Giám sát và đánh giá là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng có trách nhiệm vì nó cung cấp các phương tiện để xác định nếu các chiến lược phát triển bền vững của các nhà cung cấp đang đáp ứng các tiêu chuẩn và mục tiêu của tổ chức. Một quá trình giám sát và đánh giá toàn diện thường bao gồm các tiêu chí đánh giá tính bền vững và truyền đạt chúng đến các nhà cung cấp, tiến hành đánh giá tính bền vững, cung cấp thong tin phản hồi về hiệu suất các nhà cung cấp, và cuối cùng là khuyến khích cải tiến liên tục.
Phát triển các tiêu chí đánh giá tính bền vững
Việc phát triển các tiêu chí (hoặc "chỉ số") đánh giá tính bền vững liên quan đến việc thành lập chuỗi thông tin chính thức được lựa chọn để đánh giá những thay đổi trong hoạt động của các nhà cung cấp. Việc thành lập các tiêu chí đánh giá tính bền vững thực sự bắt đầu bằng một nghiên cứu cơ bản và thiết lập các tiêu chuẩn và mục
tiêu SMART - thành lập và ưu tiên các lĩnh vực quan trọng để đạt bền vững và đặt ra mục tiêu để đo lường các hoạt động hiệu quả. Tiêu chuẩn đánh giá nên như sau:
Dựa trên các bộ tiêu chuẩn trong chính sách chuỗi cung ứng bền vững, nên bao gồm các yếu tố về kinh tế, xã hội và môi trường
Bao gồm các tiêu chuẩn đề ra và quy trình kế hoạch hành động, phản ánh khuôn khổ gia tăng và ưu tiên đã được thành lập. Các tiêu chí đánh giá tính bền vững cần được ghi lại dưới dạng ngắn gọn và có một con số tuyệt đối (con số hoặc số lượng), một con số tương đối (tỷ lệ phần trăm hoặc tỷ lệ) hoặc đơn giản là các thông báo có / không (tồn tại hoặc thiếu). Ba loại chính của các chỉ số là:
1. Chỉ số kết quả đạt được: Các chỉ số định lượng như con số nhân viên có hợp đồng chính thức hay số lượng các cây trồng trong chương trình xanh.
2. Chỉ số quy trình: Phản ánh cam kết với các điều kiện chính sách và tham gia ngăn chặn, ví dụ, có/thiếu chính sách tiền lương tối thiểu hay phần trăm nhà cung cấp từ thiện thức ăn còn thừa cho người nghèo.
3. Chỉ số nhận thức: Các tỷ lệ các nhà cung cấp đưa ra các ý kiến nhất định, ví dụ, tỷ lệ phần trăm của các nhà cung cấp tin rằng hoạt động bền vững của họ đã cải thiện đời sống cộng đồng.
Truyền đạt các tiêu chí bền vững chính xác tới các nhà cung cấp
Một khi các tiêu chí đánh giá đã được thành lập chúng cần được thông báo cho các nhà cung cấp để họ nhận biết các chương trình giám sát và đánh giá, nhận biết các tiêu chí dựa trên đó họ sẽ được đánh giá hiệu suất. Thông báo các nhà cung cấp về các tiêu chí theo các chuẩn giao tiếp doanh nghiệp (ví dụ email, họp, hội thảo).
Thực hiện đánh giá bền vững
Cách thực hiện đánh giá bền vững thông thường phụ thuộc vào quy mô của tổ chức, chuỗi cung ứng cũng như mức độ của các nguồn lực (nhân sự, tài chính, thời gian) mà tổ chức có thể cam kết cùng quá trình giám sát và đánh giá. Với hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình đánh giá có thể bao gồm:
Tổ chức thực hiện: Yêu cầu nhà cung cấp nộp các báo cáo và văn bản nội bộ (ví dụ hóa đơn tiền điện và nước, các văn bản chính sách, các hợp đồng lao động,
ghi chú các cuộc họp, ghi chép các khóa đào tạo v.v) Có thể cần đến thăm nhà cung cấp hay tổ chức họp với các nhân viên cốt lõi.
Nhà cung cấp thực hiện (tự đánh giá): yêu cầu nhà cung cấp hoàn thành bảng/biểu giám sát và đánh giá, và cung cấp các chứng từ đi kèm. Đào tạo ban đầu về cách thực hiện đánh giá cho các nhân viên cốt lõi của nhà cung cấp có thể cần được thực hiện.
Đánh giá của bên thứ ba (hợp đồng thuê ngoài):
Các công ty lớn có thể tìm đến hỗ trợ từ các tổ chức độc lập hoặc các cá nhân trong việc thay mặt cho tổ chức tiến hành đánh giá.
Các thông tin thu thập được từ các đánh giá khác nhau về việc thực hiện bền vững cần được tập hợp lại vào một kho dữ liệu để cho phép phân tích kết quả dễ dàng, sử dụng các bảng, biểu đồ. Điều này giúp hiểu được ý nghĩa của kết quả quá trình đánh giá - tốt, trung bình, hay tệ? Có thể so sánh với tình trạng trước đó, so với các chỉ số hay mục tiêu đề ra, hay so với các bên khác (các nhà cung cấp khác hay các điểm đến khác).
Đưa ra phản hồi về việc thực hiện của các nhà cung cấp
Ngay khi các kết quả được thu thập và phân tích, chúng cần được ghi lại trong báo cáo thực hiện của từng nhà cung cấp. Báo cáo nên cung cấp kết quả dưới dạng đơn giản và dễ hiểu, sử dụng các bảng, biểu đồ và ý chính. Thông tin phản hồi nên tập trung vào các yếu tố tích cực để tăng cường và tuyên dương các thành quả, khuyến khích các mục tiêu chưa đạt được nhưng vẫn đang trong quá trình cải thiện. Kết quả báo cáo có thể được đưa ra trong cuộc họp với nhà cung cấp hay đơn thuần là gửi báo cáo cho nhà cung cấp qua thư hoặc email. Các kết luận và tác động của hành động cần được thảo luận cùng việc trình bày các kết quả. Phản hồi cần được thực hiện thường xuyên và kịp thời.
Cải tiến liên tục trong mua sắm có trách nhiệm và bền vững
Dựa trên các lĩnh vực còn thực hiện kém, tổ chức cần hỗ trợ nhà cung cấp cải thiện kết quả của họ để họ đạt các mục tiêu trong các giai đoạn đánh giá sau đó. Các hỗ trợ được đề cập trong các phần trước cần được thực hiện liên tục với phương thức tập trung sau mỗi kì đánh giá để tạo nên cách thức cải tiến tích cực.
3.3.4. Hỗ trợ phát triển cộng đồng và bảo vệ môi trường, di tích văn hoá.
Hỗ trợ phát triển cộng đồng và bảo vệ môi trường, di tích văn hoá không chỉ đơn thuần khai thác điểm đến vì các lợi ích kinh tế của họ mà còn đóng vai trò tích cực trong việc nâng cao các giá trị văn hóa xã hội, bảo vệ môi trường địa phương, mang đến các lợi ích kinh tế được phân phối công bằng tới cộng đồng địa phương. Mục tiêu bao gồm:
Đảm bảo du khách và doanh nghiệp hành động có cân nhắc tới tính nhạy cảm về môi trường và văn hóa xã hội.
Đảm bảo các nhà cung cấp địa phương được chi trả thích đáng cho hàng hóa và dịch vụ mà họ cung cấp.
Quảng bá các hoạt động tích cực của doanh nghiệp với cơ quan, tổ chức và cộng đồng địa phương tới chuỗi cung ứng của họ để thúc đẩy các kết quả du lịch bền vững.
Khuyến khích các doanh nghiệp hỗ trợ tạo nguồn vốn cho quản lý phát triển bền vững.
Xúc tiến chia sẻ thông tin với các nhà sản xuất và cung cấp dịch vụ tại địa phương nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của họ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của du khách.
Xây dựng quy trình tổ chức hỗ trợ, để đưa ra chuẩn mực, những nguyên tắc ứng xử trong áp dụng:
+ Huy động sự tham gia và hỗ trợ của các bên liên quan + Xây dựng mục tiêu và các vấn đề bền vững
+ Đưa ra các quy tắc ứng xử
+ Xác định chương trình, chính sách hỗ trợ.
+ Đưa thực tiễn du lịch có trách nhiệm vào các cơ chế hợp tác + Kiểm tra, giám sát.
Ngoài việc áp dụng theo quy trình trên, doanh nghiệp du lịch tại Phú quốc cần thực hiện thêm một số công tác sau để bổ trợ cho việc áp dụng quy trình một cách hiệu quả:
- Đối thoại và nâng cao hợp tác với các cấp chính quyền hơn nữa nhằm nâng cao chất lượng các dịch vụ du lịch, và nhằm giải quyết các vấn đề lớn hơn về phát triển du lịch bền vững tại địa phương.
- Hỗ trợ giáo dục cộng đồng địa phương về tầm quan trọng của du lịch bền vững thong qua các cách như: diễn thuyết tại các trường học, các hội nghị hội thảo, đưa ra các học bổng giáo dục …
- Hỗ trợ vốn cho phát triển xã hội và bảo vệ môi trường, di sản văn hoá tại địa phương. Doanh nghiệp du lịch kinh doanh thành công hay không nhờ rất nhiều vào các tài nguyên du lịch, di sản văn hoá, môi trường tại địa phương nên việc đầu tư hỗ trợ sẽ tạo cho doanh nghiệp khai thác một cách bền vững.
- Cung cấp thong tin rõ rang cho các du khách về các cách hỗ trợ bảo vệ di sản văn hoá.
- Với vai trò làm cầu nối giữa du khách và các điểm đến thì doanh nghiệp cần khuyến khích du khách đóng góp trực tiếp cho các hoạt động môi trường xã hội tại địa phương.
- Phối hợp, tài trợ và gây quỹ để ủng hộ vì mục đích môi trường và xã hội.
3.3.5. Xây dựng quy trình quản lý rủi ro trong kinh doanh du lịch.
Các kế hoạch quản lý rủi ro đối với ngành du lịch cần phải mang lại, nếu phù hợp và ít nhất là:
• Sự an toàn của du khách và nhân viên;
• Hệ thống an toàn để liên lạc với tất cả mọi người trong tổ chức và trong điểm du lịch;
• An ninh của các tòa nhà, phương tiện và thiết bị khỏi bị ảnh hưởng của thảm họa;
• Cung cấp những người đã được đào tạo cho cơ quan quản lý thảm họa trong khi phải ứng phó và phục hồi nếu được yêu cầu;
• Cung cấp nguồn lực để hỗ trợ các hoạt động đối phó và phục hồi;
• Và các thủ tục để trở lại hoạt động kinh doanh bình thường sau khi đã kết thúc các hoạt động đối phó và phục hồi sau thảm họa.
Về vấn đề quản lý rủi ro, Công ty cần thực hiện cụ thể, rõ ràng hơn nữa, vì nó liên quan đến tính mạng người du lịch và liên quan đến tài sản, hoạt động của các bên liên quan. Do vậy Công ty cần nghiên cứu và thực hiện theo đề xuất sau đây:
Kế hoạch xử lý rủi ro:
Cần phải xác định các bước sau trong kế hoạch xử lý rủi ro: • Phân chia trách nhiệm
• Xác định thời điểm
• Quyết định phương pháp thực hiện
• Xác định các kết quả đầu ra được trông đợi • Nguồn và phân bổ ngân sách
• Xác định các chỉ số thực hiện chủ chốt và các điểm mốc • Xây dựng các quy trình theo dõi và xem xét
Xây dựng và duy trì việc theo dõi và xem xét thường xuyên: • Các quyết định và quy trình ra quyết định
• Kỳ vọng và thái độ • Các nguồn rủi ro mới
• Xếp hạng rủi ro và ưu tiên của các mối nguy hiểm hiện hành
• Chỉ định xếp hạng rủi ro và ưu tiên đối với các mối nguy hiểm mới xác định; • Các yếu tố bị rủi ro
• Thực hiện các biện pháp xử lý rủi ro hiện hành
• Các biện pháp xử lý rủi ro bổ sung sẽ được thực hiện; • Trách nhiệm thực thi
• Thời điểm của từng giai đoạn và kết thúc dự án.
Tiếp tục việc trao đổi và tham vấn với các bên liên quan về tiến độ thực hiện xử lý rủi ro.
Không phải tất cả các khủng hoảng đều có thể tránh được hoặc ngăn ngừa được. Rủi ro tồn dư là thuật ngữ để chỉ những rủi ro vẫn còn lại sau khi đã thực hiện các biện pháp xử lý rủi ro. Xử lý rủi ro tồn dư bằng cách xây dựng các kế hoạch đối phó và phục hồi sau các cơn khủng hoảng và thảm họa. Ngành du lịch cần xây dựng các kế hoạch quản lý rủi ro và đóng góp vào các kế hoạch quản lý thảm họa cộng đồng có tính chất liên ngành.
Rủi ro trong du lịch liên quan trực tiếp đến mạng sống của du khách, nên bắt buộc các doanh nghiệp du lịch phải có quy trình quản lý rủi ro. Đặc biệt ở Phú quốc đa phần các sản phẩm du lịch liên quan đến biển, đảo và du khách thường trú ngụ trong các resort ven biển, chính vì vậy công tác quản lý rủi ro hết sức quan trọng.