6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện việc xác định nhu cầu và đối tƣợng đào tạo
a.Xác định nhu cầu đào tạo
Là một trong những bƣớc đầu tiên cơ bản quan trọng quyết định đến toàn bộ chƣơng trình đào tạo của công ty. Hiện nay, việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty trong thời gian qua chỉ đƣợc thực hiện một cách cảm tính, theo ý kiến của ngƣời quản lý; chƣa thực sự tiến hành điều tra khảo sát ý kiến nhu cầu thực sự của tập thể, cá nhân ngƣời lao động một cách bài bản, có khoa học. Vì vậy, trong thời gian tới, công ty cần phải nghiên cứu hoàn thiện lại công tác này. Việc xác định nhu cầu đào tạo cần phải đƣợc tiến hành từng bƣớc qua 3 giai đoạn là phân tích doanh nghiệp, phân tích công việc và phân tích nhân viên.
Phân tích doanh nghiệp:
Để xác định nhu cầu đào tạo cần dựa vào cơ sở phân tích mục tiêu, chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của công ty. Từ đó, xác định chính xác nhu cầu đào tạo của công ty là đối tƣợng lao động nào, số lƣợng bao nhiêu, đào tạo tập trung vào những nội dung gì nhằm hoàn thành kế hoạch của công ty.
Căn cứ vào các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành xác định nhu cầu đào tạo cần thiết để thực hiện và hoàn thành kế hoạch, phƣơng hƣớng phát triển của công ty. Công ty nên xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực trung hạn và dài hạn.
Việc phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp nên so sánh giữa nhu cầu đào tạo về lao động cần thay thế nhƣ về hƣu, chuyển công tác,… để xác
định những vị trí công việc còn thiếu, bỏ trống trong thời gian đào tạo. Từ đó, công ty cân nhắc xem nên tuyển dụng nhân lực mới hay đào tạo lại cán bộ nhân viên trong công ty để bổ sung vào vị trí đó.
Phân tích công việc:
Công ty nên đánh giá kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động để xác định đƣợc trình độ hiện có của ngƣời lao động. Từ đó tiến hành so sánh giữa trình độ hiện có của ngƣời lao động với tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định khoảng cách tồn tại. Nguyên nhân có thể do cá nhân ngƣời lao động (thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng đối với công việc) thì công ty nên tổ chức đào tạo nhằm bù đắp những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của ngƣời lao động, giúp họ hoàn thành tốt công việc. Đối với những nhân viên có kết quả thực hiện công việc tốt thì công ty nên xem xét khả năng phát triển của họ để tiến hành đào tạo nâng cao trình độ, giúp họ đảm nhận đƣợc những công việc cao hơn trong tƣơng lai.
Sau khi tiến hành phân tích công việc, công ty phải xây dựng bảng mô tả công việc để nhân viên biết làm cái gì, làm nhƣ thế nào. Biểu mẫu đƣợc trình bày ở bảng 3.1 bên dƣới.
Bảng 3.1. Bảng mô tả công việc mẫu
Phân tích nhân viên:
Bên cạnh việc phân tích công việc, công ty cũng nên dựa vào kết quả của việc đánh giá thực hiện công việc của ngƣời lao động trong công ty. Phân tích công việc mới chỉ đem lại sự đánh giá một cách tổng quan về những cái mà ngƣời lao động cần đƣợc đào tạo. Còn việc đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp công ty đƣa ra đƣợc cái nhìn cụ thể nhất về những kỹ năng và kiến thức mà mỗi ngƣời lao động chƣa có hoặc còn yếu trong quá trình thực hiện công việc. Do đó dựa vào kết quả thu đƣợc từ việc đánh giá thực hiện công việc, công ty có thể tổng hợp lại và xác định những nhu cầu nào thật sự cần đào tạo (giải pháp đào tạo) và nhu cầu ngoài đào tạo (giải pháp phi đào tạo). Nếu sử dụng các giải pháp cho đào tạo thì khi đó cần tiến hành xây dựng và thiết kế các chƣơng trình đào tạo để đảm bảo sau khi đào tạo ngƣời lao động không còn tồn tại khoảng cách khi thực hiện công việc. Các biện pháp phi đào tạo có
TÊN ĐƠN VỊ
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức vụ 2. Bộ phận 3. Nơi làm việc 4. Báo cáo cho
5.Mục đích công việc:……… 6.Phạm vi công việc: ………. 7.Nhiệm vụ và trách nhiệm: ………. 8. Phạm vi và trách nhiệm: ……… 9. Tiêu chuẩn:……… 10. Mức phấn đấu: ………
thể là: thay đổi trong cách tuyển dụng, thay đổi chế độ khen thƣởng, kỷ luật, cải thiện việc cung cấp các thông tin phản hồi,…
Sau khi tiến hành phân tích doanh nghiệp, công việc và nhân viên, ta có thể xác định nhu cầu đào tạo của công ty TNHH Thƣơng mại Quảng Nam – Đà Nẵng trong thời gian tới ở bảng 3.2 nhƣ sau:
Bảng 3.2. Nhu cầu đào tạo của công ty trong thời gian tới
STT Đối tƣợng đào tạo Nhu cầu đào tạo
1 Cán bộ quản lý
- Đào tạo nâng cao trình độ từ đại học lên sau đại học.
- Lý luận chính trị. - Quản lý hành chính.
- Đào tạo về quy trình sản xuất sản phẩm.
2 Nhân viên kế toán
-Đào tạo nâng cao trình độ từ trung cấp lên cao đẳng.
-Nghiệp vụ kế toán.
-Kỹ năng sử dụng máy vi tính. -Ngoại ngữ.
3 Nhân viên kinh doanh
- Kỹ năng giao tiếp - bán hàng - chăm sóc khách hàng.
- Ngoại ngữ.
4 Nhân viên kỹ thuật
- Đào tạo về quy trình sản xuất sản phẩm. -Kỹ năng sử dụng máy vi tính.
-Ngoại ngữ. 5 Nhân viên hành chính
- Kiến thức về quản trị nhân sự, đào tạo nhân lực.
- Kỹ năng sử dụng máy vi tính. 6 Lao động trực tiếp
- Đào tạo nâng cao bậc thợ.
- Đào tạo về quy trình sản xuất sản phẩm. - Đào tạo vận hành phƣơng tiện vận tải.
b. Xác định đối tượng đào tạo
Thực trạng việc xác định đối tƣợng đào tạo của công ty chƣa đƣợc xác định rõ ràng. Trong thời gian tới, công ty cần tiến hành rà soát lại tất cả các bộ phận xem ai cần đƣợc đào tạo và họ cần những kỹ năng gì.
Đối với đối tƣợng mới chƣa qua đào tạo: cần đƣa đi đào tạo nhƣng cần căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Đối với cán bộ quản lý: cần quy hoạch cụ thể từng ngƣời, căn cứ vào năng lực, tuổi tác của họ. Công ty cần xác định những cán bộ, nhân viên có tiềm năng, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của họ và dự đoán khả năng thăng tiến, mức độ hoàn thành công việc khi đƣợc đề bạt lên các chức vụ cao hơn để từ đó quyết định ngƣời nào cần phải đào tạo.
Đối với đối tƣợng đào tạo lại: căn cứ vào kết quả đánh giá công việc của họ, ngƣời quản lý trực tiếp thấy mức độ hoàn thành công việc của họ là đạt hay không đạt, cần nâng cao nghiệp vụ chỗ nào để đƣa đi đào tạo. Để làm đƣợc điều này, công ty cần xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá kết quả công việc, sau đó căn cứ vào đó để lập kế hoạch đào tạo.
3.2.3. Xác định nội dung đào tạo
Nội dung đào tạo của công ty phải phù hợp với mục tiêu đã xác định ở trên và bổ sung những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của nhân viên. Để hoàn thiện nội dung đào tạo thì nội dung đó phải dựa trên các tiêu chuẩn nhƣ: ai sẽ là đối tƣợng tham gia đào tạo, công việc hiện đang làm của đối tƣợng đƣợc đào tạo.
Công ty nhất thiết phải tiến hành phân tích công việc để xác định nhu cầu phát sinh do những vấn đề liên quan đến kết quả công việc. Để thực hiện công tác đánh giá công việc có hiệu quả, công ty cần phải lựa chọn phƣơng pháp đánh giá để xác định khoảng chênh lệch trong kết quả công việc. So sánh kết quả thực hiện công việc trong thực tế với yêu cầu đặt ra cho nhân viên. Việc so sánh phải có các tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công
việc nhƣ kết quả thể hiện bằng các con số, tinh thần, thái độ, tác phong làm việc. Qua đó, xác định đƣợc những trục trặc, thiếu sót và yếu kém của nhân viên. Từ đó, lựa chọn nội dung cần đào tạo để giúp nhân viên điều chỉnh, bổ sung, nâng cao những thiếu sót, yếu kém đó.
Các nội dung đào tạo phải phù hợp với từng đối tƣợng nhƣ ở trên. Để hiệu quả công tác đào tạo đƣợc nâng cao thì nội dung đào tạo phải phù hợp với mục tiêu khóa đào tạo. Ngoài kiến thức mang tính lý thuyết thì khóa đào tạo phải đƣa ra nhiều tình huống, chủ đề sát với tình hình thực tế ngoài thị trƣờng để ngƣời học thảo luận, trao đổi nhằm giúp ngƣời học bù đắp những kỹ năng, kiến thức còn thiếu. Cụ thể hơn, xuất phát từ từng đối tƣợng, từng tính chất và yêu cầu công việc mà có nội dung kiến thức phù hợp cho khóa đào tạo.
Bên cạnh tầm quan trọng của việc xác định nội dung kiến thức đào tạo thì việc lựa chọn ngƣời đào tạo, thời gian đào tạo,… cũng ảnh hƣởng nhiều đến chất lƣợng khóa đào tạo. Đồng thời, công ty cần kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các nội dung chƣơng trình đào tạo cho phù hợp với mục tiêu đặt ra của các khóa đào tạo, đảm bảo tính hiệu quả cao nhất của các khóa đào tạo.
3.2.4. Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo
Muốn nâng cao chất lƣợng NNL tất yếu phải có phƣơng pháp đào tạo thích hợp và phù hợp với từng đối tƣợng cụ thể. Do đặc thù tính chất công việc và trình độ nhân viên của công ty khác nhau nên trong quá trình đào tạo cần phải có những hình thức và phƣơng pháp đào tạo cho thích hợp với từng đối tƣợng.
Việc áp dụng nhiều phƣơng pháp đào tạo khác nhau sẽ giúp cho đội ngũ làm công tác đào tạo so sánh đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm của mỗi phƣơng pháp để từ đó lựa chọn đƣợc những phƣơng pháp đào tạo hiệu quả nhất cho công ty. Tuy nhiên để công tác đào tạo NNL thực sự hiệu quả thì trong bất cứ
hình thức nào, đội ngũ làm công tác này cũng cần lƣu ý một số nguyên tắc sau:
-Khi bắt đầu đào tạo phải cung cấp cho ngƣời học kiến thức chung về các vấn đề sẽ học. Điều này sẽ giúp cho ngƣời học nắm đƣợc một cách tổng quát nội dung, trình tự của chƣơng trình đào tạo. Từ đó, tích cực tham gia vào chƣơng trình đào tạo.
-Sử dụng nhiều tình huống mẫu để minh họa khi cung cấp các kiến thức cho ngƣời học. Để giúp ngƣời học dễ dàng tiếp thu các kiến thức mới, hiểu các vấn đề một cách có hệ thống, công ty nên thƣờng xuyên khuyến khích ngƣời học tự ôn tập hoặc tổ chức đào tạo lại nhằm giúp ngƣời học củng cố kiến thức đã học. Dẫn dắt càng nhiều ví dụ càng tốt cũng nhƣ lồng ghép vào những kinh nghiệm thực tiễn cả thành công lẫn thất bại trong thực hiện và giải quyết vấn đề.
-Phân chia khối lƣợng nội dung cần đào tạo thành từng phần và chỉ nên cung cấp cho ngƣời học một khối lƣợng nội dung thông tin vừa đủ, phù hợp với khả năng tiếp thu của học viên.
-Cố gắng tối đa đƣa các tình huống trong đào tạo giống với thực tế. Đánh dấu hoặc xác định những kiến thức, kỹ năng đặc biệt quan trọng trong công việc giao cho ngƣời học.
-Ngƣời học tiếp thu kiến thức bằng thực hành sẽ mau nhớ và lâu quên. Cố gắng cho ngƣời học thực hành thực tế càng nhiều càng tốt. Thực hành và ôn luyện là phƣơng pháp quan trọng để học các kỹ năng mới. Bởi lẽ điều này đúng với các nguyên tắc trong đào tạo huấn luyện.
-Kết hợp nhiều phƣơng pháp để khóa đào tạo thêm sinh động, mang tính truyền tải cao nhƣng phù hợp với kiến thức và đối tƣợng đƣợc đào tạo.
Qua phân tích hệ thống đào tạo và đặc thù của công việc, tính chất nhân viên, ta có thể thấy rằng:
a. Đối với nhóm lao động gián tiếp, trực tiếp (không bao gồm cấp quản lý, giám sát)
Hình thức đào tạo thích hợp mang lại hiệu quả cao nhất là đào tạo tại chỗ cho các nhân viên bằng phƣơng pháp đào tạo trong công việc theo kiểu chỉ dẫn công việc, kèm cặp tại nơi làm việc đƣợc các nhân viên quản lý hoặc các nhân viên có kinh nghiệm hơn hƣớng dẫn các kỹ năng, chia sẻ những kinh nghiệm trong quản lý công việc hoặc phối hợp với phòng Tổ chức – hành chính để mở các khóa đào tạo tại từng chi nhánh.
Do nhu cầu tuyển dụng nhân viên nên công tác đào tạo bao gồm cả việc đào tạo nhân viên đƣợc tuyển dụng từ bên ngoài và những nhân viên làm việc trong công ty.
Công ty có thể liên kết, hợp tác với các trƣờng dạy nghề để đào tạo, bồi dƣỡng những công nhân chƣa có trình độ hoặc trình độ còn hạn chế để giúp họ có kiến thức, kinh nghiệm thực tế trong sản xuất kinh doanh:
+ Ðối với nhân viên mới, trƣớc tiên phải cho họ hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của công ty, những quy chế, quy định và nguyên tắc làm việc để họ không bị bỡ ngỡ trong những ngày đầu làm việc. Phân công, giao nhiệm vụ hƣớng dẫn nhân viên mới cho một ngƣời cụ thể, gắn trách nhiệm của ngƣời hƣớng dẫn với nhân viên mới. Vừa làm cho cán bộ hƣớng dẫn có trách nhiệm lại vừa đảm bảo nhân viên mới thực hiện việc học tập đƣợc tốt hơn.
Ðến năm 2020 cần đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ sửa chữa, lắp ráp cơ khí cho đội ngũ công nhân làm dịch vụ sửa chữa và lắp ráp xe máy; đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên trong lĩnh vực phục vụ khách sạn, nhà hàng nhƣ: kỹ thuật phục vụ buồng, phòng, lễ tân giao tiếp, phục vụ bàn,…
+ Ðối với nhân viên đang làm việc tại công ty nên áp dụng các biện pháp sau: Trong quá trình hoạt động công ty nên thƣờng xuyên mở các lớp
phổ biến kiến thức mới để đội ngũ nhân viên không bị lạc hậu về nhận thức bằng cách có thể mời chuyên gia hoặc giảng viên của các trƣờng đại học, học viện về công ty trực tiếp giảng dạy. Tuyển chọn ra một số nhân viên có năng lực, trình độ gửi họ tới một số trƣờng có nghiệp vụ để nâng cao nhận thức về mặt lý luận nhằm mục đích đề bạt họ vào những vị trí cao hơn trong công ty.
+ Ðối với đội ngũ lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh: Công ty cần phải tiến hành đào tạo thêm cho họ về trình độ chuyên môn và những ngƣời đƣợc đào tạo cần phải vận dụng tối đa tính sáng tạo và năng lực của mình, có nhƣ vậy mới đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ của công ty. Cụ thể: một số lĩnh vực cần đƣợc đào tạo nâng cao lĩnh vực chuyên môn nhƣ công nhân xây dựng, đội ngũ nhân viên bán hàng ở các chi nhánh, công nhân lắp ráp xe máy, điện lạnh; nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề cho đội ngũ lái xe. Ngoài ra đội ngũ lao động trực tiếp sau khi tuyển dụng và trƣớc khi làm việc nên đƣợc trải qua một lớp huấn luyện ngắn hạn về nghiệp vụ.
b. Đối với nhân viên cấp quản lý, giám sát
Công ty sử dụng phƣơng pháp đào tạo ngoài công việc để nâng cao năng lực quản lý, năng lực chuyên môn. Công ty thƣờng xuyên bố trí nhân viên quản lý có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ nhân viên mới nhất là những nhân viên có năng lực, luân chuyển công việc để họ tiếp cận với nhiều công việc, nhiều lĩnh vực khác nhau.
Bên cạnh đó, công ty nên tham khảo thêm một số hình thức đào tạo nhƣ hình thức đào tạo theo mô hình mẫu: hình thức này áp dụng cho cả nhân viên và cấp quản lý, giám sát. Theo đó, ngƣời học sẽ làm theo mẫu và ngƣời hƣớng dẫn sẽ chỉ ra lỗi cần khắc phục. Những kỹ năng đƣợc học sẽ khuyến