Ngày nay với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, việc đƣa máy tính vào sử dụng để hổ trợ cho công tác quản lý, đặc biệt là công tác quản lý kế toán là rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Để trang bị một bộ máy kế toán mạnh, tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ASIA Acounting 2005 để hỗ trợ công tác kế toán.
Giới thiệu chung về phần mềm ASIA Acounting 2005:
- Hệ thống phần mềm ASIA Acounting 2005 chia làm 7 phân hệ:
+ Hệ thống: là nơi báo và quản lý các thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động của chƣơng trình khai báo và phân quyền ngƣời sử dụng, tạo mới, lƣu trữ, bảo trì số liệu, các màn hình nhập chứng từ,...
+ Tổng hợp: có thể dùng nhƣ 1 phân hệ độc lập hay liên kết thống nhất với các phân hệ khác. Dùng để lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
+ Tiền mặt, ngân hàng: Theo dõi và lên các báo cáo việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Bán hàng: theo dõi và lên báo cáo việc bán hàng và công nợ phải thu.
+ Mua hàng: Theo dõi việc mua hàng và công nợ phải trả.
+ Hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của công ty. + Tài sản cố định: Khai báo tài sản cố định, tính khấu hao và phân bổ tài sản cố định.
- Mỗi phân hệ đều có cấu trúc nhƣ sau:
45
+ Tính toán: Mỗi phân hệ có các chức năng tính toán riêng + Chức năng chính: Nơi cập nhật số liệu cho các phiếu kế toán
+ Danh mục: Cập nhật danh mục, các tham số mặc định và thay đổi màn hình nhập chứng từ
+ Báo cáo: Lên báo cáo theo từng phân hệ. - Backup (lƣu trữ) số liệu:
+ Đây là phần quan trọng để lƣu trữ lại chƣơng trình và số liệu trong trƣờng hợp xảy ra sự cố bất ngờ, không mong muốn. Chƣơng trình sẽ tự động hỏi để chạy vào thứ 2, 4, 6. Nhƣng tốt nhất nên chạy sau mỗi ngày làm việc.
+ Chạy chƣơng trình từ phân hệ tổng hợp. Chọn thƣ mục lƣu trữ. Tốt nhất là ở ổ đĩa khác hoặc là chép đi nơi khác sau khi Backup.
+ Chƣơng trình sẽ chạy 4 lần để tạo ra 4 file bao gồm data, reports, progs, forms. Đây là 4 phần quan trọng nhất cấu thành hệ thống.
Sơ đồ chứng từ trên máy vi tính:
Hình 3.8: Sơ đồ chứng từ trên máy vi tính
Nguồn: Phòng kế toán CN công ty TNHH Thương Mại & Sản xuất Tân Phú Vinh
Chứng từ gốc Mã hóa thông tin Chứng từ phân bổ, kết chuyển, đều chỉnh, bổ sung Nhập dữ liệu Cơ sở dữ liệu Bảng báo cáo tài chính Bảng cân đối sô phát sinh Bảng tổng hợp
46
*Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán. Các chứng từ đã đƣợc mã hóa sẽ nhập vào cơ sở dữ liệu, khi cơ sở dữ liệu có đầy đủ thông tin máy tính có thể tự động truy cập số liệu theo chƣơng trình kế toán cài đặt để vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết theo từng đối tƣợng đã đƣợc mã hóa. Cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán sau đó in sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và các báo cáo.