3.3.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
01 KẾ TOÁN TRƢỞNG
PHÕNG KẾ TOÁN
01 THỦ QUỶ
Hình 3.6 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Phòng kế toán CN công ty TNHH Thương Mại & Sản xuất Tân Phú Vinh
- Kế toán trưởng: Là ngƣời giúp đỡ Ban Giám Đốc Công ty và là ngƣời đứng đầu trong bộ máy kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế. Kế toán trƣởng có nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lí.
+ Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mƣu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám Đốc và Nhà nƣớc về hoạt động kế toán. + Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, khách quan, đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thủ quỹ: Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của Ban Giám Đốc và Kế Toán Trƣởng.
+ Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ thu, chi tiền phát sinh trong ngày.
+ Theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng và báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho Kế toán tổng hợp cũng nhƣ Kế toán trƣởng. Cuối ngày báo cáo tiền mặt tồn quỹ.
43
3.3.2. Chính sách kế toán áp dụng
- Thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. - Hình thức kế toán : “Chứng từ ghi sổ”.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ. - Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp tính giá xuất kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền.
Hình 3.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán (2004), Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán - kiểm toán, Đại học Kinh tế TP.HCM
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi nhớ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
44
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế tập hợp vào bảng chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái có liên quan.
Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ thì phản ánh vào sổ chi tiết đến cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của các tài khoản trên sổ cái, sau đó tiến hành đối chiếu các số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Nếu khớp đúng thì phản ánh vào bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán.
3.3.3. Phƣơng tiện hỗ trợ công tác kế toán
Ngày nay với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, việc đƣa máy tính vào sử dụng để hổ trợ cho công tác quản lý, đặc biệt là công tác quản lý kế toán là rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Để trang bị một bộ máy kế toán mạnh, tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ASIA Acounting 2005 để hỗ trợ công tác kế toán.
Giới thiệu chung về phần mềm ASIA Acounting 2005:
- Hệ thống phần mềm ASIA Acounting 2005 chia làm 7 phân hệ:
+ Hệ thống: là nơi báo và quản lý các thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động của chƣơng trình khai báo và phân quyền ngƣời sử dụng, tạo mới, lƣu trữ, bảo trì số liệu, các màn hình nhập chứng từ,...
+ Tổng hợp: có thể dùng nhƣ 1 phân hệ độc lập hay liên kết thống nhất với các phân hệ khác. Dùng để lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
+ Tiền mặt, ngân hàng: Theo dõi và lên các báo cáo việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Bán hàng: theo dõi và lên báo cáo việc bán hàng và công nợ phải thu.
+ Mua hàng: Theo dõi việc mua hàng và công nợ phải trả.
+ Hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của công ty. + Tài sản cố định: Khai báo tài sản cố định, tính khấu hao và phân bổ tài sản cố định.
- Mỗi phân hệ đều có cấu trúc nhƣ sau:
45
+ Tính toán: Mỗi phân hệ có các chức năng tính toán riêng + Chức năng chính: Nơi cập nhật số liệu cho các phiếu kế toán
+ Danh mục: Cập nhật danh mục, các tham số mặc định và thay đổi màn hình nhập chứng từ
+ Báo cáo: Lên báo cáo theo từng phân hệ. - Backup (lƣu trữ) số liệu:
+ Đây là phần quan trọng để lƣu trữ lại chƣơng trình và số liệu trong trƣờng hợp xảy ra sự cố bất ngờ, không mong muốn. Chƣơng trình sẽ tự động hỏi để chạy vào thứ 2, 4, 6. Nhƣng tốt nhất nên chạy sau mỗi ngày làm việc.
+ Chạy chƣơng trình từ phân hệ tổng hợp. Chọn thƣ mục lƣu trữ. Tốt nhất là ở ổ đĩa khác hoặc là chép đi nơi khác sau khi Backup.
+ Chƣơng trình sẽ chạy 4 lần để tạo ra 4 file bao gồm data, reports, progs, forms. Đây là 4 phần quan trọng nhất cấu thành hệ thống.
Sơ đồ chứng từ trên máy vi tính:
Hình 3.8: Sơ đồ chứng từ trên máy vi tính
Nguồn: Phòng kế toán CN công ty TNHH Thương Mại & Sản xuất Tân Phú Vinh
Chứng từ gốc Mã hóa thông tin Chứng từ phân bổ, kết chuyển, đều chỉnh, bổ sung Nhập dữ liệu Cơ sở dữ liệu Bảng báo cáo tài chính Bảng cân đối sô phát sinh Bảng tổng hợp
46
*Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán. Các chứng từ đã đƣợc mã hóa sẽ nhập vào cơ sở dữ liệu, khi cơ sở dữ liệu có đầy đủ thông tin máy tính có thể tự động truy cập số liệu theo chƣơng trình kế toán cài đặt để vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết theo từng đối tƣợng đã đƣợc mã hóa. Cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán sau đó in sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và các báo cáo.
3.4. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
3.4.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của giai đoạn 2011 - 2013
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013
ĐVT: 1.000 đồng
Nguồn: Phòng kế toán CN công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Phú Vinh, giai đoạn 2011 – 2013 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2011 - 2012 2012 - 2013
Số tiền Số tiền Số tiền Mức Tỷ lệ
(%) Mức Tỷ lệ (%) Doanh thu từ HĐKD 1.615.782 1.939.828 1.638.468 324.046 20,06 (301.360) (15,54) Doanh thu từ HĐTC 17.821 14.006 16.176 (3.815) (21,41) 2.170 15,49 Tổng doanh thu 1.633.603 1.953.834 1.654.644 320.231 19,60 (299.190) (15,31) Chi phí HĐKD 1.451.339 1.750.923 1.458.600 299.584 20,64 (292.323) (16,70) Chi phí từ HĐTC 0 131 0 131 100 (131) 100 Tổng chi phí 1.451.339 1.751.054 1.458.600 299.725 20,65 (292.454) (16.70) Tổng LN trƣớc thuế 182.264 202.780 196.044 20.516 11,26 (6.736) (3,32)
47
*Phân tích biến động doanh thu
Doanh thu của công ty đƣợc hình thành từ doanh thu hoạt động kinh doanh và doanh thu hoạt động tài chính. Nhìn chung, doanh thu của công ty có sự biến động qua các năm. Giai đoạn 2011 – 2012, tổng doanh thu tăng một khoản là 320.230.000 đồng tƣơng ứng tăng 19,60%, đƣợc kết quả nhƣ vậy là do công ty có chính sách bán hàng, chính sách kinh doanh hợp lý cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Nhƣng đến giai đoạn 2012 – 2013 lại có xu hƣớng giảm, giảm 299.190.000 đồng tƣơng ứng giảm 15,31%. Sỡ dĩ có sự sụt giảm này là vì sự biến động của kinh tế, thị trƣờng cạnh tranh gay gắt nên số lƣợng hàng hóa bán ra giảm đáng kể dẫn đến doanh thu bị giảm. Cụ thể thì ở năm 2012, doanh thu từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng 342.046.000 đồng tức tăng 20.06% so với năm 2011. Đến năm 2013, doanh thu từ hoạt động kinh doanh giảm với mức là 301.360.000 đồng tƣơng ứng giảm 15,54%.
Doanh thu hoạt động tài chính cũng góp phần không nhỏ ảnh hƣởng đến lợi nhuận chung của toàn công ty. Năm 2012, doanh thu đạt 14.006.000 đồng giảm 3.815.000 đồng tƣơng ứng vơi tỷ lệ giảm 21,41% so với năm 2011. Doanh thu từ hoạt động tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Sacombank, năm 2012 lãi suất giảm nên tiền gửi tại ngân hàng giảm, để các doanh nghiệp có thể tiếp cận với vốn vay để sản xuất kinh doanh. Đến năm 2013 lại có xu hƣớng tăng lên với mức tăng là 2.170.000 đồng tƣơng ứng tăng 15,49%. Doanh thu tài chính năm 2013 tăng là do lãi suất tiền gửi tăng.
*Phân tích biến động chi phí
Cũng giống nhƣ tổng doanh thu, chi phí của công ty cũng đƣợc tạo thành từ chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí từ các hoạt động tài chính. Ta thấy, chi phí của công ty có sự biến động qua các năm. Giai đoạn 2011 – 2012, tổng chi phí tăng một khoản là 299.725.000 đồng tƣơng ứng tăng 20,65%. Cụ thể ở năm 2012, chi phí HĐKD của công ty tăng 299.584.000 đồng so với năm 2011, chi phí từ HĐTC cũng tăng 131.000 đồng với mức tăng nhƣ vậy thì không đáng kể. Đến giai đoạn 2012 – 2013 tổng chi phí lại có xu hƣớng giảm, giảm 292.454.000 đồng tƣơng ứng giảm 16,70%. Cụ thể thì ở năm 2013, chi phí từ hoạt động kinh doanh của công ty giảm 292.323.000 đồng tức giảm 16,70% so với năm 2012. Còn chi
48
phí HĐTC lại giảm đúng bằng số chi phí tăng ở năm 2012 hay nói cách khác năm 2013 không phát sinh chi phí HĐTC.
Qua bảng trên, ta thấy tình hình chi phí của công ty qua các năm phần lớn đều có sự biến động. Do hoạt động kinh doanh chính của công ty là mua bán hàng hóa nên ta chỉ xét đến khoản chi phí từ hoạt động kinh doanh là chủ yếu, nghĩa là sự thay đổi của chi phí từ hoạt động kinh doanh sẽ là yếu tố quyết định đến sự thay đổi tổng chi phí của công ty.
Chi phí hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất đƣợc tạo thành từ 3 khoản mục chi phí: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đi vào phân tích những khoản mục chi phí này ta sẽ có đƣợc những đánh giá chính xác về sự biến động chi phí của công ty.
Hình 3.9: Biểu đồ thể hiện những khoản mục chi phí HĐKD của công ty qua 3 năm 2011- 2013
Nguồn: Bảng báo cáo KQHĐKD của CN công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Phú Vinh
Qua biểu đồ trên, ta có thể thấy rõ sự nổi bật của chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong tổng thể bởi nhân tố này chiếm tỷ trọng cao nhất. Ta đi vào phân tích sự biến đổi của từng chỉ tiêu đối với tổng thể này:
933,832 1,022,067 897,136 463,194 662,798 505,533 54,312 66,058 54,931 - 200,000 400,000 600,000 800,000 1,000,000 1,200,000 2011 2012 2013 Giá vốn hàng bán Chi phí QLDN Chi phí bán hàng Nghìn đồng Năm
49
+ Giá vốn hàng bán: Nhìn vào đồ thị ta thấy giá vốn hàng bán có sự biến động qua các năm. Cụ thể giá vốn hàng bán từ 933.832.000 đồng ở năm 2011 tăng lên 1.022.067.000 đồng ở năm 2012. Do sự gia tăng của doanh thu bán hàng năm 2012 cao hơn so với năm 2011. Đến năm 2013 thì lại giảm xuống 898.136.000 đồng so với năm 2012. Nguyên nhân của sự biến động này là do: số lƣợng tiêu thụ biến động, ngoài ra giá vốn hàng bán là nhân tố mà công ty khó có thể chủ động, bởi vì nó phụ thuộc rất nhiều vào thị trƣờng tiêu thụ, bên cạnh đó thì số lƣợng đơn đặt hàng nhiều hay ít còn là yếu tố tác động đến chỉ tiêu này,…từ đó đã làm giảm giá vốn hàng bán của công ty.
+ Chi phí bán hàng: Tuy chiếm tỷ trọng không lớn, khoảng hơn 4% trong cơ cấu chi phí hoạt động kinh doanh, nhƣng đây là một khoản mục quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hóa của công ty. Nhìn vào biểu đồ, ta thấy chỉ tiêu này có sự tăng giảm không ổn định, với mức 54.312.000 đồng ở năm 2011 và tăng lên mức 66.058.000 đồng ở năm 2012, đến năm 2013 thì giảm xuống còn 54.930.000 đồng. Chi phí bán hàng bao gồm lƣơng nhân viên, chi phí vận chuyển, hoa hồng cho nhân viên bán, … Sở dĩ có sự biến động này là: Khi doanh thu tăng lƣợng hàng hóa bán ra tăng nhân viên đạt đƣợc doanh số nên hoa hồng tăng. Ngƣợc lại khi hàng hóa bán ra giảm thì lƣợng hàng hóa bán ra giảm, giảm doanh số, giảm hoa hồng cho nhân viên và công ty cần thêm những chƣơng trình khuyến mại, tiếp thị,…
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là khoản mục cuối cùng cấu thành nên chi phí hoạt động kinh doanh của công ty, chiếm tỷ trọng tƣơng đối, khoảng hơn 28%. Tƣơng tự nhƣ 2 khoản mục chi phí trƣớc, chi phí quản lý doanh nghiệp có sự biến đổi tăng giảm không ổn định. Cụ thể, với mức 463.194.000 đồng ở năm 2011 và tăng lên mức 662.798.000 đồng ở năm 2012. Đến năm 2013 lại giảm xuống 505.533.000 đồng, nhƣng chỉ tiêu này vẫn tăng khoảng 9,14% so với năm 2011. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tiền dịch vụ mua ngoài nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, tiền lƣơng nhân viên , … Việc chi phí quản lý doanh nghiệp tăng qua các năm là do giá điện nƣớc hai năm qua liên tục tăng cộng với tiền lƣơng của nhân viên tăng dẫn đến chi phí tăng. Nhƣng ta cũng thấy, năm 2012 mức chi phí cao nhất đó là do công ty đã đầu tƣ thêm một số trang thiết bị cho các phòng làm việc để đảm bảo đƣợc sự tối ƣu cho công việc. Chính vì thế đã làm cho khoản mục có xu hƣớng tăng trong giai đoạn này.
50
Dựa vào bảng 3.1 ta thấy, năm 2012, tổng lợi nhuận trƣớc thuế tăng lên một lƣợng là 20.516.000 đồng tƣơng ứng giảm 11,26% so với năm 2011. Bƣớc sang năm 2013, lợi nhuận của công ty lại có xu hƣớng giảm xuống vì doanh thu của năm này cũng có xu hƣớng giảm, mức giảm là 6.736.000 đồng giảm tƣơng ứng 3,32%. Điều này cho thấy, sự biến động về lợi nhuận trƣớc thuế của công ty là không ổn định.
Tuy không đƣợc trình bày trên bảng số liệu nhƣng lợi nhuận của công ty cũng bao gồm 2 khoản mục là: lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và lợi nhuận từ các hoạt động khác. Tuy nhiên, cũng giống nhƣ những phần trƣớc, ta chỉ xem xét khoản lợi nhuận từ hoạt dộng kinh doanh là chủ yếu. Ta cũng biết rõ, lợi nhuận của công ty sẽ bị phụ thuộc vào 2 nhân tố chính là doanh thu và chi phí. Vì thế ta sẽ phân tích sự biến động của lợi nhuận dựa vào sự biến động của doanh thu và chi phí ở phần trên.
Dựa vào bảng 3.1, ta có thể nhận xét nhƣ sau:
+ Giai đoạn 2011 – 2012: Mặc dù, tổng chi phí tăng 299.725.000 đồng với