XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014.
ĐVT: 1000VNĐ CHỈ TIÊU QUÝ 1 NĂM 2013 QUÝ 1 CHÊNH LỆCH NĂM 2014 Số tiền Tỷ lệ Tổng GT tồn ĐK 0 0 0 - Tổng GT nhập 262.719 116.680 (146.039) (55,58) Tổng GT xuất 262.719 116.680 (146.039) (55,58) Tổng GT tồn CK 0 0 0 -
Nguồn: Bộ phận kế tốn của Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Qua bảng số liệu 4.4: Tình hình nhập, xuất, tồn cơng cụ dụng cụ của Cơng ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014, tương tự ta thấy số lượng tồn kho cơng cụ dụng cụ là bằng 0. Bên cạnh đĩ, thì giá trị nhập, xuất kho cơng cụ dụng cụ cĩ xu hướng giảm qua các giai đoạn, cụ thể quý 1 năm 2013, giá trị nhập, xuất kho cơng cụ dụng cụ là 262.719.000 đồng, nhưng đến quý 1 năm 2014, giá trị nhập, xuất kho cơng cụ dụng cụ chỉ cịn 116.680.000 đồng, giảm 146.039.000 đồng, tương ứng giảm 55,58%, nguyên nhân là do cơng ty đang gặp khĩ khăn về tài chính, nên tình hình sản xuất giảm hơn trước.
4.9 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CƠNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CƠNG TY CƠNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CƠNG TY
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao, địi hỏi phải cĩ một số lượng nguyên vật liệu cần thiết để dự trữ. Lượng nguyên vật liệu dự trữ hay cịn họi là mức dự trữ nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết, được quy định để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, khơng thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, ứ đọng vốn, khơng thiếu vì làm sản xuất gián đoạn.
Nếu dự trữ vật tư hàng hĩa, tiền vốn… Bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng khơng vừa long, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lại nếu dự trữ quá lớn làm tăng chi phí dự trữ, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khi quản lý ở các doanh nghiệp đều phải xem xét và quyết định
97
thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua hàng, chú ý đến các biện pháp giảm chi phí dự trữ.
Do giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khồng từ 50% - 70%) nên việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng cĩ chất lượng tốt, giá cả rẽ nhất, chi phí vận chuyển thấp nhất sẽ cĩ ảnh hưởng khơng nhỏ tới giá thành sản phẩm. Do đĩ làm tăng lợi nhuận cĩ thể thu được.
- Hệ thống kho dự trữ của Cơng ty gồm :
- Kho chứa nguyên liệu chính gồm 5 kho: A,B,C,D và E
- Kho chứa nguyên liệu phụ như thùng, hĩa chất, băng keo, dây đai.. - Kho chứa cơng cụ dụng cụ.
- Kho cơ điện.
- Kho chứa phụ phẩm - Kho chứa phế liệu.
Các kho dự trữ của Cơng ty được sắp xếp hợp lý, gần phân xưởng sản xuất do đĩ thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đĩ mà chất lượng vật tư luơn được đảm bảo tốt.
Tất cả các hoạt động nhập, xuất, sử dụng nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ được theo dõi qua các sổ sách và tiến hành tổng hợp lại phản ánh lên báo cáo nhập, xuất, tồn.
Cơng ty luơn tính trước mức dự trữ định mức cho nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ, vì thế mà hạn chế được một phần bị khan hiếm hay lãng phí.
Do cá tra là nguyên vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm nhưng với đặc điểm là phải giữ cho cá tra cịn tươi, ngon thì việc bảo quản cá là việc quan trọng nên phải đảm bảo quy trình và nhiệt độ bảo quản thật chặt chẽ, đạt được chất lượng tốt, đủ tiêu chuẩn để xuất khẩu sang các nước bạn.
Qua Bảng kê lũy kế xuất nhập tồn nguyên vật liệu quý 1/2014 (phụ lục 17/trang 35) và Bảng kê lũy kế xuất nhập tồn cơng cụ dụng cụ quý 1/2014 (phụ lục 23/trang 41) ta thấy cơng cụ dụng cụ khơng cịn tồn kho, phần lớn nguyên vật liệu xuất ra nhiều hơn so với nguyên vật liệu nhập vào, và số dư cuối quý lại thấp hơn số dư đầu năm cho thấy Cơng ty sử dụng nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ tương đối hiệu quả về mặt số lượng lẫn giá trị, khơng để xảy ra hiện tượng tồn kho, ứ đọng vốn nhiều. Do đang gặp khĩ khăn về nguồn vốn nên Cơng ty khơng dự trữ nguyên vật liệu nhiều.
98
Bảng 4.5 Tình hình dự trữ nguyên vật liệu cuối quý 1/2014
Nguồn: Bộ phận kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Qua số liệu về tình hình dự trữ nguyên vật liệu quý 1/2014 của Cơng ty ta thấy so với kế hoạch, dự trữ thực tế đã giảm đi, hàng tồn kho giảm khả năng ứ đọng, số ngày dự trữ cũng giảm đi. Nhưng do mức dự trữ giảm làm cho khả năng khơng đảm bảo được nhu cầu cho sản xuất sẽ tăng. Do đĩ cơng ty cần cĩ biện pháp để điều chỉnh mức dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch sản xuất để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.
Tên nguyên liệu ĐVT Số dự trữ theo kế hoạch Số dự trữ thực tế Chênh lệch
Slượng Ngày Slượng Ngày Slượng Ngày
Dây đai Cuộn 30 90 18 85 -12 -5
Băng keo Cuộn 165 90 111 84 -54 -6
Aqua555 Kg 379 90 271 82 -108 -8
Las Kg 148 90 114 83 -34 -7
Muối Kg 1.548 90 1.290 82 -258 -8
Newtech19 Kg 128 90 87 83 -41 -7
99
CHƯƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CƠNG TY
TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN MÃ 5.1 NHẬN XÉT CHUNG
Từ thực trạng cơng tác kế tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ. Tình hình nhập, xuất, tồn kho được phản ánh qua ví dụ các nghiệp vụ phát sinh, cách kế tốn định khoản và theo dõi tại Cơng ty kết hợp với kiến thức chung về kế tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, tác giả đưa ra các nhận xét về thực trạng tại Cơng ty như sau:
5.1.1 Một số ưu điểm
5.1.1.1 Nhận xét về cơng tác kế tốn
- Về bộ máy kế tốn:
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty được xây dựng trên mơ hình tập trung, phù hợp với đặc điểm, quy mơ sản xuất của Cơng ty. Các phịng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phịng kế tốn đảm bảo cơng tác hạch tốn nhất là nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ diễn ra nhịp nhàng đều đặn.
Bộ phận kế tốn luơn cập nhật các quy định, thơng tư, nghị định của chính phủ nên việc thực hiện các phần hành kế tốn luơn tuân theo đúng quy định.
- Về hình thức kế tốn:
Hình thức kế tốn áp dụng là kế tốn máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung và áp dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính. Hình thức này phù hợp với đặc điểm của Cơng ty, nĩ khắc phục việc ghi chép trùng lắp, cung cấp thơng tin kịp thời.
Tồn bộ cơng tác kế tốn được tiến hành trên máy vi tính thơng qua phần mềm Unessco, chính vì vậy mà cơng tác kế tốn được tiến hành khá nhanh chĩng. Mỗi kế tốn viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Việc sắp xếp một phần hành kế tốn riêng nhằm đánh giá năng lực và phân chia trách nhiệm của từng người.
- Về hệ thống chứng từ kế tốn:
Mặc dù số lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hĩa phát sinh nhiều, số liệu chứng từ phát sinh lớn, song cơng tác nhập xuất vẫn được tiến hành khá chi
100
tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ được thực hiện nghiệm túc khoa học và phù hợp với những quy định mà bộ tài chính ban hành.
- Về hệ thống sổ kế tốn, tài khoản sử dụng:
Cơng tác kế tốn của Cơng ty với hệ thống sổ sách kế tốn tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng, đúng mẫu mà nhà nước quy định. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn mới tương đối phù hợp và tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
- Về phương pháp kế tốn và quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với kế tốn nguyên vật liệu Cơng ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho và xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập là phù hợp với tình hình thực tế của Cơng ty, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư, tiền vốn,..
Cơng ty sử dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này dễ làm, dễ đối chiếu và kiểm tra.
5.1.1.2 Nhận xét về cơng tác kế tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại cơng ty
* Về khâu thu mua và sử dụng
- Cơng ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua vật liệu, cơng cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kiểm nhận vật liệu, cơng cụ dụng cụ thu mua chặt chẽ, đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại.
- Cĩ mối quan hệ lâu năm với nhà cung cấp nên giá cả ổn định, ít dao động. Từ đĩ việc cung cấp nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ đáp ứng đủ cho sản xuất.
- Việc xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý, sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do đĩ vật liệu đáp ứng được kịp thời cho yêu cầu sản xuất, tránh lãng phí.
- Khi nhập kho và bảo quản vật tư được thực hiện nghiêm ngặt và tất cả các chứng từ đều được ký duyệt trước khi thực hiện.
- Cĩ tiến hành phân bổ cơng cụ dụng cụ vào chi phí cho từng kỳ đối với cơng cụ dụng cụ cĩ giá trị lớn và sử dụng được nhiều lần, gĩp phần làm cho cơng tác phân bổ chi phí được chính xác hơn.
101
* Về tổ chức dự trữ và bảo quản
- Cơng ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu, cơng cụ dụng cụ cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh khơng bị gián đoạn, lãng phí vì giải phĩng được một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ vật liệu, cơng cụ dụng cụ tồn kho khơng cần thiết.
- Các kho dự trữ của Cơng ty được sắp xếp hợp lý, gần phân xưởng sản xuất do đĩ thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Bên cạnh đĩ cĩ điều kiện thuận lợi cho việc hạch tốn và kiểm tra. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đĩ mà chất lượng vật tư luơn được đảm bảo tốt.
* Về việc kiểm kê nguyên vật liệu
Cơng ty thực hiện kiểm kê, đối chiếu số lượng với thủ kho trên sổ sách vào cuối mỗi tháng và thực hiện kiểm kê thực tế vào cuối mỗi quý. Điều này phù hợp với quy mơ kinh doanh của Cơng ty.
Quy trình thực hiện kiểm kê diễn ra chặt chẽ, đúng theo quy định, cĩ lập đầy đủ biên bản kiểm kê khi hồn thành.
Nhìn chung cơng tác kế tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi được tình hình thu mua vật liệu trong quá trình sản xuất và gia cơng. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn cịn một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục hồn thiện trong cơng tác kế tốn nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ
5.1.2 Một số nhược điểm
5.1.2.1 Về thu mua và sử dụng
- Việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho vật liệu:
Quá trình sản xuất sản phẩm cĩ sử dụng nhiều loại hĩa chất, nếu để lâu sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Do đĩ giảm giá trị gây thiệt hại cho tài chính của Cơng ty.
Mặt khác, sự biến động về giá cả các loại vật liệu trên thị trường cũng ảnh hưởng đến Xí nghiệp, tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong kế tốn thì việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu ở Cơng ty mỗi niên độ kế tốn là rất cần thiết. Vì vậy Cơng ty cĩ thể nghiên cứu xem xét để cĩ thể lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định mà Bộ Tài Chính đã quy định.
102
- Việc lập ban kiểm nhận vật tư phân xưởng:
Khi nguyên vật liệu về nhận kho đã được kiểm nhận, nhưng do nguyên vật liệu cịn nguyên đai, nguyên kiện nên khơng thể kiểm tra chi tiết. Vì vậy khi đưa xuống sản xuất, gây ra tình trạng cơng nhân phân xưởng phát hiện thiếu trong quá trình sản xuất, điều này gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến quy trình sản xuất.
- Về hĩa đơn chứng từ: Cĩ một số trường hợp hĩa đơn của nhà cung cấp cung cấp thì số ngày ghi trên hĩa đơn khơng trùng khớp (trước ngày giao hàng) với ngày giao hàng và nhập kho.
- Về chính sách mua hàng:
Cơng ty cĩ mối quan hệ lâu năm với các nhà cung cấp nhưng do Cơng ty luơn mua hàng treo vào cơng nợ, khơng trả trước hạn nên khơng được hưởng ưu đãi các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn,…khơng tiết kiệm được một phần chi phí.
5.1.2.2 Về việc dự trữ và bảo quản
Do nguồn vốn đang gặp khĩ khăn nên cơng ty khơng thực hiện việc dự trữ nguồn nguyên vật liệu nhiều, điều này cĩ thể gây khĩ khăn trong việc đảm bảo cung cấp nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất kịp thời, đúng với tiến trình hợp đồng.
5.1.2.3 Về bộ máy kế tốn
Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế tốn chưa được thuận lợi trong cơng tác quản lý kế tốn. Vai trị của các kế tốn phải được gắn kết với nhau nhiều hơn để gĩp phần làm cho bộ máy kế tốn được đồng bộ hơn.
5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NGUYÊN CƠNG TÁC KẾ TỐN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NGUYÊN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CƠNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN MÃ
Trong quá trình thực tập ở Cơng ty Thiên Mã, trên cơ sở lý luận được học và thực tế ở Cơng ty thì bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, cịn cĩ những hạn chế nhất định cần được cải thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế nĩi chung và của Cơng ty nĩi riêng. Vì vậy em xin đưa ra một số ý kiến với mong muốn đây là những ý kiến nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở Cơng ty.
103
5.2.1 Giải pháp về bộ máy kế tốn
Cơng ty cần sắp xếp nhiệm vụ cơng việc của các kế tốn được liên kết và thuận tiện hơn. Kế tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ nên gắn kết với nhau để dể theo dõi và quản lý.
Để gĩp phần nâng cao chất lượng, cơng tác kế tốn được hồn thiện hơn, xử lý cơng việc được nhanh chĩng và đúng pháp luật, Cơng ty cần tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng kiến thức về chuyên mơn của mình, mở thêm các lớp tập huấn cho những kế tốn viên hiểu biết thêm nhiều phần hành liên quan đến tính năng nghiệp vụ mà mình thực hiện.
Đối với những nhân viên mới lẫn nhân viên cũ cần làm cho họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc thương xuyên nghiên cứu, học tập để cập nhật những kiến thức về chuyên mơn và những kiến thức xã hội. Bên cạnh đĩ cần cĩ