3.2.4.1 Quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin hoạt động tín dụng
Các nhóm và loại hình thông tin cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động tín dụng của BIDV nhƣ sau:
Hình 3.3 Quá trình thu thập, xử lý và lƣu trữ thông tin hoạt động tín dụng
( Nguồn: Báo cáo đánh giá hệ thống KSNB BIDV của Công ty TNHH Kiểm toán Deloitte)
Để thu thập các thông tin nội bộ trong hoạt động tín dụng, BIDV đã xây dựng và ban hành hệ thống các báo cáo quản trị nội bộ cho từng Ban/Chi nhánh trong
Ngân hàng và quy định thời gian lập của từng báo cáo nhằm cung cấp một cách kịp thời, hợp lý và tin cậy các thông tin về hoạt động tín dụng và tình hình tuân thủ của Ngân hàng. Các báo cáo quản trị có thể đƣợc lập thủ công hoặc đƣợc chiết xuất từ phần mềm hệ thống SIBS và mô-đun nghiệp vụ phân hệ tiền vay, phân hệ tài trợ thƣơng mại, phân hệ bảo lãnh. BIDV hiện có nhiều ứng dụng tạo báo cáo lớn nhỏ phục vụ Ban lãnh đạo và các Ban/Trung tâm nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tín dụng. Tuy nhiên, các ứng dụng này thƣờng nhỏ lẻ, không thể sử dụng chéo thông tin của nhau. Hiện nay, Ngân hàng đang triển khai giai đoạn một dự án Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS) trong đó có hỗ trợ tích hợp chung các ứng dụng báo cáo công tác tín dụng.
Để thu thập các thông tin bên ngoài, Ngân hàng xây dựng chƣơng trình về tập huấn và phát triển trong đó tạo điều kiện và hỗ trợ về tài chính cho các nhân viên tham gia và các chƣơng trình và hội thảo bên ngoài. Chƣơng trình này không chỉ giúp cho các nhân viên có điều kiện học tập, nâng cao kiến thức và đạt đƣợc bằng, cấp cần thiết cho công việc đồng thời cũng giúp cho các nhân viên có điều kiện thu thập đƣợc các thông tin bên ngoài. Đồng thời định kỳ Ban kiểm soát/Phòng kiểm toán nội bộ định kỳ cập nhật các thay đổi về các quy định pháp lý có liên quan hoạt động tín dụng để cập nhật vào các chính sách kiểm toán nội bộ hiện tại của Ngân hàng.
Ngân hàng đã thành lập Trung tâm công nghệ thông tin để đảm bảo các thông tin của ngân hàng giám sát, bảo vệ hợp lý và an toàn. Trung tâm công nghệ thông tin quản lý tập trung các dữ liệu trên phần mềm hệ thống của toàn hệ thống Ngân hàng đảm bảo hệ thống thông tin của Ngân hàng đƣợc vận chuyển một cách an toàn và thông suốt. Bên cạnh đó hàng ngày Trung tâm công nghệ thông tin tiến hành vận hành hệ thống SIBS nhằm mục đích tổng hợp, lƣu trữ toàn hàng mọi thông tin tài chính đã diễn ra trong ngày.
3.2.4.2 Quá trình trao đổi thông tin của Ngân hàng
- BIDV đã triển khai công nghệ trực tuyến trên toàn hệ thống, đảm bảo rằng mọi Chi nhánh, đơn vị trong hệ thống của ngân hàng có thể khai thác thông tin, chia sẻ cơ sở dữ liệu về khách hàng và cập nhật thông tin tức thời trong hệ thống xử lý.
Đƣờng truyền thông tin đƣợc kết nối trên toàn hệ thống để các đơn vị trong hệ thống có thể trao đổi, truyền đạt các thông tin về chính sách của ngân hàng, tình hình hoạt động của từng nơi thông qua Website nội bộ BIDV.
- Bên cạnh các quy định của pháp luật về hoạt động ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng, BIDV đã xây dựng các quy trình, cẩm nang hƣớng dẫn nghiệp vụ riêng và phổ biến đến các cấp thông qua các buổi họp, các buổi tập huấn. Các chính sách và quy trình đƣợc mô tả và lƣu trữ trong server nội bộ để tất cả các nhân viên Ngân hàng có thể tiếp cận đƣợc.
- BIDV cũng rất chú trọng công tác quản lý và bảo vệ bí mật thông tin trong nội bộ Ngân hàng. Quy chế quản lý và bảo vệ bí mật thông tin số 1606/QĐ-HĐQT ngày 19/9/2013 đề ra nguyên tắc yêu cầu buộc tất cả cán bộ nhân viên không đƣợc tự ý tiếp cận, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin khi không đƣợc sự đồng ý của Ngƣời có thẩm quyền. Thông tin đƣợc phân loại thành thông tin mật, thông tin hạn chế tiếp cận, thông tin lƣu hành nội bộ , thông tin khác và đối với mỗi loại thông tin đều có hƣớng dẫn cụ thể cách thức sử dụng.
- BIDV lập ra bộ phận chuyên nghiên cứu về môi trƣờng kinh doanh, cập nhật các thông tin về ngành nghề, tình hình kinh tế – xã hội ( Trung tâm nghiên cứu) và cung cấp các thông tin này cho các nhà quản trị cấp cao của ngân hàng; thành lập Ban Pháp chế với chức năng cập nhật các quy định của pháp luật trong hoạt động ngân hàng, soạn thảo các mẫu biểu phù hợp về mặt pháp lý để sử dụng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhất là nghiệp vụ tín dụng và tƣ vấn cho các nhà quản trị của ngân hàng cũng nhƣ các cán bộ nghiệp vụ về việc thực hiện các quy định pháp luật hoặc khi phát sinh các vƣớng mắc trong hoạt động có liên quan đến yếu tố pháp lý.
- Về chất lƣợng của hệ thống thông tin kế toán, do hoạt động của BIDV có đặc điểm là số lƣợng nghiệp vụ lớn và diễn ra liên tục nên yêu cầu kiểm soát quá trình xử lý thông tin kế toán đƣợc đặt ra rất cao. Cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin trong xử lý nghiệp vụ, tại BIDV có bộ phận quản lý sự vận hành của hệ thống công nghệ thông tin. Việc đối chiếu giữa kế toán với các phòng ban nghiệp vụ tại mỗi Chi nhánh đƣợc thực hiện thƣờng xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Bên cạnh đó, BIDV cũng đã vận dụng các tiêu chuẩn kế toán và thiết kế hệ
thống tài khoản, hệ thống chứng từ, sổ sách phù hợp với đặc điểm quản lý của mình để tăng cƣờng chất lƣợng thông tin kế toán.
- BIDV cũng thiết lập các kênh thông tin để trao đổi với các đối tác bên ngoài. Kênh thông tin từ Trung tâm thông tin tín dụng (CIC) của NHNN, cung cấp tất cả các thông tin về loại hình vay vốn của khách hàng tại các TCTD, bao gồm cả thông tin tích cực và tiêu cực giúp cho BIDV sàng lọc khách hàng trƣớc khi quyết định cho vay nhằm ngăn ngừa hạn chế rủi ro, bảo đảm an toàn hệ thống. Kênh thông tin từ Cơ quan thanh tra giám sát Ngân hàng cung cấp các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động tín dụng cũng nhƣ hoạt động của hệ thống KSNB qua kết quả thanh tra giám sát tại các đơn vị của BIDV. Kênh thông tin trao đổi với Cơ quan quản lý thuế để nắm bắt tình hình nợ đọng thuế, vi phạm pháp luật về thuế của doanh nghiệp có quan hệ vay vốn tại BIDV…