Nguồn hàng của công ty chủ yếu đƣợc nhận trực tiếp từ đơn vị chủ quản là công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh, trụ sở tại Long An. Quan hệ đối chiếu công nợ thông qua tài khoản phải thu phải trả nội bộ. Ngoài ra, công ty cũng có nhập hàng từ các nhà cung cấp bên ngoài đối với trƣờng hợp nhập kho đột xuất, khi trong kho không đủ số lƣợng hàng hoặc đã hết hàng.
Căn cứ vào tình hình tiêu thụ hàng hóa và lƣợng tồn kho trong tháng, đầu mỗi tháng phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập kế hoạch nhập kho một số lƣợng hàng hóa nhất định gửi bản sao cho phòng kế toán (đã đƣợc trƣởng phòng kinh doanh ký duyệt). Phòng kế toán lập phiếu đề nghị nhập hàng gửi cho kế toán Hội sở hoặc nhà cung cấp. Khi nhận đƣợc hàng hóa từ Hội sở chuyển xuống, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng hàng hóa thực nhập so với kế hoạch nhập kho hàng hóa của phòng kinh doanh đƣa ra.
76
Việc lập kế hoạch nhập kho vào đầu mỗi tháng sẽ đảm bảo đƣợc công ty luôn có đủ lƣợng hàng tiêu thụ khi khách hàng có nhu cầu. Bên cạnh đó cũng có một số hạn chế nhƣ: Số hàng hóa nhập về không tiêu thụ đƣợc hoặc số lƣợng quá nhiều dẫn đến tồn kho tăng kéo theo các chi phí lƣu trữ, bảo quản tăng lên, làm giảm lợi nhuận của công ty. Số lƣợng nhập về không đủ hoặc không có để tiêu thụ làm mất khách hàng, tạo lợi thế cho doanh nghiệp đối thủ và giảm đi doanh thu tiêu thụ.
Để khắc phục những hạn chế trên, công ty cần nâng cao trình độ chuyên môn đối với nhân viên để việc tính toán lập kế hoạch hợp lý và khoa học hơn. Đối với hàng hóa không đủ hoặc hiện không có trong kho, nhƣng lại cần xuất kho gấp thì công ty đã tiến hành nhập kho từ các doanh nghiệp khác để đảm bảo giữ đƣợc lòng tin khách hàng cũng nhƣ uy tín của công ty.
Quy trình nhập kho hàng hóa từ đơn vị khác cũng tƣơng tự nhƣ quy trình nhập kho từ Hội sở. Chỉ khác ở chổ: phiếu yêu cầu nhập kho phải đƣợc giám đốc ký duyệt.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, ngày 22/05/2014 phải xuất cho Trung tâm công nghệ phần mềm Cần Thơ 1 cái ổ cứng Seagate 1TB (1000G), nhƣng hiện tại thì trong kho không có. Nên ngày 21/05/2014 công ty đã tiến hành nhập kho ổ cứng Seagate 1TB (1000G) từ công ty TNHH P&N để đảm bảo đƣợc công ty luôn cung cấp đủ nguồn hàng khi khách hàng yêu cầu nhằm nâng cao uy tín của công ty.
*Phân tích tình hình nhập kho hàng hóa của công ty:
Bảng 4.3 Bảng nhập kho nhóm hàng chủ lực của công ty giai đoạn 2011 - 2013 ĐVT: 1.000 đồng
(Nguồn: Số liệu phòng kế toán CN công ty TM & SX Tân Phú Vinh)
Từ bảng 4.3, cho thấy tình hình nhập kho của các nhóm hàng chủ lực của công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh- Chi nhánh Cần Thơ có sự
Tên hàng hóa ĐVT Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị
Nhóm máy tính tiền, in mv Cái 45 382.210 70 271.789 68 217.508 Nhóm giấy máy tính tiền Cuộn 20.805 92.471 21.365 99.535 32.560 134.370 Nhóm máy đọc mã vạch Cái 21 52.965 58 137.355 34 67.816
77
bến động qua các năm, tăng vào năm 2012 và giảm vào năm 2013. Nhƣng nếu xét giai đoạn từ năm 2011 – 2013 thì tình hình nhập kho của ba nhóm hàng này đều tăng. Cụ thể nhƣ sau:
Nhóm máy tính tiền: giai đoạn năm 2011 – 2012, do một số mặt hàng có giá vốn tƣơng đối thấp không đủ để bù đắp sự giảm xuống về sản lƣợng của các mặt hàng có giá vốn cao. Dẫn đến sản lƣợng của giai đoạn này tăng lên ở mức 25 cái trong khi đó giá trị lại giảm xuống 110.420.000 đồng.
Nhóm giấy máy tính tiền, in mã vạch và nhóm máy đọc mã vạch: giữa giá và sản lƣợng tỷ lệ thuận với nhau, có nghĩa là số lƣợng nhập kho trong kỳ tăng sẽ dẫn đến giá trị nhập kho tăng theo; số lƣợng nhập kho giảm sẽ làm cho giá trị nhập kho giảm theo. Cụ thể: Nhóm giấy máy tính tiền só lƣợng tăng nhẹ từ 20.805 cuộn lên mức 21.365 cuộn, tƣơng ứng tăng 560 cuộn (từ đó làm tăng giá trị một khoảng tƣơng ứng 7.064.000 đồng) ở giai đoạn 2011 – 2012. Đến giai đoạn 2012-2013, tăng từ mức 21.365 cuộn lên mức 32.560 cuộn, tƣơng ứng tăng một khoảng 11.195 cuộn (từ đó làm tăng giá trị một khoảng tƣơng ứng 101.810.000 đồng). Nhóm máy đọc mã vạch giai đoạn 2011 – 2012, số lƣợng nhập tăng từ 21 lên 58 cái (dẫn đến giá trị tăng một khoảng tƣơng ứng 84.330.000 đồng). Đến giai đoạn 2012 – 2013, số lƣợng nhập lại giảm 24 cái so với năm trƣớc dẫn đến giá trị giảm theo một mức tƣơng ứng 69.539.000 đồng. Nguyên nhân là do tình hình tiêu thụ hàng hóa trong kỳ có nhiều biến động.
Vì vậy, để biết đƣợc nguyên nhân làm cho tình hình nhập kho hàng hóa biến động về số lƣợng cũng nhƣ về giá trị, ta sẽ tiến hành tìm hiểu nguyên nhân làm cho tình xuất kho (tình hình tiêu thụ hàng hóa). Thông qua việc phân tích tình hình bán hàng dƣới đây.