- Tính chất hợp lệ của thủ tục thanh toán
1.2.6.3. Kế toán và báo cáo tài chính định kỳ
Nguyên tắc công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý các quỹ ngoài ngân sách đòi hỏi một hệ thống kế toán tương ứng. Hệ thống này được lập ra để ghi chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo (giải thích). Nó dựa trên những nguyên tắc kế toán được thừa nhận rộng rãi (GAAP - generally accepted accounting principles)
GAAP bao gồm: Các quy ước, luật lệ và thủ tục được phê duyệt theo tiêu chuẩn kế toán của Quốc gia (tại Việt Nam, Luật Kế toán nhà nước). Các đơn vị kế toán phải tuân thủ Luật Kế toán khi thực hiện việc kế toán cũng như trình bày kết quả trong báo cáo tài chính. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán nhà nước giúp: (1) các nhà quản lý hành chính nhà nước, (2) Quốc hội (HĐND), (3) các Kiểm soát viên (Kiểm toán nhà nước, Thanh tra Chính phủ, Thanh tra tài chính), và (4) cộng đồng dân cư (những người dân quan tâm) đoán chắc rằng, những gì họ thấy là những con số được ghi chép chính xác và minh bạch về các hoạt động của Quỹ ngân sách và ngoài ngân sách.
Đối với kế toán của cơ quan sử dụng NSNN và Kho bạc, phương pháp kế toán được lựa chọn phải thích ứng với qui tắc tài chính công hiện hành, nhất là Luật NSNN. Trong trường hợp kế toán các nghiệp vụ xuất, nhập Quỹ ngoài ngân sách, phương pháp kế toán mà đơn vị sử dụng quỹ và Kho bạc áp dụng phải phù hợp với qui tắc quản lý Quỹ (quyết định của Thủ tướng, liên Bộ hay Bộ Tài chính), và chế độ Kế toán nhà nước hiện hành.
Báo cáo tài chính cung cấp những thông tin, dữ liệu cần thiết trong quản lý quỹ. Các nhà quản lý sử dụng chúng để đánh giá năng lực thực hiện và xác định các lĩnh vực cần thiết phảiđược can thiệp. Cơ quan cấp trên trực tiếp sử dụng chúng để theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao của cơ quan cấp dưới như thế nào. Cơ quan tài chính dùng chúng để kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng công quỹ của đơn vị. Cơ quan Kiểm toán nhà nước cần chúng để kiểm toán tài chính và kiểm toán hoạt động, và báo cáo Quốc hội, khi Quốc hội yêu cầu.
Báo cáo tài chính gồm báo cáo tình hình thu, chi quỹ và một vài báo cáo khác theo mẫu chung thống nhất do Bộ Tài chính qui định. Mặc dù, một số khoản mục có thể khác, tùy theo đặc điểm của mỗi quỹ, nhưng luôn giống nhau về cơ bản, cho phép nhà quản lý đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả sử dụng công quỹ giữa các đơn vị khác nhau.