các nguồn lực tài chính nhà nước đều được phân phối thông qua những qui tắc của hệ thống các văn bản qui phạm pháp luật: Đối tượng hay mục đích, tiêu chuẩn, định mức. Vì vậy, để việc phân phối cho các chương trình, dự án thuộc các ngành, lĩnh vực một cách tối ưu, nhưng vẫn chấp hành đúng các luật lệ tài chính hiện hành thì việc thể chế hóa, pháp chế hóa tài chính phải đầy đủ, đồng bộ, rõ ràng và dễ hiểu, giúp cho tất cả những ai có liên quan đều hiểu rõ và thực hiện một cách thuận lợi. Việc thiếu vắng một trong những yếu tố trên (đầy đủ, đồng bộ, rõ ràng và dễ hiểu) sẽ gây nên những trở ngại cho cả người thực hiện lẫn người kiểm soát và giám sát.
Về phương diện quản lý (nội bộ và ngoài hệ thống), thể lệ tài chính là công cụ quản lý quan trọng, có ý nghĩa "quyết định" ngay từ giai đoạn đầu tiên của tiến trình quản lý. Đối với quản lý nội bộ, nó là công cụ để nhà quản lý tổ chức, điều hành và kiểm soát việc thực hiện của nhân viên đơn vị, và ngược lại, nhân viên hiểu rõ để thi hành nhiệm vụ chuyên môn và quyền kiểm tra, giám sát của mình. Đối với cơ quan cấp trên trực tiếp hay các cơ quan liên hệ (đảm nhận nhiệm vụ quản lý ngoại lai), nó là công cụ để để tiến hành kiểm tra, giám sát, đánh giá việc sử dụng công quỹ.
Một công cụ quản lý thứ hai, có quan hệ chặt chẽ, gắn kết với công cụ đó đến mức mà thiếu nó, sẽ rất khó đạt được mục tiêu quản lý mong đợi, đó là thể lệ kế toán tương ứng với thể lệ tài chính qui định. Những qui tắc ghi nhận, phân loại, tổng hợp và giải thích tình hình sử dụng ngân quỹ là công cụ đo lường hiệu quả sử dụng công ngân dưới hình thức các con số xác thực, minh bạch và chính xác.
1.2.6.2. Thủ tục và quy trình kiểm soát chiThủ tục kiểm soát chi: Thủ tục kiểm soát chi:
Thủ tục thực hiện và kiểm soát chi quỹ ngoài ngân sách gắn liền với ba giai đoạn chính yếu của quá trình chi tiêu công quỹ: Dự toán (phê duyệt); quyết định chi tiêu và ra lệnhtrả tiền; giải ngân (thanh toán).
Dự toán là một bảng dự trù các khoản thu và chi cho những chương trình, kế hoạch công tác trong năm được lựa chọn theo những tiêu chí hiệu quả tối ưu và thể hiện dưới hình thức tiền tệ. Mọi khoản thu được phép, được liệt kê rõ ràng, đầy đủ, chi tiết. Toàn bộ các khoản chi cho bất kỳ đối tượng, mục đích nào đều ước lượng
theo từng chi tiết: Đối tượng, tiêu chuẩn, định mức qui định. Một dự toán ngân sách như trên sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin quan trọng để tiến hành phân tích, đánh giá và xét đoán tính kinh tế, hiệu quả sử dụng ngân quỹ theo dự trù và việc chấp hành các thể lệ tài chính - kế toán của cơ quan sử dụng công quỹ. Nói cách khác, dự toán là sự phân bổ nguồn lực, là công cụ quản lý ngân quỹ cần thiết của giai đoạn đầu tiên, tức là ngay trước khi thực hiện chi tiêu. Đây là một trong
những căn cứ quan trọng để KBNN thực hiện kiểm soát chi. Chất lượng dự toán chi ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng kiểm soát chi. Vì vậy để tăng cường công tác kiểm soát chi quỹ ngoài ngân sách qua KBNN thì dự toán chi phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác, đầy đủ và chi tiết để làm căn cứ cho KBNN kiểm tra, kiểm soát quá trình chi tiêu của đơn vị.
Chi tiêu công là việc sử dụng công quỹ để trực tiếp trao đổi hàng hóa dịch vụ, vì mục tiêu công ích. Chi tiêu công trải qua hai giai đoạn: Quyết định chi tiêu (quyết định mua sắm, xây dựng, sửa chữa, tuyển dụng nhân viên, thuê mướn…), và ra lệnh trả tiền.
Những quyết định trên phải tuân theo những thủ tục được qui định trong Luật NSNN và các văn bản pháp qui có liên hệ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định, như Luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn.
Lệnh trả tiền chỉ được phép thiết lập và ban hành căn cứ theo những quyết định chi tiêu hợp pháp và các văn bản chứng minh việc thực hiện các quyết định đó đã hoàn thành, hoàn thành thật sự, trung thực và chính xác; người được hưởng thật sự đã hoàn thành nghĩa vụ theo đúng cam kết. Và được thiết lập theo mẫu chuẩn do Bộ Tài chính qui định.
Quy trình kiểm soát chi:
Kiểm soát thủ tục thanh toán, gọi tắt là kiểm soát thanh toán: Sự kiểm soát trước khi xuất tiền ra khỏi quỹ. Qui trình kiểm soát, gồm:
(1) Sự kiểm soát của kiểm soát viên.
- Tính chất pháp lý của thủ tục thanh toán. Nội dung kiểm soát giá trị pháp lý của thủ tục thanh toán, gồm:
+ Sự đầy đủ của thủ tục thanh toán theo qui định pháp luật: Tùy theo tính chất kinh tế, đối tượng chi, nhà nước (Bộ Tài chính) qui định cụ thể từng thủ tục chi
và lệnh trả tiền. Ví dụ, chi mua sắm tài sản, hàng hóa, hồ sơ gồm: Quyết định trúng thầu và lựa chọn nhà thầu thắng thầu; hợp đồng thương mại; hồ sơ nghiệm thu, bàn giao; lệnh trả tiền (Giấy rút dự toán hay Ủy nhiệm chi…)
+ Giá trị pháp lý của từng thủ tục chi và lệnh trả tiền: Giá trị pháp lý của từng thủ tục chi và lệnh trả tiền được thể hiện qua hai yếu tố: Thẩm quyền quyết định và thời điểm quyết định. Tức là, theo qui định của pháp luật thì ai có quyền
quyết định, và lúc nào được phép quyết định.
Ai có thẩm quyền?. Ví dụ, Luật Đấu thầu qui định cụ thể, người nào có thẩm quyền quyết định kết quả trúng thầu và lựa chọn nhà thầu thắng cuộc; Luật Thương mại qui định thẩm quyền ký kết Hợp đồng thuộc về người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền (bằng văn bản); Luật NSNN và Thông tư Bộ Tài chính qui định thẩm quyền ra lệnh trả tiền thuộc về người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền (theo hồ sơ mở tài khoản được lưu tại Kho bạc).
Thời điểm được phép quyết định (phải đúng với qui định pháp luật hay các văn bản pháp lý qui định). Ví dụ, việc ký các văn bản nghiệm thu, bàn giao phải sau ngày ký kết Hợp đồng, và đúng với các điều khoản ghi trong Hợp đồng; Lệnh trả tiền phải được ký sau thời điểm ký kết các văn bản đính kèm Lệnh trả tiền (các văn bản, chứng từ chứng minh khoản nợ phải trả).
Mặt khác, đối với các thủ tục đã được pháp chế hóa (mẫu chuẩn), phải thực hiện đúng cả nội dung và hình thức trình bày.