3.3.1 Ngành nghề kinh doanh chính
- Sản xuất, chế biến và nuơi trồng thủy hải sản ( tơm, cá basa, mực, cua…).
- Xuất khẩu các mặt hàng thủy hải sản sang các nước Châu Âu, Châu Mĩ,…
Với quy trình sản xuất sản phẩm phức tạp và tiên tiến kết hợp với cách quản lý từng cơng đoạn thật chặt chẽ giúp cho sản phẩm tạo ra được đảm bảo chất lượng và đạt tiêu chuẩn quốc tế để xuất khẩu sang các nước bạn. Các sản phẩm bao gồm: tơm, mực, cá…nhưng hiện nay sản phẩm cá basa là sản phẩm chủ lực và được xuất khẩu với số lượng nhiều nhất, các sản phẩm khác chỉ nhận gia cơng khơng cịn chế biến và sản xuất nữa.
Hình 3.3 Hình ảnh sản xuất và sản phẩm cá basa 3.3.2 Nhiệm vụ và mục tiêu của cơng ty
3.3.2.1 Nhiệm vụ
Là một đơn vị sản xuất cơng ty cĩ nhiệm vụ chính sau:
- Kinh doanh và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của cơng ty theo pháp luật hiện hành.
- Khơng ngừng tổ chức nghiên cứu và áp dụng cơng nghệ mới để tạo ra những sản phẩm mới đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng, đồng thời giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp cho việc tiêu thụ nhanh chĩng, kinh doanh đạt kết quả tốt hơn.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, lập phương án đầu tư liên doanh liên kết dựa trên cơ sở đơi bên cùng cĩ lợi.
44
- Từng bước cải thiện và nâng cao chất lượng đời sống của cơng nhân viên trong cơng ty. Thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động.
- Thực hiện đĩng gĩp đầy đủ về các khoản trích nộp Nhà nước.
3.3.2.2 Mục tiêu
Triết lý kinh doanh của cơng ty TNHH Xuất Nhập khẩu Thủy Sản Thiên Mã là “ Trí tuệ - Tốc độ - Hiệu quả” (“Smart - Fast- Effect ”). Tất cả mọi thành viên của Cơng ty đều làm việc hết mình theo phương châm đã đề ra. Cơng ty rất đề cao tính sáng tạo trong cơng việc, khả năng xử lý độc lập và tính hiệu quả của cơng việc được đưa lên hàng đầu. Triết lý kinh doanh này chính là phương thức tạo nên lợi thế cạnh tranh cho riêng mình.
Đối với khách hàng, Cơng ty luơn tâm niệm rằng: “Sự thõa mãn của khách hàng chính là sự thành cơng của chúng tơi”Ban lãnh đạo Cơng ty quán triệt tinh thần này đến từng bộ phận. Mỗi nhân viên đều cố gắng để đáp ứng cao nhất các yêu cầu của khách hàng.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN PHẬN
3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty
Nguồn: Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Hình 3.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức hành chính Phòn g xuất nhập khẩu Phòn g kinh doanh Phòn g kế toán Phòn g kỹ thuật PHÓ GIÁM ĐỐC PGĐ sản xuất Cơ điện lạnh PX chế biến
45
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phịng ban
* Giám đốc, phĩ giám đốc
Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Cơng ty.
Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch phát triển hàng năm và dài hạn, chương trình hoạt động, dự án đầu tư mới, phương án liên doanh liên kết, kế hoạch đào tạo nhân sự trong Cơng ty.
Điều hành các hoạt động kinh doanh của Cơng ty, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Cơng ty.
Ban hành quy chế quản lý nội bộ Cơng ty.
Xây dựng và phê duyệt các quy chế lao động, quy chế về tiền lương, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật áp dụng trong Cơng ty.
* Phịng kinh doanh
- Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại tìm chọn khách hàng đàm phán
- Đề xuất ký kết các hợp đồng gia cơng - sản xuất hàng hĩa.
- Lập và triển khai kế hoạch sản xuất hàng hĩa theo đúng các cam kết hợp đồng đã ký với khách hàng và báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất hàng .
- Lập các thủ tục xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu - vật tư phụ tùng thiết bị sản xuất hàng thủy sảntheo đúng quy định, hợp đồng đã ký và thanh lý hợp đồng với khách hàng sau khi thực hiện xong.
- Quản lý văn phịng đại diện, các kho nguyên phụ liệu sản phẩm.Tham mưu giúp giám đốc về cơng tác thị trường, kế hoạch sản xuất - kinh doanh và cơng tác kinh doanh xuất nhập khẩu.
* Phịng kỹ thuật
- Quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hĩa vật tư, bao bì, cơng trình xây dựng cơ bản, máy mĩc thiết bị của cơng ty. Quản lý kỹ thuật cơ điện lạnh, phương tiện vận chuyển kho hàng. Phối hợp với đơn vị xây dựng cơng trình quản lý chất lượng sản phẩm từ cơ sở thu mua chế biến khâu xuất khẩu kiểm tra chất lượng sản phẩm khi xuất nhập kho.
- Quản lý các định mức tiêu hao nguyên liệu, định mức kỹ thuật kịp thời chấn chỉnh đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh.
46
* Phịng tài chính kế tốn
- Tham mưu, giúp giám đốc Cơng ty thực hiện cơng tác tài chính kế tốn, thống kê, thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế.
- Kiểm tra, kiểm sốt việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, các chính sách tài chính, việc thực hiện chế độ thanh tốn, tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế v.v..
- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, cĩ biện pháp khắc phục.
* Phịng hành chính – nhân sự
- Tham mưu giám đốc về tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch cán bộ và thực hiện các thủ tục bổ nhiệm - miễn nhiệm cán bộ, điều động, kỹ luật, khen thưởng người lao động.
- Thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng lao động, các chính sách chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm rủi ro và các chính sách nội bộ của cơng ty.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lao động, tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động.
- Lưu giữ và bảo quản các con dấu, các loại văn bản của cơng ty .
- Đảm bảo thơng tin liên lạc, phục vụ hội nghị, cơng tác hành chính văn phịng…
* Phân xưởng chế biến
Là đơn vị sản xuất cơ bản. Từng phân xưởng được tổ chức một cách linh hoạt sao cho phù hợp với tình hình cơng việc. Đứng đầu là quản đốc, cĩ phĩ quản đốc hỗ trợ về các cơng việc như chấm cơng, thống kê nguyên liệu, xuất nhập kho…..Điều hành sản xuất theo phương thức truyền lệnh trực tiếp…
* Phân xưởng cơ điện lạnh
Đứng đầu là quản đốc. Chịu trách nhiệm bảo đảm quá trình sản xuất thơng suốt khơng cĩ sự cố xảy ra, sửa chữa bảo quản cơng cụ, máy mĩc, thiết bị….
47
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Hình 3.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
3.4.1.1 Kế tốn trưởng
Là người trực tiếp điều hành cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp, tham mưu cho Giám đốc về cơng tác tài chính .
Cĩ nhiệm vụ sắp xếp nhân sự, hướng dẫn, giải quyết cơng việc của phịng kế tốn.
Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm với Giám Đốc (GĐ) về báo cáo tài chính, báo cáo thuế, kịp thời cung cấp số liệu về tài chính, cơng nợ, hàng hĩa, …
Lập kế hoạch cơng tác nghiên cứu, vận dụng các hình thức kế tốn mới, nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn tại đơn vị mình, phát huy vai trị kế tốn trong cơng tác quản lý doanh nghiệp.
3.4.1.2 Phĩ phịng kế tốn
Phĩ phịng kế tốn hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế tốn theo nội quy và qui trình hạch tốn của cơng ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế tốn.
Tổng hợp những số liệu do những phần hành kế tốn đưa lên để tiến hành xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
3.4.1.3 Kế tốn tiền mặt, lương, tạm ứng
Kế tốn tiền mặt, lương, tạm ứng cĩ nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động lượng tiền mặt trong kỳ, tính lương và các khoản phụ cấp hàng tháng cho
Kế Tốn trưởng Kế Tốn Thanh Tốn KTốn TSCĐ, CCDC, Thuế Kế Tốn Kế tốn Cơng Nợ Kế Tốn KTốn Tiền Lương Kế Tốn NVL Kế Tốn T.Phẩm Thủ Quỹ Phĩ phịng kế tốn
48
cán bộ cơng nhân viên. Cuối tháng lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho kết tốn giá thành.
3.4.1.4 Kế tốn phải thu, phải trả
Kế tốn phải thu, phải trả cĩ nhiệm vụ theo dõi, ghi chép các khoản cơng nợ trong kỳ, kiểm tra đối chiếu việc thu hồi và thanh tốn nợ.
3.4.1.5 Kế tốn tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, thuế
Kế tốn TSCĐ, CCDC, thuế cĩ nhiệm vụ ghi chép theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, CCDC. Tiến hành lập bảng phân bổ khấu hao trong kỳ để cung cấp cho kế tốn giá thành. Đồng thời theo dõi các khoản thuế trong kỳ.
3.4.1.6 Thủ quỹ
Thu - chi tiền mặt theo phiếu thu-chi của phịng kế tốn lập cĩ đầy đủ chữ ký của Giám đốc, kế tốn trưởng, người lập phiếu. Khi thủ quỹ thu hoặc chi tiền, đĩng dấu đã thu hoặc chi tiền và ký tên vào phiếu thu-chi giao cho khách hàng 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên, cuối ngày đối chiếu với kế tốn thanh tốn và ký vào liên lưu của kế tốn. Cuối mỗi tuần thủ quỹ lập bản kê tổng hợp phiếu thu- chi và giao lại cho kế tốn thanh tốn.Theo dõi và chịu trách nhiệm tồn bộ tiền mặt phát sinh tại cơng ty. Lập sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu sổ sách với kế tốn sổ chi tiết tiền mặt,…
3.4.1.7 Kế tốn nguyên vật liệu
- Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trị, vị trí của kế tốn trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế tốn nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
-Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu tiêu hao sử dụng cho sản xuất, nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho
-Vận dụng dúng đắn các phương pháp hạch tốn nguyên vật liệu hướng dẫn kinh doanh kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ kho nhập xuất, thực hiện dúng các chế độ thanh tốn ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ ) mở các sổ sách, thuế chi tiết về nguyên vật liệu đúng phương pháp quy định, giúp cho việc lảnh đạo và chỉ đạo cơng tác kế tốn trong phạm vi ngành và tồn bộ nền kinh tế.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua, tình hình dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn nguyên, vật liệu thừa việc sử dụng nguyên vật liệu phi pháp, lảng phí
49
- Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế tốn về vật liệu phục vụ cơng tác lãnh đạo và quản lý và điều hành phân tích kinh tế.
3.4.1.8 Kế tốn thanh tốn
Cĩ nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, thực hiện các cơng vụ thanh tốn, tạm ứng và theo dõi thanh tốn giữa cơng ty với ngân hàng.
3.4.1.9 Kế tốn thành phẩm
Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ về tình hình hiện cĩ, sự biến động của các loại thành phẩm hàng hĩa về các mặt số lượng , quy cách chất lượng và giá trị.
3.4.2 Chế độ kế tốn và hình thức ghi sổ kế tốn
3.4.2.1 Chế độ kế tốn
Cơng ty áp dụng Chế độ kế tốn Doanh nghiệp Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 gồm 4 phần:
- Hệ thống tài khoản kế tốn; - Hệ thống báo cáo tài chính; - Chế độ chứng từ kế tốn; - Chế độ sổ kế tốn.
3.4.2.2 Hình thức ghi sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy, phần mềm kế tốn Unessco. Hình thức này cĩ sơ đồ như sau:
Nguồn: Bộ phận kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Hình 3.6 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị
50
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Giải thích:
(1) Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp và các sổ thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúng quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế tốn ghi bằng tay.
Nguồn: Bộ phận kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
51
Tồn bộ cơng tác kế tốn được tiến hành trên máy vi tính thơng qua phần mềm Unessco, chính vì vậy mà cơng tác kế tốn được tiến hành khá nhanh chĩng. Mỗi kế tốn viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Hình thức kế tốn áp dụng là kế tốn máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung và áp dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính nên các loại sổ sách kế tốn in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung.
Nguồn: Bộ mơn kế tốn- kiểm tốn, 2013
Hình 3.8 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung Chứng từ kế tốn SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế tốn chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
52
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đĩ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị cĩ mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối