2.3.1. Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu thu thập phục vụ cho việc nghiên cứu thực hiện đề tài chủ yếu đƣợc thu thập từ các nguồn số liệu thứ cấp nhƣ: các chứng từ nhập, xuất hàng hóa; các bảng kê, bảng tổng hợp; các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính,...đƣợc thu thập từ phòng kế toán của Công ty TNHH Thƣơng mại & sản xuất Tân Phú Vinh. Đồng thời kết hợp với việc tiếp xúc và tham khảo ý kiến của nhân viên kế toán trƣởng của công ty về các vấn đề nghiên cứu.
2.3.2. Phƣơng pháp phân tích số liệu
Dùng phƣơng pháp mô tả, tổng hợp số liệu để mô tả thực trạng công tác kế toán lƣu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh.
Dùng các phƣơng pháp hạch toán kế toán nhƣ: phƣơng pháp phân tích kế toán, phƣơng pháp tổng hợp cân đối, phƣơng pháp quản lý sổ kép, phƣơng pháp tính giá, ... thông qua việc thu thập các chứng từ kế toán, tìm hiểu quy trình lƣu chuyển chứng từ, hệ thống tài khoản và chế độ kế toán mà công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh sử dụng để ghi chép vào các chứng từ sổ sách và các biểu mẫu có liên quan.
Phƣơng pháp so sánh, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết.
Phƣơng pháp toán học: phƣơng pháp này dùng các công thức để tính toán những chỉ tiêu về giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các số liệu.
35
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT TÂN PHÚ VINH – CHI NHÁNH CẦN THƠ
3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY3.1.1. Giới thiệu chung về công ty 3.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại và Sản xuất Tân Phú Vinh.
Tên giao dịch: Tân Phú Vinh Company Limited
Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh máy tính tiền điện tử, máy văn phòng, văn phòng phẩm,…
Trụ sở chính: 41, đƣờng 823, ấp Chí Thanh, xã Đức Lộc Thƣợng, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An.
Mã số thuế: 1101213581 – 003 Điện thoại: 0908 498919
Email: tanphuvinh@tanphuvinh.com.vn
Website: http://www.tanphuvinh.com.vn/
Các chi nhánh:
Chi nhánh Hà Nội: 128 Bạch Mai, P. Cầu Dền, Q. Hai Bà Trƣng, Hà Nội Điện thoại: (04) 36225093 – 0913 041 604
Fax: (04) 36225093
Email: tpvhanoi@tanphuvinh.com.vn
Chi nhánh Đà Nẵng: 500 Tràn Cao Văn, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng Điện thoại: (0511) 3746520 – 0912 466 717
Fax: (0511) 3746520
Email: tpvdanang@tanphuvinh.com.vn
Chi nhánh Cần Thơ: 56, Trần Văn Khéo, P. Cái Khế, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
Điện thoại: (0710) 3766102 – 0908 686059 Fax: (0710) 3766103
36 Email: tpv@tanphuvinh.com.vn
3.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh đƣợc thành lập năm 1995, theo giấy phép kinh doanh số 1101213581 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu về máy tính tiền điện tử, máy in mã vạch,… tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận. Công ty có tƣ cách pháp nhân theo luật Việt Nam, thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập. Đến nay, công ty đã có hơn 60 đại lý chính thức trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Công ty Tân Phú Vinh đã khẳng định vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực: tƣ vấn - thiết kế - cung cấp giải pháp quản lý và hệ thống bán hàng.
Năm 2001, công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh chi nhánh Hà Nội và Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh chi nhánh Đà Nẵng chính thức ra đời nhằm cung cấp các sản phẩm của công ty tại thị trƣờng miền Bắc và miền Trung.
Tháng 9 năm 2002, Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh chi nhánh Cần Thơ đƣợc thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu, cung cấp sản phẩm cho thị trƣờng Cần Thơ và các khu vực Đồng bằng sông Cửu Long. Trƣớc đây, khi mới đƣợc thành lập chi nhánh Cần Thơ có trụ sở đặt tại 80B1, trung tâm thƣơng mại Cái Khế, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ . Sau đó trụ sở đƣợc dời đến số 43A1, KDC 91B, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Đến đầu năm 2013 công ty lại di dời trụ sở đến địa chỉ 56, Trần Văn Khéo, P. Cái Khế, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ và cố định đến nay.
3.1.3. Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh là công ty dẫn đầu trong lĩnh vực: tƣ vấn – thiết kế - cung cấp hệ thống bán hàng, hệ thống chấm công nhân viên, trang thiết bị văn phòng, với các sản phẩm uy tính và chất lƣợng đƣợc chia thành các nhóm:
− Nhóm máy tính tiền: máy tính tiền Casio TE 8000F, , Samsung ER – 650, máy tính tiền Towa MZ-1 (FK), , máy tính tiền điện tử QTouch 10, …
− Nhóm giấy máy tính tiền, in mã vạch: giấy cộng khổ K80, giấy nhiệt Tân Phú Vinh khổ K80, K57, ,…
37
− Nhóm máy đọc mã vạch: máy đọc mã vạch Symbol LS2208- SR2000, máy đọc mã vach KTLS1203 BLK, USB Cab, máy đọc mã vạch 1D9208, …
− Nhóm dịch vụ: Sửa chữa máy tính tiền, cài đặt CT máy tính, phần mềm bán hàng TPV – POS, dịch vụ bảo trì, phần mềm chấm công, …
− Nhóm mực và film mực: mực máy chấm công, mực TK 2300 (ERC32), mực UP250 (ERC 30/34), Film in mã vạch (100m) Wax, ,…
− Nhóm linh kiện, phụ tùng: dây cáp nối mạng, dây cáp máy in,… − Nhóm máy in: máy in SRP-275CP, màn hình BCD 1000DG, máy in SLP T400, máy in SLP P403, máy in nhiệt in hóa đơn siêu thị Acl, máy in SRP – 330CosG – TAN, …
− Nhóm máy hủy giấy: máy hủy giấy AS 1500CD, máy hủy giấy AS616MQ,..
− Nhóm máy, kệ, thẻ chấm công: thẻ chấm công, kệ để thẻ chấm công, máy đọc thẻ từ HMD-3100B, máy chấm công GIMI KM-320, máy đọc vân tay CM230 (RS232, RS485), …
− Nhóm Camera: ổ cứng Seagate 1TB (1000G), ổ cứng Seagate 500GB Sata 3, Adaptor chống thấm nƣớc WJXD.
− Nhóm Camera quan sát: Camera quan sát SV-1882, Camera quan sát SV – 1512, dụng cụ ghi hình SV-2120A, dụng cụ ghi hình SV – 1516S, ,…
− Nhóm máy POS AGT: máy vi tính màn hình cảm ứng AGT-920C − Nhóm phần mềm Seito: SEITO Food & Beverage Management Sys, TB đọc thẻ nhớ cảm ứng Seito
− Nhóm khác: máy vi tính, máy vi tính màn hình cảm ứng PS5610, … Dƣới đây là một số hình ảnh minh họa cho sản phẩm của Công ty:
Hình 3.1: Máy đọc mã vạch
38
Hình 3.2: Hình ảnh máy tính tiền
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại & sản xuất Tân Phú Vinh
Hình 3.3: Hình ảnh giấy máy tính tiền và mực in
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại & sản xuất Tân Phú Vinh
Hình 3.4: Hình ảnh một số sản phẩm khác
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại & sản xuất Tân Phú Vinh
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN PHÒNG BAN
3.2.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Thƣơng mại & sản xuất Tân Phú Vinh – chi nhánh Cần Thơ có cơ cấu tổ chức đơn giản, đứng đầu là giám đốc công ty chỉ huy trực tiếp các phòng ban, điều hành hoạt động của công ty. Các phòng ban vừa tham mƣu cho giám đốc vừa trực tiếp thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
39
Hình 3.5: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thƣơng Mại & Sản xuất Tân Phú Vinh – Chi nhánh Cần Thơ
Nguồn: Phòng kế toán CN công ty TNHH Thương Mại & Sản xuất Tân Phú Vinh
3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
3.2.2.1. Phòng giám đốc
Là ngƣời đại diện theo pháp luật, có nhiệm vụ điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế. Có nhiệm vụ dự thảo, quản lý mọi hoạt động của công ty, thực hiện hoạch định chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của công ty cho phù hợp với chiến lƣợc sản xuất kinh doanh chung của công ty, chỉ đạo các công việc cho các bộ phận chức năng. Tổ chức xây dựng các mối quan hệ trong và ngoài đơn vị nhằm thực hiện có hiệu quả tốt nhất đối với mọi hoạt động của công ty, giải quyết xung đột nội bộ trong phạm vi quản lý của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc công ty và nhà nƣớc về quản lý kinh tế của đơn vị.
3.2.2.2. Phòng hành chánh
- Chức năng : Phòng tổ chức hành chánh có chức năng nghiệp vụ tham mƣu giúp giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và giám sát các hoạt động trong công ty cũng nhƣ giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lƣơng, hành chánh quản trị đƣợc thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau :
+ Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lƣơng; + Hành chánh quản trị, thanh tra bảo vệ
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng hành chánh Phòng kế toán
40
- Nhiệm vụ: Xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy, nhân sự của toàn công ty, phù hợp đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty phát triển và đạt hiệu quả cao nhất trong từng giai đoạn phát triển;
+ Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý, lao động, quản lý và quy hoạch cán bộ, xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc cho tất cả các chức danh của công ty;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đào tạo hàng năm, đào tạo nâng cao, đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn về kinh doanh, kế toán, kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên;
+ Hàng tháng, quý, năm thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng lao động; và
+ Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
3.2.2.3. Phòng kỹ thuật
- Chức năng: Phòng quản lý về kỹ thuật là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và đầu tƣ xây dựng cơ bản thể hiện trên các mặt:
+ Khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kinh doanh; + Công tác giao nhận, kỹ thuật hàng hóa;
+ Trợ giúp kỹ thuật cho khách hàng, bảo hành, bảo trì sản phẩm của công ty.
- Nhiệm vụ: Lập kế hoạch và thực hiện công tác đầu tƣ xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, mở rộng và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật trong toàn công ty;
+ Có trách nhiệm về tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của Phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
41
- Quản lý và theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty, giám sát việc chấp hành chế độ về nguyên tắc tài chính Nhà nƣớc, báo cáo lên cấp trên về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính và vạch ra kế hoạch sử dụng vốn hợp lý đem lại lợi ích cho công ty;
- Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và các thông tin tài chính của công ty theo đúng quy định hiện hành;
- Giúp ban giám đốc quản lý, theo dõi vốn và toàn bộ tài sản của công ty về mặt giá trị, sổ sách, đồng thời thực hiện việc thanh toán cho khách hàng; và
- Chịu trách nhiệm về việc lập các báo cáo kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đóng thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc và thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định, phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể.
3.2.2.5. Phòng kinh doanh
- Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ theo pháp luật của công ty, pháp luật của Nhà Nƣớc trên lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh; + Phát triển thị trƣờng; và
+ Đảm bảo nguồn hàng, quản lý hàng hóa. - Nhiệm vụ của phòng kinh doanh nhƣ sau:
+ Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của công ty;
+ Xây dựng và đề xuất giá bán hàng hóa cho từng đối tƣợng kinh doanh (phối hợp với phòng kế toán tài chính) trong từng thời kỳ (tuần, tháng) đảm bảo công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất;
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, đề xuất và lập dự án đầu tƣ (hỗ trợ bán hàng, bán hàng trả chậm, liên doanh liên kết…) cho khách hàng để phát triển kinh doanh hiệu quả;
+ Thực hiện việc trích lập, theo dõi, đề xuất sử dụng các quỹ của công ty. Quan hệ với các cơ quan chức năng Nhà Nƣớc nhƣ: Cục thuế, Kho bạc, Nhà nƣớc, Ngân hàng…để phục vụ các nghiệp vụ tài chính của công ty; và
+ Tổ chức, quản lý, sử dụng tiền vốn của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn
42
vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
3.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.3.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 3.3.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
01 KẾ TOÁN TRƢỞNG
PHÕNG KẾ TOÁN
01 THỦ QUỶ
Hình 3.6 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Phòng kế toán CN công ty TNHH Thương Mại & Sản xuất Tân Phú Vinh
- Kế toán trưởng: Là ngƣời giúp đỡ Ban Giám Đốc Công ty và là ngƣời đứng đầu trong bộ máy kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế. Kế toán trƣởng có nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lí.
+ Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mƣu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám Đốc và Nhà nƣớc về hoạt động kế toán. + Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, khách quan, đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thủ quỹ: Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của Ban Giám Đốc và Kế Toán Trƣởng.
+ Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ thu, chi tiền phát sinh trong ngày.
+ Theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng và báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho Kế toán tổng hợp cũng nhƣ Kế toán trƣởng. Cuối ngày báo cáo tiền mặt tồn quỹ.
43
3.3.2. Chính sách kế toán áp dụng
- Thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. - Hình thức kế toán : “Chứng từ ghi sổ”.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ. - Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp tính giá xuất kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền.
Hình 3.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ