(1) Cơ cấu hoạt động của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên trách: Thông tƣ 44 quy định nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ là “ kiểm tra rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, hoạt động của TCTD dựa trên mức độ rủi ro và mức độ ảnh hƣởng đến hoạt động của TCTD”.
Nhƣ vậy, chức năng kiểm tra trực tiếp tại các Chi nhánh/ đơn vị của BIDV ( hiện vẫn do hai bộ phận kiểm toán nội bộ và bộ phận KTKSNB cùng thực hiện) nhất thiết phải chuyển cho kiểm toán nội bộ. Bộ phận KTKSNB ( bộ phận tuân thủ) cần tập trung hơn vào công tác giám sát từ xa, chú trọng đến những giao dịch bất thƣờng, tham mƣu tƣ vấn cho Ban lãnh đạo trong việc giải quyết khiếu nại tố cáo ( đặc biệt là khiếu nại của khách hàng), các vụ việc nổi cộm, phức tạp, góp phần bảo vệ uy tín, hình ảnh của BIDV. Để thực hiện điều này, BIDV cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu cũng nhƣ mẫu báo cáo giám sát chi tiết ( định kì hoặc đột xuất). Hệ thống chỉ tiêu giám sát đối với công tác tín dụng nhƣ tỉ lệ cho vay có tài sản bảo đảm, dƣ nợ của 10 khách hàng lớn nhất, tỉ lệ nợ xấu,…Sự biến động bất lợi của các chỉ tiêu này sẽ là cơ sở để bộ phận tuân thủ đƣa ra cảnh báo rủi ro kịp thời.
Ngoài ra bộ phận KTKSNB cần đƣợc sự phối hợp, hỗ trợ của bộ phận tin học trong việc xây dựng mẫu báo cáo, chiết xuất dữ liệu từ hệ thống core banking phục vụ cho công tác giám sát từ xa. Để công tác giám sát nhanh chóng, hiệu quả nhƣng lại tiết kiệm tối đa lao động và chi phí, rất cần có những công cụ phần mềm
hỗ trợ, trƣớc mắt tập trung vào những nội dung cần giám sát nhƣ hỗ trợ đánh giá tổng thể hoạt động, đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của các chi nhánh, toàn hệ thống, giúp cho công tác quản trị điều hành và giám sát; đƣa ra thông tin liên quan cho việc khoanh vùng trọng điểm các giao dịch hoạt động có dấu hiệu gian lận hoặc tác nghiệp sai giúp phát hiện sớm dấu hiệu rủi ro.
Trong tƣơng lai, khi BIDV đã thiết lập và duy trì đƣợc hệ thống kiểm soát tốt, bao gồm các cơ chế, chính sách, thủ tục rõ ràng và đầy đủ cho mỗi quy định, quy trình nghiệp vụ kinh doanh, đi kèm với các tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động rõ ràng, thì ngân hàng có thể quản lý tốt hoạt động và các rủi ro liên quan. Việc tự kiểm tra, kiểm soát thƣờng xuyên là một phần của hệ thống KTKSNB, do kiểm toán nội bộ thực hiện. Do đó, không cần thiết phải thành lập bộ phận kiểm tra chuyên trách tồn tại song song với kiểm toán nội bộ nhƣ hiện nay (tránh trùng lặp chức năng, nhiệm vụ).
(2) Hoàn thiện tiêu chuẩn đối với các chức danh trong hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tiêu chuẩn kiểm soát viên nội bộ: tại Điều 50 Luật tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 16/6/2010 và quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng ban hành thông tƣ 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 có quy định cụ thể về tiêu chuẩn, điều kiện đối với ngƣời quản lý, ngƣời điều hành và một số chức danh khác của tổ chức tín dụng trong đó có tiêu chuẩn của ngƣời làm công tác kiểm soát nội bộ bao hàm tất các những điều kiện nhƣ về phẩm chất, kiến thức về pháp luật, kinh doanh, có bằng cử nhân có khả năng thu thập và phân tích thông tin, có kiến thức, kỹ năng về kiểm soát nội bộ, tuy nhiên chƣa có quy định rõ ràng, cụ thể về điều kiện bằng cấp, chứng chỉ chuyên ngành cần phải có đối với các kiểm soát viên đặc biệt là những kiểm soát viên giữ vị trí cao nhất trong bộ máy kiểm soát nội bộ.
Thực tế hiện nay tại một số đơn vị những ngƣời chƣa đƣợc đào tạo về kiểm soát nội bộ giữ chức vụ cao trong bộ máy kiểm soát nội bộ, nhƣ vậy bản thân ngƣời lãnh đạo kiểm soát nội bộ không có kiến thức chuyên sâu về kiểm toán kỹ năng hành nghề kiểm soát nội bộ thì sẽ rất khó cho công tác chỉ đạo, điều hành bộ phận
kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả .Vì vậy, luật các tổ chức tín dụng; quy chế kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng nên quy định đối với các chức danh nhƣ Trƣởng Ban và Phó ban bắt buộc phải qua đào tạo về Kiểm soát nội bộ và có chứng chỉ quốc tế hoặc Việt Nam về kiểm soát, kiểm toán nhƣ ACCA, CPA…
Luận văn đề xuất với ban lãnh đạo BIDV xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn kiểm tra/kiểm soát viên thống nhất trong hệ thống nhằm (i) Nâng cao chất lƣợng của cán bộ làm công tác kiểm tra giám sát nội bộ; làm cơ sở cho việc tuyển dụng đối với nhân sự kiểm tra/kiểm soát; (ii) tăng cƣờng quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ kiểm tra/kiểm soát trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Cụ thể là xây dựng ngạch chức danh kiểm tra/giám sát nội bộ theo tiêu chuẩn trách nhiệm và quyền lợi và đƣợc xếp theo thứ tự từ thấp đến cao: Kiểm soát viên cấp 1, Kiểm soát viên cấp 2, Kiểm soát viên cấp 3. Các cán bộ tham gia công tác kiểm soát muốn đạt đƣợc chức danh kiểm tra nêu trên hoặc đạt đƣợc ngạch chức danh cao hơn phải vƣợt qua đƣợc kỳ thi sát hạch do Trƣờng đào tạo cán bộ tổ chức.
Kiểm tra viên đƣợc cấp thẻ kiểm tra viên và có những đặc quyền để thực hiện công tác kiểm tra trong toàn hệ thống theo chức trách quy định. Thẻ kiểm tra viên bị thu hồi khi không còn thực hiện chức danh kiểm tra viên hoặc có những vi phạm các quy định về sử dụng thẻ kiểm tra viên.
(3) BIDV nên phối hợp với các đơn vị liên quan thƣờng xuyên tổ chức các khóa đào tạo và bồi dƣỡng kiến thức để nâng cao năng lực đánh giá, phân tích tín dụng, đo lƣờng rủi ro cho cán bộ KTKSNB.
Theo lời khuyên của các chuyên gia về thẩm định tín dụng thì không có phƣơng pháp phân tích phức tạp nào có thể thay thế đƣợc kinh nghiệm và đánh giá chuyên môn trong quản lý rủi ro tín dụng. Chú trọng hơn nữa đến đầu tƣ công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho việc phân tích, đánh giá hoạt động tín dụng đặc biệt là đo lƣờng rủi ro tín dụng. Tăng cƣờng tính hỗ trợ, công cụ lọc dữ liệu trong phần mềm sử dụng, mang tính tƣơng tác hỗ trợ hơn nữa trong sử dụng. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm soát tín dụng trong toàn hệ thống.
Luận văn đề xuất với ban lãnh đạo BIDV xây dựng hệ thống giám sát tín dụng từ xa trên cơ sở tích hợp với phân hệ tín dụng trên hệ thống thông tin tích hợp của ngân hàng hiện có (SIBS). Hệ thống giám sát này không nhất thiết phải cập nhật dữ liệu theo thời gian thực (“real-time”) để tránh quá tải cho hệ thống mà có thể lấy dữ liệu theo ngày. Yêu cầu đối với hệ thống này phải giám sát và kiểm soát đƣợc giới hạn tínd dụng của từng chi nhánh; giới hạn tín dụng đối với từng khách hàng/nhóm khách hàng có liên quan; giới hạn thẩm quyền phê duyệt của các chức danh tham gia trong quy trình tín dụng (lãnh đạo bộ phận Quan hệ khách hàng, Quản lý rủi ro, Quản trị tín dụng; lãnh đạo chi nhánh, hội đồng tín dụng), giải ngân cho khách hàng vƣợt tỷ lệ tài sản đảm bảo theo quy định... Đồng thời, hệ thống phải giám sát đƣợc các giao dịch nghi ngờ, dấu hiệu dự báo về gian lận tín dụng hoặc suy giảm khả năng trả nợ của khách hàng vay nhƣ: khách hàng có giao dịch giải ngân và thu nợ trong ngày, khách hàng có khoản giải ngân bằng tiền mặt có giá trị lớn/thƣờng xuyên, khách hàng có lãi treo lớn, các khách hàng vay không có hoạt động tài khoản tiền gửi trong thời gian dài...
Trên cơ sở dữ liệu giám sát hàng ngày, kiểm soát viên tiến hành kiểm tra phân tích các vi phạm, dấu hiệu vi phạm để có cảnh báo sớm ngăn ngừa những tổn thất có thể xảy ra.