2.1.6.1 Chứng từ
Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Cĩ những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho,… cũng cĩ những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp như hĩa đơn bán hàng hoặc hĩa đơn GTGT và cĩ những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng cĩ chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại
151, 152, 153 111, 112, 331,… 138 (1381) 3331, 3333 3332 621, 623, 627, 641, 642, 241, 142, 242,… 632 111, 112, 331,…
Trị giá hàng đã mua đang đi đường, nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ
đầu kỳ
- Giảm giá hàng mua - Hàng mua trả lại - Chiết khấu thương mại
611
Mua vật tư, hàng hĩa về nhập kho trong kỳ (giá mua, chi phí thu mua,
bốc xếp, vận chuyển, bao gồm cả thuế GTGT đầu vào,…)
Thuế nhập khẩu, thuế GTGT tính vào giá trị NVL, CCDC
Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải nộp NSNN
Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, CC, DC xuất kho sử dụng cho SXKD, XDCB, sữa chữa lớn TSCĐ
Xuất bán nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ
Kiểm kê thiếu hụt, mất mát
152, 153
Trị giá NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ
23
chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế tốn và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bao gồm:
- Chứng từ nhập
+ Hĩa đơn bán hàng thơng thường hoặc hĩa đơn giá trị gia tăng + Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm nghiệm - Chứng từ xuất
+ Phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
- Chứng từ theo dõi quản lý + Thẻ kho
+ Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
2.1.6.2 Sổ kế tốn sử dụng
- Sổ chi tiết vật tư, cơng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hĩa.
- Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, cơng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hĩa. - Thẻ kho (Sổ kho).
- Bảng kê nhập xuất (nếu cĩ).
2.1.6.3 Các phương pháp kế tốn chi tiết nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ
* Phương pháp thẻ song song
Kế tốn vật liệu được tổ chức tại kho và phịng kế tốn, nội dung ghi chép theo phương pháp này như sau:
+ Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo số lượng. Mỗi thẻ dùng vào một thứ vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phịng kế tốn lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đĩ giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày.
24
Hằng ngày khi nhận được các chứng từ kế tốn về nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho vật liệu rồi ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào chứng từ sau đĩ sắp xếp chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dịng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Sau đĩ thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ rồi chuyển những chứng từ đĩ cho nhân viên kế tốn vật liệu. Khi giao nhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm.
+ Tại phịng kế tốn: kê tốn vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập, xuất tồn. Thẻ hay sổ kế tốn chi tiết vật liệu cũng được mở từng thứ vật liệu, tương ứng với thẻ kho mở ở từng kho.
Theo định kỳ nhân viên kế tốn vật liệu xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đĩ ký xác nhận vào thẻ kho. Khi chứng từ nhập xuất được chuyển về phịng kế tốn, kế tốn phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ rồi phân loại chứng từ và sau đĩ ghi số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập xuất vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu đồng thời tính ra số tồn và ghi vào thẻ hay sổ chi tiết vật liệu đĩ.
Cuối tháng sau khi đã ghi chép hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng liên quan đến nhập xuất kho vật liệu vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu, kế tốn tiến hành cộng thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để tính ra tổng số nhập xuất và số tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho trong thẻ hoặc sổ kế tốn chi tiết được dùng để đối chiếu với số lượng vật liệu nhập xuất tồn trên thẻ kho và đối chiếu với số thực tế khi kiểm kê. Trong trường hợp cĩ chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và tiến hành điều chỉnh kịp thời theo chế độ quy định.
Mặt khác, kế tốn chi tiết vật liệu cịn phải căn cứ vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu tổng hợp giá trị của vật liệu nhập xuất tồn trên “bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu” dùng làm cơ sở để đối chiếu với giá trị của vật liệu nhập, xuất tồn mà kế tốn trong kỳ đã phản ánh tổng hợp trên các sổ sách liên quan.
Phương pháp ghi thẻ song song cĩ ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu nhưng cĩ nhược điểm là việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phịng kế tốn. Nếu doanh nghiệp với quy mơ sản xuất lớn sử
25
dụng nhiều loại vật liệu sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhập xuất vật liệu liên tục, kế tốn bằng tay thì tốn nhiều cơng sức nên kế tốn bằng máy thì tốt hơn.
Nguồn: Tập thể tác giả khoa kế tốn kiểm tốn trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998
Hình 2.6 Sơ đồ kế tốn chi tiết theo phương pháp thẻ song song Trong đĩ:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song, nội dung ghi chép theo phương pháp này như sau:
+ Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống như phương pháp thẻ song song.
+ Tại phịng kế tốn: Thay vì sử dụng thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu kế tốn sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép số lượng và giá trị của vật liệu nhập, xuất tồn của từng thứ vật liệu trong từng kho và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu trên các chứng từ phát sinh trong tháng. Mỗi thứ vật liệu được ghi một dịng trên số đối chiếu luân chuyển. Cũng như phương pháp thẻ song song, khi nhận các chứng từ liên quan đến nhập xuất vật liệu, kế tốn phải tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ.
Số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn ghi trong sổ đối chiếu luân chuyển được dùng để đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và với giá trị trên số kế tốn tổng hợp.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển cĩ ưu điểm là làm giảm nhẹ bớt cơng việc ghi chép tránh ghi trùng lắp nhưng cơng việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên cĩ thể ảnh hưởng đến việc lập báo cáo của doanh nghiệp, đồng thời
Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết
26
ảnh hưởng đến tính kịp thời, đầy đủ và cung cấp thơng tin cho các đối tượng cĩ nhu cầu sử dụng khác nhau.
Nguồn: Tập thể tác giả khoa kế tốn kiểm tốn trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998
Hình 2.7 Sơ đồ kế tốn chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Trong đĩ:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ
* Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này thì việc kế tốn chi tiết vật liệu ở kho được phản ánh theo số lượng cịn ở phịng kế tốn phản ánh theo giá trị do vậy phải tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu thật chặt chẽ để làm sao phản ánh được mối quan hệ hạch tốn giữa kho và phịng kế tốn đảm bảo được sự kiểm tra thường xuyên của kế tốn đối với việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho cũng như được đảm bảo việc tính tốn chính xác ở phịng kế tốn về giá trị. Nội dung phương pháp kế tốn chi tiết vật liệu theo sổ số dư như sau:
+ Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất tồn kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, cho nhập xuất kho vật liệu, rồi ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào các chứng từ sau đĩ phân loại chứng từ và ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính số tồn của từng thứ vật liệu ghi vào thẻ kho của thứ vật liệu đĩ, sau đĩ chứng từ được chuyển cho kế tốn khi giao phải lập phiếu giao nhận chứng từ, cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế tốn kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ vật liệu vào sổ số dư.
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chứng từ xuất
27
Sổ số dư được mở cho từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng theo số lượng và giá trị. Sau đĩ chuyển sổ này cho phịng kế tốn.
+ Tại phịng kế tốn: Hằng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế tốn xuống kho vật liệu nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, khi nhận chứng từ nhân viên kế tốn phải kiểm tra, sau đĩ ký xác nhận trên thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ. Khi về phịng kế tốn, nhân viên kế tốn hồn chỉnh chứng từ, tổng hợp giá trị vật liệu nhập xuất kho để từ đĩ ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu. Cuối tháng kế tốn tổng hợp tồn bộ giá trị vật liệu nhập xuất kho trong tháng theo từng thứ vật liệu ở bảng kê lũy kế nhập xuất, tồn vật liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu được dùng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư. Để phục vụ cho việc đối chiếu này cuối tháng khi nhận được sổ số dư, kế tốn căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên số để tính ra thành tiền. Như vậy số dư bằng tiền trên sổ số dư phải bằng với số dư bằng tiền trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Ngồi ra số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cịn được sử dụng để đối chiếu với số liệu kế tốn tổng hợp. Phương pháp sổ số dư cĩ ưu điểm là giảm được khối lượng cơng việc ghi chép, tránh trùng lắp và cơng việc kế tốn được tiến hành đều trong tháng khơng dồn vào cuối tháng, đồng thời thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế tốn đối với việc ghi chép của thủ kho. Tuy vậy phương pháp này cũng cĩ nhược điểm là kế tốn chỉ ghi phần giá trị nếu muốn biết tình hình cụ thể phải xem xét tài liệu ở kho. Trong điều kiện hiện nay kế tốn chi tiết vật liệu trên máy vi tính thì phần nhược điểm của phương pháp kế tốn chi tiết sẽ hạn chế đi nhiều.
Nguồn: Tập thể tác giả khoa kế tốn kiểm tốn trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998
Hình 2.8 Sơ đồ kế tốn chi tiết theo phương pháp sổ số dư
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất Bảng tổng hợp N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất
28
Trong đĩ:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ