Tại BIDV, bộ máy KTKSNB và KTNB đƣợc thiết lập nhằm đánh giá thƣờng xuyên về toàn bộ hoạt động của ngân hàng, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Cơ cấu tổ chức bộ máy KTKSNB và KTNB qua các thời kì nhƣ sau:
11
Trướcnăm2005: Ban Kiểmtranội bộvà các Phòngkiểm
tranội bộ tạicác chi nhánh (hơn100 người); Ban Kiểm
soáttrực thuộc HĐQT (6 người)
Đếnnăm2007: Ban Kiểmtranội bộphânbổ03 khuvực
(Bắc, Trung, Nam) (trên 70 người) trực thuộcBan Điều
hành và Ban Kiểmsoáttrực thuộc HĐQT (16 người, do
UVHĐQT phụtrách)
Đếnnăm2010: Ban Kiểmsoáttrực thuộc HĐQT (86 người)
Từ năm 2012: Ban Kiểmtra giám sáttrực thuộc HĐQT
(71 người) và Ban Kiểmsoáttrực thuộc ĐHĐCĐ (15 người)
- Trƣớc năm 2005: Ban Kiểm tra nội bộ và các Phòng kiểm tra nội bộ tại các chi nhánh trực thuộc Ban Điều hành (với tổng nhân lực hơn 100 ngƣời); Ban Kiểm soát trực thuộc HĐQT (gồm 06 ngƣời).
- Giai đoạn năm 2005-2007: Ban Kiểm tra nội bộ phân bổ 03 khu vực (Bắc, Trung, Nam) trực thuộc Ban Điều hành (gồm trên 70 ngƣời) và Ban Kiểm soát trực thuộc HĐQT (gồm 16 ngƣời, do UVHĐQT phụ trách).
- Giai đoạn năm 2007- 2010: căn cứ Quyết định số 627/QĐ-HĐQT ngày 30/06/2010 của Hội đồng quản trị Ngân hàng ĐT&PTVN v/v thành lập lại Ban Kiểm soát Ngân hàng ĐT&PTVN, đã thực hiện gộp thành Ban KTNB và Ban Kiểm soát thành Ban Kiểm soát trực thuộc HĐQT (gồm 86 ngƣời).
- Từ năm 2012 đến nay: Căn cứ Nghị quyết số 19/NQ-TV ngày 27/4/2012 của Ban Thƣờng vụ Đảng ủy và Nghị quyết số 165/NQ-HĐQT ngày 02/5/2012 của HĐQT Ngân hàng TMCPĐT&PTVN về việc kiện toàn tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm toán. Chia tách Ban Kiểm soát cũ thành 02 Ban gồm Ban Kiểm tra và Giám sát thuộc Hội đồng quản trị BIDV ( 71 ngƣời) và Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ( 15 ngƣời).
Cơ chế hoạt động giám sát của bộ máy KTKSNB và KTNB của BIDV nhƣ sau:
3.2.5.1 Hoạt động Kiểm tra, Giám sát của Ban Kiểm tra và Giám sát
Ban Kiểm tra và Giám sát là đơn vị do Hội đồng quản trị BIDV thành lập với cơ cấu gồm 06 bộ phận nghiệp vụ trong đó 4 Bộ phận Kiểm tra và Giám sát 1,2,3,4 có chức năng kiểm tra, giám sát toàn diện các hoạt động của các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính BIDV và các chi nhánh, Sở giao dịch phân theo địa bàn, khu vực.
Theo Quy chế hoạt động số 167/QĐ-HĐQT ngày 02/05/2012 của Hội đồng quản trị BIDV, chức năng và nhiệm vụ của Ban Kiểm tra và Giám sát cụ thể nhƣ sau:
* Về chức năng hoạt động:
(i) Thực hiện giám sát các hoạt động trọng yếu của các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, các đơn vị thành viên; đánh giá về tính an toàn, tuân thủ, các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp, biện pháp khắc phục.
(ii) Thực hiện kiểm tra việc tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BIDV;
(iii) Tham mƣu giúp việc các thành viên Ban Chỉ đạo chống tham nhũng, phòng, chống tội phạm ngân hàng theo quy định.
(iv) Đầu mối tham mƣu chỉ đạo và/hoặc trực tiếp xác minh, đề xuất hƣớng giải quyết đơn thƣ khiếu nại tố cáo của các đơn vị trong hệ thống thuộc thẩm quyền giải quyết của BIDV.
* Một số nhiệm vụ chủ yếu:
(i) Giám sát các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, các đơn vị thành viên trong việc đảm bảo các chỉ tiêu an toàn, việc thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh, việc thực hiện kết luận, kiến nghị sau thanh tra kiểm tra, kiểm toán, việc thực hiện các quy chế, quy trình, quy định nội bộ của BIDV và các quy định của pháp luật; Giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ đạo của HĐQT.
(ii) Kiểm tra tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong công tác quản lý, điều hành kinh doanh, tổ chức cán bộ, việc huy động và sử dụng vốn; công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán, công tác quản lý, sử dụng tài sản và các hoạt động
khác của Ngân hàng; việc tuân thủ các chỉ tiêu, hệ số an toàn trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc và các công ty con.
(iii) Xây dựng, trình duyệt, chỉ đạo tổ chức thực hiện các văn bản, chế độ, quy chế, quy trình nghiệp vụ về kiểm tra, giám sát nội bộ.
(iv) Xây dựng, trình duyệt, đề xuất điều chỉnh, chƣơng trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát hàng năm và tổ chức thực hiện.
(v) Tổ chức rà soát, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hàng năm, tham mƣu giúp Tổng Giám đốc, HĐQT kiện toàn hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của BIDV và các đơn vị trực thuộc; đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
(vi) Đầu mối thẩm định, cho ý kiến về phƣơng án lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập cho Ngân hàng và các đơn vị thành viên trình HĐQT quyết định. Đầu mối phối hợp với Kiểm toán độc lập, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nƣớc và các cơ quan quản lý Nhà nƣớc khác khi các cơ quan này thực hiện các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đối với BIDV. Chỉ đạo các đơn vị thành viên thực hiện quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật.
* Tình hình thực hiện công tác kiểm tra trực tiếp hoạt động tín dụng tại các đơn vị
Từ năm 2012 đến năm 2014, liên quan đến hoạt động tín dụng BIDV đã tổ chức nhiều đợt kiểm tra tại các đơn vị trên toàn hệ thống nhằm đánh giá tính tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BIDV. Thống kê về số cuộc kiểm tra, số lƣợng sai phạm phát hiện của toàn hệ thống trong lĩnh vực tín dụng và chi phí ƣớc tính cho bộ phận KTKSNB của BIDV ( gồm tiền lƣơng, công tác phí, chi phí đi lại, ăn ở,…) nhƣ sau:
Biểu 3.3 Thống kê sai phạm phát hiện trong giai đoạn 2012-2014 qua các cuộc kiểm tra tại BIDV
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
- Chi phí ( triệu đồng) 3.98 9 4.23 1 4.561 - Số lƣợt kiểm tra 63 79 88 - Số lƣợng sai phạm 1.65 8 1.94 7 2.56 8 - Tốc độ tăng số lƣợng sai phạm 9 % 17 % 32 %
Với việc tăng cƣờng công tác kiểm tra, số sai sót, vi phạm đƣợc phát hiện ngày càng tăng. Năm 2013, số lƣợng sai phạm phát hiện đƣợc tăng 17%. Năm 2014, số lƣợng sai phạm phát hiện đƣợc tăng 32%.
Các sai phạm đã nêu trên đều là vi phạm quy chế của Ngân hàng. Mức độ ảnh hƣởng của những sai phạm này đối với ngân hàng cũng nhƣ các tổn thất (kể cả tổn thất tiềm tàng) do những sai phạm này đem lại rất khó lƣợng hoá bởi nó tạo ra những kẽ hở cho ngƣời vay lợi dụng. Khi xảy ra tranh chấp có liên quan, những sai phạm này tăng khả năng thất thiệt cho ngân hàng. Hàng loạt các sai phạm đƣợc phát hiện thông qua công tác kiểm tra đã đƣợc chỉnh sửa kịp thời. Các sai phạm mang tính chất gian lận nhƣ giả mạo chữ ký, lập khống các biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay, cố tình đánh giá tăng giá trị tài sản đảm bảo để cho vay… và các sai sót nhƣ chƣa đăng ký giao dịch đảm bảo, chƣa mua bảo hiểm tài sản… đến những sai sót nhỏ nhƣ thiếu chữ ký của khách hàng vay trên các chứng từ… đều có thể gây tổn thất cho ngân hàng hoặc đƣa ngân hàng vào tình thế bất lợi sau này. Với sự phát hiện và chấn chỉnh bổ sung của kiểm tra nội bộ, chất lƣợng công tác tín dụng đã tăng lên rất nhiều.
3.2.5.2 Hoạt động giám sát của Phòng kiểm toán nội bộ
Phòng kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban kiểm soát (thành lập theo Quyết định số 168/QĐ-HĐQT ngày 02 tháng 5 năm 2012 của Hội đồng quản trị và đƣợc thành lập lại theo Quyết định số 1254/QĐ-HĐQT ngày 01 tháng 8 năm 2013) với mƣời một (11) cán bộ (không bao gồm Trƣởng Phòng kiểm toán nội bộ do Thành viên Ban Kiểm soát chuyên trách kiêm nhiệm).
Theo Quy chế hoạt động số 168/QĐ-HĐQT ngày 02/5/2012 của Hội đồng quản trị BIDV, Phòng kiểm toán nội bộ thực hiện 2 chức năng cơ bản là kiểm toán nội bộ và giúp việc cho Ban Kiểm soát. Một số nhiệm vụ cần thực hiện với vai trò KTNB cụ thể nhƣ:
(i) Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hằng năm hoặc đột xuất và thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ theo kế hoạch hoặc kiểm toán đột xuất theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; thực hiện các chính sách, quy trình và thủ tục kiểm toán nội bộ đã đƣợc phê duyệt, đảm bảo chất lƣợng và hiệu quả;
(ii) Kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, hoạt động của BIDV dựa trên mức độ rủi ro và mức độ ảnh hƣởng đến hoạt động BIDV;
(iii) Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót; kiến nghị xử lý những vi phạm; đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ;
(iv) Thiết lập hồ sơ về trình độ năng lực và các yêu cầu cần thiết đối với kiểm toán viên nội bộ để làm cơ sở tuyển dụng, đề bạt, luân chuyển cán bộ và bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch tuyển dụng và bố trí đầy đủ nhân sự để đảm bảo công việc giám sát từ xa đƣợc liên tục; tổ chức đào tạo liên tục nhằm nâng cao và đảm bảo năng lực chuyên môn cho kiểm toán viên nội bộ;
(v) Duy trì việc tham vấn, trao đổi thƣờng xuyên với tổ chức kiểm toán độc lập, Ngân hàng Nhà nƣớc (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Ngân hàng Nhà nƣớc chi nhánh) nhằm đảm bảo hợp tác có hiệu quả; là đơn vị điều phối, phối hợp với các cơ quan bên ngoài đối với những công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ;
(vi) Giám sát quá trình thuê kiểm toán độc lập; giám sát quá trình thực hiện công việc của kiểm toán độc lập; đánh giá hiệu quả công việc của kiểm toán độc lập; xem xét báo cáo tài chính định kỳ của BIDV do tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện;
Qua phần này, toàn bộ hoạt động của hệ thống KSNB đối với hoạt động tín dụng của BIDV đã đƣợc luận văn tìm hiểu và trình bày cặn kẽ. Nhìn tổng thể, hoạt động của hệ thống này khá hoàn hảo. Tuy nhiên, để hiểu kỹ hơn về hoạt động này, phần tiếp theo sẽ đi sâu vào đánh giá những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế trong hoạt động của hệ thống này trong lĩnh vực tín dụng tại BIDV.