3.3.2.1 Những hạn chế
Mặc dù việc triển khai các yêu cầu, quy định của NHNN về quy chế kiểm soát nội bộ và KTNB đã đƣợc tiến hành đầy đủ, tuy nhiên trong những năm qua hoạt động tín dụng của ngân hàng vẫn có những điểm đen, tổn thất đối với ngân hàng là không nhỏ. Thực tế cho thấy trong các vụ gian lận tại BIDV đƣợc công bố nội bộ từ năm 2012 đến nay, số vụ đƣợc phát hiện ngẫu nhiên chẳng hạn nhƣ gọi điện theo đƣờng dây nóng, sự tố giác của nhân viên hay khi sự việc đã vỡ lở và cảnh sát kinh tế đã nhập cuộc chiếm tới 65%, trong khi số vụ do hệ thống kiểm soát nội bộ phát hiện đƣợc chỉ chiếm khoảng một phần ba (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2012-2014 của Ban Kiểm tra và giám sát).
Những sự vụ này thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ còn yếu kém trong việc phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trong hoạt động tín dụng của ngân hàng. Do đó kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại BIDV vẫn còn nhiều vấn đề cần phải tiếp tục thực hiện và hoàn thiện.
(1) Một là, môi trƣờng kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ:
- Các chi nhánh đƣợc giao mức phê duyệt tín dụng khá cao và quyền hạn lớn trong phê duyệt tín dụng vẫn đƣợc đặt ở Giám đốc các chi nhánh. Hội sở chính chỉ tái thẩm định, phê duyệt những khoản tín dụng lớn, dài hạn. Trong khi hệ thống giám sát từ xa của Ban điều hành còn yếu kém dẫn đến các quyết định cho vay sai và che dấu tình trạng nợ xấu tại các Chi nhánh không bị phát hiện trong thời gian dài. ( 60% ý kiến đồng ý)
- Đạo đức nghề nghiệp: Mặc dù BIDV đã xây dựng Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên và các cấp quản trị trong Ngân hàng và truyền tải tới cán bộ nhân viên Ngân hàng qua nhiều hình thức khác nhau nhƣng thời gian qua số vụ việc phát sinh do cán bộ tín dụng vi phạm đạo đức nghề nghiệp không phải là ít và mức độ tổn thất cho Ngân hàng thƣờng rất lớn do việc vi phạm xảy ra trong một khoảng thời gian dài mà thủ tục kiểm soát không phát hiện đƣợc. Các hành vi phổ biến nhƣ
thiếu trách nhiệm trong thẩm định, cấu kết với khách hàng, ăn chia hoa hồng trên số tiền vay đƣợc, liên kết với nhau để vay mƣợn lòng vòng, thậm chí là vay ké của khách hàng…( 60% ý kiến đồng ý)
- Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận vẫn diễn ra. Hiện có nhiều đầu mối liên quan và chỉ đạo công tác tín dụng (Ban quan hệ khách hàng, quản lý tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng và kế hoạch phát triển). Sự triển khai thực hiện chức năng nhiều khi chồng chéo các chức năng nhiệm vụ giữa các phòng, ban đã quy định. Chức năng hoạch định tín dụng, đƣa ra các chính sách tín dụng, chính sách khách hàng tại hội sở chính do cả 3 ban: Ban quản lý tín dụng, Ban quản lý rủi ro tín dụng và Ban quản lý rủi ro cùng thực hiện. ( 80% ý kiến đồng ý)
- Sự phân công cán bộ tín dụng vẫn có sự kiêm nhiệm, cán bộ tín dụng cùng một lúc đảm nhiệm nhiều công việc từ khâu tiếp xúc khách hàng cho đến khi trình lên lãnh đạo để xét duyệt kí quyết định giải ngân, điều này làm cho quyết định cho vay không mang tính khách quan, khó khăn trong việc nhận diện các rủi ro tiềm năng và có biện pháp phòng ngừa thích hợp. Cán bộ tín dụng trực tiếp soạn thảo các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản trong khi kiến thức về pháp luật không chuyên sâu nên dẫn đến các hợp đồng có thể bị vô hiệu khi xảy ra tranh chấp. ( 80% ý kiến đồng ý)
(ii) Hai là, việc nhận diện và đánh giá rủi ro còn nhiều hạn chế.
- Trƣớc những rủi ro của hoạt động phát sinh trong thời gian qua cho thấy hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro chƣa phân tích và định lƣợng một cách đầy đủ các loại rủi ro tín dụng ( 80% ý kiến đồng ý)
- BIDV chƣa xây dựng một quy trình giám sát đầy đủ nhằm hạn chế các loại rủi ro này và không có các kế hoạch để đối phó trong các trƣờng hợp có biến động của môi trƣờng kinh doanh, sự thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi công nghệ…
- Hệ thống đánh giá tín dụng còn mang tính chất cảm tính, chủ quan nên việc xét duyệt cho vay phần nhiều dựa trên tài sản thế chấp và dựa trên sự trình bày của cán bộ tín dụng về khách hàng, thiếu sự kiểm tra, tái thẩm định lại thông tin ( 70% ý kiến đồng ý)
(iii) Ba là, thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng còn lỏng lẻo; chƣa phân định rõ trách nhiệm của cán bộ tham gia quy trình tín dụng
- Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng còn lỏng lẻo. Hầu hết các sai phạm đƣợc phát hiện do các đoàn kiểm tra, kiểm soát nội bộ Hội sở chính đƣa ra (chiếm 75-85% sai sót được phát hiện – nguồn Báo cáo tổng kết hoạt động năm 2012-2014 của Ban kiểm tra và giám sát). Thực tế, phòng quản lý rủi ro tại chi nhánh có dấu hiệu bị vô hiệu hóa, có hiện tƣợng né tránh, vị nể đối với giám đốc chi nhánh, do đó không thực hiện đúng chức năng của mình trong việc kiểm soát rủi ro hoặc cố tình bao che cho những sai phạm đó. Chỉ đến khi bộ phận KTKSNB của Hội sở chính thực hiện kiểm tra, các sai phạm này mới bị phát hiện và kiến nghị chỉnh sửa kịp thời.
- Hiện tại, BIDV đã xây dựng và áp dụng quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân tập thể trong hoạt động tác nghiệp ban hành theo quyết định số 272/QĐ- HĐQT ngày 13/4/2011. Điểm hạn chế là quy chế này mới chỉ thực hiện xử phát các sai sót mang lỗi tác nghiệp, các lỗi không tuân thủ đầy đủ quy trình quy định của nhà nƣớc của BIDV và hình thức xử phạt chỉ dừng lại ở việc phạt tiền, với mỗi sai sót sẽ có một mức phạt tƣơng ứng. Quy chế này lại không quy định về hình thức xử phạt đối với các sai phạm, sai sót dẫn đến rủi ro mất vốn của ngân hàng, do đó chƣa đảm bảo tính nghiêm minh, chƣa là công cụ đủ mạnh để tăng cƣờng giáo dục, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, góp phần phòng ngừa,ngăn chặn và khắc phục hậu quả các vi phạm, nâng cao chất lƣợng hoạt động tín dụng tại BIDV. ( 60% ý kiến đồng ý)
(iv) Bốn là, hệ thống thông tin và trao đổi vẫn còn bất cập
Thực tế cho thấy các thông tin thu thập chƣa đƣợc sắp xếp, phân loại để đến các bộ phận có liên quan do đó chất lƣợng thông tin chƣa đảm bảo chi tiết, đầy đủ để cho các nhà quản lý có thể thực hiện việc kiểm soát và ra các quyết định kịp thời; việc thu thập thông tin từ bên ngoài còn hạn chế; hệ thống thông tin giúp nhận diện và cảnh báo rủi ro mới có thể ảnh hƣởng lớn đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của Ngân hàng chƣa thực sự hiệu quả; các kênh truyền thông còn hạn chế; việc
phổ biến cho các nhân viên biết về trách nhiệm của họ đối với KSNB còn hạn chế không chỉ ảnh hƣởng đến công việc của nhân viên đó mà còn không tạo đƣợc sự phối hợp giữa các nhân viên và các bộ phận khác trong ngân hàng; Việc truyền thông tin chỉ mới một chiều là từ cấp trên xuống cấp dƣới, còn sự phản hồi từ cấp dƣới lên thì còn yếu, các nhân viên không mạnh dạn đƣa ra ý kiến sáng tạo, cải tiến hay trình bày những vấn đề nghi ngờ sai phạm ( 50% ý kiến đồng ý)
(v) Năm là, bộ phận KTKSNB và KTNB hoạt động bị chồng chéo gây lãng phí nguồn lực; hoạt động KTKSNB chỉ có ý nghĩa phát hiện, chưa có tác dụng hoàn thiện, chưa phát huy vai trò cảnh báo rủi ro; hoạt động kiểm toán nội bộ còn nhiều hạn chế
- Việc tồn tại song song bộ phận KTKSNB và KTNB dẫn đến hoạt động bị chồng chéo thậm chí nhầm lẫn, điển hình là việc cả hai bộ phận cùng thực hiện kế hoạch và tiến hành kiểm tra trực tiếp tại Chi nhánh đối với các nội dung nghiệp vụ chủ yếu trong đó có nghiệp vụ tín dụng. Điều này gây ra những khó hiểu từ việc xây dựng cơ chế chính sách đến thực hiện công việc, gây lãng phí nguồn lực, kém hiệu quả. ( 100% ý kiến đồng ý)
- Bộ phận KTKSNB chỉ có ý nghĩa phát hiện, chƣa có tác dụng hoàn thiện, chƣa phát huy vai trò cảnh báo rủi ro.
Tổng hợp và thống kê sai phạm của từng năm cho thấy 80% các sai phạm này lặp đi lặp lại nhiều lần qua các năm, mặc dù sau kiểm tra, phòng Quản lý rủi ro tại chi nhánh đều có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc bộ phận quan hệ khách hàng sửa chữa sai phạm. Điều này chứng tỏ công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ chỉ có ý nghĩa phát hiện, chƣa có tác dụng hoàn thiện. Kiểm soát nội bộ cũng chƣa phát huy vai trò cảnh báo rủi ro. Những sai sót về mặt nghiệp vụ này sẽ là một trong hàng loạt các nguyên nhân làm tăng khả năng xảy ra rủi ro nghiệp vụ, dẫn tới tổn thất cho ngân hàng nhƣng lại không đƣợc cảnh báo và có sự chỉ đạo kịp thời. Hàng năm, BIDV đều thực hiện tổng kết công tác kiểm tra, kiểm soát và các sai phạm này năm nào cũng đƣợc nêu lên nhƣng sự tái phạm vẫn diễn ra. Những vấn đề nói trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội
bộ của BIDV đang hoạt động kém hiệu quả. Các hạn chế này thể hiện rất rõ ở cả công tác kiểm soát trong quy trình và công tác kiểm soát sau. ( 80% ý kiến đồng ý)
- Phòng KTNB trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, với vai trò quan trọng là đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chƣa đƣợc thực hiện tốt, chủ yếu vẫn là kiểm tra tuân thủ của nhân viên đối với các quy định của Nhà nƣớc và BIDV; điều tra gian lận, sai sót đã phát sinh trong hoạt động của Ngân hàng mà chƣa nhằm kiểm tra hiệu suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phƣơng pháp tiếp cận kiểm toán là dựa trên đánh giá rủi ro trong thực tế nội dung đánh giá rủi ro làm cơ sở thực hiện kiểm toán chƣa đƣợc thực hiện cụ thể trong hồ sơ kiểm toán và kế hoạch kiểm toán, chƣa có quy định hƣớng dẫn cụ thể hoặc chỉ đƣợc thực hiện theo kinh nghiệm của kiểm toán viên. Ngoài ra BIDV chƣa đặt chuẩn cho các kiểm toán viên nội bộ về bằng cấp, trình độ nghiệp vụ, chứng chỉ hành nghề hay kĩ năng để trở thành kiểm toán viên nội bộ nên khả năng đánh giá các loại rủi ro kiểm toán để xác định mức độ trọng yếu cũng nhƣ khả năng tự lập trong việc xây dựng chƣơng trình kế hoạch và đánh giá chất lƣợng kiểm toán còn hạn chế.
- Với mô hình bộ phận KTKSNB đặt tại Hội sở chính ( Ban KTGS), ở chi nhánh không bố trí bộ phận KSNB riêng mà chức năng KSNB do phòng quản lý rủi ro của Chi nhánh kiêm nhiệm nên việc kiểm tra đánh giá tính tuân thủ quy trình quy định chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên vì phải ƣu tiên cho thực hiện kế hoạch kinh doanh. Tại Chi nhánh, công tác tự kiểm tra đánh giá đƣợc thực hiện theo chỉ đạo của Hội sở chính, nếu có tổ chức tự kiểm tra thì chỉ tập trung vào những nghiệp vụ nhƣ an toàn kho quỹ, giao dịch một cửa, hậu kiểm kế toán... Việc kiểm tra trực tiếp của Hội sở chính thƣờng với tần suất mỗi Chi nhánh đƣợc kiểm tra trung bình 2 năm một lần do cách trở về địa lý, nguồn nhân lực kiểm tra nội bộ còn mỏng...
3.3.2.2 Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan
- Quy định chung của nhà nƣớc chƣa định hƣớng cho bộ phận KTKSNB tại các ngân hàng thƣơng mại. Sau khi thông tƣ 44 ra đời, hiện nay hoạt động của bộ
phận KTKSNB không có văn bản pháp lý nào điều chỉnh dẫn tới sự thiếu đồng bộ và hiệu quả thấp đối với hoạt động của bộ phận này.
- Hiện nay, hoạt động thanh tra ngân hàng của bộ máy thanh tra thuộc
NHNN Việt Nam chủ yếu là kiểm tra tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động ngân
hàng và đánh giá về sự an toàn của NHTM. Về đánh giá rủi ro và hệ thống kiểm
soát nội bộ của các NHTM, thanh tra ngân hàng chƣa thực hiện việc đánh giá rủi ro
một cách có hệ thống, chƣa có tiêu chí để thực hiện việc đánh giá này và chƣa thực
hiện đánh giá toàn diện, kiến nghị cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ của các
NHTM qua các cuộc thanh tra.
- Hệ thống kênh thông tin nghèo nàn, dẫn tới khó xác minh thông tin tài chính của khách hàng vay vốn. Việc công khai thông tin của các doanh nghiệp chƣa rõ ràng, không minh bạch gây khó khăn trong việc phân tích tài chính doanh nghiệp. Đến nay, tại Việt Nam, chƣa có tổ chức phân tích và xếp hạng doanh nghiệp nên việc đánh giá doanh nghiệp còn mang tính chủ quan. Ngoài ra, mặc dù đã có Trung tâm thông tin tín dụng của Ngân hàng Nhà nƣớc nhƣng hệ thống này chƣa cung cấp đƣợc đầy đủ, chính xác về tình trạng công nợ của khách hàng vay tại các tổ chức tín dụng. Các thông tin tổng hợp khác về khách hàng nhƣ: lịch sử quan hệ với cơ quan thuế, nhân thân, các yếu tố có liên quan đến trách nhiệm pháp lý chƣa đƣợc cung cấp liên thông đến ngân hàng để làm cơ sở đánh giá uy tín, tƣ cách của khách hàng vay.
b. Nguyên nhân chủ quan
Hệ thống KSNB của BIDV đã đƣợc triển khai áp dụng từ năm 2000 đến nay. Trong quá trình đó để phù hợp với quy định pháp luật cũng nhƣ đặc thù hoạt động kinh doanh của Ngân hàng do đó có thể phát huy đƣợc hiệu quả và hiệu lực trong hoạt động, hệ thống KSNB đã đƣợc cải tiến về tổ chức và hoạt động trong đó có sự thay đổi về quy trình phê duyệt tín dụng, công tác giám sát nội bộ, bộ phận thực hiện chức năng kiểm tra kiểm toán nội bộ …. Từ năm 2012, NHNN đƣa ra một số quy tắc, yêu cầu cụ thể đối với hệ thống KSNB của các TCTD do đó việc cải tổ, kiện toàn hệ thống KSNB là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong kế hoạch hoạt động
của BIDV. Tuy nhiên quá trình hoàn thiện KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV còn gặp một số khó khăn vƣớng mắc xuất phát từ các nguyên nhân chủ yếu nhƣ sau:
(1) Cơ chế phê duyệt tín dụng theo mô hình phân tán, Hội sở chính ủy quyền phán quyết tín dụng cho Chi nhánh nên không tránh khỏi việc giao mức phán quyết chƣa phù hợp với năng lực điều hành của Giám đốc Chi nhánh cũng nhƣ chất lƣợng hoạt động của Chi nhánh. Mặt khác sau khi giao mức phán quyết tín dụng cũng không có cơ chế giám sát thƣờng xuyên việc thực hiện ủy nhiệm của Chi nhánh mà Ban điều hành chỉ có đƣợc thông tin sau khi bộ máy KTKSNB thực hiện kiểm tra trực tiếp và báo cáo.
Mặt khác việc xây dựng chƣơng trình phần mềm để lƣu trữ và luân chuyển hồ sơ giữa chi nhánh và Hội sở chính đang trong giai đoạn đầu nghiên cứu triển khai xây dựng. Các hồ sơ vƣợt thẩm quyền của chi nhánh hiện nay vẫn đƣợc chuyển lên HSC theo đƣờng công văn bản giấy, ảnh hƣởng đến thời gian và hiệu quả của công tác phê duyệt, chƣa có công cụ để hỗ trợ lộ trình tập trung hóa việc phê duyệt tín dụng tại Hội sở chính.
(2) BIDV chƣa quan tâm tới công tác đào tạo lại chuyên môn và đạo đức
