3.2.2.1. Phòng giám đốc
Là ngƣời đại diện theo pháp luật, có nhiệm vụ điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế. Có nhiệm vụ dự thảo, quản lý mọi hoạt động của công ty, thực hiện hoạch định chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của công ty cho phù hợp với chiến lƣợc sản xuất kinh doanh chung của công ty, chỉ đạo các công việc cho các bộ phận chức năng. Tổ chức xây dựng các mối quan hệ trong và ngoài đơn vị nhằm thực hiện có hiệu quả tốt nhất đối với mọi hoạt động của công ty, giải quyết xung đột nội bộ trong phạm vi quản lý của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc công ty và nhà nƣớc về quản lý kinh tế của đơn vị.
3.2.2.2. Phòng hành chánh
- Chức năng : Phòng tổ chức hành chánh có chức năng nghiệp vụ tham mƣu giúp giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và giám sát các hoạt động trong công ty cũng nhƣ giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lƣơng, hành chánh quản trị đƣợc thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau :
+ Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lƣơng; + Hành chánh quản trị, thanh tra bảo vệ
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng hành chánh Phòng kế toán
40
- Nhiệm vụ: Xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy, nhân sự của toàn công ty, phù hợp đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty phát triển và đạt hiệu quả cao nhất trong từng giai đoạn phát triển;
+ Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý, lao động, quản lý và quy hoạch cán bộ, xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc cho tất cả các chức danh của công ty;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đào tạo hàng năm, đào tạo nâng cao, đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn về kinh doanh, kế toán, kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên;
+ Hàng tháng, quý, năm thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng lao động; và
+ Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
3.2.2.3. Phòng kỹ thuật
- Chức năng: Phòng quản lý về kỹ thuật là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và đầu tƣ xây dựng cơ bản thể hiện trên các mặt:
+ Khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kinh doanh; + Công tác giao nhận, kỹ thuật hàng hóa;
+ Trợ giúp kỹ thuật cho khách hàng, bảo hành, bảo trì sản phẩm của công ty.
- Nhiệm vụ: Lập kế hoạch và thực hiện công tác đầu tƣ xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, mở rộng và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật trong toàn công ty;
+ Có trách nhiệm về tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của Phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
41
- Quản lý và theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty, giám sát việc chấp hành chế độ về nguyên tắc tài chính Nhà nƣớc, báo cáo lên cấp trên về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính và vạch ra kế hoạch sử dụng vốn hợp lý đem lại lợi ích cho công ty;
- Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và các thông tin tài chính của công ty theo đúng quy định hiện hành;
- Giúp ban giám đốc quản lý, theo dõi vốn và toàn bộ tài sản của công ty về mặt giá trị, sổ sách, đồng thời thực hiện việc thanh toán cho khách hàng; và
- Chịu trách nhiệm về việc lập các báo cáo kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đóng thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc và thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định, phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể.
3.2.2.5. Phòng kinh doanh
- Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ theo pháp luật của công ty, pháp luật của Nhà Nƣớc trên lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh; + Phát triển thị trƣờng; và
+ Đảm bảo nguồn hàng, quản lý hàng hóa. - Nhiệm vụ của phòng kinh doanh nhƣ sau:
+ Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của công ty;
+ Xây dựng và đề xuất giá bán hàng hóa cho từng đối tƣợng kinh doanh (phối hợp với phòng kế toán tài chính) trong từng thời kỳ (tuần, tháng) đảm bảo công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất;
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, đề xuất và lập dự án đầu tƣ (hỗ trợ bán hàng, bán hàng trả chậm, liên doanh liên kết…) cho khách hàng để phát triển kinh doanh hiệu quả;
+ Thực hiện việc trích lập, theo dõi, đề xuất sử dụng các quỹ của công ty. Quan hệ với các cơ quan chức năng Nhà Nƣớc nhƣ: Cục thuế, Kho bạc, Nhà nƣớc, Ngân hàng…để phục vụ các nghiệp vụ tài chính của công ty; và
+ Tổ chức, quản lý, sử dụng tiền vốn của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn
42
vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn công ty.