2.14.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc: gồm một giám đốc và một phó giám đốc, có nhiệm vụ giám sát các nhân viên, phòng ban trong quá trình hoạt động kinh doanh, quyết định xem xét mọi hoạt động của đơn vị. Ngoài ra, còn phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình trƣớc ban Tồng giám đốc và Hội đồng quản trị. - Phòng doanh nghiệp: thực hiện các khoản cho vay với Khách hàng doanh
nghiệp nhƣ: tiếp cận, thẩm định hồ sơ vay, kiểm tra sử dụng các món vay của đơn vị vay, theo dõi thu hồi nợ đối với các món vay đến hạn, cân đối nguồn vốn, tổng hợp thống kê thông tin về rủi ro tín dụng, đề xuất các biện pháp thu hồi vốn trong trƣờng hợp khách hàng gặp khó khăn về trả nợ vay.
- Phòng cá nhân: thực hiện các khoản vay đối với Khách hàng cá nhân nhƣ: thực hiện công tác marketing, tiếp thị khách hàng bán sản phẩm tín dụng và các sản phẩm Ngân hàng khác, tiếp cận thẩm định hồ sơ vay, kiểm tra việc sử dụng các món vay của khách hàng, theo dõi thu hồi nợ đối với các món vay đến hạn, cân đối nguồn vốn,…
- Phòng thanh toán quốc tế: thực hiện các hoạt động kinh doanh ngoại hối, tín dụng ngoại tệ và các nghiệp vụ thanh toán quốc tế khác; kiểm tra về mặt kỹ thuật, thẩm định và đề xuất việc phát hành, tu chỉnh, thông báo và thanh toán L/C và các phƣơng thức thanh toán khác; lập thủ tục và theo dõi việc thanh toán cho ngƣời nƣớc ngoài và nhận thanh toán từ nƣớc ngoài theo yêu cầu của khách hàng; thu thập thông tin về khách hàng và hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu bảo lãnh chiết khấu bộ chứng từ; thực hiện giao dịch chuyển tiền ra nƣớc ngoài. - Phòng kế toán và ngân quĩ: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quá trình
thanh toán tiền mặt, thanh toán chuyển tiền trong hệ thống Ngân hàng Techcombank và chuyển tiền ra ngoài hệ thống, mở tài khoản cho khách hàng, kế toán các khoản phải thu, chi trong ngày nhằm xác định lƣợng vốn huy động. Quản lý thu chi tiền mặt, thực hiện thu đổi ngoại tệ khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, đồng thời còn chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt.
2.1.4.3. Cơ cấu tổ chức phòng thanh toán quốc tế
- Trƣởng phòng: Tổ chức và quản lý các hoạt động Kinh Doanh tại khu vực quản lý và phát triển khách hàng Doanh nghiệp.
- Phó phòng: Quản lý các hoạt động về TTQT của chi nhánh. - Chuyên viên khách hàng ( Bộ phận tín dụng Doanh nghiệp):
Chủ động gặp gỡ, tiếp xúc, phát triển quan hệ giao dịch với khách hàng, thu hút khách hàng mới tìm hiểu nhu cầu vay vốn của khách hàng và xây dựng hệ thống, cơ sở dữ liệu khách hàng.
Thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng ( xem xét tài chính, đánh giá tài sản, các báo cáo tài chính,…)
Phối hợp cùng chuyên gia tài sản Phân tích và Hỗ trợ kinh doanh định giá tài sản đảm bảo. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt khoản vay, tiến hành làm thủ tục thế chấp tài sản đảm bảo, đăng ký giao dịch đảm bảo theo quy định, làm hồ sơ giải ngân.
Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong phạm vi quyền hạn cho phép.
Phân tích tình hình thị trƣờng để mở rộng số lƣợng khách hàng mới. - Chuyên viên khách hàng (bộ phận TTQT):
Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu mở L/C của phòng dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp, khách hàng.
Mở thƣ tín dụng, chuyển cho kiểm soát viên kiểm soát và cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kiểm tra chứng từ hàng nhập khẩu, làm thông báo cho khách hàng trình cấp có thẩm quyền duyệt sau đó chuyển cho phòng Doanh nghiệp, các phòng giao dịch.
Làm điện thông báo ra nƣớc ngoài khi bộ chứng từ có sai sót, hủy L/C hay các vấn đề liên quan đến L/C khi có phát sinh. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, phát điện đi.
Thực hiện mua chuyển tiền quốc tế, ghi sổ chứng từ chuyển tiền và thanh toán L/C. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán quốc tế phát sinh. Lƣu các hồ sơ có liên quan.
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Techcombank - PGD Bình Thạnh giai đoạn 2011-2013 Thạnh giai đoạn 2011-2013
Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của Techcombank - PGD Bình Thạnh (2011-2013) Đơn vị tính: Triệu đồng, % Chỉ tiêu 2011 2012 2013 2012/ 2011 2013/ 2012 Tuyệt đối % Tuyệt đối % Doanh thu 25.077 28.380 34.728 3.303 13,17 6.348 22,37 Chi phí 9.645 9.460 13.357 (185) (1,92) 3.897 41,19 LNTT 19.290 23.650 26.714 Thuế 3.858 4.730 5.343 LNST 15.432 18.920 21.371 4.360 22,6 3.064 12,96 (Nguồn: Phòng kế toán của Ngân hàng Techcombank)
Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Techcombank - PGD Bình Thạnh 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 2011 2012 2013 Doanh thu Chi phí LNST
Qua bảng số liệu tổng quát và biểu đồ về tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Techcombank - PGD Bình Thạnh, ta có thấy rằng mức tăng trƣởng lợi nhuận của ngân hàng qua các năm tăng dần. Cụ thể là, lợi nhuận sau thuế năm 2012 đã tăng trƣởng vƣợt bậc đạt 23.650 triệu đồng, tăng 22,6% tức là 4.360 triệu đồng so với năm 2011. Và lợi nhuận tiếp tục tăng trƣởng trong năm 2013 đạt mức 26.714 triệu đồng, tƣơng ứng tăng 12,96% tức là 3.064 triệu đồng so với năm 2012. Nguyên nhân của mức tăng trƣởng lợi nhuận khá đều qua các năm đó là ảnh hƣởng của hai nhân tố doanh thu ngân hàng và chi phí:
- Về doanh thu: Tổng doanh thu năm 2012 đạt mức 28.380 triệu đồng, tăng 13,17% tƣơng ứng tăng 3.303 triệu đồng so với tổng doanh thu năm 2011. Năm 2013, với sự nổ lực và cố gắng hết mình của từng cá nhân, từng chuyên viên và của tập thể NH Techcombank - PGD Bình Thạnh thì tổng doanh thu đã có mức tăng đáng kể đạt 34.728 triệu đồng, tăng 22,37% tƣơng ứng với tăng 6.348 triệu đồng so với tổng doanh thu năm 2012.
- Về chi phí: Năm 2012, tổng chi phí phát sinh là 9.460 triệu đồng, NH có sự giảm nhẹ về chi phí cụ thể là giảm 1,92% tƣơng ứng giảm 185 triệu đồng so với năm 2011. Tuy nhiên, qua năm 2013 tổng chi phí phát sinh của NH đột ngột tăng mạnh lên đến 41,19% tƣơng ứng tăng 3.897 triệu đồng so với năm 2012. Nhìn chung, tổng doanh thu của Ngân hàng có tốc độ tăng trƣởng mạnh qua các năm 2012, 2013. Và doanh thu có mức tăng trƣởng mạnh nhất ở năm 2013. Kết quả này có đƣợc là nhờ những nổ lực trong việc mở rộng mạng lƣới, cải tiến quy trình nghiệp vụ, chuyên nghiệp hóa đội ngũ chuyên viên khách hàng, hoàn thiện và đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ bán lẻ. Bên cạnh đó, NH đã rất thành công trong việc nắm bắt nhu cầu và thu hút đƣợc nguồn vốn nhàn rỗi trong dân cƣ. Còn tổng chi phí phát sinh lại có sự biến động không ổn định, cụ thể là năm 2011 tổng chi phí giảm nhẹ và đột nhiên tăng vọt ở năm 2013, chi phí tăng mạnh sẽ ảnh hƣởng đến lợi nhuận của NH, cụ thể là sẽ làm giảm lợi nhuận, tuy nhiên do tốc độ tăng trƣởng doanh thu năm 2013 khá cao nên đã giúp cho lợi nhuận năm 2013 của NH vẫn tăng, nhƣng tốc trƣởng này vẫn thấp hơn so với tốc độ tăng trƣởng năm 2012.
2.2. Thực trạng hoạt động thanh toán bằng L/C hàng nhập khẩu tại Ngân hàng Techcombank - PGD Bình Thạnh Techcombank - PGD Bình Thạnh
2.2.1. Quy trình thanh toán L/C hàng nhập khẩu
Chú thích:
(1): tu chỉnh L/C
(2): huỷ L/C.
Sơ đồ 2.2: Quy trình thanh toán L/C hàng nhập khẩu 2.2.1.1. Tiếp nhận yêu cầu
Chuyên viên khách hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và hƣớng dẫn khách hàng lập 02 bản chính và chuẩn bị các hồ sơ sau:
Hồ sơ pháp lý:
- Giấy phép thành lập, giấy đăng kí kinh doanh - Quyết định bổ nhiệm đại diện theo pháp luật
- Văn bản ủy quyền của ngƣời đại diện theo pháp luật (nếu ký theo ủy quyền) - Điều lệ doanh nghiệp
Tiếp nhận yêu cầu Kiểm tra, thẩm định, phê duyệt Phát hành L/C Tu chỉnh, hủy bỏ L/C (nếu có) Tiếp nhận, kiển tra BCT Chấp nhận hoặc không chấp nhận BCT thanh toán Giao chứng từ Kết thúc quy trình 1 2
- Bản đăng ký mã số hải quan của doanh nghiệp
- Nghị quyết Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên giao quyền cho ngƣời đại diện trƣớc pháp luật/ ngƣời đƣợc ủy quyền ký các giao dịch về mở L/C, ký quỹ, ký hợp đồng bảo đảm với ngân hàng (nếu điều lệ không quy định).
- CMND/ hộ chiếu của ngƣời đại diện/ ngƣời đƣợc ủy quyền giao dịch.
- Các giấy phép của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền nếu kinh doanh ngành nghề pháp luật quy định phải cấp phép
Nếu khách hàng đã có giao dịch tại Ngân hàng Techcombank thì chuyên viên khách hàng không cần yêu cầu khách hàng xuất trình hồ sơ pháp lý.
Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng Trƣờng hợp thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ 100%:
- Hợp đồng nhập khẩu và các giấy tờ tƣơng đƣơng hợp đồng.
- Giấy phép hoặc hạn ngạch đƣợc cấp đối với lô hàng nhập nếu là hàng hóa quản lý bằng hạn ngạch.
- Hợp đồng mua bán ngoại tệ để ký quỹ thanh toán L/C (nếu khách hàng có nhu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ).
- Hợp đồng đầu ra hoặc phƣơng án kinh doanh và các tài liệu liên quan đến kế hoạch tiêu thụ hàng hóa theo L/C.
- Văn bản của Ngân hàng Nhà nƣớc xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nƣớc ngoài đối với yêu cầu mở L/C trả chậm trung, dài hạn.
Trƣờng hợp ký quỹ dƣới 100% và trƣờng hợp thanh toán bằng vốn vay - Các giấy tờ yêu cầu tại mục trên
- Hồ sơ tài sản đảm bảo, trừ trƣờng hợp đƣợc cấp tín dụng không có tài sản bảo đảm thực hiện theo quy định hiện hành của Ngân hàng Techcombank.
2.2.1.2. Kiểm tra, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mở L/C
Kiểm tra, thẩm định:
Chuyên viên khách hàng kiểm tra và xác định tính đầy đủ, rõ ràng của yêu cầu phát hành hoặc tu chỉnh thƣ tín dụng, so sánh với hợp đồng ngoại thƣơng để kịp lƣu ý với KH khi có mâu thuẫn. Yêu cầu phát hành và tu chỉnh L/C không đƣợc tẩy xóa,
nếu có thay đổi thì phải có xác thực của ngƣời ký trên yêu cầu của ngƣời phát hành hoặc tu chỉnh L/C và ngƣời ký sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc xác thực này.
Chuyên viên khách hàng chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng có đủ điều kiện để phát hành, tu chỉnh L/C hay không theo các hƣớng dẫn hiện hành về thẩm định khách hàng tại Ngân hàng Techcombank.
- Thẩm định pháp lý: xem xét các giấy tờ trong hồ sơ pháp lý của khách hàng. - Thẩm định rủi ro: thẩm định báo cáo tài chính, khả năng thanh toán của khách
hàng, số tiền ký quỹ, tiền phí, mặt hàng nhập, khả năng tiêu thụ hàng nhập, bên xuất khẩu và các rủi ro có thể xảy ra.
- Thẩm định tín dụng: thẩm định uy tín, ngành nghề kinh doanh truyền thống, kinh nghiệm xuất nhập khẩu...
- Thẩm định hồ sơ tài sản đảm bảo.
Sau khi kiểm tra, thẩm định, chuyên viên khách hàng có trách nhiệm lập tờ trình về yêu cầu phát hành, tu chỉnh L/C của khách hàng và trình cấp có thẩm quyền kiểm soát, phê duyệt.
Kiểm soát và phê duyệt
Trƣởng hoặc phó phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm soát nội dung đơn yêu cầu phát hành, tu chỉnh L/C, kiểm soát nội dung mà chuyên viên khách hàng đã kiểm tra, thẩm định. Nếu đồng ý thì phê duyệt chấp nhận trong phạm vi ủy quyền.
2.2.1.3. Phát hành L/C
Sau khi hồ sơ đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt, chuyên viên khách hàng thông báo cho khách hàng về việc đơn yêu cầu phát hành L/C đã đƣợc chấp nhận và chuyển lại cho khách hàng 01 bản chính yêu cầu phát hành. Đồng thời yêu cầu khách hàng ký hợp đồng hạn mức (khách hàng đƣợc cấp hạn mức mở L/C) và hợp đồng tín dụng (nếu có). Sau đó, chuyên viên khách hàng trình cấp có thẩm quyền ký duyệt rồi chuyển qua bộ phận thanh toán tại đơn vị hoặc trung tâm thanh toán và hƣớng dẫn khách hàng mở tài khoản.
2.2.1.4. Tu chỉnh, hủy bỏ L/C (nếu có)
Chuyên viên thanh toán tại đơn vị hoặc trung tâm thanh toán tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phát hành hoặc tu chỉnh thƣ tín dụng và kiểm tra. Nếu mâu thuẫn hoặc sai sót thì báo cho chuyên viên khách hàng. Yêu cầu phát hành và tu chỉnh đƣợc fax (scan) gửi trung tâm thanh toán phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của đơn vị, đồng thời phải gắn Testkey nội bộ của Ngân hàng Techcombank để xác định tính chân thực của bản fax hoặc bản scan. Chuyên viên thanh toán tiến hành nhập dữ liệu trên T24 (Hệ thống lƣu trữ tất cả các thông tin kinh doanh của NH) và thực hiện hạch toán phát hành (thu ký quỹ và thu phí liên quan đến phát hành hoặc tu chỉnh L/C).
Tại trung tâm thanh toán, sau khi soạn điện và đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng thì tiến hành phát điện vào phiên giao dịch gần nhất. Phát điện là khâu chính thức phát hành hoặc tu chỉnh L/C của Ngân hàng Techcombank.
2.2.1.5. Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán; chấp nhận thanh toán BCT hay không; giao chứng từ BCT hay không; giao chứng từ
Ngay khi nhận đƣợc chứng từ, chuyên viên thanh toán tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với ngƣời hƣởng thụ; sau đó giao bộ chứng từ cho ngƣời nhập khẩu để ngƣời nhập khẩu nhận hàng.
Thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền:
Khi nhận đƣợc điện đòi tiền, chuyên viên thanh toán phải kiểm tra tính xác thực cùa bức điện, sau đó đối chiếu với nội dung bức điện với quy định L/C. Chuyên viên thanh toán lập điện thanh toán cho ngân hàng gửi đến nếu thấy nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền hợp lệ và đã đƣợc xác thực. Thông thƣờng, bộ chứng từ đến sau so với điện đòi tiền. Trong trƣờng hợp có sai sót, chuyên viên thanh toán phải gửi điện từ chối thanh toán, đồng thời liên hệ ngay với khách hàng về những sai sót của bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ bị ngƣời nhập khẩu từ chối thanh toán, Ngân hàng Techcombank tiến hành truy đòi cả gốc lẫn lãi kể từ ngày đến hạn thanh toán đến khi đòi đƣợc tiền.
Chuyên viên thanh toán kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy bộ chứng từ hợp lệ, không có sai sót thì căn cứ vào các quy định trả tiền trong L/C để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán:
Với loại L/C trả ngay:
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đƣợc bộ chứng từ, chuyên viên thanh toán sẽ lập điện và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó tiến hành phát điện; đồng thời thông báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng.
Với loại L/C trả chậm
Cũng với quy trình nghiệp vụ nhƣ trên, chỉ khác là chuyên viên thanh toán lập điện để thông báo chấp nhận thanh toán đúng thời hạn quy định trong L/C, sau đó theo dõi việc trả tiền đúng hạn nhƣ đã chấp nhận. Trƣờng hợp ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu thì gửi đi liên thứ nhất của hối phiếu, liên thứ hai đƣợc lƣu trong hồ sơ của trung tâm.
Ngƣợc lại, trong trƣờng hợp bộ chứng từ có sai sót thì phải lập điện thông báo các sai sót và từ chối thanh toán, đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Về phần