán viên phải lập báo cáo tình hình thu chi của Quỹ hàng tháng và cả năm.
Thứ tư, báo cáo quyết toán hàng năm của Quỹ phải được đính kèm báo cáo quyết toán thực hiện NSNN của Bộ (Sở) liên hệ (Bộ, Sở chuyên môn)
Mỗi cơ quan chức năng thực hiện những nhiệm vụ chuyên môn hàng năm, thuộc chương trình công tác của Chính phủ, được Quốc hội chấp thuận và phân bổ NSNN để thực hiện. Ngoài những nhiệm vụ thường xuyên hàng năm, tùy theo những diễn biến kinh tế xã hội, và kết quả ngoại giao của Chính phủ, các Bộ (sở) chức năng còn thực hiện chương trình công tác đặc biệt, và được tài trợ bằng ngân sách đặc biệt (Quỹ ngoài ngân sách). Hàng năm, từng Bộ (Sở) phải báo cáo quyết toán Quỹ đính kèm báo cáo quyết toán NSNN để Chính phủ, Quốc hội có đủ dữ liệu đánh giá toàn diện kết quả hoạt động của từng Bộ (Sở). Việc gửi cùng lúc hai báo cáo quyết toán còn giúp cho việc kiểm tra, đánh giá từng chi tiết hoạt động được chính xác, tránh sự chi tiêu trùng lắp "một cách vô ý hay chú ý".
Số liệu báo cáo quyết toán phải được đối chiếu với cơ quan Kho bạc nơi đơn vị mở tài khoản tiền gửi các Quỹ. Điều này không chỉ có ý nghĩa về phương diện kế
toán (tính chính xác) và còn góp phần bảo vệ công quỹ an toàn (tức là hoạt động
kiểm kê, đối chiếu ngân quỹ hiện còn)
Thứ năm, ngay sau khi chấm dứt hoạt động chương trình, mục tiêu số dư của quỹ bị loại bỏ bằng cách nộp vào NSNN, theo đề nghị của Bộ Tài chính hoặc Bộ chuyên ngành.
Một Quỹ đặc biệt được thiết lập bởi một chương trình, mục tiêu đặc biệt nên khi chương trình, mục tiêu đó chấm dứt hoạt động thì Quỹ đó phải bị xóa bỏ ngay. Và, quỹ được thiết lập theo một văn bản pháp qui thuộc cấp có thẩm quyền nào (Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh) thì cấp đó quyết định bãi bỏ. Nếu không, số ngân quỹ dôi dư đó sẽ bị lạm dụng hoặc lãng phí.