3.2.1.1 Quan điểm phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp
- Ban lãnh đạo của BIDV đều ý thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động tín dụng đối với sự sống còn của ngân hàng và sự cần thiết phải quản lý và kiểm soát rủi ro tín dụng. Đặc biệt chú trọng vai trò của bộ máy kiểm tra kiểm toán nội bộ đối với việc giám sát, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng. Tại BIDV đã tổ chức bộ máy kiểm toán, kiểm soát nội bộ theo quy định của Ngân hàng Nhà nƣớc và theo yêu cầu quản trị của ngân hàng;
- Các nhà quản lý cấp cao đề cao các nguyên tắc kinh doanh ngân hàng, sự tôn trọng pháp luật và sự cần thiết của việc xây dựng một mô hình quản lý rủi ro phù hợp với đặc điểm hoạt động của BIDV. Đồng thời thống nhất ý thức tuân thủ pháp luật và tôn trọng các quy tắc đạo đức kinh doanh xuyên suốt các cấp điều hành, quản lý của ngân hàng. Điều lệ của Ngân hàng có quy định rõ việc xử lý các mâu thuẫn giữa quyền lợi của các cổ đông và các nguyên tắc đạo đức kinh doanh.
- BIDV là NHTM đầu tiên trong nƣớc xây dựng và tuyên bố Khẩu vị rủi ro. Theo đó BIDV đã có những thay đổi quan điểm về tăng trƣởng tín dụng nhƣ sau: Mức độ tăng trƣởng tín dụng phải phù hợp với trình độ và khả năng quản lý rủi ro tín dụng của ngân hàng; Phát triển tín dụng tập trung vào các lĩnh vực không có rủi
ro cao hoặc vào những ngành nghề, địa bàn trọng điểm, mang lại hiệu quả và ngân hàng hiểu rõ về các lĩnh vực đó; Song song với mục tiêu tăng trƣởng tín dụng luôn phải đi kèm với các chiến lƣợc quản lý rủi ro tín dụng. Các chiến lƣợc này có thể thay đổi tùy theo sự đánh giá lại rủi ro danh mục tín dụng và sự thay đổi của môi truờng kinh doanh.
3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động ngân hàng, BIDV luôn chú trọng đến công tác tổ chức bộ máy để đạt hiệu quả cao trong quá trình cấp tín dụng và thành lập ủy ban, các phòng cũng nhƣ thành lập các hội đồng tín dụng tại trung ƣơng và chi nhánh nhằm đạt chất lƣợng cao trong kiểm soát hoạt động tín dụng. Mô hình tổ chức bộ máy thực hiện kiểm soát hoạt động tín dụng thể hiện sự cố gắng đạt tới tính minh bạch, tính đầy đủ và chuyên nghiệp, có sự chuyên sâu của các bộ phận trong bộ máy xét duyệt. Mô hình tín dụng, nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban, bộ phận và hội đồng tín dụng đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 3.1 Mô hình tham gia của các phòng/ban vào quy trình cấp tín dụng tại BIDV
Bộ phận Quản lý khách hàng (Ban khách hàng doanh nghiệp tại Trụ sở chính, Phòng quản lý khách hàng tại các chi nhánh/Sở giao dịch): Đầu mối thiết lập quan hệ khách hàng, duy trì và không ngừng mở rộng mối quan hệ với khách hàng trên tất cả các mặt hoạt động, tất cả các sản phẩm ngân hàng nhằm đạt đƣợc mục tiêu phát triển kinh doanh một cách an toàn, hiệu quả và tăng thị phần của BIDV.
Hội đồng tín dụng
Giám đốc Phó Giám đốc
Quản lý rủi ro Quản lý khách hàng
Nhiệm vụ chính của bộ phận Quản lý khách hàng là: Xác định thị trƣờng kinh doanh mục tiêu và đối tƣợng khách hàng mục tiêu, xây dựng chính sách khách hàng, trực tiếp tham gia thực hiện chính sách khách hàng và đánh giá việc thực hiện chính sách khách hàng, trực tiếp triển khai các biện pháp Marketing giới thiệu cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ mà BIDV có lợi thế và có thể cung ứng, trực tiếp khởi tạo và quản lý mối quan hệ tín dụng với khách hàng, tùy theo đặc điểm riêng đối với từng khách hàng, phối hợp cùng các phòng ban khác thiết kế các loại sản phẩm phù hợp và có tính chất hấp dẫn đối với khách hàng.
Bộ phận quản lý rủi ro (Ban quản lý rủi ro tín dụng, quản lý rủi ro tác nghiệp, quản lý tín dụng ở Trụ sở chính, Phòng quản lý rủi ro ở các chi nhánh): có chức năng nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro bao gồm rủi ro chung (rủi ro hệ thống, rủi ro thị trƣờng…) và rủi ro riêng (rủi ro từng khách hàng, từng dự án) nhằm đảm bảo phát triển tín dụng, mở rộng hoạt động một cách an toàn, hiệu quả. Nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý rủi ro tín dụng là: Xây dựng chính sách quản lý rủi ro tín dụng, quản lý danh mục đầu tƣ, trực tiếp thẩm định rủi ro đối với từng khoản cấp tín dụng đến khách hàng, tham gia phê duyệt tín dụng, tham gia và giám sát quá trình thực hiện các quyết định đã đƣợc phê duyệt, tham gia xử lý các khoản cấp tín dụng có vấn đề.
Bộ phận quản trị tín dụng (Trung tâm tác nghiệp tại Trụ sở chính và phòng quản trị tín dụng tại các chi nhánh/sở giao dịch): có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân, thu hồi nợ, đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ. Đảm bảo lƣu giữ hồ sơ vay đầy đủ và an toàn. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các bƣớc quy định trong quy trình tín dụng. Nhiệm vụ chính của bộ phận quản trị tín dụng là: Kiểm soát tính tuân thủ, nhập dữ liệu vào hệ thống, nhập và lƣu giữ hồ sơ tín dụng, thực hiện chỉ thị thanh toán liên quan đến rút vốn, lập các báo cáo dữ liệu của các khoản vay, tham gia vào quá trình thu nợ, lãi.
Bộ phận dịch vụ khách hàng: (Trung tâm dịch vụ khách hàng tại Trụ sở chính và Phòng dịch vụ khách hàng tại các chi nhánh/Sở giao dịch) có chức năng thực hiện
giải ngân theo yêu cầu của khách hàng, lƣu trữ hồ sơ chứng từ giải ngân, thực hiện thu hồi nợ gốc và lãi khi đến hạn theo yêu cầu của bộ phận Quan hệ khách hàng.
Hoạt động của hội đồng tín dụng:
Hội đồng tín dụng là bộ phận hỗ trợ cho Tổng Giám đốc và Giám đốc chi nhánh, có nhiệm vụ và quyền ra quyết định các khoản cấp tín dụng có giá trị lớn, mức độ phức tạp để bảo đảm tính khách quan. Hình thức làm việc của Hội đồng tín dụng là tổ chức họp các thành viên. Các cuộc họp đều phải có biên bản với đầy đủ các chữ ký thành viên. Quyết định của Hội đồng tín dụng dựa trên cơ sở ý kiến biểu quyết của các thành viên, theo nguyên tắc đa số. Hệ thống Hội đồng tín dụng gồm 2 cấp: Hội đồng tín dụng cơ sở do chi nhánh thành lập, và Hội đồng tín dụng trung ƣơng do Trụ sở chính thành lập.
3.2.1.3 Phân công, phân nhiệm và ủy quyền
* Phân công, phân nhiệm
BIDV đã ban hành hệ thống văn bản về phân công, phân nhiệm giữa các cấp quản trị và điều hành rõ ràng:
- Trên cơ sở Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng Quản trị, để phù hợp với điều kiện thực tế, từng thời kỳ HĐQT ban hành văn bản phân công công tác đối với từng thành viên HĐQT. Theo đó, mỗi thành viên HĐQT theo nhiệm vụ đƣợc phân công thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao theo Quy chế tổ chức và hoạt động của HĐQT;
- Đối với Ban điều hành, Ngân hàng đã ban hành Quy định điều hành của Tổng Giám đốc (“TGĐ”), văn bản quy định về phạm vi giải quyết công việc và quan hệ công tác giữa Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trƣởng, các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính và Giám đốc các đơn vị thành viên của BIDV. Bên cạnh đó, để đáp ứng yêu cầu thực tế, phù hợp với từng thời kỳ, Tổng Giám đốc có văn bản phân công cụ thể lĩnh vực phụ trách và giao quyền điều hành cho các Phó Tổng Giám đốc đối với từng Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính. Việc phân công cụ thể trong Ban điều hành đã đảm bảo giải quyết công việc hiệu quả, thông suốt tại BIDV;
- Đối với Giám đốc các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, trên cơ sở Quy định điều hành của TGĐ, Trụ sở chính đã hoàn thiện và triển khai cơ chế xử lý công việc phù hợp với từng đơn vị theo hƣớng giảm bớt các bƣớc phê duyệt nhƣng vẫn đảm bảo an toàn, hiệu quả. Theo đó, công việc của đơn vị đƣợc phân loại xử lý trên cơ sở phân nhóm công việc của các Ban/Trung tâm. Cơ chế cũng xác định nguyên tắc, giới hạn phạm vi giải quyết công việc cũng nhƣ trách nhiệm của các chuyên viên, Lãnh đạo Ban;
- Đối với Chi nhánh, Giám đốc Chi nhánh phân công cho các Phó Giám đốc, Trƣởng các bộ phận tại Trụ sở chi nhánh và Trƣởng các đơn vị trực thuộc Chi nhánh quyết định, giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền của Giám đốc Chi nhánh. Các thành viên Ban Giám đốc Chi nhánh đƣợc ủy quyền có trách nhiệm báo cáo thƣờng xuyên, định kỳ cho Giám đốc Chi nhánh về các công việc đƣợc ủy quyền đã thực hiện;
- Tại các cấp nghiệp vụ, BIDV đã ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ thống nhất và đồng bộ. Để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động tại các bộ phận nghiệp vụ, BIDV đã tách bạch giữa các khâu tác nghiệp nhằm mục đích các khâu tác nghiệp tự kiểm tra, giám sát lẫn nhau.
* Phân cấp ủy quyền
Với mạng lƣới chi nhánh rộng khắp cả nƣớc, BIDV đã thực hiện phân cấp ủy quyền cho các chi nhánh thực hiện phê duyệt tín dụng, trên cơ sở đánh giá quy mô, chất lƣợng tín dụng, trình độ của cấp quản lý tại Chi nhánh.
Hệ thống văn bản phân cấp, ủy quyền trong hoạt động đã đƣợc ban hành tƣơng đối đầy đủ, góp phần quan trọng trong biệc bảo đảm hoạt động quản trị, điều hành ngân hàng đƣợc an toàn, thông suốt và hiệu quả. Lĩnh vực tín dụng đã có văn bản phân cấp ủy quyền sau:
- Nhóm Quyết định phân cấp của HĐQT
- Nhóm Quyết định quyền của Chủ tịch HĐQT - Ngƣời đại diện theo Pháp luật - ký kết các hợp đồng, giao dịch tại Trụ sở chính .
- Nhóm Quyết định ủy quyền của Chủ tịch HĐQT - Ngƣời đại diện theo Pháp luật - cho lãnh đạo Chi nhánh ký kết các hợp đồng, giao dịch,… trong lĩnh vực cấp tín dụng.
- Nhóm văn bản phân công, ủy quyền điều hành và giải quyết công việc của Tổng giám đốc trong Ban điều hành;
- Nhóm Quyết định phân cấp, ủy quyền của Tổng Giám đốc cho các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc các Ban, Trung tâm tại Trụ sở chính, Giám đốc Chi nhánh
Với định hƣớng từng bƣớc thực hiện phê duyệt tín dụng tập trung tại Hội sở chính, BIDV đã thực hiện thu hẹp mức thẩm quyền phê duyệt của các Chi nhánh, đặc biệt là thẩm quyền phê duyệt đối với các dự án trung dài hạn. Đồng thời, để tránh tập trung áp lực phê duyệt tại các Hội đồng/Ủy ban, làm kéo dài thời gian phê duyệt, BIDV đã thực hiện mở rộng thẩm quyền của các cấp từ Lãnh đạo Ban QLRR đến Phó Tổng Giám đốc QLRR.
3.2.1.4 Văn hóa kiểm soát
Ban Điều hành xác định văn hóa kiểm soát là một cấu phần thiết yếu trong hệ thống KSNB và góp phần quan trọng vào việc đảm bảo một hệ thống KSNB hiệu quả của Ngân hàng. Do đó, để xây dựng văn hóa kiểm soát, BIDV đã xây dựng các thủ tục quy trình nhƣ sau:
- Ban hành Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên và các cấp quản trị trong Ngân hàng nhằm đảm bảo thực hiện đúng các cam kết về chất lƣợng dịch vụ đối với khách hàng, cam kết tuân thủ các quy định về pháp luật, pháp lý có liên quan trong hoạt động kinh doanh Ngân hàng, cam kết đảm bảo các quyền lợi của ngƣời lao động và các cam kết với các đối tác khác của Ngân hàng;
- Ban hành Quy tắc ứng xử trong nội bộ Ngân hàng cũng nhƣ với bên ngoài Ngân hàng. Bộ quy tắc hƣớng dẫn cho tất cả các nhân viên trong Ngân hàng hiểu đƣợc tầm quan trọng của các chuẩn mực đạo đức và ứng xử, sự cần thiết của việc tuân thủ các chuẩn mực. Bộ quy tắc này đƣợc cung cấp cho các nhân viên khi gia nhập Ngân hàng;
- Ban hành quy định hƣớng dẫn các nhân viên trong Ngân hàng tuân thủ các chuẩn mực về phong cách làm việc, phong cách giao dịch, không gian làm việc, không gian giao dịch;
- Tạo điều kiện để các tổ chức đoàn thể (Công đoàn, Đoàn thanh niên…) phát huy vai trò trong việc tuyển truyền, vận động nhân viên Ngân hàng thực hiện các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và ứng xử đã ban hành;
- Định kỳ hàng năm đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và ứng xử của các nhân viên, bình bầu các danh hiệu lao động tiên tiến/xuất sắc hàng năm.
3.2.1.5 Chính sách nhân sự tín dụng
Với phƣơng châm coi đội ngũ ngƣời lao động là nhân tố chủ yếu quyết định sự thành công của ngân hàng, Ban lãnh đạo chú trọng việc phát triển và củng cố đội ngũ cán bộ công nhân viên đảm bảo thu hút nhân tài, tạo ra động lực làm việc và khả năng làm việc. Các hoạt động chủ yếu của BIDV nhƣ sau:
- BIDV đã thành lập Ban tổ chức cán bộ để thực hiện các chính sách nhân sự đƣợc phê duyệt bởi Ban lãnh đạo Ngân hàng;
- Xây dựng tiêu chí đánh giá trình độ, kỹ năng và khả năng làm việc của các ứng viên khi tuyển dụng dựa trên các chuẩn mực về nghề nghiệp, kiến thức chuyên môn và bằng cấp phù hợp;
- Xây dựng hệ thống mục tiêu kỳ vọng theo cấp, bậc và lĩnh vực làm việc cho tất cả các nhân viên để tạo động lực trong công việc và đồng thời cũng giúp nhân viên ý thức đƣợc sự cần thiết của việc tiếp tục học tập và nâng cao kiến thức để phục vụ cho công việc;
- Tổ chức các khóa tập huấn cho nhân viên mới và tập huấn nghiệp vụ cho các nhân viên trong trƣờng hợp có những thay đổi ảnh hƣởng đến việc thực hiện quy trình nghiệp vụ hoặc các yêu cầu mới về chuẩn mực nghề nghiệp;
- Xây dựng các tiêu chuẩn về kinh nghiệm, kỹ năng, chuẩn mực đạo đức và hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng vị trí nghiệp vụ.
- Tổ chức đánh giá và xếp hạng nhân viên thƣờng niên dựa trên kết quả làm việc của từng nhân viên so với các mục tiêu kỳ vọng đƣợc xây dựng cho nhân viên đó;
- Xây dựng các chế độ đãi ngộ hợp lý để thu hút và duy trì đƣợc đội ngũ lao động chất lƣợng cao thông qua các chính sách lƣơng cạnh tranh, thƣởng theo kết quả làm việc, đảm bảo nghĩa vụ khác với ngƣời lao động theo Luật lao động và có chính sách đào tạo, bồi dƣỡng cho các vị trí nhân sự chủ chốt.
3.2.1.6 Kế hoạch tín dụng
Kế hoạch tín dụng là một khâu quan trọng trong tiến trình triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh của BIDV. Kế hoạch tín dụng là hình thức thể hiện cụ thể nhất các mục tiêu hoạt động tín dụng trong thời gian 1 năm. Các mục tiêu đề cập trong kế hoạch thƣờng là mức dƣ nợ bình quân, giới hạn tín dụng (dƣ nợ tối đa), tốc độ tăng trƣởng dƣ nợ (cho cả tiền đồng, ngoại tệ và quy đồng), các lĩnh vực/ngành nghề ƣu tiên và chi tiết cho từng chi nhánh. Kế hoạch tín dụng thƣờng đƣợc xây dựng đồng bộ và phân giao cùng với kế hoạch huy động vốn, nhằm bảo đảm cân đối giữa nguồn và sử dụng nguồn vốn. Tổng giám đốc sẽ thông báo kế hoạch tín dụng